Prihláste sa s kontom Microsoft
Prihláste sa alebo si vytvorte konto.
Dobrý deň,
Vyberte iné konto.
Máte viacero kont
Vyberte konto, s ktorým sa chcete prihlásiť.

By Jane Suchan, PMP

Riadenie projektov je o zisťovaní toho, čo chcete dosiahnuť, vytvorení zoznamu úloh, ktorý je potrebné vykonať, aby ste sa tam dostali, určení, ako dlho to bude trvať, a výpočte, koľko to bude stáť.     Znie to jednoducho, čo? Ale naozaj ťažké je udržať si prehľad o tom všetkom. Prebieha projekt načas? Bude to vykonané pred plánovaným termínom? Je to v rámci rozpočtu? Bude to aj po dokončení celej práce pod rozpočtom?

Jedným zo spôsobov, ako vyhodnotiť stav projektu, je sledovať rozdiel medzi pôvodným plánom projektu a tým, čo sa vlastne deje. Tento rozdiel sa lepšie nazýva odchýlka, porovnanie plánovanej alebo rozpočtovej sumy a skutočná vynaložená suma. Analýza odchýlky je prax porovnávania skutočných výsledkov projektu s plánovanými alebo očakávanými výsledkami. Je to spôsob, ako kvantifikovať, ako dobre - alebo ako zle - projekt napreduje.

Plánovanie odchýlok: Vytvorenie pôvodných plánov

Ak chcete určiť odchýlky projektu, musíte ako východiskový bod vložiť podiel do terénu: toto je váš pôvodný plán. Bez toho sa naháňate a snažíte sa ovládať pohyblivý cieľ. Dva kľúčové referenčné hodnoty, ktoré je potrebné stanoviť predtým, ako môžete do hry zaradiť sledovanie odchýlok a vykazovanie, sú náklady a plán. Ale skôr, než sa tam dostanete, budete chcieť priklincovať rozsah projektu.

Vytvorenie rozsahu pomocou štruktúry rozdelenia práce

Pôvodný plán rozsahu zahŕňa všetky výstupy projektu; identifikuje všetku prácu, ktorá sa má vykonať. Jedným zo spôsobov, ako dokumentovať rozsah, je vytvorenie štruktúry rozdelenia práce (WBS), hierarchické zobrazenie výstupov projektu. Každá úroveň nadol v hierarchii predstavuje čoraz podrobnejší popis výstupov. Wbs pre výstavbu nového domu by napríklad zahŕňať základy, rámovanie, strechy a elektrické a inštalatérske systémy, rovnako ako terénne úpravy plány, architektonické výkresy, a povolenie kontroly.

Vytváranie pôvodných plánov a nákladov

Pôvodné plány plánu a nákladov sa stanovia až po určení rozsahu. Bez jasného obrazu o tom, čo projekt vyprodukuje, nemôžete určiť, ako dlho to bude trvať alebo koľko bude stáť.

Pôvodný plán je schválený plán projektu, základom na meranie a vykazovanie výkonu plánu. Nákladový pôvodný plán je schválený rozpočet s časovými fázami, v porovnaní s ktorým sa bude merať výkonnosť nákladov. Určuje sa pridaním nákladov za konkrétne obdobie alebo fázu projektu, čo si vyžaduje priradenie nákladov k projektovým úlohám. Prideľovanie nákladov súčasti projektu môže byť časovo náročné, ale umožní vám to vykonávať podrobnejšie a presnejšie vykazovanie nákladovej výkonnosti, čoho sa budú zaujímať účastníci projektu a sponzor projektu.

Ak chcete vytvoriť plán a nákladové pôvodné plány:

  1. Vytvorte plán identifikovaním aktivít a úloh na vytvorenie každého výstupu v wbs.

  2. Identifikujte zdroje pre každú úlohu. Zvážte obmedzenia alebo čas, ktorý môže každý človek reálne venovať tomuto projektu.

  3. Odhadnite, ako dlho (v hodinách alebo dňoch) bude trvať dokončenie každej úlohy.

  4. Odhadnite náklady na každú úlohu pomocou priemernej hodinovej alebo dennej sadzby pre každý zdroj a všetkých pevných nákladov spojených s úlohou.

  5. Určte, ktoré úlohy sú závislé od ostatných, a potom vytvorte kritickú cestu.

  6. Vývoj nákladového pôvodného plánu; toto je časovo rozdeľovaný rozpočet na meranie výkonu nákladov projektu. Ak to chcete urobiť, pridajte odhadované náklady podľa úlohy alebo podľa časového obdobia.

Na začiatok stránky

Odpovedanie na odchýlky: Zmena ovládacieho prvku

Po vytvorení pôvodného plánu rozsahu, plánu a nákladov vytvorte kroky, ktoré tím vykoná na spravovanie odchýlok týchto plánov. Tieto informácie sa stanú vaším plánom riadenia zmien projektu. Tento plán definuje, kedy sa vyžaduje žiadosť o zmenu projektu (PCR), ako dokumentovať odchýlky a odoslať na schválenie a čo sa stane po schválení žiadosti o zmenu.

Výpočty odchýlky sa používajú na určenie, či je potrebná PCR a či sa zmení plán projektu alebo pôvodné plány nákladov. Odchýlky môžu byť kladné alebo záporné:

  • Kladná odchýlka znamená, že projekt je pred plánovaným plánom alebo v rámci rozpočtu. Pozitívne scenáre vám môžu umožniť prerozdeliť peniaze a zdroje na tie, ktoré sa nachádzajú v zápornom teritóriu.

  • Záporná odchýlka je indikátor, že projekt zaostáva za plánom alebo prekročením rozpočtu a že je potrebné vykonať akciu. Možno budete musieť zvýšiť rozpočet alebo akceptovať znížené ziskové marže.

Prahové hodnoty odchýlky sú dôležitou súčasťou každého plánu riadenia zmien projektu. Predstavujú podstatné zmeny projektu, a preto si vyžadujú dokumentáciu a schválenie v PCR. Nie všetky pcr bude mať za následok obnovenie rozsahu, plánu alebo rozpočtu. Toto je významná úloha, ktorá môže vyžadovať značný čas na dokončenie, a vy budete povinní získať schválenie v rámci projektovej organizácie.

Sledovanie odchýlok nákladov a plánu počas celého životného cyklu projektu vám pomáha identifikovať slabé miesta – oblasti s opakovanými zmenami – a podľa toho reagovať. Ak napríklad zistíte, že testovací tím neustále mešká, možno bude potrebné priradiť ďalšie zdroje, aby ste zostali v pláne.

Na začiatok stránky

Posunutie o krok ďalej: Analýza získanej hodnoty

Žiadna diskusia o odchýlkach projektu nie je úplná bez uvedenia získanej hodnoty, techniky riadenia projektov na odhadovanie nákladov a plánu v danom čase. Analýza získanej hodnoty porovnáva prácu dokončenú so stanovenými pôvodnými plánmi. Pomáha vám vyhodnotiť aktuálny výkon projektu a v prípade potreby vykonať opravy kurzu.

Ak chcete vykonať analýzu získanej hodnoty, musíte mať wbs, podrobný plán projektu a rozpočet (podľa fázy alebo časového obdobia) pre plánovanú prácu.

Kladenie otázok so získanou hodnotou

Analýza získanej hodnoty kedykoľvek meria stav projektu položením troch kľúčových otázok:

  • Plánovaná hodnota: Aká je suma potrebná pre prácu?

  • Získaná hodnota: Čo ste vlastne dokončili?

  • Skutočné náklady: Koľko vás stálo dokončenie práce?

Plánovaná hodnota (PV) je rozpočtové náklady na plánované úlohy. Získaná hodnota je súčet všetkých rozpočtových nákladov na dokončenú prácu. Skutočné náklady sú výdavky vynaložené na vyrobené práce.

Informácie o analýze získanej hodnoty

Najjednoduchším spôsobom, ako opísať získanú hodnotu, je prostredníctvom príkladu. Povedzme, že spravujete štvormesačný projekt s rozpočtom 100 000 EUR. Ste tri mesiace do toho, a uvedomíte si, že tím dokončil len polovicu práce, tak EV je 50.000 dolárov. Na základe plánu projektu by sa teraz malo vykonať približne 75 percent práce, čím sa PV je $75,000. Tiež viete, že tím strávil 90.000 dolárov tak ďaleko, tak AC je 90.000 dolárov.

Pomocou týchto čísel môžete vypočítať odchýlky nákladov a plánu. Odchýlka nákladov (CV) meria rozdiel medzi skutočnými nákladmi na vykonanú prácu a rozpočtom projektu:

CV = EV – AC    

Odchýlka plánu (SV) meria skutočný pokrok v závislosti od plánu projektu:

SV = EV – PV    

V príklade uvedenom vyššie je odchýlka nákladov pre tento projekt 50 000 EUR – 90 000 USD = 40 000 USD. Odchýlka plánu je $50,000 – $75,000 = $25,000.

Každý projektový manažér mohol vidieť, že projekt vynaložil 90 percent svojho rozpočtu a dokončil len 50 percent práce. Projekt mešká s plánom a do dokončenia projektu presiakne rozpočet, takže je potrebná zmena. Projektový manažér by mal obmedziť rozsah, rozšíriť plán alebo získať viac finančných prostriedkov na dokončenie práce.

Na začiatok stránky

Začíname so sledovaním odchýlok

Integrácia sledovania rozptylu do riadenia projektov je pomerne jednoduchá, vyžaduje si to však systematický prístup. Po priradení projektu spolupracujte so sponzorom na stanovení rozsahu, rozpočtu a plánu. Potom spolupracujte so svojím tímom na vytvorení rozsiahleho plánu spravovania zmien, ktorý identifikuje prahové hodnoty odchýlky, a popisuje, ako sa vysporiadať s odchýlkami, ak prekročia prahové hodnoty. Po vytvorení štruktúry rozdelenia úloh a definovaní podrobného plánu projektu môžete stanoviť plán a rozpočet projektu. Keď sú všetky súčasti zavedené, môžete začať sledovať odchýlky a zadať svoje plány spravovania zmien do praxe.

Na začiatok stránky

O autorovi     Jane Suchan je programová manažérka so skúsenosťami s riadením podnikových podnikových iniciatív a vývojom metodík riadenia projektov. Jane žije v Seattli vo Washingtone.

Potrebujete ďalšiu pomoc?

Chcete ďalšie možnosti?

Môžete preskúmať výhody predplatného, prehľadávať školiace kurzy, naučiť sa zabezpečiť svoje zariadenie a ešte oveľa viac.

Komunity pomôžu s kladením otázok a odpovedaním na ne, s poskytovaním pripomienok a so získavaním informácií od odborníkov s bohatými znalosťami.

Boli tieto informácie užitočné?

Aká je podľa vás jazyková kvalita textu?
Čo sa vám páčilo, prípadne čo nie?
Stlačením tlačidla Odoslať sa vaše pripomienky použijú na zlepšenie produktov a služieb spoločnosti Microsoft. Váš správca IT bude môcť tieto údaje zhromažďovať. Vyhlásenie o ochrane osobných údajov.

Ďakujeme za vaše pripomienky!

×