Správa veľkosti poštovej schránky

Dostávate každý týždeň alebo dokonca každý deň správy s upozornením, že onedlho vyčerpáte kapacitu poštovej schránky? Funkcia Vyčistenie poštovej schránky je jednoduchý nástroj, pomocou ktorého môžete zmenšiť veľkosť poštovej schránky.

  1. V Outlook vyberte položku Nástroje> na > a vyčistenie poštovej schránky.

    Vyčistenie poštovej schránky

  2. Vykonajte jeden z týchto krokov:

    • Zobrazte celkovú veľkosť poštovej schránky a veľkosť jednotlivých priečinkov.

    • Vyhľadajte položky staršie ako určitý dátum alebo väčšie ako určitá veľkosť.

    • Archivujte položky pomocou automatickej archivácie.

    • Skontrolujte veľkosť priečinku Odstránené položky a vyprázdnite ho.

    • Skontrolujte veľkosť priečinka Konflikty a odstráňte ho.

Vhodné postupy na zmenšenie poštovej schránky

Ak je vaša pošta uložená na e-mailovom serveri, napríklad Exchange a vaša poštová schránka dosiahne hornú hranicu, správca môže začať obmedzovať jej funkčnosť. Na úrovni 90 MB môžete dostať upozornenie, na úrovni 100 MB už možno nebudete môcť posielať e-maily a na úrovni 110 MB už pravdepodobne nebudete môcť e-maily ani prijímať.

Tu nájdete niekoľko spôsobov, ako si udržať kontrolu nad veľkosťou poštovej schránky:

  • Archivácia starších položiek – Premiestnite staré položky, ktoré chcete uchovať v archíve. Môžete vytvoriť samostatný Údajový súbor Outlooku (.pst), ktorý môžete Outlook kedykoľvek ho potrebujete. Predvolene Outlook položky automaticky archivujú v pravidelných intervaloch. Položky môžete kedykoľvek archivovať aj manuálne. Týmto spôsobom sa môžete rozhodnúť, ktoré položky sa majú archivovať, kedy sa majú archivovať a kde sa majú ukladať.

    Poznámka: Ak sa príkaz Archivovať nezobrazuje, vaša spoločnosť mohla túto funkciu vypnúť.

  • Vyprázdnenie priečinka Odstránené položky – Pravidelne vyprázdňovanie priečinka Odstránené položky v prípade, že si neponecháte nepotrebné správy.

  • Vyprázdnenie priečinka Nevyžiadaná pošta – Pravidelne vyprázdňujte priečinok Nevyžiadaná pošta, aby ste ušetrili miesto v doručenej pošte na správy, ktoré naozaj chcete.

  • Uloženie príloh mimo poštovej schránky – Keď sa prílohy po čase nahromadia, môžu zaberať veľa miesta. V prípade príloh, ktoré si chcete ponechať, zvážte ich uloženie na tímovú lokalitu, vo OneDrive alebo v priečinkoch v počítači.

  1. V programe Outlook vyberte položky Súbor > Nástroje na čistenie > Vyčistenie poštovej schránky.

    Nástroj na čistenie poštovej schránky

  2. Vykonajte jeden z týchto krokov:

    • Zobrazte celkovú veľkosť poštovej schránky a veľkosť jednotlivých priečinkov.

    • Vyhľadajte položky staršie ako určitý dátum alebo väčšie ako určitá veľkosť.

    • Archivujte položky pomocou automatickej archivácie.

    • Skontrolujte veľkosť priečinku Odstránené položky a vyprázdnite ho.

    • Skontrolujte veľkosť priečinka Konflikty a odstráňte ho.

Vhodné postupy na zmenšenie poštovej schránky

Ak je vaša pošta uložená na e-mailovom serveri, napríklad Exchange a vaša poštová schránka dosiahne hornú hranicu, správca môže začať obmedzovať jej funkčnosť. Na úrovni 90 MB môžete dostať upozornenie, na úrovni 100 MB už možno nebudete môcť posielať e-maily a na úrovni 110 MB už pravdepodobne nebudete môcť e-maily ani prijímať.

Tu nájdete niekoľko spôsobov, ako si udržať kontrolu nad veľkosťou poštovej schránky:

  • Archivácia starších položiek – Premiestnite staré položky, ktoré chcete uchovať v archíve. Môžete vytvoriť samostatný Údajový súbor Outlooku (.pst), ktorý môžete Outlook kedykoľvek ho potrebujete. Predvolene Outlook položky automaticky archivujú v pravidelných intervaloch. Položky môžete kedykoľvek archivovať aj manuálne. Týmto spôsobom sa môžete rozhodnúť, ktoré položky sa majú archivovať, kedy sa majú archivovať a kde sa majú ukladať.

    Poznámka: Ak sa príkaz Archivovať nezobrazuje, vaša spoločnosť mohla túto funkciu vypnúť.

  • Vyprázdnenie priečinka Odstránené položky – Pravidelne vyprázdňovanie priečinka Odstránené položky v prípade, že si neponecháte nepotrebné správy.

  • Vyprázdnenie priečinka Nevyžiadaná pošta – Pravidelne vyprázdňujte priečinok Nevyžiadaná pošta, aby ste ušetrili miesto v doručenej pošte na správy, ktoré naozaj chcete.

  • Uloženie príloh mimo poštovej schránky – Keď sa prílohy po čase nahromadia, môžu zaberať veľa miesta. V prípade príloh, ktoré si chcete ponechať, zvážte ich uloženie na tímovú lokalitu, vo OneDrive alebo v priečinkoch v počítači.

Potrebujete ďalšiu pomoc?

Rozšírte svoje zručnosti práce s balíkom Office
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

×