Presun údajov z Excelu do programu Access

Krok 1: Importovanie údajov z Excelu do programu Access

Importovanie údajov je operácia, ktorá môže oveľa ľahšie fungovať, ak budete mať nejaký časový význam na prípravu a vyčistenie údajov. Importovanie údajov je ako prechod na nový domov. Ak ste pred premiestnením vyčistia a usporiadali svoje majetky, vyrovnanie sa s novým domovom je oveľa jednoduchšie.

Vyčistenie údajov pred importovaním

Pred importovaním údajov do Accessu je v Exceli vhodné:

• Skonvertovať bunky, ktoré obsahujú iné ako atómové údaje (čiže viaceré hodnoty v jednej bunke) do viacerých stĺpcov. Napríklad bunka v stĺpci "skills", ktorá obsahuje viacero hodnôt kvalifikácie, ako je napríklad programovanie v jazyku C#, "" Programovanie VBA "a" Web Design ", by sa mala rozdeliť na samostatné stĺpce, ktoré obsahujú len jednu hodnotu kvalifikácie.

• Použite príkaz TRIM na odstránenie úvodných, koncových a viacerých vložených medzier.

• Odstránenie znakov, ktoré nie sú tlačené.

• Vyhľadajte a opravte chyby pravopisu a interpunkcie.

• Odstránenie duplicitných riadkov alebo duplicitných polí.

• Uistite sa, že stĺpce údajov neobsahujú zmiešané formáty, najmä čísla formátované ako text alebo dátumy formátované ako čísla.

Ďalšie informácie nájdete v nasledujúcich témach Pomocníka programu Excel:

• Desať najlepších spôsobov čistenia údajov

• Filtrovanie jedinečných hodnôt alebo odstránenie duplicitných hodnôt

• Konverzia čísiel uložených ako text na čísla

• Konvertovanie dátumov uložených ako text na dátumy

Výber najlepšieho typu údajov pri importovaní

Počas operácie importovania v Accesse si chcete vybrať z možností, aby sa zobrazili niektoré chyby konverzie, ktoré budú vyžadovať manuálny zásah. Nasledujúca tabuľka obsahuje súhrn spôsobu konverzie formátov čísel a typov údajov Accessu pri importovaní údajov z Excelu do programu Access a ponúka niekoľko tipov na dosiahnutie najvhodnejších typov údajov, ktoré môžete vybrať v Sprievodcovi importom tabuľkových hárkov.

Keď sú údaje v Accesse, môžete odstrániť excelové údaje. Skôr než ho odstránite, nezabudnite najskôr zálohovať pôvodný excelový zošit.

Ďalšie informácie nájdete v téme Pomocník pre Access Import údajov alebo prepojenie s údajmi v zošite programu Excel.

Automatické pripojenie údajov jednoduchým spôsobom

Bežný problém, ktorý používatelia programu Excel majú, pripojí k jednému veľkému hárku údaje s tými istými stĺpcami. Môžete napríklad použiť riešenie na sledovanie majetku, ktoré sa začalo v Exceli, ale teraz sa rozrástla tak, aby obsahovalo súbory z mnohých pracovných skupín a oddelení. Tieto údaje sa môžu nachádzať v rôznych hárkoch a zošitoch alebo v textových súboroch, ktoré sú údajovými informačnými kanálmi z iných systémov. Neexistuje žiadny príkaz používateľského rozhrania alebo jednoduchý spôsob, ako pripojiť podobné údaje v Exceli.

Najlepším riešením je použitie Accessu, kde môžete jednoducho importovať a pripojiť údaje do jednej tabuľky pomocou Sprievodcu importom tabuľkových hárkov. Okrem toho môžete do jednej tabuľky pridať veľa údajov. Môžete uložiť operácie importu, pridať ich do plánovaných úloh programu Microsoft Outlook a dokonca používať makrá na automatizáciu procesu.

Krok 2: normalizácia údajov pomocou Sprievodcu analýzou tabuľky

Na prvý pohľad sa môže zintenzívniť proces normalizácie údajov, ktoré sa môžu zdať skľučujúcou úlohou. Vďaka Sprievodcovi analýzou tabuľky Našťastie normalizácia tabuliek v Accesse je proces, ktorý je oveľa jednoduchší.

1. presuňte vybraté stĺpce do novej tabuľky a automaticky vytvorte vzťahy

2. Použite tlačidlo príkazy na Premenovanie tabuľky, Pridanie hlavného kľúča, vytvorenie existujúceho stĺpca primárnym kľúčom a zrušenie poslednej akcie

Pomocou tohto sprievodcu môžete vykonať tieto kroky:

• Skonvertuje tabuľku na množinu menších tabuliek a automaticky vytvorte vzťah primárneho a cudzieho kľúča medzi tabuľkami.

• Pridajte primárny kľúč k existujúcemu poľu, ktoré obsahuje jedinečné hodnoty, alebo vytvorte nové pole ID, ktoré používa typ údajov Automatické číslovanie.

• Automatické vytvorenie vzťahov na vynútenie referenčnej integrity pomocou kaskádových aktualizácií. Kaskádové odstránenia sa nepridajú automaticky, aby sa predišlo neúmyselnému odstraňovaniu údajov, môžete však neskôr jednoducho pridať kaskádové odstránenie.

• Vyhľadávajte nové tabuľky nadbytočných alebo duplicitných údajov (napríklad rovnakého zákazníka s dvomi rôznymi telefónnymi číslami) a aktualizujte ho podľa potreby.

• Zálohujte pôvodnú tabuľku a premenujte ju tak, že na jej názov pripojíte "_OLD". Potom vytvoríte dotaz, ktorý rekonštruuje pôvodnú tabuľku, s názvom pôvodnej tabuľky, aby všetky existujúce formuláre alebo zostavy založené na pôvodnej tabuľke fungovali s novou štruktúrou tabuľky.

Ďalšie informácie nájdete v téme normalizácia údajov pomocou analýzy tabuľky.

Krok 3: pripojenie k údajom Accessu z Excelu

Po tom, ako boli údaje v Accesse normalizované a bol vytvorený dotaz alebo tabuľka, ktorá rekonštruuje pôvodné údaje, je to jednoduchá otázka pripojenia k údajom Accessu z Excelu. Údaje sú teraz v Accesse ako externý zdroj údajov, a preto sa môžu pripojiť k zošitu prostredníctvom pripojenia údajov, čo je kontajner informácií, ktorý sa používa na vyhľadanie, prihlásenie a prístup k externému zdroju údajov. Informácie o pripojení sú uložené v zošite a môžu byť uložené aj v súbore pripojenia, ako je napríklad súbor pripojenia údajov balíka Office (ODC) (prípona súboru. odc) alebo súbor s názvom zdroja údajov (prípona. DSN). Po pripojení k externým údajom môžete v programe Access automaticky obnoviť (alebo aktualizovať) zošit programu Excel vždy, keď sa údaje aktualizujú v Accesse.

Ďalšie informácie nájdete v téme Importovanie údajov z externých zdrojov údajov (Power Query).

Získanie údajov do Accessu

Táto časť vás prevedie týmito fázami normalizácie údajov: rozbitie hodnôt v stĺpcoch predajca a adresa do svojich najviac atómových častí, oddelenie príbuzných predmetov do vlastných tabuliek, kopírovanie a prilepenie týchto tabuliek z Excelu do Access, vytváranie kľúčových vzťahov medzi novovytvorenými Accessmi tabuľkami a vytvorenie a spustenie jednoduchého dotazu v Accesse na vrátenie informácií.

Príklad údajov v nenormalizovanej forme

Nasledujúci hárok obsahuje iné ako atómové hodnoty v stĺpci Predajca a v stĺpci adresa. Oba stĺpce by sa mali rozdeliť na dva alebo viac samostatných stĺpcov. Tento hárok obsahuje aj informácie o predavačoch, produktoch, zákazníkoch a objednávkach. Tieto informácie by sa mali ďalej rozdeliť podľa predmetu na samostatné tabuľky.

Potrebujete ďalšiu pomoc?

Vždy sa môžete opýtať odborníka v komunite Excel Tech Community, získať podporu v rámci komunity lokality Answers alebo navrhnúť novú funkciu či vylepšenie na lokalite Excel User Voice.