Odoslanie e-mailu v pracovnom postupe

Odoslanie e-mailu po pridaní položky zoznamu v niektorých verziách programu SharePoint vyžaduje mnoho krokov, ktorých Podrobnosti nasledujú. Ak však používate najaktuálnejšiu verziu SharePoint, môžete Pridať tok priamo zo zoznamu. Šablóna toku na odoslanie e-mailu po pridaní položky zoznamu obsahuje základné kroky potrebné na rýchle spustenie.

Poznámka: Pracovné postupy SharePointu 2010 boli vyradené od augusta 1, 2020 pre nových nájomníkov a odstránené z existujúcich nájomníkov v novembri 1, 2020.  Ak používate pracovné postupy SharePointu 2010, odporúčame migráciu do služby Power automatizovať alebo iné podporované riešenia. Ďalšie informácie nájdete v téme SharePoint 2010 pracovný postup odchodu do dôchodku.

Odoslanie e-mailu z pracovného postupu

Odoslanie základnej e-mailovej správy z pracovného postupu

Nová položka spúšťajúca pracovný postup na odosielanie e-mailovej správy

Pomocou akcie Odoslať e-mailom v návrhárovi pracovného postupu môžete nastaviť vlastný pracovný postup na odosielanie e-mailov vám alebo akémukoľvek inému zadanému používateľovi alebo skupine. K dispozíciisú polia e-mailu, kópia, Predmeta telo. Tieto polia môžu obsahovať statický text aj text, ktorý sa dynamicky generuje z vyhľadávaní pracovných postupov.

Ak chcete generovať veľa druhov e-mailov vrátane oznámení, keď pracovný postup dosiahne určité etapy alebo vykonáva konkrétne akcie (vrátane celkového začatia a zastavenia pracovného postupu) a upomienok o úlohách, ktoré nie sú doplnené ich termínom dokončenia, môžete použiť akciu Odoslať e-mailom .

Poznámka: Nastavenie odosielania e-mailov musí byť nakonfigurované na serveri pred tým, ako môže pracovný postup odosielať e-maily. Ak si nie ste istí aktuálnym nastavením e-mailu servera, obráťte sa na správcu servera. Ďalšie informácie o nastaveniach odosielaných e-mailov nájdete v časti Pozrite tiež .

V tomto príklade nastavíte pracovný postup na odoslanie e-mailového oznámenia zakaždým, keď začne pracovať s novou položkou. Použite verziu SharePoint Designer, ktorá zodpovedá vašej SharePoint Server verzii. Ak napríklad použijete SharePoint Server 2010SharePoint Designer 2010. A pre všetky verzie po SharePoint Server 2010 vrátane SharePoint Server 2016 a SharePoint v službe Microsoft 365 použite SharePoint Designer 2013. Stiahnite si SharePoint Designer 2013 z Centra sťahovania softvéru.Ďalšie informácie nájdete v téme tiež.

Otvorenie SharePoint designera 2013 a pripojenie k lokalite SharePoint

SharePoint Designer 2013 sa nainštaluje ako aplikácia balíka Office 2013. Ak chcete otvoriť SharePoint Designer 2013 a pripojiť sa k lokalite SharePoint, postupujte podľa týchto krokov:

  1. Ak chcete otvoriť SharePoint Designer 2013, vyberte ho v ponuke Štart . Vyberte ikonu štart>všetky programy>Microsoft Office 2013>SharePoint Designer 2013.

  2. Na úvodnej stránke služby SharePoint Designer 2013 vyberte položku otvoriť lokalitu.

  3. Zadajte lokalitu SharePoint, ku ktorej sa chcete pripojiť, napríklad http://www.contoso.com/sites/a-sharepoint-site.

  4. Ak chcete lokalitu otvoriť, vyberte položku Otvoriť.

  5. Ak sa zobrazí výzva, zadajte svoje poverenia. (Ak zabezpečenie nie je integrované s počítačom, v ktorom ste sa prihlásili, zobrazí sa výzva na zadanie poverení.) Uistite sa, že používate poverenia, ktoré majú prístup na lokalitu SharePoint.

Vytvorenie pracovného postupu zoznamu na základe platformy pracovného postupu SharePointu

  1. Na table NAV vyberte položku uzol pracovných postupov.

  2. V novej časti karty pracovné postupy vyberte rozbaľovací zoznam pracovný postup zoznamu . Alternatívny text

  3. Vyberte zoznam , ktorý chcete priradiť k novému pracovnému postupu.

  4. V dialógovom okne vytvorenie pracovného postupu zoznamu zadajte názov a popis pracovného postupu a potom skontrolujte, či chcete nastaviť typ platformy na pracovný postup SharePointu 2013. Alternatívny text

  5. Ak chcete vytvoriť pracovný postup, vyberte položku OK.

Teraz, keď sa pracovný postup vytvorí, môžete pridať akcie, podmienky, etapy, kroky a slučky na vytvorenie pracovného postupu. Tieto súčasti pracovného postupu sú k dispozícii na páse s nástrojmi SharePointu Designer 2013.

Alternatívny text

Poznámka: Ak sa pracovný postup sharepointu 2013 ako dostupný typ platformy nezobrazuje, Správca pracovného postupu nie je nakonfigurovaný na prácu s farmou SharePoint. Ak chcete vyriešiť tento problém, prečítajte si tému Konfigurácia správcu pracovného postupu na prácu s farmou SharePoint Server 2013.

Ďalšie informácie o dostupnom zozname akcií pracovného postupu nájdete v téme Pozrite tiež.

Vytvorenie akcie na odoslanie e-mailu

  1. Vyberte položku akciea potom vyberte položku Odoslať e-mail.

  2. V akcii vyberte týchto používateľov. Alternatívny text

  3. V dialógovom okne definovanie e-mailovej správy vyberte položku používatelia z existujúcich používateľov a skupiny alebo zadajte svoju vlastnú e-mailovú adresu do poľa Komu .

    Poznámky: 

    • Odoslanie e-mailu na externú e-mailovú adresu. je potrebné, aby ste mohli získavať informácie z príslušného e-mailového servera.

    • Adresa odosielateľa e -mailu môže byť špecifická statická adresa (napríklad NORTHWINDTRADERS\junmin alebo junmin@northwindtraders.com) alebo vyhľadávanie v pracovnom postupe na variabilné informácie. Ďalšie informácie o používaní vyhľadávaní pracovných postupov na dynamickú adresu e-mailov odoslaných z pracovného postupu namiesto použitia statických adries nájdete v téme dynamické Výber používateľov alebo skupín, ktorým sa má správa Zobraziť.

    • Adresa odosielateľa vykresleného e-mailu bude vždy e-mailovou adresou správcu servera, pokiaľ správca servera nezmení adresu odosielateľa pre aktuálnu webovú aplikáciu ani na všetky webové aplikácie. Ak chcete získať ďalšie informácie, prečítajte si tému Konfigurácia odchádzajúcej pošty pre konkrétnu webovú aplikáciu.

  4. Do poľa Predmet zadajte predmet e-mailu alebo zadefinujte vyhľadávanie pracovného postupu s textom, ktorý chcete použiť, a vyberte položku Zobraziť väzbu údajov Vzhľad tlačidla .

    Poznámka: Ak chcete, aby sa pracovný postup zostavil správne, musíte vykonať určitú položku v poli Predmet .

  5. Do poľa veľký v časti Predmet zadajte alebo prilepte základný text e-mailu.

    Alternatívny text

  6. Vyberte tlačidlo OK.

  7. Vyberte položku akcia>prejdite do etapy.

  8. Vyberte položku ukončiť pracovný postup. Alternatívny text

  9. Vyberte položku Publikovať. Alternatívny text

Ďalšie rozšírené možnosti na úpravu obsahu e-mailu nájdete v nasledujúcich častiach.

Na začiatok stránky

Dynamický výber používateľov alebo skupín, ktorým sa správa odošle

Ak do polí Komu a kópia v e-mailoch dodáte statické adresy, potom vždy, keď budete musieť zmeniť príjemcov, musíte pracovný postup otvoriť v návrhárovi pracovného postupu a vykonať zmeny manuálne. Ak sa adresy budú často meniť, je lepšie použiť v poliach Komu a Kópia vyhľadávania pracovného postupu. Vyhľadávania dokážu odkazovať na adresy z poľa v aktuálnej položke, z poľa v položke iného zoznamu alebo knižnice či z premenných pracovného postupu.

Použitie vlastného zoznamu na uloženie adries príjemcov

Ak sa príjemcovia pravidelne zmenia, ale nie sú dostatočne často, aby sa pri každom spustení pracovného postupu zadávali, môžete vytvoriť zoznam vlastných príjemcov, ktorý obsahuje jednu položku zoznamu pre každý pracovný postup, v ktorom sa odkazy nachádzajú, a potom vytvoriť stĺpce, v ktorých sa majú odoslať všetky e-maily z jednotlivých pracovných postupov. Keď sa príjemcovia ktorejkoľvek správy pracovného postupu zmenia, je potrebné len zmeniť adresy v príslušnom poli v položke zoznamu Príjemcovia pre daný pracovný postup.

Dôležité: Stĺpce, v ktorých ukladáte adresy pre e-maily pracovného postupu, môžu byť jedným riadkom textu, viacerými riadkami textu alebo stĺpcami typ osoby alebo skupiny. Ak používate stĺpec osoby alebo skupiny, v každom poli sa môže použiť len jedna položka, v ktorej sa pracovný postup bude odkazovať na e-mailové adresy. Pri tvorbe stĺpca vyberte položku Nie v časti Povolenie viacerých výberov. Ak chcete použiť tento typ stĺpca na zadanie viacerých príjemcov, môžete vytvoriť skupinu SharePointu, ktorá bude obsahovať ľudí, ktorým má pracovný postup adresovať e-mail, a potom do poľa zadajte skupinu. Pri tvorbe stĺpca vyberte položku Ľudia a skupiny uvedenú v časti Povoliť výber. Ďalšie informácie o vytváraní zoznamov a pridávaní stĺpcov nájdete v téme Pozrite tiež.

Poznámka: Pri vytváraní skupín SharePointu sa uistite, že každá skupina má aspoň povolenia na čítanie lokality, a že v oblasti Nastavenie skupiny na stránke Nová skupina v časti kto môže zobraziť členstvo v skupinevyberte položku všetci.

Použitie vyhľadávania pracovného postupu pre vlastný zoznam Príjemcovia:

  1. V prehliadači vytvorte vlastný zoznam nazvaný Príjemcovia s nasledovnými troma stĺpcami:

    • Zmeňte názov predvoleného stĺpca Názov na Názov pracovného postupu. Ponechajte všetky ostatné možnosti, ako je. Ďalšie informácie informácie o zmene stĺpca v zozname alebo knižnici nájdete v téme Pozrite tiež.

    • Pridajte stĺpec osoby alebo skupiny nazvaný Komu. V tomto stĺpci povoľte výber osôb aj skupín, no nepovoľte viacero výberov. Ponechajte všetky ostatné možnosti, ako je. Ďalšie informácie o vytváraní stĺpca v zozname alebo knižnici nájdete v téme Pozrite tiež.

    • Pridajte stĺpec typu Jeden riadok textu s názvom Kópia. Ponechajte všetky ostatné možnosti, ako je.

  2. V zozname príjemcovia vytvorte novú položku a potom postupujte takto:

    • Do poľa názov pracovného postupu zadajte recenziu dokumentu , čo je názov príkladu použitého pracovného postupu.

    • V poli Komu vyberte položku adresár Vzhľad tlačidla a potom v dialógovom okne Výber ľudí a skupín vyberte jednu osobu alebo skupinu , do ktorej sa majú e-maily adresovať.

    • Do poľa kópia zadajte e-mailové adresy príjemcov, s ktorými chcete adresovať kópie, a oddeľte viacero adries bodkočiarkami.

  3. Vytvorte nový pracovný postup.

  4. Vyberte položku akciea potom vyberte položku Odoslať e-mail.

  5. V akcii vyberte týchto používateľov.

  6. V dialógovom okne definovanie e-mailovej správy na konci poľa Komu kliknite na položku adresár Vzhľad tlačidla .

  7. V dialógovom okne Výber používateľov v zozname alebo vyberte zo zoznamu existujúci používatelia a skupiny vyberte položku vyhľadávanie pracovného postupu pre používateľaa potom vyberte položku Pridať.

  8. V dialógovom okne vyhľadávanie osoby alebo skupiny vyberte tieto možnosti:

    • Zdroj údajov: Príjemcoviaalebo názov vlastného zoznamu.

    • Pole zo zdroja: Komualebo pole, ktoré obsahuje požadovanú adresu v riadkoch Komu.

    • Pole vrátiť ako: prihlasovacie meno. Týmto sa rozhoduje o formáte poľa Komu v e-maile.

    • Pole: Príjemcovia: názov pracovného postupu

    • Hodnota: zadajte recenziu dokumentualebo názov aktuálneho pracovného postupu.

      Alternatívny text

      Tento vyhľadávací stav, v zozname príjemcovia vyberte hodnotu poľa Komu, v ktorej sa názov pracovného postupu rovná recenzii dokumentu.

      Horná polovica dialógového okna špecifikuje zoznam a stĺpec. v dolnej polovici dialógového okna sa určuje riadok.

  9. V dialógovom okne vyhľadávanie osoby alebo skupiny vyberte položku OK.

  10. V e-mailoch o zabezpečení jedinečných vyhľadávaní vyberte tlačidlo OK.

  11. Ak chcete zatvorenie dialógového okna Výber používateľov , znova kliknite na tlačidlo OK .

  12. V dialógovom okne definovanie e-mailovej správy na konci poľa kópiaVyberte položku adresár Vzhľad tlačidla .

  13. V dialógovom okne Výber používateľov v zozname alebo vyberte zo zoznamu existujúci používatelia a skupiny vyberte položku vyhľadávanie pracovného postupu pre používateľaa potom vyberte položku Pridať.

  14. V dialógovom okne definovanie vyhľadávania pracovného postupu vyberte tieto možnosti:

    • Zdroj údajov: Príjemcoviaalebo názov vlastného zoznamu.

    • Pole zo zdroja: CCalebo pole, ktoré obsahuje požadovanú adresu v riadku kópia.

    • Pole vrátiť ako: prihlasovacie meno. Týmto sa rozhoduje o formáte poľa Komu v e-maile.

    • Pole: Príjemcovia: názov pracovného postupu

    • Hodnota: zadajte recenziu dokumentualebo názov aktuálneho pracovného postupu.

      Alternatívny text

      Tento vyhľadávací stav, v zozname príjemcovia vyberte hodnotu poľa Kópia, v ktorej sa názov pracovného postupu rovná recenzii dokumentu.

  15. Vyberte tlačidlo OKa v upozorňujúcej správe znova kliknite na tlačidlo OK .

  16. Ak chcete zatvorenie dialógového okna Výber používateľov , vyberte tlačidlo OK.

Keď pracovný postup odošle tento e-mail, odošle ho na adresy uvedené v poliach Komu a kópia v položke Revízia dokumentu v zozname vlastných príjemcov. Ak chcete príjemcov zmeniť, jednoducho vykonajte požadované zmeny v položke zoznamu.

Jeden pracovný postup môže odosielať viacero e-mailov a e-maily sa nemusia odosielať tým istým príjemcom. Ak chcete uložiť ďalšie adresy pre ďalšie e-maily odoslané týmto pracovným postupom, môžete do zoznamu pridať stĺpce na uloženie ostatných adries. V tomto prípade možno budete chcieť stĺpce nazvať „Prvá správa pre“, „Druhá správa pre“ atď.

Prípadne môžete navrhnúť zoznam tak, aby ste vytvorili jednu položku pre každý e-mail, ktorý pracovný postup odosiela, namiesto jednej položky pre každý pracovný postup. V tomto prípade skontrolujte, či je meno použité na identifikáciu jednotlivých e-mailov jedinečné, takže vyhľadávania, ktoré načítajú adresy, vrátia jedinečnú hodnotu, ktorú chcete použiť.

Použitie inicializačného formulára pracovného postupu na špecifikáciu príjemcov

Ak chcete, aby sa príjemcovia špecifikovali vždy, keď sa pracovný postup spustí manuálne, môžete upraviť inicializačný formulár pracovného postupu, aby zhromažďoval adresy od osoby, ktorá pracovný postup spustí. Pracovný postup potom môže buď jednoducho a priamo použiť zadané adresy alebo ich skopírovať do polí v aktuálnej položke, kde budú stále k dispozícii na referenciu potom, čo pracovný postup dokončí aktuálnu inštanciu. Ak je pracovný postup nastavený na automatické spustenie, môžete špecifikovať predvolené adresy vo formulári spúšťania, ktoré sa použijú vždy, keď dôjde k automatickému spusteniu.

Na začiatok stránky

Zahrnutie informácií o aktuálnej položke

Základný text v príklade e-mailu je statický: zakaždým, keď pracovný postup vytvorí inštanciu e-mailu, bude text presne rovnaký.

Môže však byť užitočné zahrnúť text, ktorý sa zmení vzhľadom na položku, pre ktorú je pracovný postup aktuálne spustený. Môže to byť užitočné napríklad pri zadávaní názvu dokumentu, ktorý je potrebný na preskúmanie v tele e-mailu. Ak chcete zahrnúť takýto typ dynamickej informácie, použijete na to vyhľadávanie pracovného postupu. Vyhľadávanie načíta údaje z rozličných zdrojov údajov, akými sú zoznamy, knižnice a údaje pracovného postupu.

Pridanie názvu dokumentu do textu e-mailu:

  1. Zadajte alebo prilepte statický text, v ktorom sa majú zobraziť informácie o vyhľadávaní.

    Alternatívny text

  2. Umiestnite kurzor na miesto, kde samá nachádzať vyhľadávanie.

    Tip: Po vložení vyhľadávania nie je možné presunúť ho na nové miesto. (Je však možné „premiestniť“ vyhľadávanie presunom okolitého textu.) Podobne nie je možné vystrihnúť, kopírovať alebo prilepiť vyhľadávanie alebo akýkoľvek text, ktorý zahŕňa vyhľadávanie.

  3. Vyberte položku Pridať alebo zmeniť vyhľadávanie.

  4. V dialógovom okne Lookuppre reťazec vyberte v poli zdroj údajov položku aktuálna položkaa v poli od zdroja vyberte položku názov.

    Alternatívny text

  5. Vyberte položku OK.

  6. Vložené vyhľadávanie sa zobrazí v tele e-mailu. Alternatívny text

  7. Ak chcete pracovný postup publikovať, vyberte položku Publikovať.

Keď sa pracovný postup spustí a vygeneruje sa e-mail, vyhľadávanie sa nahradí názvom dokumentu.

Vloženie názvu 5

Zahrnutie názvu dokumentu je užitočné, no mohlo by byť užitočnejšie zahrnúť hypertextové prepojenie, ktorým by ste prešli do samotného dokumentu. Ak to chcete urobiť, zahrňte vyhľadávanie do hypertextového prepojenia.

Na začiatok stránky

Zahrnutie statického hypertextového prepojenia

Ak chcete zahrnúť statické hypertextové prepojenie, ktoré vždy prepojíte s rovnakou adresou alebo umiestnením, v tele e-mailu pracovného postupu v pravom hornom rohu panela s nástrojmi na formátovanie v dialógovom okne definovanie e-mailovej správy vyberte tlačidlo Upraviť hypertextové prepojenie .

  1. Zadajte alebo prilepte statický text, v ktorom sa má Zobraziť prepojenie.

  2. Vyberte text a vyberte položku Upraviť hypertextové prepojenie.

    Alternatívny text
  3. V dialógovom okne Úprava hypertextového prepojenia zadajte adresu webovej lokality. Alternatívny text

  4. Vyberte tlačidlo OK.

    Vložené hypertextové prepojenie sa zobrazí v tele e-mailu. Alternatívny text

Poznámka: Textové e-mailové programy nevykreslia hypertextové prepojenie.

Ďalšie informácie o používaní vyhľadávania pracovného postupu na vytvorenie dynamického hypertextového prepojenia, ktoré odkazuje na rôzne adresy v závislosti od položky, v ktorej je pracovný postup aktuálne spustený, nájdete v téme Pridanie hypertextového prepojenia na aktuálnu položku.

Na začiatok stránky

Zahrnutie hypertextového prepojenia na aktuálnu položku

V predchádzajúcej časti zahrnutie statického hypertextového prepojeniaadresa v ukážkovom hypertextovom prepojení neobsahuje žiadne informácie o premenných: zakaždým, keď pracovný postup odošle e-mail, hypertextové prepojenie odkazuje na tú istú stranu.

Použitím vyhľadávania pracovného postupu však môžete vytvoriť dynamické prepojenie, ktoré použije informácie o aktuálnej položke, na základe ktorých sa rozhodne, na ktorú URL adresu odkazovať.

Ak je aktuálnou položkou dokument v knižnici dokumentov

V príklade oznámenia o spustení pracovného postupu možno chcete poskytnúť prepojenie na nový dokument:

  1. Zadajte alebo prilepte statický text, v ktorom sa má Zobraziť prepojenie.

  2. Vyberte text a vyberte položku Upraviť hypertextové prepojenie.

  3. V dialógovom okne Úprava hypertextového prepojenia vyberte položku funkcia (FX).

    Tip: Po vložení vyhľadávania nie je možné presunúť ho na nové miesto. (Je však možné „premiestniť“ vyhľadávanie presunom okolitého textu.) Podobne nie je možné vystrihnúť, kopírovať alebo prilepiť vyhľadávanie alebo akýkoľvek text, ktorý zahŕňa vyhľadávanie.

  4. V dialógovom okne Lookup pre reťazec vyberte v poli Datazdroj údajov položku aktuálna položka.

  5. V poli od zdroja vyberte položku kódová absolútna URL adresaa potom vyberte tlačidlo OK.

    Vloženie hypertextového prepojenia pre aktuálnu položku 1 Vloženie hypertextového prepojenia pre aktuálnu položku 2 Vloženie hypertextového prepojenia pre aktuálnu položku 3

Po výbere prepojenia príjemcom e-mailu sa dokument otvorí na zobrazenie alebo úpravy.

Ak je aktuálnou položkou položka zoznamu

Keď vytvoríte prepojenie na položku zoznamu, napríklad oznam alebo udalosť v kalendári, môžete si vybrať, či má prepojenie otvoriť formulár zobrazenia (DispForm. aspx), alebo na položku upraviť formulár (EditForm. aspx) položky zoznamu.

Vytvorenie prepojenia, v ktorom sa otvorí položka zoznamu:

  1. V prehliadači prejdite na zoznam, v ktorom chcete vytvoriť tento pracovný postup.

  2. Otvorte položku zoznamu pre každý existujúci dokument v knižnici pomocou položky Zobraziť , ak chcete, aby sa na prepojení otvoril formulár zobrazenia, alebo upravte položku , ak chcete, aby sa v prepojení otvoril formulár úprav.

  3. Skopírujte adresu do panela s adresou od začiatku http: alebo https: cez prvý znak rovnosti (=).

    Vloženie hypertextového prepojenia pre položku zoznamu 1

  4. Text ?ID= je parametrom reťazca dotazu, ktorý inštruuje stránku, aby zobrazila formulár pre akúkoľvek položku aktuálneho zoznamu alebo knižnice, ktorej identifikácia zoznamu nasleduje po znaku rovnosti (=). V tomto príklade ide o identifikáciu zoznamu aktuálnej položky, ako je identifikovaná vo vyhľadávaní pracovného postupu.

    Poznámka: Ak je aktuálna položka úlohou, ktorá je vytvorená jedným z troch akcií úlohy pracovného postupu, a ak chcete, aby prepojenie otváral vlastný formulár úlohy (a nie predvolený formulár zobrazenia alebo úprav pre zoznam úloh), pozrite si tému Ak je aktuálna položka vlastným formulárom úlohy. V prípade úloh nevytvorených akciou úlohy pracovného postupu a v prípade formulárov zobrazenia úloh vytvorených jednou z akcií úloh pracovného postupu je táto procedúra presne tým, čo potrebujete.

  5. V dialógovom okne definovanie e-mailovej správy zadajte alebo prilepte statický text, v ktorom sa má Zobraziť prepojenie, napríklad – ak chcete zobraziť položku zoznamu, kliknite sem.

  6. Vyberte text a vyberte položku Upraviť hypertextové prepojenie.

  7. V poli Upraviť hypertextové prepojenie v poli adresa vyberte položku Zostavovač reťazcov.

  8. V dialógovom okne Zostavovač reťazcov prilepte adresu.

  9. Umiestnite kurzor priamo za znak rovnosti (=) a potom vyberte položku Pridať alebo zmeniť vyhľadávanie.

  10. V dialógovom okne vyhľadávací reťazec v poli zdroj vyberte položku aktuálna položka a v poliod zdroja vyberte položku ID.

    Vloženie hypertextového prepojenia pre položku zoznamu 3

  11. Vyberte položku OK.

    Konečný reťazec v Zostavovači reťazcov by sa mal začať http:// alebo https:// a skončiť s [%Current Item:ID%]. Vloženie hypertextového prepojenia pre položku zoznamu 4

    Dôležité: Zatiaľ čo aktuálne vyhľadávanie ID položky je užitočné pri vytváraní prepojení na aktuálnu položku zoznamu, nasledujúce vyhľadávania môžu prezentovať chyby v vykreslenej ceste a neodporúčame ich na zahrnutie do e-mailových prepojení: cesta, relatívna URL adresa, zdrojová URL adresa a cesta URL adresy.

  12. Dvakrát kliknite na tlačidlo OK .

Prepojenia sa zobrazia v modrom texte s podčiarknutím e-mailu.

Vloženie hypertextového prepojenia pre položku zoznamu 5

Ak chcete prepojenie použiť viackrát, pokračujte ďalšou časťou.

Uloženie adresy položky zoznamu ako premennej pracovného postupu

URL adresu formulára zobrazenia alebo formulára úprav položky zoznamu možno uložiť v premennej pracovného postupu, aby ste ju mohli použiť vo viacerých umiestneniach v tom istom pracovnom postupe.

  1. V okne návrhár pracovného postupu vyberte položku akciea potom vyberte položku Extrahovať podreťazec z indexu reťazca.

    Premenná 1

  2. Vo fáze vyberte položku reťazec a kliknite na tlačidlo elipsy [...].

  3. V dialógovom okne Zostavovač reťazcov prilepte časť statického textu URL adresy (nie však vyhľadávanie pre aktuálnu identifikáciu položky).

    Premenná 2

  4. Umiestnite kurzor za znak rovnosti (=) a potom vyberte položku Pridať alebo zmeniť vyhľadávanie.

  5. V dialógovom okne Lookup pre reťazec vyberte v poli Datazdroj údajov položku aktuálna položka a v poli od zdroja vyberte položku ID.

    Premenná 3

  6. Vyberte tlačidlo OK.

    Vyhľadávanie sa pridá do textu v dialógovom okne.

    Premenná 4

  7. Ak chcete dialógové okno Zostavovača reťazcov zatvorené, vyberte tlačidlo OK.

  8. Vyberte položku 0 v čase od 0 a nahraďte ju číslom 1.

    Poznámka: Pri spustení má hodnotu väčšiu ako 1, konečný reťazec má odstránené znaky.

  9. Vyberte položku premenná: podreťazec alebo premenná: substring1 vo výstupe na premennú: podreťazec.

  10. V zozname vyberte položku vytvoriť novú premennú a potom v dialógovom okne Úprava premennej zadajte názov novej premennej.

  11. Skontrolujte, či je Typ nastavený na hodnotu reťazec, a potom vyberte tlačidlo OK. Ukazovateľ 5

  12. Vyberte položku pod akciou, ktorú ste práve vytvorili, a pridajte akciu Odoslať e-mailom do akcií a potom v akcii vyberte týchto používateľov . Ukazovateľ 6

  13. Ak chcete použiť novú premennú v dialógovom okne definovanie e-mailovej správy , zadajte alebo prilepte text, v ktorom chcete vytvoriť prepojenie, aby sa zobrazilo v tele e-mailu. Vyberte text a v ponuke formátovanie vyberte položku Upraviť hypertextové prepojenie. Vyberte tlačidlo [FX] alebo vyberte tlačidlo elipsy [...] a potom vyberte položku Pridať alebo zmeniť vyhľadávanie.

  14. V dialógovom okne Lookup pre reťazec vyberte v zozname zdroj údajov políčko premenné a parametre pracovného postupu.

  15. V zozname polezo zdroja vyberte položku premenná: názov premenneja potom vyberte tlačidlo OK a potom vyberte položku OK in nasledujúceho poľa.

    Ukazovateľ 7 Definovanie obrazovky e-mailovej správy po vložení premennej

Teraz môžete vo vlastnom pracovnom postupe vložiť premennú, kamkoľvek chcete.

Na začiatok stránky

Zahrnutie obrázka

Do e-mailu môžete zahrnúť grafiku vytvorením premennej a použitím značky obrázka HTML <img/> na prepojenie na obrázok, ktorý je uložený vo formáte JPEG (. jpg) a nahraný do knižnice obrázkov na lokalite.

  1. V okne návrhára pracovného postupu vyberte položku akciea potom vyberte položku nastaviť premennú pracovného postupu.

  2. Vyberte položku premenná pracovného postupu a potom vyberte položku vytvoriť novú premennú.

  3. V dialógovom okne Upraviť premennú zadajte názov novej premennej a skontrolujte, či je Typ nastavený na hodnotu string, a potom vyberte tlačidlo OK.

  4. Vyberte položku hodnota a potom kliknite na tlačidlo elipsy [...]. V okne Zostavovač reťazcov Zadajte alebo prilepte URL adresu súboru s obrázkom JPEG vo formáte HTML tagu – <img src ="URL"/> Zostavovač reťazcov pre obrázok

  5. Vyberte položku OK.

  6. Vložený krok sa zobrazí takto: Nastavenie premennej na vloženie obrázka

  7. Vyberte položku pod akciou, ktorú ste práve vytvorili, a pridajte akciu Odoslať e-mailom do akcie a potom v akcii vyberte položku ttieto Users . Vloženie akcie odoslania e-mailu

  8. V dialógovom okne definovanie e-mailovej správy vyberte položku Pridať alebo zmeniť vyhľadávanie.

  9. V dialógovom okne Lookup pre reťazec vyberte v zozname zdroj údajov položku premenné a parametre pracovného postupu.

  10. V zozname pole zo zdroja vyberte položku premenná: názov premennej a potom kliknite na tlačidlo OK. Reťazec e-mailu v pracovnom postupe obrázka Pracovný postup e-mailu mesage telo s obrázkom

  11. Ak chcete zatvorenie okna definovať e-mailovú správu a publikovať pracovný postup, znova kliknite na tlačidlo OK .

 Po odoslaní e-mailu sa namiesto značky prepojenia zobrazí obrázok zo súboru vo formáte JPEG.

Na začiatok stránky

Identifikácia možností, ktoré nie sú podporované

Aktuálnej verzii akcie Odoslať e-mailom nepodporujeme nasledujúce možnosti:

  • Špecifikovanie adresy v riadku Od. (E-maily odoslané v pracovnom postupe vždy zobrazujú e-mailovú adresu určenú správcom servera v riadkoch od . Túto možnosť môže zmeniť iba správca servera a možno ho zmeniť iba pre všetky oznámenia v aktuálnej webovej aplikácii, nie na pracovný postup.)

  • Použitie šablóny štýlov CSS na formátovanie obsahu správy. Text je možné formátovať pomocou atribútu štýl , ale nepodporujeme <style> značky a CSS tried.

  • Používanie vyhľadávania pracovného postupu v poli Komu alebo poli Kópia, ktoré odkazuje stĺpec typu Osoba alebo Skupina obsahujúci viacero hodnôt.

  • Zadaním príjemcu skrytej kópie e-mailu.

  • Zahrnutie iného súboru so správou vo forme prílohy.

  • Vloženie obrázka alebo grafického súboru do správy. Namiesto toho pridajte obrázok.

Na začiatok stránky

Pozrite tiež

SharePoint 2013 krok za krokom: nastavenie nastavenia pre odchádzajúce e-maily

Úvodné informácie o programe SharePoint Designer

Konfigurácia odchádzajúceho e-mailu pre konkrétnu webovú aplikáciu

Konfigurácia manažéra pracovného postupu na prácu so SharePoint serverom 2013 farmy

Rýchle referenčnéhttps://docs.microsoft.com/en-us/sharepoint/dev/general-development/workflow-actions-quick-reference-sharepoint-workflow-platformakcií pracovného postupu

Vytvorenie zoznamu v SharePointe

Vytvorenie stĺpca v zozname alebo v knižnici SharePointu

Úprava stĺpca v zozname alebo knižnici

Vytvorenie upozornenia alebo prihlásenie na odber informačného kanála RSS v SharePointe Online, SharePointe 2016 a SharePointe 2013

Vytvorenie upozornenia alebo prihlásenie na odber informačného kanála RSS v SharePointe 2010

Základné tipy na riešenie problémov 

Nasledujúci zoznam otázok môže pomôcť určiť príčinu problému, ktorý vytvára pracovný postup:

  1. Máte možnosť vytvoriť ľubovoľný iný typ pracovného postupu v tom istom zozname? Skúste napríklad vytvoriť pracovný postup schválenia.

  2. Môžete vytvoriť rovnaký pracovný postup:

    • v inom zozname na tej istej lokalite?

    • na inej lokalite v rámci tej istej kolekcie lokalít?

    • v inej kolekcii lokalít v rámci rovnakej webovej aplikácie?

    • v inej webovej aplikácii?

    • Prihlásili ste sa s iným kontom?

    • používate iný počítač?

 Pokročilé tipy na riešenie problémov

Ak žiadne základné tipy na riešenie problémov nepomôžu zistiť príčinu problému s pracovným postupom, použite tento postup:

  1. Uistite sa, že máte požadované povolenia na úrovni lokality a pracovného postupu. Prejdite na položky Nastavenie lokality>povolenia lokality>Skontrolujte nastavenia povolení a zoznamov>povolenia pre tento zoznam a overte, či sa výsledky kontroly povolení zhodujú s týmito:

    1. Minimálne povolenia na návrh pracovného postupu (ukladanie a publikovanie):

      1. na lokalite SharePoint: návrh

      2. v zozname SharePoint: Upraviť

    2. Minimálne povolenia na spustenie pracovného postupu:

      1. na lokalite SharePoint: iba zobrazenie/čítanie

      2. v zozname SharePoint: Prispejte

  2. Skontrolujte, či sú nastavenia odchádzajúcej pošty nastavené na správny Exchange server.

    1. Otvorenie príkazového riadka ako správca

    2. Spustite príkaz nslookup <Exchange adresu servera>. Príklad: nslookup Exch.contoso.com

    3. V výstupe by sa mala zobraziť vyriešená IP adresa Exchange servera. Ak nie, obráťte sa na správcu Exchange a požiadajte ho o správny Exchange plne kvalifikovaný názov domény (FDQN).

  3. Odoslanie e-mailu tej istej osobe pomocou funkcie sendemail v triede SPUtility s použitím prostredia správy SharePoint pomocou nasledujúcich krokov.

    1. Otvorte prostredie SharePoint Management Shell ako správca. (Kliknite pravým tlačidlom myši na SharePoint spravovanie Shell>Spustiť ako správca)

    2. Spustite nasledujúci skript. Ak skript odpovie na hodnotu Truea používateľ dostane e-mail od SharePoint, SMTP je správne nakonfigurovaný v SharePoint.

    $Site = "Your Site Name"
    $Email = "User to whom you are sending an email through the workflow"
    $Subject = "Subject Line with the email"
    $Body = "Test Email Body"
    $web = Get-SPWeb $Site
    [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
    
    # Below is the same script with sample data              
    $Site = "http://sp/"
    $Email = "User1@contoso.com"
    $Subject = "Test Email from SharePoint"
    $Body = "This is a Test Email"
    $web = Get-SPWeb $Site
    [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
  4. Pomocou funkcie SMTP odošlite e-mail tomu istému používateľovi zo servera SharePoint. Postupujte podľa krokov v téme Používanie služby Telnet na otestovanie komunikácie cez SMTP.

Poznámka: SharePoint na základe predvoleného nastavenia nevytvára položky denníka pre odchádzajúce e-maily. SharePoint nikdy neodosiela e-maily priamo. E-maily sa prenášajú prostredníctvom servera SMTP (Exchange ) nakonfigurovaného v Centrálna správa. Pri riešení tohto typu pracovného postupu postupujte podľa predchádzajúcich krokov.

Potrebujete ďalšiu pomoc?

Rozšírte svoje zručnosti práce s balíkom Office
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×