Použitie toku činností na správu schválenia obsahu knižnice

Obsah tohto článku

• Krok 1: Zapnutie schválenia obsahu a určenie zabezpečenia položky konceptu pre knižnicu

• Krok 2: Zapnutie hlavné a vedľajšie spravovania verzií pre knižnicu

• Krok 3: Nastavenie pracovného postupu na riadenie schválenia obsahu pre knižnicu

Na začiatok stránky

Krok 1: Zapnutie schválenia obsahu a určenie zabezpečenia položky konceptu pre knižnicu

Keď nastavujete knižnicu, môžete vyžadovať schválenie zmien dokumentov, ktoré sú uložené v danej knižnici.

Keď sa pre knižnicu vyžaduje schválenie obsahu, zmenený dokument zostáva v stave čakania, až kým nie je schválený alebo zamietnutý niekým, kto má povolenie ho schváliť. Ak je súbor schválený, je mu v knižnici priradený stav Schválený a zobrazí sa každému, kto má povolenie knižnicu zobraziť. Ak je súbor zamietnutý, jeho stav je aktualizovaný na stav Zamietnutý a môže ho zobraziť iba autor dokumentu a používatelia s povolením spravovať zoznamy.

Predvolene je čakajúci dokument viditeľný iba svojmu autorovi a používateľom s povolením spravovať zoznamy, ale môžete určiť, či iné skupiny používateľov môžu dokument zobraziť.

1. Ak knižnica nie je otvorená, kliknite na jej názov na paneli pre rýchle spustenie.

   Ak sa názov knižnice nezobrazuje, kliknite na možnosť Zobraziť obsah celej lokality a potom kliknite na názov knižnice.

   1. V ponuke Nastavenie kliknite na nastavenie typu knižnice, ktorú otvárate.

      Napríklad v knižnici dokumentov kliknite na ponuku Nastavenie knižnice dokumentov.

2. V časti Všeobecné nastavenia kliknite na položku Nastavenie riadenia verzií.

3. V časti Schválenie obsahu kliknite v časti Chcete požadovať schválenie obsahu pre odoslané položky? na tlačidlo Áno.

4. V sekcii Zabezpečenie položky konceptu v časti Kto bude môcť zobraziť položky konceptu v tejto knižnici dokumentov? zvoľte možnosť Len používatelia, ktorí môžu schvaľovať položky (a autor položky).

   Poznámka: Ak ste predtým neaktualizovali nastavenia riadenia verzií knižnice, táto možnosť je zvolená automaticky, keď zvolíte možnosť vyžadovať schválenie obsahu.

5. Kliknite na tlačidlo OK.

Na začiatok stránky

Krok 2: Zapnutie riadenia hlavných a vedľajších verzií knižnice

Musíte tiež zapnúť riadenie hlavných a vedľajších verzií knižnice, aby bolo možné použiť tok činností pre riadenie schválenia obsahu.

1. Ak knižnica nie je otvorená, kliknite na jej názov na paneli pre rýchle spustenie.

   Ak sa názov knižnice nezobrazuje, kliknite na možnosť Zobraziť obsah celej lokality a potom kliknite na názov knižnice.

   1. V ponuke Nastavenie kliknite na nastavenie typu knižnice, ktorú otvárate.

      Napríklad v knižnici dokumentov kliknite na ponuku Nastavenie knižnice dokumentov.

2. V časti Všeobecné nastavenia kliknite na položku Nastavenie riadenia verzií.

3. V sekcii História verzií dokumentu kliknite na položku Vytvoriť hlavné a vedľajšie verzie (koncepty).

4. Kliknite na tlačidlo OK.

Na začiatok stránky

Krok 3: Nastavenie toku činností na riadenie schválenia obsahu knižnice

Lokality aplikácie Windows SharePoint Services 3.0 neobsahujú žiadne preddefinované toky činností, ktoré je možné použiť na riadenie schválenia obsahu. Ak chcete použiť toky činností na riadenie schválenia obsahu knižnice, vaša organizácia musí vyvinúť a rozšíriť vlastný tok činností, ktorý je konkrétne navrhnutý ako tok činností pre schválenie obsahu.

Keď používate tok činností na riadenie schválenia obsahu v knižnici, tok činností schválenia obsahu v knižnici sa spustí vždy, keď používateľ vráti do projektu dokument ako hlavnú verziu, alebo keď používateľ zvolí pre dokument príkaz Publikovať hlavnú verziu. Aj keď tok činností práve prebieha, daný dokument zostáva vo vedľajšej verzii v stave Čakajúci. Ak je dokument schválený prostredníctvom toku činností schválenia obsahu, jeho stav je aktualizovaný na stav Schválený a dokument je publikovaný ako hlavná verzia, ktorá je viditeľná komukoľvek s povolením zobraziť dokumenty v knižnici. Pokiaľ je dokument prostredníctvom toku činností schválenia obsahu zamietnutý, jeho stav je aktualizovaný na stav Zamietnutý a zostáva ako vedľajšia verzia, ktorú môže zobraziť iba autor dokumentu a tí používatelia, ktorí majú povolenie spravovať zoznamy.

1. Otvorte knižnicu, do ktorej chcete pridať tok činností.

   1. V ponuke Nastavenie kliknite na nastavenie typu knižnice, ktorú otvárate.

      V knižnici dokumentov napríklad kliknite na ponuku Nastavenie knižnice dokumentov.

2. V časti Povolenia a správa kliknite na položku Nastavenie toku činností.

   Poznámky: 

   • Príkaz Nastavenie toku činností sa zobrazí, iba ak sú pre túto kolekciu lokality aktivované toky činností.

   • Pokiaľ toky činností boli už pridané do tejto knižnice, tento krok vás zavedie priamo na stránku Zmena nastavení toku činností. Ak sa chcete dostať na stránku Pridať tok činností, musíte kliknúť na položku Pridať tok činností. Ak do tohto zoznamu, knižnice alebo typu obsahu neboli ešte pridané žiadne toky činností, tento krok vás zavedie priamo na stránku Pridať tok činností.

3. Na stránke Pridať tok činností v sekcii Tok činností kliknite na šablónu názov toku činností, ktorú chcete použiť na riadenie schválenia obsahu.

4. V časti Názov zadajte jedinečný názov toku činností.

5. V sekcii Zoznam úloh zadajte zoznam úloh, ktorý chcete použiť s týmto tokom činností.

   Poznámky: 

   • Môžete použiť predvolený zoznam Úlohy alebo môžete vytvoriť nový zoznam. Ak použijete predvolený zoznam Úlohy, účastníci toku činností si budú môcť jednoducho vyhľadať a zobraziť svoje úlohy toku činností pomocou použitia zobrazenia Moje úlohy zo zoznamu Úlohy.

   • Ak úlohy v toku činností budú odhaľovať citlivé alebo dôverné údaje, ktoré chcete uchovať oddelene od všeobecného zoznamu Úlohy, vytvorte nový zoznam úloh.

   • Ak organizácia má množstvo tokov činností alebo ak toky činností zahŕňajú početné úlohy, vytvorte nový zoznam činností. V tomto prípade môžete vytvoriť zoznamy úloh pre každý tok činností.

6. V časti Zoznam histórie vyberte zoznam histórie, ktorý chcete používať s týmto tokom činností. Zoznam histórie zobrazuje všetky udalosti, ktoré sa vyskytujú počas každej inštancie toku činností.

   Poznámka: Môžete použiť predvolený zoznam História, alebo môžete vytvoriť nový zoznam. Ak sa vo vašej organizácii používa viacero tokov činností, môžete pre každý tok činností vytvoriť samostatný zoznam histórie.

7. V sekcii Možnosti spustenia začiarknite políčko Spustiť tento tok činností na schválenie publikovania hlavnej verzie položky.

   Poznámka: Táto možnosť je dostupná, iba ak je zapnuté riadenie verzií knižnice a ak sa zvolená šablóna toku činností môže použiť na schválenie obsahu.

8. Ak chcete povoliť ručné spustenie toku činností, začiarknite políčko Povoliť ručné spustenie daného toku činností overenému používateľovi, ktorý má povolenia upravovať položky. Pokiaľ chcete vyžadovať ďalšie povolenia na spustenie toku činností, začiarknite políčko Na spustenie toku činností vyžadovať povolenia spravovať zoznamy.

9. Ak pre váš tok činností existujú doplnkové možnosti prispôsobenia, kliknite na tlačidlo Ďalej a potom určite požadované možnosti toku činností na stránke prispôsobenia.

10. Ak pre tok činností nie sú dostupné ďalšie možnosti prispôsobenia, kliknite na tlačidlo OK.

    Poznámky: 

    • Tok činností schválenia obsahu začne automaticky, keď autor vráti do projektu koncept ako hlavnú verziu, alebo keď autor zvolí pre dokument príkaz Publikovať hlavnú verziu.

    • Používatelia, ktorí majú povolenie priamo schváliť dokument, to môžu urobiť upravením vlastností pre daný dokument priamo v knižnici. Ak je dokument týmto spôsobom schválený alebo zamietnutý, tok činností sa automaticky ukončí.

Na začiatok stránky