Sčítanie údajov pomocou dotazu

Manuálne zadanie vzorových údajov

1. Na karte Vytvoriť kliknite v skupine Tabuľky na položku Tabuľka.

   Access pridá do databázy novú prázdnu tabuľku.

   Poznámka: Ak otvárate novú prázdnu databázu, nie je potrebné vykonať tento krok. Ak však potrebujete pridať tabuľku do databázy, bude potrebné vykonať tento krok.

2. Dvakrát kliknite na prvú bunku v riadku hlavičky a zadajte názov poľa vo vzorovej tabuľke.

   V Accesse sa predvolene označujú prázdne polia v riadku hlavičky s textom Pridať nové pole, napríklad takto:

   

3. Pomocou klávesov so šípkami sa presuňte do ďalšej prázdnej bunky hlavičky a zadajte názov druhého poľa (môžete tiež stlačiť kláves TAB alebo dvakrát kliknúť na novú bunku). Opakujte tento krok, kým nezadáte všetky názvy polí.

4. Zadajte údaje do vzorovej tabuľky.

   Počas zadávania údajov Access odvodí typ údajov každého poľa. Ak používate relačné databázy, mali by ste pre každý z polí v tabuľkách nastaviť konkrétny typ údajov, ako je napríklad číslo, text alebo dátum a èas. Nastavenie typu údajov pomáha zabezpečiť presné zadávanie údajov a tiež pomáha zabraňovať chybám, ako je napríklad používanie telefónneho čísla vo výpočte. Pre tieto vzorové tabuľky by ste mali povoliť, aby sa v Accesse vyvodzovať typ údajov.

5. Po dokončení zadávania údajov kliknite na tlačidlo Uložiť.

   Klávesová skratka stlačte kombináciu klávesov CTRL + S.

   Zobrazí sa dialógové okno Uložiť ako.

6. Do poľa názov tabuľky zadajte názov vzorovej tabuľky a potom kliknite na tlačidlo OK.

   Názov každej vzorovej tabuľky sa používa, pretože dotazy v sekciách s postupmi používajú tieto názvy.

7. Zopakujte tieto kroky, kým nevytvoríte všetky vzorové tabuľky uvedené na začiatku tejto sekcie.

Ak nechcete údaje zadať manuálne, postupujte podľa nasledujúcich krokov na skopírovanie údajov do tabuľkového hárka a potom importujte údaje zo súboru tabuľkového hárka do Accessu.

Vytvorenie vzorových hárkov

1. Spustite tabuľkový hárok a vytvorte nový prázdny súbor. Ak používate Excel, predvolene sa vytvorí nový prázdny zošit.

2. Skopírujte prvú vzorovú tabuľku, ktorá je uvedená vyššie, a prilepte ju do prvého hárka od prvej bunky.

3. Pomocou techniky poskytnutej tabuľkovým hárkom môžete hárok premenovať. Pomenujte hárok rovnakým názvom ako vzorová tabuľka. Ak je napríklad vzorová tabuľka pomenovaná kategórie, zadajte hárok s rovnakým názvom.

4. Zopakujte kroky 2 a 3, pričom každú vzorovú tabuľku skopírujte do prázdneho hárka a hárok premenujete.

   Poznámka: Možno bude potrebné pridať hárky do súboru tabuľkového hárka. Informácie o tom, ako túto úlohu vykonať, nájdete v Pomocníkovi v tabuľkovom programe.

5. Zošit uložte na vhodné miesto v počítači alebo v sieti a prejdite na ďalšie kroky postupu.

Vytvorenie databázových tabuliek z hárkov

1. Na karte Externé údaje kliknite v skupine Importovať na položku Excel.

   - alebo -

   Kliknite na položku Ďalšie a potom v zozname vyberte tabuľkový program.

   Zobrazí sa dialógové okno Získať externé údaje – Hárok programu Názov programu.

2. Kliknite na položku Prehľadávať, otvorte súbor hárka, ktorý ste vytvorili v predchádzajúcich krokoch, a potom kliknite na tlačidlo OK.

   Spustí sa Sprievodca importovaním z hárka.

3. Podľa predvoleného nastavenia Sprievodca vyberie prvý hárok v zošite (hárok zákazníci , ak ste vykonali kroky v predchádzajúcej časti) a údaje z hárka sa zobrazia v dolnej časti stránky sprievodcu. Kliknite na tlačidlo Ďalej.

4. Na ďalšej strane sprievodcu kliknite na položku prvý riadok obsahuje hlavičky stĺpcova potom kliknite na tlačidlo ďalej.

5. Voliteľne môžete na ďalšej strane použiť textové polia a zoznamy v časti Možnosti poľa na zmenu názvov polí a typov údajov alebo na vynechanie polí z operácie importovania. V opačnom prípade kliknite na položku ďalej.

6. Ponechajte vybratú možnosť Povoliť prístup pridať hlavný kľúč a kliknite na tlačidlo ďalej.

7. Access predvolene použije na novú tabuľku názov hárka. Prijmite meno alebo zadajte iný názov a potom kliknite na tlačidlo Dokončiť.

8. Zopakuje kroky 1 až 7, až kým nevytvoríte tabuľku z jednotlivých hárkov v zošite.

Premenovanie polí hlavného kľúča

1. Na navigačnej table kliknite pravým tlačidlom myši na všetky tabuľky, ktoré ste vytvorili v predchádzajúcich krokoch, a potom kliknite na položku Návrhové zobrazenie.

2. Vyhľadajte pole hlavného kľúča pre každú tabuľku. V predvolenom nastavení Access pomenuje každú identifikáciupoľa.

3. Do stĺpca názov poľa pre každé pole hlavného kľúča pridajte názov tabuľky.

   Môžete napríklad premenovať pole ID pre tabuľku kategórie na hodnotu ID kategórie a pole pre tabuľku objednávky na ID objednávky. V tabuľke Podrobnosti objednávky premenujte pole na hodnotu ID podrobností. V tabuľke Produkty premenujte pole na hodnotu ID produktu.

4. Uložte zmeny.

Vždy, keď sa v tomto článku zobrazia vzorové tabuľky, zahrnú pole primárneho kľúča a pole sa premenujú podľa postupu popísaného v predchádzajúcich krokoch.

Na začiatok stránky

Vytvorenie základného výberového dotazu

1. Prejdite na kartu Vytvoriť a v skupine Ďalšie kliknite na položku Návrh dotazu.

2. Dvakrát kliknite na tabuľku alebo tabuľky, ktoré chcete použiť v dotaze.

   Vybratá tabuľka alebo tabuľky sa zobrazia vo forme okien v hornej časti návrhára dotazov.

3. Dvakrát kliknite na polia tabuľky, ktoré chcete použiť v dotaze.

   Môžete zahrnúť polia obsahujúce popisné údaje, ako sú napríklad názvy a popisy, musíte však zadať pole obsahujúce číselné údaje alebo údaje meny.

   Každé pole sa zobrazí v bunke v mriežke návrhu.

4. Ak chcete spustiť dotaz, kliknite na položku spustiť .

   Množina výsledkov dotazu sa zobrazí v údajovom zobrazení.

5. Voliteľne môžete prejsť na Návrhové zobrazenie a prispôsobiť dotaz. Ak to chcete urobiť, kliknite pravým tlačidlom myši na kartu dokumentu pre dotaz a potom kliknite na položku Návrhové zobrazenie. Dotaz potom môžete podľa potreby prispôsobiť pridaním alebo odstránením polí tabuľky. Ak chcete odstrániť pole, vyberte stĺpec v mriežke návrhu a stlačte kláves DELETE.

6. Uložte dotaz.

Pridanie riadka súčtu

1. Skontrolujte, či je dotaz otvorený v údajovom zobrazení. Ak to chcete urobiť, kliknite pravým tlačidlom myši na kartu dokumentu pre dotaz a potom kliknite na položku údajové zobrazenie.

   - alebo -

   Na navigačnej table dvakrát kliknite na dotaz. Dotaz sa spustí a načíta výsledky do údajového hárka.

2. Na karte Domov kliknite v skupine Záznamy na položku Súčty.

   V údajovom hárku sa zobrazí nový riadok súčtu .

3. V riadku celkom kliknite na bunku v poli, ktoré chcete sčítať, a potom v zozname vyberte položku Sum .

Skrytie riadka súčtu

• Na karte Domov kliknite v skupine Záznamy na položku Súčty.

Ďalšie informácie o používaní riadka súčtu nájdete v článku Zobrazenie súčtov stĺpcov v údajovom hárku.

Na začiatok stránky

Výpočet jednoduchého celkového súčtu

1. Prejdite na kartu Vytvoriť a v skupine Ďalšie kliknite na položku Návrh dotazu.

2. Dvakrát kliknite na tabuľku, ktorú chcete použiť v dotaze.

   Ak používate vzorové údaje, dvakrát kliknite na tabuľku objednávky.

   Tabuľka sa zobrazí v okne v hornej časti návrhára dotazov.

3. Dvakrát kliknite na pole, ktoré chcete sčítať. Skontrolujte, či je pole nastavené na typ údajov Number alebo Currency. Ak sa pokúsite sčítať hodnoty v iných než číselných poliach, ako napríklad textové pole, v Accesse sa pri pokuse o spustenie dotazu zobrazí chybové hlásenie Typ údajov nezhoduje sa vo výraze kritériá .

   Ak používate vzorové údaje, dvakrát kliknite na stĺpec poštový poplatok.

   Ak chcete vypočítať celkové súčty pre tieto polia, do mriežky môžete pridať ďalšie číselné polia. Dotaz súčtov môže vypočítať celkové súčty pre viac než jeden stĺpec.

4. Na karte návrh v skupine Zobraziť alebo skryť kliknite na položku súčty.

   Riadok súčtu sa zobrazí v mriežke návrhu a Zoskupiť podľa sa zobrazí v bunke v stĺpci poplatok za prepravné číslo.

5. Zmeňte hodnotu v bunke v riadku súčtu na hodnotu Sum.

6. Ak chcete spustiť dotaz a zobraziť výsledky v údajovom zobrazení, kliknite na položku spustiť .

   Tip: Všimnite si, že Access pripojí "SumOf" na začiatok názvu poľa, ktoré spočítate. Ak chcete zmeniť záhlavie stĺpca na niečo zmysluplnejšie, ako je napríklad Celková dodávka, prejdite späť do návrhového zobrazenia a kliknite do riadka pole v stĺpci poštový poplatok v mriežke návrhu. Umiestnite kurzor vedľa položky poplatok za doručenie a zadajte slová Celková dopravaa za ním dvojbodku, napríklad: Celková preprava: poplatok za doručenie.

7. Voliteľne môžete uložiť dotaz a ukončiť ho.

Výpočet celkového súčtu, ktorý vylučuje niektoré záznamy

1. Prejdite na kartu Vytvoriť a v skupine Ďalšie kliknite na položku Návrh dotazu.

2. Dvakrát kliknite na tabuľku poradie a Podrobnosti objednávky.

3. Pridajte pole Dátum objednávky z tabuľky objednávky do prvého stĺpca v mriežke návrhu dotazu.

4. Do riadka kritériá v prvom stĺpci zadajte text Date ()-1. Tento výraz vylúči záznamy aktuálneho dňa z vypočítavaného súčtu.

5. Potom vytvorte stĺpec, ktorý vypočíta čiastku predaja pre každú transakciu. Do riadka pole druhého stĺpca v mriežke zadajte nasledujúci výraz:

   Celková hodnota predaja: (1-[Podrobnosti objednávky]. [ Zľava]/100) * ([Podrobnosti objednávky]. [ Jednotková cena] * [Podrobnosti objednávky]. [Množstvo])

   Skontrolujte, či sú polia výrazu odkazy nastavené na typy údajov Number alebo Currency. Ak sa vo výraze odkazuje na polia nastavené na iné typy údajov, v Accesse sa pri pokuse o spustenie dotazu zobrazí hlásenie nezhoduje typ údajov správy vo výraze kritériá .

6. Na karte návrh v skupine Zobraziť alebo skryť kliknite na položku súčty.

   Riadok súčtu sa zobrazí v mriežke návrhu a Zoskupiť podľa sa zobrazí v prvom a druhom stĺpci.

7. V druhom stĺpci zmeňte hodnotu v bunke riadka súčtu na hodnotu Sum. Funkcia Sum spočíta jednotlivé údaje o predaji.

8. Ak chcete spustiť dotaz a zobraziť výsledky v údajovom zobrazení, kliknite na položku spustiť .

9. Uložte dotaz ako denný predaj.

   Poznámka: Pri ďalšom otvorení dotazu v návrhovom zobrazení sa môže vyskytnúť nepatrná Zmena hodnôt zadaných v poli a celkový počet riadkov v stĺpci celková hodnota predaja. Výraz sa zobrazí v rámci funkcie Sum a riadok súčtu zobrazí Expression namiesto hodnoty Sum.

   Ak napríklad použijete vzorové údaje a vytvoríte dotaz (ako je znázornené v predchádzajúcich krokoch), zobrazí sa:

   Celková hodnota predaja: SUM ((1-[Podrobnosti objednávky]. Zľava/100) * ([Podrobnosti objednávky]. JednotkováCena * [Podrobnosti objednávky]. Množstvo))

Na začiatok stránky

Vytvorenie dotazu súčtov

1. Prejdite na kartu Vytvoriť a v skupine Ďalšie kliknite na položku Návrh dotazu.

2. Vyberte tabuľky, s ktorými chcete pracovať, a potom kliknite na položku Pridať.

   Každá tabuľka sa zobrazí ako okno v hornej časti návrhára dotazu.

   Ak používate vzorové tabuľky, ktoré sú uvedené vyššie, pridajte tabuľky produkty a Podrobnosti objednávky.

3. Dvakrát kliknite na polia tabuľky, ktoré chcete použiť v dotaze.

   Ako pravidlo pridáte do dotazu iba pole skupiny a pole hodnoty. Namiesto poľa hodnoty však môžete použiť výpočet – ďalšie kroky vysvetľujú, ako to urobiť.

   1. Pridajte pole kategórie z tabuľky produkty do mriežky návrhu.

   2. Vytvorte stĺpec, ktorý vypočíta čiastku predaja pre každú transakciu zadaním nasledujúceho výrazu do druhého stĺpca v mriežke:

      Celková hodnota predaja: (1-[Podrobnosti objednávky]. [ Zľava]/100) * ([Podrobnosti objednávky]. [ Jednotková cena] * [Podrobnosti objednávky]. [Množstvo])

      Uistite sa, že polia, ktoré sú vo výraze odkazujú, majú typy údajov Number alebo Currency. Ak odkazujete na polia iných typov údajov, v Accesse sa pri pokuse o prepnutie na údajové zobrazenie zobrazí chybové hlásenie Typ údajov sa nezhoduje s výrazom kritériá .

   3. Na karte návrh v skupine Zobraziť alebo skryť kliknite na položku súčty.

      Riadok súčtu sa zobrazí v mriežke návrhu a v danom riadku sa Zoskupiť podľa zobrazuje v prvom a druhom stĺpci.

   4. V druhom stĺpci zmeňte hodnotu v riadku súčtu na hodnotu Sum. Funkcia Sum spočíta jednotlivé údaje o predaji.

   5. Ak chcete spustiť dotaz a zobraziť výsledky v údajovom zobrazení, kliknite na položku spustiť .

   6. Ponechajte dotaz otvorený na použitie v ďalšej časti.

      Použitie kritérií s dotazom na súčty

      Dotaz, ktorý ste vytvorili v predchádzajúcej časti, obsahuje všetky záznamy v podkladových tabuľkách. Pri výpočte súčtov sa nevylučujú žiadne objednávky a zobrazia sa súčty pre všetky kategórie.

      Ak potrebujete vylúčiť niektoré záznamy, môžete do dotazu pridať kritériá. Môžete napríklad ignorovať transakcie, ktoré sú menšie ako $100 alebo vypočítať súčty iba pre niektoré kategórie produktov. V krokoch v tejto časti je vysvetlené, ako používať tri typy kritérií:

   7. Kritériá, ktoré ignorujú určité skupiny pri výpočte súčtov.    Vypočítavajú sa napríklad súčty iba pre videohry, umelecké a rámové a športové kategórie.

   8. Kritériá, ktoré skryjú niektoré súčty po ich výpočte.    Môžete napríklad zobraziť iba súčty väčšie ako $150 000.

   9. Kritériá, ktoré vylučujú jednotlivé záznamy z zahrnutia do súčtu.    Môžete napríklad vylúčiť jednotlivé transakcie predaja, keď hodnota (jednotková cena * množstvo) klesne pod $100.

      V nasledujúcich krokoch je vysvetlené, ako po jednom pridať kritériá a zobraziť vplyv na výsledok dotazu.

      Pridanie kritérií do dotazu

   10. Otvorte dotaz z predchádzajúcej sekcie v návrhovom zobrazení. Ak to chcete urobiť, kliknite pravým tlačidlom myši na kartu dokumentu pre dotaz a potom kliknite na položku Návrhové zobrazenie.

       - alebo -

       Na navigačnej table kliknite pravým tlačidlom myši na dotaz a potom kliknite na položku Návrhové zobrazenie.

   11. Do riadka kritériá v stĺpci Identifikácia kategórie zadajte = bábiky alebo športové alebo umelecké a rámové.

   12. Ak chcete spustiť dotaz a zobraziť výsledky v údajovom zobrazení, kliknite na položku spustiť .

   13. Prejdite späť do návrhového zobrazenia a v riadku kritériá v stĺpci celková hodnota predaja zadajte >100.

   14. Spustite dotaz, aby sa zobrazili výsledky, a potom prejdite späť do návrhového zobrazenia.

   15. Teraz pridajte kritériá na vylúčenie jednotlivých predajných transakcií, ktoré sú menšie ako $100. Ak chcete vykonať tento postup, je potrebné pridať ďalší stĺpec.

       Poznámka: V stĺpci celková hodnota predaja nie je možné zadať tretie kritériá. Všetky kritériá, ktoré zadáte v tomto stĺpci, sa vzťahujú na celkovú hodnotu, nie na jednotlivé hodnoty.

   16. Skopírujte výraz z druhého stĺpca do tretieho stĺpca.

   17. V riadku celkom pre nový stĺpec vyberte umiestnenie a v riadku kritériáZadajte >20.

   18. Spustite dotaz, aby sa zobrazili výsledky, a potom dotaz uložte.

       Poznámka: Pri ďalšom otvorení dotazu v návrhovom zobrazení je možné, že v mriežke návrhu zistíte mierne zmeny. V druhom stĺpci sa výraz v riadku pole zobrazí v rámci funkcie Sum a hodnota v riadku celkom zobrazí výraz namiesto hodnoty Sum.

       Celková hodnota predaja: SUM ((1-[Podrobnosti objednávky]. Zľava/100) * ([Podrobnosti objednávky]. JednotkováCena * [Orde r Podrobnosti]. Množstvo))

       Zobrazí sa aj štvrtý stĺpec. Tento stĺpec je kópiou druhého stĺpca, ale kritériá, ktoré ste zadali v druhom stĺpci, sa v skutočnosti zobrazujú ako súčasť nového stĺpca.

Na začiatok stránky

Vytvorenie krížového dotazu

1. Prejdite na kartu Vytvoriť a v skupine Ďalšie kliknite na položku Návrh dotazu.

2. Dvakrát kliknite na tabuľky, ktoré chcete použiť v dotaze.

   Každá tabuľka sa zobrazí ako okno v hornej časti návrhára dotazu.

   Ak používate vzorové tabuľky, dvakrát kliknite na tabuľku objednávky a na tabuľku Podrobnosti objednávky.

3. Dvakrát kliknite na polia, ktoré chcete použiť v dotaze.

   Každý názov poľa sa zobrazí v prázdnej bunke v riadku pole v mriežke návrhu.

   Ak používate vzorové tabuľky, pridajte do tabuľky objednávky polia Dátum odoslania a dátum odoslania.

4. Do ďalšej prázdnej bunky v riadku pole skopírujte a prilepte alebo zadajte nasledujúci výraz: celkový predaj: SUM (CCur ([Podrobnosti objednávky]. [ Jednotková cena] * [množstvo] * (1-[zľava])/100) * 100)

5. Na karte Návrh v skupine Typ dotazu kliknite na položku Krížový.

   Riadok súčtu a Krížový riadok sa zobrazia v mriežke návrhu.

6. Kliknite na bunku v riadku celkom v poli Mesto a vyberte položku Zoskupiť podľa. Vykonajte to isté v poli Dátum odoslania. Zmeňte hodnotu v bunke Total v poli celkový predaj na výraz.

7. V riadku kríž nastavte bunku v poli mesto na záhlavie riadka, nastavte pole Dátum odoslania na záhlavie stĺpcaa nastavte pole celkový predaj na hodnotu.

8. Prejdite na kartu Návrh a v skupine Výsledky kliknite na položku Spustiť.

   Výsledky dotazu sa zobrazia v údajovom zobrazení.

Na začiatok stránky