Outlook Osvedčené postupy: Písanie skvelých e-mailov

Obsah tohto článku

Čo robiť

Nasledujúce pravidlá pomôžu vašim e-mailom vyzerať profesionálne a uraziť vaše posolstvo.

  1. Pred odoslaním si správu prečítajte.

  2. Použite popisný predmet orientovaný na akciu. Príklad: "Manažéri: Odošlite dátumy schôdzí vašej rady" obsahujú názov skupiny aj akciu, aby príjemcovia mohli rýchlo povedať, čo majú urobiť. Medzi ďalšie užitočné predpony patria napríklad reťazec "prezývok:" a "vyžaduje sa akcia".

  3. Ak sa vyžaduje akcia, v riadku Predmet uveďte, čo chcete.

  4. Zmeňte predmet správy, ak sa zmení téma konverzácie.

  5. Vytvárajte krátke a výstižné správy.

  6. Usporiadajte obsah správy od najdôležitejších po najmenej dôležité.

  7. Zvážte použitie tučným písmom v prípade dôležitých informácií.

  8. Položky akcie alebo otázky umiestnite do samostatných riadkov, aby vynikli a všimli si.

  9. Pri klásť otázky tučným písmom môžete mená ľudí tučným písmom. Príklad: "Ryan: Aký je stav projektu?" Ak so systémom Outlook 2016 a Microsoft 365, zvážte použitie @Mentions.

  10. Obmedzte počet ľudí, ktorým správu odosielate, aby si ju prečítali.

    • Osoby, ktoré potrebujú byť informované, umiestnite do riadka Kópia.

    • Osoby, ktoré potrebujú odpovedať alebo prijať akciu, umiestnite do riadka Komu.

  11. Použite podpisu, akje to vhodné, ale ponechajte svoj podpis jednoduchý, krátky, profesionálny a ak je to možné, aj bez grafiky.

  12. Ak potrebujete okamžitú odpoveď, e-mail neposielajte. Zatelefonujte alebo odošlite okamžitú správu.

  13. Ak sa nachádzate v e-mailovej konverzácii, ktorá obsahuje viac než 10 správ a žiadne riešenie, zvážte zavolanie alebo nastavenie schôdze, aby ste problém prediskutovali. Komplexné problémy sa nie vždy riešia najefektívnejšie pomocou e-mailu.

  14. Potvrďte prijatie správ, ktoré vyžadujú rozsiahlejšiu odpoveď. Ak ste príliš zaneprázdnení a nemôžete okamžite odpovedať tak, ako je potrebné, oznámte odosielateľovi, že sa problémom zaoberáte a odpoviete do určitého času alebo dátumu. Pripomeňte si,aby ste na neskôr odpovedali príznakom.

  15. Používajte s vysokou dôležitosťou ( . ) s striedmosť.

    Poznámka: Aj v prípade, že ste nastavili oneskorené pravidlo pre odosielanie, označenie správy s vysokou dôležitosťou spôsobí, že sa okamžite odošle.

  16. Ak sa pýtate na otázku a existuje niekoľko ľudí, ktorí môžu odpovedať, vyberte iba jednu osobu a neodosielajte otázku skupine.

Kľúčom k písatiu dobrých e-mailových správ je docítiť sa s príjemcami.

Spracovanie: Nastavovanie príznaku pri odoslaní

Ak odosielate správu osobe, od ktorej potrebujete odpoveď, postupujte nasledovne:

  1. Pri odosielaní správu sami pre seba opýtajtena príznak .

  2. Zmeňte názov úlohy e-mailu s príznakom na paneli s To-Do a začnite s príznakom.

  3. Správu označte kategóriou @Čakanie.

Po týchto troch krokoch viete, že vašou nasledujúcou ak chcete odoslať ďalšiu správu alebo vyhľadať odpoveď.

Tip    Často je efektívnejšie sebe pripomenúť odoslanie ďalšej správy, a nie nastaviť príznak správy pre príjemcu. Podobne postupujte aj v prípade, že sľúbite vykonať úlohu nachádzajúcu sa v správe. Správu sami pre seba označte príznakom, vďaka čomu sa zobrazí na paneli s úlohami a nezabudnete na ňu.

Na začiatok stránky

Čo nerobí

  1. Nepoužívajte grafické efekty.

  2. Nezahŕňajte svojho manažéra do každej správy, ktorú odošlete.

  3. Neposielajte správy, keď ste nahnevaní. Radšej ich napíšte, uložte do priečinka Koncepty a vráťte sa k nej neskôr.

  4. Neočakávajte rýchlu odpoveď pri odosielaní dlhých správ (viac než dva odseky).

  5. Neposielajte správu na sledovanie skôr než jeden deň po prvej správe. Ak nevrátite hovor načas, skúste zate telefónne číslo alebo okamžitú správu.

  6. Nepoužívajte potvrdenia o prečítaní alebo potvrdenia o doručení v každej správe, ktorú odošlete. Používajte ich, len ak si nie ste istí, či príjemcovia správu skutočne prijmú.

  7. K každej odoslane . príznaky ani . vysokú dôležitosť. Príjemcovia ich postupne začnú ignorovať.

  8. Nepoužívajte VŠETKY PÍSMENÁ VEĽKÉ.

  9. Neposielajte prílohy – namiesto toho odošlite prepojenia.

  10. Rozširovať distribučné zoznamy ani skupiny kontaktov. Rozširovaní distribučných zoznamov sa správy ťažšie čítajú a pri ich prechode do nesprávnych poštových priečinkov.

  11. Nepoužívajte sarkazmus. Váš humor nemusí váš humor porozumeť.

  12. Nepíšte nič, čo by si nemohol prečítať každý vo vašej spoločnosti. Nikdy neviete, kde vaša e-mailová správa skončí.

  13. Nepoužívajte zakrivené ani vysoko umelecké písma, ktoré sa ťažko čítajú.

  14. Nepoužívajte červené písma, pretože sa ťažko čítajú a môžu sa interpretovať ako dôležité.

  15. Neodosielajte odpoveď všetkým distribučným zoznamom alebo skupine kontaktov so žiadosťou o odstránenie. Nikdy.

Na začiatok stránky

Pravidlá pre skupiny kontaktov a distribučné zoznamy

  • Ak odpovedáte veľkej skupine kontaktov, postupujte podľa všetkých e-mailov dos a Don'ts.

  • Ak potrebujete ďalšie informácie od jednej osoby alebo sa problém skúma samostatne, odpovedzte na celý distribučný zoznam, aby všetci vedeli, že odpovedáte, a potom odpovedajte individuálnemu. Po vyriešení problému nezabudnite odpovedať na distribučný zoznam s rozlíšením. Toto riešenie umožňuje odkazovať na riešenie inými ľuďmi v distribučnom zozname.

Presmerovanie osôb

Ak niekto odošle správu distribučného zoznamu, v ktorom ste členom, a na správu by lepšie odpovedal niekto iný alebo iný distribučný zoznam, vykonajte nasledujúce kroky:

  1. Odpovedajte správnym distribučným zoznamom alebo osobou v riadku S.

  2. Naslanie odpovedí na správny distribučný zoznam alebo osobu.

  3. Do poľa Skrytá kópia nezadáte pôvodný distribučný zoznam, pretože pravidlá ostatných osôb túto správu nefiltrovať. Distribučný zoznam radšej nechajte v riadku Komualebo Kópia.

Odstránenie z dl dl

Ak dostávate poštu z distribučného zoznamu, na ktorej sa nechcete nachádzať, odošlite správcovi siete alebo vlastníkovi distribučného zoznamu správu, v ktorej požiadate o odstránenie. Neodpovedajte na celý distribučný zoznam. Ak chcete nájsť vlastníka zoznamu distribučných kanálov, dvakrát kliknite na názov distribučného zoznamu.

Na začiatok stránky

Používanie vnorených komentárov

Pridávanie vnorených komentárov do prijímaných e-mailov je pohodlný spôsob odpovedania na otázky a odpovedania priamo na problémy. Za najlepšie sa považuje postupovať takto:

  1. V správe spomeňte, že pridávate vnorené komentáre. Použite napríklad vetu „ďalšie komentáre sa nachádzajú nižšie.“

  2. Svoj text odlíšte od pôvodnej správy. Skúste napríklad:

    • Zmena farby písma

    • Vopred čakajúce vaše meno alebo iniciály v zátvorkách, napríklad [Melissa], [MM]

    • Zmena písma na kurzívu, tučné alebo oboje

  3. Nič, čo ste nepíšu, neodstránite.

Obrázok

Na začiatok stránky

Používanie skrytých kópií

Pomocou funkcie Skrytá môžete odstrániť ľudí z e-mailovej konverzácie, keď si myslíte, že už nepotrebujete ďalší e-mail alebo sa zmenila téma konverzácie.

Ak ste napríklad jednou z piatich osôb, ktoré dostanú otázku, a chcete na otázku odpovedať, ďalších štyroch ľudí premiestnite do riadku Skrytá kópia a vyčniete niečo podobné ako "Jakub, Martina, Jakub a Martina na skrytej kópii. Tu je odpoveď... Budúce správy budú v budúcnosti len medzi vami a pôvodným odosielateľom.

Nepoužívajte skrytú kópiu, ak chcete tretej strane (napríklad manažérovi) odoslať citlivú správu. Príjemca skrytej kópie si nemusí uvedomiť, že prijal skrytú kópiu, a môže odpovedať všetkým, a tým odhať, že prijal skrytú kópiu. Môže sa to zúžiť z vašej strany.

Namiesto použitia skrytej kópie na informovanie tretej strany o vydanie problému správu prepošlite.

Na začiatok stránky

Príprava na dovolenku

Ak používate Outlook s kontom Microsoft 365, Outlook.com, Hotmail.com, Live.com alebo kontom Microsoft Exchange, môžete nastaviť správu Mimo kancelárie, aby ľudia vo vašej organizácii vedeli, že ste preč.

Najlepšie je postupovať podľa rád v časti Pridanie času mimo kancelárie do kalendárov spolupracovníkov Outlook práce.

Ak ste vy alebo váš správca vytvorili zdieľaný kalendár dovolenky, nezabudnite tu uverejniť svoju dovolenku. Ak všetci používajú zdieľaný kalendár, nemusíte odoslať samostatnú žiadosť o schôdzu, aby všetci vedeli, že ste mimo vašej schránky, ako je uvedené v predchádzajúcej časti, e-mailová správa však môže byť dobrým pripomenutím.

O autorovi

Juraj Eddy je vedúcim autorom obsahu pre Outlook. juraja Eddya je hlavný autor obsahu pre Outlook počítača. Je to bývalá Outlook MVP a autor niekoľkých kníh na veľmi starých verziách Outlook. Býva v Seattli, kde sa rada číta a hrať na guitar.

Na začiatok stránky

Potrebujete ďalšiu pomoc?

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pripojiť k Microsoft insiderov chcú

Považujete poskytnuté informácie za užitočné?

Aká je podľa vás kvalita prekladu?
Čo sa vám páčilo a čo nie?

Ďakujem za vaše pripomienky!

×