Projekty vám môžu pomôcť rýchlo. Skôr než ho poznáte, jednoduchý stavebný projekt sa stane kolážou menších projektov, ako je napríklad návrh, vykopírovanie, základy práce a marketing. Väčšiu kontrolu nad projektom môžete získať tak, že vytvoríte menšie projekty v programe Project a potom ich prepojíte do jedného Project súboru, ktorý im ukáže, kde sa zmestia do hlavného projektu.
Obsah tohto článku
Prehľad hlavných projektov
Projekt si možno hlavný projekt ako súbor zlúčeného projektu, ktorý má hierarchiu medzi viacerými súvisiacimi projektmi. Projekty vložené do hlavného projektu sa nazývajú podprojekty.
Keď vložíte podprojekt, malá ikona Project ju odlišuje od súhrnných úloh, ktoré sú súčasťou hlavného projektu.
V rámci hlavného projektu sa podprojekty zobrazujú ako súhrnné úlohy, ktoré môžete jednoducho usporiadať v prehľade.
kliknutím na znamienko plus vedľa podprojektu rozbaľte úlohy podprojektu na zobrazenie.
Každý podprojekt predstavuje inú fázu alebo inú funkčnú skupinu v hlavnom projekte.
Keď do hlavného projektu vložíte podprojekt, tieto dva projekty sú prepojené a všetky informácie v podprojekte môžete zobraziť z hlavného projektu.
Keď aktualizujete podprojekt z hlavného projektu, aktualizuje sa aj v jeho zdrojovom súbore. Ak potrebujete len skombinovať súbory a vytvoriť zostavu alebo vytlačiť zobrazenie informácií o kombinovanom projekte, môžete ich dočasne zlúčiť v zobrazení.
Vytvorenie hlavného projektu a podprojektov vám umožňuje rozdeliť veľký projekt a delegovať jeho časti na potrebných ľudí. V podmienkach riadenia projektov priraďovanie podprojektov týmto spôsobom zodpovedá tým, ktorí pracujú, a zodpovedá zodpovednej autorite. Z Project je vytvorenie podprojektov v rámci hlavného projektu pre projektových manažérov potrebné na získanie prístupu k svojim častiam plánu a ich riadenie.
Ak chcete zistiť, či by ste mali rozdeliť veľký projekt na hlavný projekt a podprojekty, zvážte toto:
-
Váš projekt je veľmi veľký a podrobný. Ak projekt obsahuje viac než niekoľko stoviek úloh, ich rozvedomenie na podprojekty môže zjednodušiť spravovanie. Ak niektoré časti projektu obsahujú prácu, ktorá je rozdelená na detailnejšie než iné, môže byť lepšie rozdeliť tieto časti na podprojekty tak, aby sa väčšine používateľov zobrazí len súhrnný popis podprojektu, ale strany, ktoré majú záujem, ho môžu zobraziť podrobnejšie. Jeden súbor je takmer vždy rýchlejšou alternatívou, ale ak sa dokážete sústrediť len na časť projektu, môže byť vhodné oplatí sa od trade-off.
-
Vaša organizácia nie je centralizovaná. V dobre rozmiestnenej organizácii poskytujú hlavný projekt a podprojekty pracovníkom väčšiu kontrolu nad vlastnou prácou ako jeden centralizovaný súbor projektu.
-
Chcete zvýšiť účinnosť metód plánovania organizácie. Ak sú zodpovední správcovia nižšej úrovne a vedia, ktoré úlohy sú potrebné na projekt, môže byť lepšie umožniť im naplánovať prácu ich tímov a potom zlúčiť svoje projektové súbory do hlavného projektu. Ak je plánovanie zhora nadol normou, môžete zmeniť usporiadanie počiatočného plánu na podprojekty, ak je implementované tak, aby mali jednotliví projektoví manažéri alebo tímy prístup k svojim vlastným plánom a mali nad nim kontrolu.
-
Pracujete na viacerých projektoch. Project manažéri môžu mať množinu projektov, na ktorých pracujú stále, bez ohľadu na to, či sú projekty navzájom prepojené alebo nie. Namiesto toho, aby ste ich otvorili po jednom, môžete všetky podprojekty otvoriť naraz po otvorení hlavného projektu. Tento prístup tiež zjednodušuje vytváranie zostáv pre viaceré projekty. Ak sú projekty vzájomne prepojené, projektový manažér môže medzi závislosti úloh v rôznych projektoch vytvoriť nové vzťahy. Vytváranie závislostí medzi projektmi uľahčuje iným projektových manažérom vidieť, ako práca ostatných projektových manažérov ovplyvňuje ich plány.
-
Niektoré projekty sú podriadené iným. Vložením rôznych projektov do iných súborov môžete presne odrážať hierarchiu viacerých projektov. Výsledná štruktúra podprojektov by mala zohľadňovať priority a povinnosti členov vášho tímu, ako aj vzájomné vzťahy medzi úlohami v rôznych oblastiach a celkovým termínom.
-
Projekt môže upravovať viacero ľudí. V ideálnom prípade vlastní, spravuje a mení súbor projektu jeden projektový manažér. Projekt je však často súčasťou väčšieho programu, ktorý by možno potrebovali spravovať správcovia hornej úrovne. Project tímu sa môžu sústrediť na svoju prácu tak, že ju môžu zobraziť ako samostatný súbor, a projektový manažér, ktorý riadi hlavný projekt, môže koordinovať plán každého podprojektového tímu.
Medzníky hlavného projektu môžu byť nádychom medzníkov jednotlivých projektových tímov podprojektov, aby sa plány neordinovali v termíne. Medzníky môžete koordinovať vytvorením závislosti medzi medzníkmi alebo skopírovaním a prilepním medzníkových úloh z hlavného projektu do každého podprojektu.
-
Projekt má viacero účastníkov projektu, ktorí sú zámyslu nad rôznymi časťami projektu. Keď sa chcú ľudia pozrieť na iné podrobnosti, projektoví manažéri môžu umiestniť všetky projektové súbory na server a prispôsobiť rôzne zobrazenia pre rôznych účastníkov projektu. Ten istý súbor projektu možno použiť ako podprojekt v rôznych hlavných projektoch na prispôsobenie zobrazených informácií.
-
Chcete, aby vaše podprojekty boli iba na čítanie. Ďalšiu kontrolu nad časťami projektu môžete zachovať premiestnením úloh do podprojektu a obmedzením prístupu ku kľúčovým ľuďom.
-
Okrem celého projektu chcete analyzovať aj kritickú cestu pre každú fázu. Každý jednotlivý projekt obsahuje kritická cesta. Zlúčenie viacerých projektov do jedného hlavného projektu zjednodušuje zobrazenie celkového obrázka ako viacerých kritických ciest v rámci hlavného projektu, pričom sa zachovávajú samostatné kritické cesty pre každý podprojekt.
Ďalšie informácie
Práca s podprojektmi v hlavný projekt
Keď vložíte podprojekt do hlavného projektu, podprojekt sa v zozname úloh zobrazí ako súhrnná úloha a v poli Indikátory Project sa zobrazí indikátor ikony Indikátory. Podprojekt sa odsadí na úrovni prehľadu riadka, do ktorého ho vložíte, ale môžete ho odsadiť alebo zväčšiť rovnako ako akúkoľvek inú úlohu. Keďže podprojekt je znázornený ako súhrnná úloha, nemôžete upraviť jej súhrnné informácie, ale môžete rozbaliť prehľad tak, aby sa zobrazujú úlohy podprojektu, a upraviť informácie o projekte v súbore hlavného projektu.
Poznámka: Formátovanie, ktoré ste použili v súhrnných úlohách alebo pruhoch Ganttovho grafu v podprojekte, sa v hlavnej projektoch nezobrazí. Informácie o formátovaní sú uložené v každom súbore a musia sa použiť samostatne v nadradenom projekte.
Keď uložíte hlavný projekt, zmeny podprojektu sa uložia aj v zdrojovom súbore podprojektu. Ak chcete pracovať priamo v zdrojovom súbore bez otvorenia súboru hlavného projektu, zmeny zdrojového súboru podprojektu sa automaticky aktualizujú v súbore hlavného projektu.
Poznámka: Ak už nepotrebujete udržiavať hlavný projekt a podprojekt synchronizovaný, môžete ich zrušiť. Po zmene podprojektu alebo hlavného projektu zostane tento súbor nezmenený.
Ďalšie informácie
Vplyv zdrojov na kombinovanie súborov
Po zlučovaní súborov do hlavného súboru projektu ostanú zdroje pre oba súbory samostatné, rovnako ako úlohy v podprojekte zostanú v podprojekte. Informácie o zdrojoch v hlavného projekte môžete zmeniť a zmeny sa replikujú v zdrojovom súbore podprojektu. Všetky zdroje v nadradenom projekte a podprojektoch môžete zobraziť spolu v zobrazení Zoznam zdrojov, zdroj však nemôžete priradiť k žiadnemu projektu, ktorý je iný ako podprojekt, z ktorý pochádza.
Poznámka: Ak sa rovnaké zdroje používajú vo viacerých podprojektoch, duplicitné názvy zdrojov sa budú zobraziť, pretože zdroje nie sú skombinované. Ak však chcete priradiť zdroje v rôznych podprojektoch a vyriešiť duplicitné názvy zdrojov, môžete ich skombinovať do fond zdrojov sprístupniť aj ostatným súborom.
Iné spôsoby kombinovania súborov
Hlavné projekty a podprojekty vám umožňujú vytvoriť hierarchiu projektov, ktoré odrážajú vzťah medzi nimi a v niektorých prípadoch aj štruktúru vašej organizácie. Môžete však použiť aj iné dôvody na zlúčenie projektových súborov. Môžete ich napríklad dočasne skombinovať na rýchlu revíziu alebo tlač.
Zlúčenie nesúvisiacich súborov
Ak máte viacero súborov, ktoré chcete skombinovať v jednom okne, použite konsolidované súbory bez ohľadu na to, či súbory súvisia alebo nie. Kombinovanie nesúvisiacich súborov do zlúčeného projektu zjednodušuje zobrazenie informácií z viacerých projektov v rôznych zobrazeniach a ich tlač. Ak potrebujete sledovať množstvo prebiehajúcich projektov, napríklad ak súčasne vyvíjate rôzne produkty, môžete súbory projektu zlúčiť. Môžete zoraďovať a zoskupovať podľa názvov produktov, termínov projektov a manažérov, aby ste mohli vyhľadať a vyhodnotiť konkrétne informácie, ktoré potrebujete. Môžete napríklad vytlačiť zoznam, zobrazenie Ganttovho grafu obsahuje všetky vaše projekty.
Vytvorenie pracovného priestoru programu Groove
Alternatívou zlučovania projektov je vytvorenie pracovného priestoru, ktorý bude obsahovať jednotlivé projektové súbory, z ktorých každý je otvorený v samostatnom okne. Ak často pracujete s rovnakými súbormi projektu a nechcete ich konsolidovať do jedného veľkého projektu, použite pracovný priestor.
Keď súbory otvoríte a potom ich uložíte ako pracovný priestor, Project súbory a ich aktuálne nastavenia do jedného súboru pracovného priestoru. Keď potom otvoríte súbor pracovného priestoru, naraz otvoríte všetky zahrnuté súbory. Každý projekt má na paneli úloh vlastné tlačidlo, ktoré uľahčuje prepínanie z jedného projektu do druhého.
Ak chcete vytvoriť pracovný priestor, vyberte alebo otvorte projektové súbory a potom vyberte položky Súbor >Uložiť pracovný priestor.
