Databázy programu Microsoft Access môžete uchovať a spravovať prostredníctvom periodickej archivácie starých alebo neaktívnych záznamov. Môžete archivovať všetky tabuľky v databáze, konkrétne tabuľky alebo len konkrétne záznamy – napríklad záznamy, ktoré sú staršie ako určitý dátum. V tejto téme je vysvetlené, ako používať tri rôzne možnosti archivácie údajov v databáze Accessu.

Obsah tohto článku

Kedy by ste mali zvážiť archiváciu?

Keď databáza v počítači obsahuje údaje, ktoré už neplánujete používať, ale chcete, aby boli tieto údaje v určitom časovom predstihu alebo aby ste mohli splniť politiku uchovávania údajov, archivácia je vhodným spôsobom na uchovanie týchto údajov. Archivácia sa často používa aj na uchovávanie údajov na základe podmienky dátumu, napríklad na konci mesiaca.

Spôsoby archivácie údajov

V nasledujúcej tabuľke sú uvedené metódy archivácie údajov, popis metódy, vysvetlenie, Kedy by ste mali použiť jednotlivé metódy, a ďalšie špecifické úvahy pre danú metódu.

Metóda

Popis

Použije sa, keď...

Ďalšie okolnosti

Periodické nahradenie tabuľky

Periodicky sprístupňuje archívnu kópiu konkrétnej tabuľky a nahradí túto tabuľku novou prázdnou kópiou tabuľky.

Všetky záznamy v tabuľke spĺňajú podmienky, ktoré používate na určenie, či sa má archivovať.

Príklad: máte tabuľku, v ktorej sú uložené denné teplotné extrémy. Každý rok môžete archivovať tabuľku a začať čerstvé s prázdnou.

Periodicky nahrádzať všetky tabuľky

Pravidelne Vytvárajte archívnu kópiu koncovej databázy a potom nahraďte koncovú databázu novým, prázdnym. Vyžaduje sa rozdelená databáza (databáza obsahujúca: koncový databázový súbor, ktorý obsahuje všetky tabuľky, a klientsky databázový súbor, ktorý obsahuje všetky ostatné databázové objekty).

Všetky záznamy vo väčšine tabuliek v databáze spĺňajú podmienku, ktorú použijete na určenie, či sa má archivovať.

Príklad: databáza sa skladá z viacerých tabuliek s rôznymi druhmi meteorologických údajov. Každý rok sa archivujú všetky tabuľky.

  • Ak máte nejaké vyhľadávacie tabuľky (tabuľky, ktoré používate na ukladanie hodnôt na vyhľadávanie, ako sú napríklad poštové smerovacie čísla alebo oddelenia), možno bude potrebné importovať tieto údaje do novej koncovej databázy.

  • Databázu je potrebné archivovať manuálne. Pre tento spôsob nie je možné použiť makro.

Periodické premiestňovanie záznamov do archívnej tabuľky

Periodicky spustí dotaz, ktorý vyberie záznamy na archiváciu, a pridá údaje do archívnej tabuľky a potom spustíte dotaz na výber rovnakých záznamov (z pôvodnej tabuľky) a odstráňte ich.

Niektoré záznamy v tabuľke spĺňajú podmienku, ktorú používate na určenie, či sa má archivovať.

Príklad: Ak je dátum začiarknutia najmenej rok starý, chcete archivovať transakcie knižnice (check outs).

  • Môže sa stať, že budete musieť obísť referenčná integrita, a to najmä v prípade, že záznamy, ktoré chcete archivovať, sú na jednej strane vzťah „one-to-many“. Ďalšie informácie nájdete v časti Práca v oblasti referenčnej integrity .

Upozornenie: Ak potrebujete použiť parametre v dotazoch, mali by ste vytvoriť formulár na spracovanie parametrov. V opačnom prípade riskujete stratu údajov.

Práca okolo referenčnej integrity

Ak záznamy, ktoré chcete archivovať, súvisia s záznamami v iných tabuľkách, možno budete musieť tento vzťah obísť. Ak záznamy, ktoré chcete archivovať, sú "podriadené" záznamy (patria k strane "many" vzťah „one-to-many“ ), môžete ich pravdepodobne bezpečne archivovať bez obáv. Ak záznamy, ktoré chcete archivovať, sú "nadradené" záznamy (patria k strane "One" vzťah „one-to-many“ ), pri archivácii ich súvisiacich "podriadených" záznamov môže:

  • Zabrániť odstráneniu záznamov nadradeného objektu. Môže to spôsobiť problémy, ak ste už v archívnej tabuľke pripojili záznamy nadradeného objektu.

    -alebo-

  • Stať sa "siroty" – záznamy, ktoré patria do nadradeného objektu, ktorý neexistuje. Môže to spôsobiť problémy s integritou a funkčnosťou údajov v databáze, ktorá používa záznamy o sirote.

Ak chcete vytvoriť referenčnú integritu, vykonajte tieto kroky:

  1. Zistite, ktoré záznamy o dieťati patria k záznamom, ktoré chcete archivovať. Ak napríklad chcete archivovať záznamy o aktívach, ktoré sú požičané v knižnici, najskôr Zistite, či sa na týchto aktívach otvárajú všetky transakcie, t. j. či boli aktíva vzaté z projektu, ale neboli vrátené.

  2. Použite jeden z nasledujúcich postupov:

    • Ak je možné vždy bezpečne odstrániť záznamy "dieťa", skontrolujte, či vzťah vynúti referenčnú integritu s kaskádovým odstránením. Tým sa zaistí, že všetky súvisiace podriadené záznamy sa odstránia.

    • Ak sa podriadené záznamy nedajú bezpečne odstrániť, zvážte možnosť archivovať všetky tabuľky v databáze.

    • Vytvorte dotaz, ktorý vyberie "nadradené" záznamy, ktoré nemajú žiadne podriadené záznamy. Potom tento prvý dotaz použite na vytvorenie archívnych dotazov (informácie nájdete v časti periodicky premiestňovať záznamy do archívnych tabuliek) namiesto použitia tabuľky nadradená tabuľka.

Na začiatok stránky

Periodické nahradenie tabuľky

Ak chcete archivovať všetky údaje v tabuľke, môžete tabuľku periodicky nahradiť prázdnou kópiou.

Dôležité: Ak je tabuľka, ktorú chcete archivovať, spojená s inými tabuľkami, pravdepodobne bude potrebné obísť referenčnú integritu.

  1. Na navigačnej table vyberte tabuľky, ktoré chcete archivovať, stlačte kombináciu klávesov CTRL + C a potom stlačte kombináciu klávesov CTRL + V.

  2. V dialógovom okne Prilepiť tabuľku ako v časti Možnosti prilepeniavyberte možnosť iba štruktúraa potom kliknite na tlačidlo OK.

    Access pomenuje kópiu ako kópiu pôvodného názvu tabuľky.

  3. Na navigačnej table kliknite pravým tlačidlom myši na pôvodnú tabuľku a potom v kontextovej ponuke kliknite na položku premenovať .

    Ak chcete uviesť, čo obsahuje, ako napríklad "DailyTemperatureExtremes_archive_2019", zadajte do tabuľky iný názov.

  4. Na navigačnej table kliknite pravým tlačidlom myši na prázdnu kópiu a potom v kontextovej ponuke kliknite na položku premenovať . Premenujte ju s názvom pôvodnej tabuľky.

Na začiatok stránky

Periodicky nahrádzať všetky tabuľky

Ak používate rozdelené databázy, všetky tabuľky môžete pravidelne nahradiť nahradením koncovej databázy prázdnou kópiou.

Ak to chcete urobiť, najskôr Pripravte prázdnu kópiu. Ak sa návrh zmeny databázy nezmení, môžete túto prázdnu kópiu opätovne použiť vždy, keď budete archivovať. Ak chcete archivovať len premenovanie existujúcej koncovej databázy, ktorá označuje, že ide o Archív, a uložte prázdnu kópiu ako novú koncovú databázu.

Príprava prázdnej kópie koncovej databázy

Najprv importujte definície tabuľky pre všetky tabuľky v databáze na konci.

  1. Na karte súbor kliknite na položku nový, vyberte položku prázdna databázaa potom kliknite na položku vytvoriť.

  2. Zatvorenie Tabuľka1.

  3. Na karte externé údaje kliknite v skupine importovať & prepojenie na položku Access.

  4. V dialógovom okne získať externé údaje – databáza programu Access vyberte možnosť Importovať tabuľky, dotazy, formuláre, zostavy, makrá a moduly do aktuálnej databázya potom kliknite na tlačidlo Prehľadávať.

  5. V dialógovom okne Otvorenie súboru vyberte databázu na konci. Kliknutím na položku Otvoriť zatvoríte dialógové okno Otvorenie súboru a potom kliknite na tlačidlo OK.

  6. V dialógovom okne Import objektov kliknite na položku Možnosti.

  7. V časti Importovať tabuľkyvyberte položku iba definícia.

  8. Na karte tabuľky kliknite na položku Vybrať všetko, kliknite na tlačidlo OKa potom na tlačidlo zatvorenie.

Pridanie údajov do ľubovoľnej vyhľadávacej tabuľky v prázdnej kópii 

Pre každú vyhľadávaciu tabuľku vykonajte tieto kroky:

  1. Prepojenie na vyhľadávaciu tabuľku v existujúcej koncovej databáze.

  2. Vytvorte pripájací dotaz, ktorý pridá všetky záznamy z originálu do kópie.

Nahradenie koncovej databázy prázdnou kópiou

Najskôr premenujte existujúcu koncovú databázu tak, aby označovala, že je teraz archivovaná. Potom otvorte prázdnu kópiu a uložte ju pomocou pôvodného názvu databázy.

  1. Kliknite na kartu súbor a potom na položku Uložiť databázu ako. Môže sa zobraziť výzva na zatvorenie všetkých otvorených objektov. Ak áno, kliknite na tlačidlo OK. Otvorí sa dialógové okno Uložiť ako .

  2. V poli Uložiť do (v hornej časti dialógového okna Uložiť ako ) Skontrolujte, či súbor ukladáte na rovnakom mieste ako pôvodná koncová databáza.

  3. Do poľa názov súboru zadajte názov pôvodnej koncovej databázy.

  4. V poli Uložiť vo formáte vyberte položku databáza programu Access (*. accdb).

Na začiatok stránky

Periodické premiestňovanie záznamov do archívnej tabuľky

Toto je proces so štyrmi krokmi, ktorý vyžaduje vytvorenie prázdnej kópie tabuľky obsahujúcej záznamy, ktoré chcete archivovať, vytvorením pripájacieho dotazu na skopírovanie záznamov z pôvodnej tabuľky do archívnej tabuľky, vytvorením odstraňovací dotaz na odstránenie archivovaných záznamov z pôvodnej tabuľky a nakoniec vytvorením makra na spustenie oboch dotazov, ktoré je možné spustiť, keď chcete archivovať. Tento zdanlivo zložitý proces môže byť jednoduchý, ak budete postupovať podľa krokov v poradí, v akom sú uvedené nižšie:

Krok 1: vytvorenie archívnej tabuľky

Krok 2: vytvorenie pripájacieho dotazu na kopírovanie údajov do archívnej tabuľky

Krok 3: vytvorenie odstraňovacieho dotazu na odstránenie údajov z pôvodnej tabuľky

Krok 4: Vytvorenie makra na spustenie pripájacieho a odstraňovacieho dotazu

Krok 1: vytvorenie archívnej tabuľky

Ak chcete ponechať všetky archivované záznamy v jednej tabuľke, urobte tento krok raz. Tabuľka archivovanie, ktorú vytvoríte v tomto kroku, bude obsahovať všetky archivované záznamy.

Ak chcete odstrániť starú archívnu tabuľku, keď vytvoríte novú, namiesto tohto kroku môžete použiť vytvárajúci dotaz na skopírovanie údajov do archívnej tabuľky. Ak to chcete urobiť, prejdite na Krok 2.

Ak chcete pri každom archivovaní použiť novú archívnu tabuľku, ale chcete zachovať aj staré archívne tabuľky, premenujte staršiu archívnu tabuľku pred vytvorením nového. Ak chcete archivovať na základe dátumu a pomenovať staré archívne tabuľky podľa rozsahu dátumov, ktoré predstavujú.

  1. Na navigačnej table vyberte tabuľku obsahujúcu záznamy, ktoré sa majú archivovať, stlačte kombináciu klávesov CTRL + C a potom stlačte kombináciu klávesov CTRL + V.

  2. V poli názov tabuľky odstráňte slová kópia a pripojte podčiarknutie a slovo "Archív" do existujúceho názvu tabuľky a potom kliknite na tlačidlo OK. Ak je napríklad pôvodná tabuľka pomenovaná transakcie , v archívnej tabuľke sa nazýva Transactions_archive.

    Prilepiť tabuľku ako

  3. V dialógovom okne Prilepiť tabuľku ako v časti Možnosti prilepeniavyberte možnosť iba štruktúra.

Krok 2: vytvorenie pripájacieho dotazu na kopírovanie údajov do archívnej tabuľky

  1. Na karte Vytvoriť kliknite v skupine Dotazy na položku Návrh dotazu.

  2. Pridajte tabuľku so záznamami, ktoré chcete archivovať.

  3. V okne návrh dotazu dvakrát kliknite na hviezdičku (*) v tabuľke, ktorú ste práve pridali. Názov tabuľky a hviezdička sa zobrazia v prvom stĺpci mriežky návrhu dotazu.

    Poznámka: Hviezdička označuje, že dotaz by mal zahŕňať všetky polia z tabuľky vo výstupe dotazu. Ak použijete hviezdičku, ak sa polia pridajú alebo odstránia z tabuľky, výstup dotazu sa zodpovedajúcim spôsobom prispôsobí.

  4. V okne návrh dotazu dvakrát kliknite na pole, ktoré chcete použiť na zadanie podmienky, že záznamy by sa mali pred archiváciou stretnúť. Ak má napríklad tabuľka transakcie pole s názvom Dátum začiarknutiaa chcete archivovať všetky záznamy, v ktorých je tento dátum viac ako rok, dvakrát kliknite na pole a zobrazí sa v ďalšom prázdnom stĺpci mriežky návrhu dotazu.

    Mriežka návrhu dotazu

    Tento krok zopakujte, ak chcete použiť kritériá s ďalšími poľami.

  5. Ak chcete zadať kritériá pre polia, ktoré ste práve pridali, použite riadok kritériá . Môžete napríklad zadať, že dátum začiarknutia musí byť skorší než 1. január 2019 pomocou výrazu <#1/1/2019 # v riadku kritériá .

    Ak sa pri každom archivovaní hodnoty kritérií zmenia, mali by ste dotaz požiadať o vstup. Na tento postup použijete parameter v riadku kritériá , aby dotaz požiadal o zadanie. Ak chcete použiť parameter, použite výraz ako zvyčajne, ale namiesto zadanej hodnoty použite krátku otázku obklopenú hranatými zátvorkami. Výraz< môžete použiť napríklad [archivované transakcie dokončenia pred:], napríklad:

    Výraz parametra

    Ďalšie informácie o používaní parametrov nájdete v článku úvodné informácie o dotazoch.

    Ak chcete zadať alternatívne podmienky, môžete použiť aj riadok or . Ďalšie informácie o používaní kritérií nájdete v článku Príklady kritérií dotazu.

    Tip: Ak na zadanie kritérií používate pole dátumu a chcete archivovať všetky záznamy, ktoré sú staršie ako aktuálny dátum, zadajte <dátum () do riadka kritériá pre pole dátumu.

  6. Použite jeden z nasledujúcich postupov:

    Ak ste už vytvorili archívnu tabuľku, použite pripájací dotaz na pridanie zadaných záznamov do tejto tabuľky:

    1. Na karte Návrh kliknite v skupine Typ dotazu na tlačidlo Pripájací.

    2. V dialógovom okne pripojenie vyberte v poli názov tabuľky názov archívnej tabuľky a potom kliknite na tlačidlo OK.

      Pripojiť k

      V mriežke návrhu dotazu sa zobrazí riadok pripojiť k .

    3. Zrušte začiarknutie políčka pripojiť k riadku pre všetky polia, ktoré ste použili na zadanie kritérií. (Pri pripájaníby mala byť hodnota iba hviezdička.)

      Riadok Pripojiť k v mriežke návrhu dotazu

      Ak ste nevytvorili archívnu tabuľku, použite dotaz vytvárajúci tabuľku na vytvorenie archívnej tabuľky pomocou zadaných záznamov:

    4. Na karte Návrh kliknite v skupine Typ dotazu na položku Vytvárajúci.

    5. V dialógovom okne Vytvorenie tabuľky zadajte do poľa názov tabuľky názov archívnej tabuľky a potom kliknite na tlačidlo OK.

  7. Stlačením kombinácie klávesov CTRL + S uložte dotaz.

Krok 3: vytvorenie odstraňovacieho dotazu na odstránenie údajov z pôvodnej tabuľky

  1. Na karte Vytvoriť kliknite v skupine Dotazy na položku Návrh dotazu.

  2. Pridajte tabuľku so záznamami, ktoré chcete archivovať.

  3. V okne návrh dotazu dvakrát kliknite na hviezdičku (*) v tabuľke, ktorú ste práve pridali. Názov tabuľky a hviezdička sa zobrazia v prvom stĺpci mriežky návrhu dotazu.

  4. V okne návrh dotazu dvakrát kliknite na tie isté polia, ktoré ste použili na zadanie podmienky v pripájacom dotaze.

  5. Ak chcete zadať kritériá pre polia, ktoré ste práve pridali, použite riadok kritériá . Ďalšie informácie o používaní kritérií nájdete v článku Príklady kritérií dotazu.

    Dôležité: Ak dotaz append alebo make-table používa parameter, skontrolujte, či sa odstráni aj váš odstraňovací dotaz. Pamätajte tiež, že zadáte rovnakú hodnotu oboch dotazov. Ak zadáte iné hodnoty parametrov, môže prísť o údaje. Ak chcete zabrániť strate údajov, pouvažujte nad použitím formulára na zhromažďovanie hodnôt a vykonaním dotazov požiadajte o zadanie vstupných hodnôt. Ďalšie informácie nájdete v článku úvodné informácie o dotazoch.

  6. Na karte návrh kliknite v skupine typ dotazu na položku odstrániť.

    Riadok odstrániť sa zobrazí v mriežke návrhu dotazu.

    Riadok Odstrániť v mriežke návrhu dotazu

  7. Stlačením kombinácie klávesov CTRL + S uložte dotaz.

Krok 4: Vytvorenie makra na spustenie pripájacieho a odstraňovacieho dotazu

  1. Na karte Vytvoriť kliknite v skupine Makrá a kód na položku Makro.

  2. Kliknite na šípku rozbaľovacieho zoznamu vedľa položky Pridať novú akciua potom kliknite na položku OtvoriťDotaz.

    Zobrazí sa akcia OtvoriťDotaz a zobrazia sa jej argumenty.

  3. V poli názov dotazu vyberte dotaz (append alebo vytvorenie tabuľky), ktorý ste vytvorili v kroku 2.

  4. Kliknite na šípku rozbaľovacieho zoznamu vedľa položky Pridať novú akciua potom kliknite na položku OtvoriťDotaz.

    Zobrazí sa akcia OtvoriťDotaz a zobrazia sa jej argumenty.

  5. V poli názov dotazu vyberte odstraňovací dotaz, ktorý ste vytvorili v kroku 3.

  6. Ak chcete makro uložiť, stlačte kombináciu klávesov CTRL + S.

    Ak chcete archivovať záznamy, spustite makro.

Na začiatok stránky

Potrebujete ďalšiu pomoc?

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pripojiť k Microsoft insiderov chcú

Považujete poskytnuté informácie za užitočné?

Aká je podľa vás kvalita prekladu?
Čo sa vám páčilo a čo nie?

Ďakujem za vaše pripomienky!

×