Cieľ správy projektov: Pridávanie osôb a priraďovanie úloh

Niekoľko tipov na riadenie projektov skôr než začnete...

Ak so spravovaním projektov iba začínate Môže vás prekvapiť, že okrem pridávania úloh, je potrebné určiť počet ľudí, ktorí na nich pracujú, zohľadniť dovolenky a dni pracovného voľna a zadávať osobné informácie, ako napríklad telefónne čísla, e-mailové adresy a informácie o plate.

Nasledovné tipy vám pomôžu začať.

• Zistite aké druhy zdrojov môžete úlohám priraďovať    Po zhromaždení potrebných informácií o úlohách v projekte určite druhy zdrojov, ktoré budete potrebovať.

  • Ľudské zdroje    Tieto zdroje zvyčajne slúžia na prácu na úlohe. Projektoví manažéri na ich odlíšenie od vybavenia a materiálov používajú aj názov pracovné prostriedky.

  • Podnikové zdroje    Tieto zdroje sú pracovnými zdrojmi spravovanými a zdieľanými v rámci organizácie. Podnikové zdroje sa používajú v Projecte Professional.

  • Materiálové zdroje    Tieto zdroje zahŕňajú počítače a vybavenie potrebné na dokončenie práce na úlohe.

  • Všeobecné zdroje    Tieto zdroje určujú požiadavky stanovené v rámci úloh na pracovníkov a nekonkrétne osoby, napríklad tesárov alebo vývojárov.

• Zvážte, ako sa počet prostriedkov zmení na trvanie Po pridaní viacerých zdrojov na úlohu by ste očakávali, že trvanie úlohy bude skrátené. V mnohých prípadoch však môže Pridanie ľudí k úlohe opačný efekt. Môžete pridať ďalšie náklady, dodatočnú komunikáciu a ďalšie nedostatky. Návrh nového spoplatneného mosta sa napríklad pravdepodobne nebude zrýchliť, ak zdvojnásobenie počtu architektov v projekte. Project umožňuje riadiť, čo sa stane s trvaním úloh po pridaní k úlohám.

• PoUvažujte nad tým, ako majú schopnosti osoby vplyv na trvanie úloh Správanie osoby môže priamo ovplyvniť trvanie úlohy. Možno očakávate, že osoba s dlhoročnou skúsenosťou dokončí určitú úlohu v kratšom čase než s dvoma používateľmi.

Ak máte rozsiahle skúsenosti so spravovaním projektov Pri väčších projektoch musíte myslieť na viac vecí. Je potrebné myslieť na používanie zdrojov v ďalších oddeleniach, najímať dodávateľov, sledovať prácu stoviek ľudí, pripravovať správy pre vedenie a mnoho ďalších zložitých aktivít, o akých sa vám ani len nesnívalo. Microsoft Project našťastie obsahuje odborné nástroje, ktoré vám s tým pomôžu.

Nasledujúce tipy pomôžu rozšíriť vašu odbornú spôsobilosť.

• Kontrola a spresnenie odhadov trvania    Zozbierané informácie o svojom projekte a podobných projektoch použite na spresnenie odhadu trvania úlohy. Presnosť vašich odhadovaných požiadaviek na zdroje (a následné skutočné náklady) z veľkej časti závisí od presnosti odhadu trvania úlohy.

• Sledovanie postupu zdrojov    Kontrolujte, či ľudia pracujúci na projekte pravidelne aktualizujú správy o stave úloh. Zobrazenia a zostavy v Microsoft Projecte pomáhajú sledovať prácu osôb v rámci projektu.

• Identifikácia problémov s preťažením zdrojov    Project vám môže pomôcť určiť, kedy ľudia pracujú na príliš mnohých úlohách súčasne.

• Sledovanie pôvodných plánov    Pôvodné plány vám pomôžu získať jasný prehľad o projekte, pri ktorom porovnávate aktuálny postup s tým, ktorý ste plánovali na začiatku.

• Distribúcia práce spustením funkcie vyvažovania    Ak ľudia súčasne pracujú na príliš mnohých úlohách, Project môže nastaviť priradenia tak, aby bola pracovná záťaž únosnejšia. Vyvážené priradenie zdrojov je jedným zo spôsobov vyrovnania záťaže.

• Export údajov projektu do Excelu na ďalšiu analýzu Excel vám môže pomôcť, ak potrebujete ďalšiu analýzu Projectových informácií. Môžete napríklad exportovaním informácií o úlohe a zdrojoch do Excelu získať komplexné správy s pridanou hodnotou a následne zobraziť údaje pomocou kriviek a zistiť, či spotrebované financie zodpovedajú dokončenej práci.
  
  
  
  Umožnite zamestnancom získať nové odbornosti    Veľké organizácie investujú čas aj prostriedky na školenia svojich zamestnancov s cieľom získania nových odborností a zvýšenia schopnosti pracovať v rôznych pracovných prostrediach. Tréning aktuálnych zamestnancov môže byť z hľadiska nákladov efektívnejším spôsobom zvýšenia výkonu, ako prijímanie nových ľudí.