Spôsoby, ako pridať, upraviť a odstrániť záznamy

Obsah tohto článku

• Aktualizácia údajov pomocou formulára alebo údajového hárka

• Význam symbolov pri zadávaní údajov

• Pridanie záznamu do tabuľky alebo formulára

• Pridanie záznamu

• Odstránenie záznamu

• Úprava údajov v textovom poli alebo poli

• Pridanie dátumu pomocou výberu dátumu

• Použite formátovania RTF na údaje v poli Dlhý text

• Zadávanie textu do ovládacieho prvku pomocou vstupných masiek

• Zadávanie údajov pomocou formulára

• Zadávanie položiek s nulovou dĺžkou

• Vrátenie zmien

Aktualizácia údajov pomocou formulára alebo údajového hárka

Formulár môžete použiť na manuálne aktualizovanie údajov. Formuláre na zadanie údajov vám môžu poskytnúť jednoduchší, rýchlejší a presnejší spôsob zadávania údajov. Formuláre môže obsahovať ľubovoľný počet ovládacích prvkov, ako sú napríklad zoznamy, textové polia a tlačidlá. Jednotlivé ovládacie prvky vo formulári buď čítajú údaje z príslušného poľa tabuľky, alebo doňho zapisujú údaje.

Údajové hárky sú mriežky údajov, ktoré vyzerajú ako excelové hárky. Údaje môžete zmeniť priamo v údajovom zobrazení. Ak máte skúsenosti s Excelom, údajové hárky by mali byť relatívne ľahko pochopiteľné. Môžete zmeniť údaje v tabuľkách, súbory výsledkov dotazu a formuláre, ktoré sa zobrazujú v údajových hárkoch. Údajové hárky sa väčšinou používajú, keď potrebujete zobraziť mnoho záznamov naraz.

Na začiatok stránky

Význam symbolov pri zadávaní údajov

V nasledujúcej tabuľke sú uvedené niektoré symboly výberu údajov, ktoré môžete vidieť pri aktualizácii údajov, spolu s ich významami.

Na začiatok stránky

Pridanie záznamu do tabuľky alebo formulára

1. Otvorte tabuľku v údajovom zobrazení alebo otvorte formulár v zobrazení formulára.

2. Na karte Domov kliknite na skupinu Záznamy, kliknite na položku Nové, kliknite na položku Nový (prázdny) záznam alebo stlačte kombináciu klávesov Ctrl+Plus (+).

3. Vyhľadajte záznam s hviezdičkou v selektore záznamov a zadajte nové informácie.

4. Kliknite na položku alebo iným spôsobom prejdite na prvé pole, ktoré chcete použiť, a potom zadajte údaje.

5. Ak chcete prejsť do ďalšieho poľa v rovnakom riadku, stlačte kláves TAB, použite klávesy so šípkou doprava alebo doľava alebo kliknite na bunku v ďalšom poli.

   V tabuľke môžete prejsť na ďalšiu bunku v stĺpci pomocou klávesov so šípkou nahor alebo nadol alebo kliknutím na bunku, ktorú chcete označiť.

6. Keď zobrazíte iný záznam alebo zavriete tabuľku alebo formulár, Access uloží nový záznam, ktorý ste pridali. Ak chcete explicitne uložiť zmeny do aktuálneho záznamu, stlačte kombináciu klávesov Shift+Enter.

Na začiatok stránky

Pridanie záznamu

Pred upravením alebo odstránením musíte najskôr nájsť požadovaný záznam. Vo formulári alebo údajovom hárku, ktorý obsahuje len niekoľko záznamov, môžete v záznamoch prechádzať pomocou navigačných tlačidiel, kým nenájdete ten, ktorý chcete. Ak máte veľké množstvo záznamov, môžete použiť dialógové okno Hľadať a nahradiť na vyhľadanie záznamu.

Používanie navigačných tlačidiel

Medzi záznamami môžete prechádzať pomocou navigačných tlačidiel.

Tlačidlá so šípkou    Kliknutím môžete pohodlne prejsť na prvý, predchádzajúci, nesledujúci alebo posledný záznam.

Nový (prázdny) záznam     Kliknutím pridáte záznam.

Aktuálny záznam    Zadajte číslo záznamu a potom stlačením klávesu ENTER prejdite na tento záznam. Číslo záznamu sa priraďuje v poradí od začiatku formulára alebo údajového hárka, nezodpovedá žiadnej hodnote poľa.

Filter     Tlačidlo s indikátorom filtra ukazuje, či bol použitý filter. Kliknutím na toto tlačidlo odstránite alebo opätovne použijete filter.

Hľadať     Zadajte text do poľa Hľadať. Prvá zodpovedajúca hodnota je zvýraznená v reálnom čase počas zadávania jednotlivých znakov.

Odstránenie záznamu

Proces odstránenia je pomerne jednoduchý, okrem prípadov, keď záznam súvisí s inými údajmi a nachádza sa na strane „one“ vzťahu „one-to-many“. Na zachovanie integrity údajov Access pri predvolených nastaveniach neumožňuje odstránenie súvisiacich údajov. Ďalšie informácie nájdete v téme Sprievodca vzťahmi tabuliek.

1. Otvorte tabuľku v údajovom zobrazení alebo otvorte formulár v zobrazení formulára.

2. Vyberte záznam alebo záznamy, ktoré chcete odstrániť.

   Na výber záznamu kliknite na selektor záznamu vedľa daného záznamu, ak je selektor záznamu k dispozícii.

   Ak chcete rozšíriť alebo zredukovať výber, presuňte selektor záznamu (ak je k dispozícii) alebo stlačte kombináciu klávesov SHIFT + ŠÍPKA NADOL alebo SHIFT + ŠÍPKA NAHOR.

3. Stlačte kláves DELETE, vyberte položky Domov > Záznamy > Odstrániť, alebo stlačte kombináciu klávesov Ctrl + znamienko mínus (-).

Tip    Ak je potrebné odstrániť iba niektoré informácie, ale nie celý záznam, vyberte len dané údaje v každom poli, ktoré chcete odstrániť, a potom stlačte kláves DELETE.

Na začiatok stránky

Úprava údajov v textovom poli alebo poli

Access poskytuje jeden ovládací prvok textu na použitie s poliami typu Krátky text a Dlhý text (nazývaný aj Oznam). Zvyčajne môžete zistiť, či základné pole je krátky alebo dlhý text podľa veľkosti ovládacieho prvku, čo zvyčajne odráža veľkosť potrebnú pre základné pole tabuľky. Pole typu Krátky text môže obsahovať maximálne 255 znakov a pole typu Dlhý text môže obsahovať 64 000 znakov.

Nemožno upraviť údaje z niektorých typov dotazov vzhľadom na ich charakter  Nemožno napríklad upraviť údaje vrátené krížovým dotazom, ani upraviť alebo odstrániť vypočítavané polia – hodnoty, ktoré vypočítava vzorec pri používaní databázy a ktoré zároveň nie sú umiestnené v tabuľke.

1. Otvorte tabuľku alebo dotaz v údajovom zobrazení alebo otvorte formulár v zobrazení formulára.

2. Kliknite na pole alebo prejdite na pole pomocou klávesu TAB alebo klávesov so šípkami a potom stlačte kláves F2.

   V zobrazení formulára môžete kliknúť na označenie poľa a vybrať tak dané pole. V údajovom zobrazení môžete vybrať pole kliknutím na ľavom okraji orámovania poľa, keď sa ukazovateľ myši zmení na znamienko plus (+).

3. Umiestnite kurzor na miesto, kde chcete zadať údaje.

4. Zadajte alebo aktualizujte text, ktorý chcete vložiť. Ak urobíte chyby pri písaní, stlačte kláves BACKSPACE.

5.  Ak pole obsahuje vstupnú masku, zadajte údaje podľa formátu.

6. Na dosiahnutie vyššej produktivity si osvojte nasledujúce klávesové skratky:

   • Na vloženie nového riadka do textového poľa stlačte kombináciu klávesov Ctrl + Enter.

   • Na vloženie predvolenej hodnoty pre pole stlačte kombináciu klávesov Ctrl + Alt + medzerník.

   • Na vloženie aktuálneho času do poľa stlačte klávesy CTRL + SHIFT + BODKOČIARKA.

   • Ak chcete vložiť aktuálny čas, stlačte klávesy CTRL + SHIFT + DVOJBODKA.

   • Ak chcete vykonať kontrolu pravopisu, stlačte kláves F7.

   • Na opakované použitie podobných hodnôt ako v predchádzajúcom zázname prejdite do príslušného poľa predchádzajúceho záznamu a stlačte kombináciu klávesov CTRL + ' (apostrof).

   • Na explicitné uloženie zmien stlačte kombináciu klávesov Shift + Enter.

   Ďalšie informácie nájdete v téme Klávesové skratky pre Access.

7.  Ak chcete uložiť údaje, na karte Domov kliknite v skupine Záznamy na položku Uložiť alebo stlačte kombináciu klávesov Shift + Enter.

   Zmeny nemusíte explicitne ukladať. Access ich ukladá do tabuľky, keď posuniete kurzor na nové pole v rovnakom riadku, keď presuniete ukazovateľ na ďalší riadok alebo po zatvorení formulára alebo údajový hárka.

Na začiatok stránky

Pridanie dátumu pomocou výberu dátumu

Existuje niekoľko spôsobov pridania dátumu do tabuľky a použitie ovládacieho prvku výberu dátumu predstavuje rýchly spôsob.

1. Kliknite na pole, do ktorého chcete pridať dátum. Zobrazí sa ikona kalendára.
   
   Poznámka: Ovládací prvok Výber dátumu nie je k dispozícii, ak sa na pole dátumu a času použije vstupná maska.

2. Kliknite na ikonu kalendára. Zobrazí sa ovládací prvok kalendára.

   

3. Použite jeden z nasledovných postupov:

   • Ak chcete zadať aktuálny dátum, kliknite na možnosť Dnes.

   • Ak chcete vybrať deň v mesiaci, kliknite na príslušný dátum.

   • Ak chcete vybrať iný mesiac a deň, použite tlačidlá dopredu alebo dozadu.

Na začiatok stránky

Zadávanie textu do ovládacieho prvku pomocou vstupných masiek

Na pole môže byť aplikovaná vstupná maska. Vstupná maska je množina explicitných a zástupných znakov, ktoré vás nútia zadávať údaje v určitom formáte. Ďalšie informácie o vstupných maskách nájdete v téme ovládanie formátov zadávaných údajov vstupnými maskami.

• Na zadanie údajov postupujte podľa formátu vstupnej masky:

  

  Predvolená definícia vstupnej masky telefónneho čísla a výsledný formát

Na začiatok stránky

Použite formátovania RTF na údaje v poli Dlhý text

Ak pole Dlhý text (nazývaná aj Oznam) podporuje formátovanie RTF, môžete použiť rôzne písma, veľkosti, farby a štýly textu.

1. Otvorte formulár vo formulárovom zobrazení alebo otvorte tabuľku v údajovom zobrazení.

2. Vyberte pole typu Dlhý text. Zvyčajne môžete vyhľadať pole s názvom „Komentáre“, „Poznámky“ alebo „Popis“.

3. Na karte Domov v skupine Formátovanie môžete text formátovať pomocou tlačidiel a ponúk.
   
   
   
   Môžete použiť rôzne písma a veľkosti, zmeniť text na tučné písmo alebo kurzívu, zmeniť farby a podobne.
   
   Ak chcete viac miesta na úpravu, otvorte pole lupy.

Na začiatok stránky

Zadávanie údajov pomocou formulára

Zoznamy pomáhajú zachovať integritu údajov a jednoducho sa používajú. Zoznam môžete použiť vo formulároch a v tabuľkách a dotazoch. Access obsahuje tri typy zoznamov – zoznamy hodnôt, vyhľadávacie polia a zoznamy s viacerými hodnotami. Zoznamy hodnôt zobrazujú množinu položiek, ktoré zadávate manuálne. Vyhľadávacie zoznamy používajú dotaz na načítanie údajov z jednej alebo viacerých množín výsledkov tabuľky otvorených v údajovom zobrazení. Zoznamy s viacerými hodnotami riešia spoločnú obchodnú požiadavku, vzťah typu many-to-many. Môžete napríklad sledovať problémy s podporou zákazníkov a priradiť viacerým ľuďom rovnaký problém do jedného poľa.

K dispozícii sú tri typy ovládacích prvkov zoznamu:

Rozbaľovacie pole

Pole so zoznamom

Rozbaľovacie pole viacnásobného výberu

Zadávanie položiek s nulovou dĺžkou

Access umožňuje rozlišovať medzi dvomi typmi prázdnej hodnoty: Položky obsahujúce hodnoty null alebo reťazce s nulovou dĺžkou. Položky obsahujúce hodnoty null označujú neznámu hodnotu a reťazce s nulovou dĺžkou označuje polia, ktoré obsahujú medzeru. Predpokladajme napríklad, že máte tabuľku s údajmi o zákazníkoch a táto tabuľka obsahuje pole s číslom faxu. Ak nepoznáte číslo faxu zákazníka, môžete toto pole nechať prázdne. V takom prípade sa ponechaním prázdneho poľa zadá hodnotu null, čo znamená, že neviete, aká je hodnota. Ak neskôr zistíte, že zákazník nemá zariadenie na faxovanie, môžete zadať do poľa reťazec s nulovou dĺžkou, čo znamená, že viete, že príslušná hodnota neexistuje.

1. Otvorte tabuľku alebo dotaz v údajovom zobrazení alebo otvorte formulár v zobrazení formulára.

2. Vyberte požadované pole a potom zadajte dvojité úvodzovky bez medzery medzi nimi ("").

3. Na uloženie výberu do databázy presuňte kurzor do iného záznamu alebo stlačte kombináciu klávesov Shift + Enter. Pri predvolených nastaveniach úvodzovky zmiznú.

Na začiatok stránky

Vrátenie zmien

Ak zadáte údaje nesprávne, častokrát môžete zmeny vrátiť späť. Vyberte si niektoré z nasledovných možností:

• Na vrátenie poslednej zmeny vyberte položku Späť na paneli s nástrojmi Rýchly prístup alebo stlačte kláves ESC.

• Na zrušenie všetkých zmien pre daný záznam znova stlačte kláves ESC.

• Na vrátenie zmien po uložení zmien alebo presunutí na iný záznam vyberte položku Späť na paneli s nástrojmi Rýchly prístup.

  Dôležité    Keď začnete upravovať iný záznam, použijete alebo odstránite filter alebo prejdete na inú kartu okna alebo dokumentu, zmeny sa zmenia na trvalé.

Na začiatok stránky