Skôr ako začnete, otvorte prázdny dokument v programe Word a napíšte text e-mailovej správy, ktorú chcete odoslať.
Ak chcete odoslať e-mail, je nutné, aby ste si nainštalovali e-mailový program kompatibilný s rozhraním MAPI, napríklad Outlook alebo Gmail.
Krok 1: Príprava hlavného dokumentu
-
Prejdite na položky Korešpondencia > Spustiť hromadnú korešpondenciu > E-mailové správy.
Krok 2: Nastavenie poštového zoznamu
Poštový zoznam je zdrojom údajov. Viac informácií nájdete v téme Zdroje údajov, ktoré možno používať pre hromadnú korešpondenciu.
Tipy
-
Ak nemáte k dispozícii poštový zoznam, môžete ho vytvoriť počas hromadnej korešpondencie.
-
Ak používate tabuľkový hárok programu Excel, naformátujte stĺpce so ZIP alebo PSČ ako text, aby ste zachovali všetky nuly. Ďalšie informácie nájdete v téme Formátovanie čísel, dátumov a iných hodnôt hromadnej korešpondencie v Exceli.
-
Ak chcete použiť kontakty programu Outlook, uistite sa, že vaším predvoleným e-mailovým programom je Outlook v rovnakej verzii ako program Word.
Krok 3: Prepojenie poštového zoznamu s e-mailovou správou
Skontrolujte, či zdroj údajov obsahuje stĺpec s e-mailovými adresami a či sa v ňom nachádza e-mailová adresa každého, komu chcete odoslať e-mail.
-
Prejdite na položky Korešpondencia > Vybrať príjemcov.
-
Vybrať zdroj údajov. Viac informácií nájdete v téme Zdroje údajov, ktoré možno používať pre hromadnú korešpondenciu.
-
Vyberte položky Súbor > Uložiť.
Ak potrebujete upraviť, zoradiť alebo filtrovať poštový zoznam, pozrite si tému Hromadná korešpondencia: Upraviť príjemcov.
Krok 4: Pridanie prispôsobeného obsahu do e-mailovej správy
-
Prejdite na položky Korešpondencia > Riadok s pozdravom.
-
Vyberte formát, ktorý chcete použiť.
-
Výberom tlačidla OK vložte zlučovacie pole.
-
Vyberte položky Súbor > Uložiť.
Do e-mailovej správy môžete vložiť ďalšie polia zo zdroja údajov. Ďalšie informácie nájdete v téme Vkladanie polí hromadnej korešpondencie.
Poznámka: Po vložení polí bude potrebné vykonať manuálne formátovanie e-mailu.
Ak chýba niektorá časť adresy alebo iné polia, opravíte ich podľa informácií v téme Hromadná korešpondencia: Mapovanie polí.
Ak chcete zmeniť písmo, veľkosť alebo rozstupy v zlúčenom obsahu, vyberte názov zlučovacieho poľa a vykonajte požadované zmeny.
Krok 5: Zobrazenie ukážky a dokončenie
-
Ak chcete zobraziť mená a adresy v texte listu, vyberte položku Ukážka výsledkov a potom vyberte tlačidlo Nasledujúci
alebo Predchádzajúci
.
-
Vyberte položky Dokončiť a zlúčiť > Odoslať e-mailové správy.
-
V poli Komu vyberte stĺpec alebo pole s e-mailovými adresami z poštového zoznamu.
Poznámka: Word odošle samostatnú správu na každú e-mailovú adresu. Nie je možné poslať kópie alebo skryté kópie ostatným príjemcom. Do e-mailu môžete pridať prepojenia, ale nemôžete pridať prílohy.
-
Do poľa Predmet správy zadajte predmet správy.
-
Ak chcete dokument odoslať ako telo e-mailovej správy, v poli Formát e-mailu vyberte položku HTML (predvolené nastavenie) alebo položku Obyčajný text
-
V časti Odoslať záznamy použite jednu z nasledujúcich možností:
-
Všetky záznamy (predvolené).
-
Aktuálny záznam, správa sa odošle iba záznamu zobrazenému na obrazovke.
-
Oda Komu odošlú iba určitú škáluzáznamov.
-
-
Ak chcete spustiť hromadnú korešpondenciu, vyberte tlačidlo OK
Krok 6: Uloženie prispôsobenej správy
Prejdite na položky Súbor > Uložiť. Pri uložení hlavného dokumentu sa uloží aj pripojenie k vybratému zdroju údajov. Ak ho chcete znova použiť, otvorte dokument a vyberte možnosť Áno, keď sa zobrazí výzva na zachovanie pripojenia k zdroju údajov.
Pozrite tiež
Skôr ako začnete, otvorte prázdny dokument v programe Word a napíšte text e-mailovej správy, ktorú chcete odoslať.
Ak chcete odoslať e-mail, je nutné, aby ste si nainštalovali e-mailový program kompatibilný s rozhraním MAPI, napríklad Outlook alebo Gmail.
Krok 1: Vytvorenie hlavného dokumentu v programe Word
-
Prejdite na položky Korešpondencia > Spustiť hromadnú korešpondenciu > E-mailové správy.
-
V programe Word napíšte e-mailovú správu, ktorú chcete odoslať.
Krok 2: Nastavenie poštového zoznamu
Poštový zoznam je zdrojom údajov. Viac informácií nájdete v téme Zdroje údajov, ktoré možno používať pre hromadnú korešpondenciu.
Tipy
-
Ak nemáte k dispozícii poštový zoznam, môžete ho vytvoriť počas hromadnej korešpondencie.
-
Ak používate tabuľkový hárok programu Excel, naformátujte stĺpce so ZIP alebo PSČ ako text, aby ste zachovali všetky nuly. Ďalšie informácie nájdete v téme Formátovanie čísel, dátumov a iných hodnôt hromadnej korešpondencie v Exceli.
-
Ak chcete použiť kontakty programu Outlook, uistite sa, že vaším predvoleným e-mailovým programom je Outlook v rovnakej verzii ako program Word.
Krok 3: Prepojenie poštového zoznamu s e-mailovou správou
Skontrolujte, či zdroj údajov obsahuje stĺpec s e-mailovými adresami a či sa v ňom nachádza e-mailová adresa každého, komu chcete odoslať e-mail.
-
Prejdite na položky Korešpondencia > Vybrať príjemcov.
-
Vybrať zdroj údajov. Viac informácií nájdete v téme Zdroje údajov, ktoré možno používať pre hromadnú korešpondenciu.
-
Vyberte položky Súbor > Uložiť.
Ak potrebujete upraviť, zoradiť alebo filtrovať poštový zoznam, pozrite si tému Hromadná korešpondencia: Upraviť príjemcov.
Krok 4: Pridanie a naformátovanie zlučovacích polí
-
Prejdite na položky Korešpondencia > Vložiť zlučovacie pole a potom vyberte polia, ktoré chcete pridať.
-
V hlavnom dokumente vyberte pole Presuňte polia do tohto poľa alebo napíšte text a kliknite alebo ťuknite na text, ktorý chcete odstrániť.
-
Pridajte a naformátujte polia, ktoré chcete zahrnúť do e-mailovej správy, a vyberte tlačidlo OK.
Krok 5: Zobrazenie ukážky a odoslanie e-mailových správ
-
Prejdite na kartu Korešpondencia > Ukážka výsledkov a zobrazí sa ukážka e-mailových správ.
Na posúvanie medzi e-mailovými správami použite tlačidlá so šípkami doľava a doprava na karte Korešpondencia.
-
Ak chcete pridať alebo odstrániť zlučovacie polia, vyberte znovu položku Ukážka výsledkov.
-
Keď ste pripravení, prejdite na položku Korešpondencia > Dokončiť a zlúčiť > Zlúčiť do e-mailu.
Položka Zlúčiť do e-mailu nie je k dispozícii, ak ste nevybrali predvolený e-mailový program.
-
Vyberte zlučovacie pole Komu, predmet a možnosť odoslať ako text, HTML alebo ako prílohu. Ak vyberiete možnosť odoslať ako prílohu, e-mail nebude obsahovať žiadny základný text, ale správa sa odošle ako priložený dokument.
-
Vyberte položku Hromadná korešpondencia do priečinka Pošta na odoslanie.
