Všetci sme tam boli, nie? Po zaujímavej dovolenky sa vrátite do práce, otvoríte Outlook nájdete dve tisíc neprečítané správy, ktoré pre vás čakajú. Stačí, ak sa chcete vrátiť späť na dovolenku. Alebo si už nikdy nezabudnete na dovolenku.
Program Outlook výkonným programom, ktorý vám pomôže rýchlo skrotiť doručenú poštu – pravdepodobne oveľa rýchlejší než by ste si predstaviť.
Príprava na dovolenku
Poďme sledovať spolu s Kýlom, keď sa pripraví na dovolenku na desať dní dovolenky.
Šlo sa v spolupráci na komunikáciu a koordináciu piatich samostatných projektov, je členom 20 rôznych poštových zoznamov a každý deň tiež prijíma malý počet osobných e-mailových správ.
Zatiaľ čo Aleš je mimo kancelárie, Štech bude hlavným bodom kontaktu pre tri jej projekty a Čeryl sa postará o ostatné dva.
Keď Naposledy išlo o dovolenku Zoe, nastavila svoje Automatické odpovede, aby všetci vedeli, že by sa o desať dní vrátila, ale neurobila nič iné. Keď sa vrátila, jej doručená pošta prerástla z 50 správ na 500 správ.
V tomto čase Ala trávi niekoľko minút dňa, kým odíde s niekoľkými kľúčovými funkciami spoločnosti Outlook, aby sa mohla vrátiť z dovolenky bez stresu.
Milan vie, že nastavenie automatickej odpovede môže spôsobiť veľa otázok a zmätok pre svojich spolupracovníkov. Keďže má Microsoft 365, vyberie možnosť Súbor> automatické odpovedea zadá nasledujúci text.
ahoj
Ďakujeme za vašu správu. Som mimo kancelárie medzi 1. májom 2019 a 10. májom 2019. Kým som preč, nebudem kontrolovať e-maily.
Ak potrebujete pomoc s projektmi Contoso, Fourth Coffee a Tailspin Toys, obráťte sa na Peter Beane.
Ak potrebujete pomoc s projektom Northwind, obráťte sa na Čeryl Jen prieník.
– Priešok
Môže nastaviť svoje automatické odpovede tak, aby sa zapnite deň, kedy odíde, a vypnúť deň, kedy sa vráti. Je to skvelý krok 1. Môže však vedieť, Outlook má ďalšie funkcie, ktoré jej môžu pomôcť udržať svoju doručenú poštu pod kontrolou.
Ak chcete nastaviť vlastné automatické odpovede, pozrite si časť Odosielanie automatických odpovedí, že ste mimo kancelárie, Outlook.
Teraz sa Môže Ajsa presunúť na Krok 2: Vytvorenie pravidiel.
Pravidlá sú skvelý spôsob spravovania správ, keď ste v kancelárii aj mimo kancelárie. Funkcia Automatické odpovede má vlastné vstavané pravidlá, ktoré sa zapnú len vtedy, keď ste mimo kancelárie.
V dialógovom okne pravidiel v dolnej časti okna Automatické odpovede Vyberie položku Pridať pravidlo.
Potom pridá advertisements@contoso.com do poľa Od. Z tejto adresy dostane každodennú správu, ktorá obsahuje citlivé informácie, ktoré nedostane, keď sa vráti z dovolenky.
V časti Vykonať tieto akcie začiarknite políčko Na odstránenie všetkých správ z tejto e-mailovej adresy. Môže vytvoriť viacero pravidiel, ktoré premiestnia alebo odstránia alebo preposiela správy ostatným používateľom v organizácii na základe slov v predmete alebo tele správy alebo od koho bola správa odoslaná alebo od nej prijatá.
Keď začne vytvárať pravidlá, môže si uložiť svoju automatickú odpoveď a odchod na dovolenku s vedomím, že sa dobré množstvo jej e-mailov automaticky prepošli správnej osobe a iná skupina sa úplne odstráni.
Ďalšie informácie o pridávaní pravidiel nájdete v téme Spravovanie e-mailových správ pomocou pravidiel.
Po dovolenke
Čo ak ste pred odchodom na dovolenku neboli usporiadané ako Alená?
Sledujme Toma, keď sa pokúsi riešiť preťažený priečinok doručenej pošty po desaťdňovej dovolenke. Ján nastavil automatickú odpoveď, ale spolupracovníkom nedal žiadne pokyny, aj keď bol preč.
Keď sa Zo svojej dovolenky Vrátia Už 1 243 správ. Našťastie sa Na našťastie Outlook súčasťou svojho predplatného na Microsoft 365, takže môže tieto správy rýchlo a jednoducho zoradiť, filtrovať a riešiť pomocou niekoľkých kľúčových Outlook funkcií.
Najprv Zoraďuje svoje správy Zoradenie podľa priority. Všetky správy s vysokou prioritou, o ktoré sa bude musieť rýchlo zaoberať, sa tak umiestnia do hornej časti svojej doručenej pošty.
Ak to chcete urobiť, vyberie rozbaľovací zoznam Podľa dátumu v hornej časti zoznamu správ a vyberie dôležitosť. Týmto sa mu triedi priečinok doručenej pošty.
Ján môže teraz 15 minút odpovedať na päť správ s vysokou dôležitosťou, zaraďovať ich do priečinkov a potom zmeniť spôsob zoradenia tak, že znova kliknete na rozbaľovací zoznam a vyberiete možnosť Nízka navrchu, aby sa správy s nízkou dôležitosťou pripli na začiatok zoznamu správ. Tieto správy majú iba rýchly prehľad a potom odstráni všetky okrem jednej. Lunch invitations, a fire drill notification, and a warning about a power outage three days ago aren not messages he needs to reply to.
Teraz, keď sa postaral o najdôležitejšie e-mailové správy, môže Ján použiť ďalší zo vstavaných Outlook filtrov, ktoré môžete použiť @mentions. Pomocou rozbaľovacieho zoznamu Podľa dátumu v pravom hornom rohu svojho zoznamu správ vyberie možnosť Pošta, o ktorú sa zmienil.
Ján vie, či bol spomenutý v konkrétnej e-mailovej správe, je pravdepodobné, že odosielateľ potrebuje niečo od neho explicitne, nie od niektorého zo svojich pracovníkov.
Existuje približne päťdesiat týchto správ a Teraz si ich môžete rýchlo prekontrolovať v zozname, odstrániť správy, ktoré už mohol spracovať niektorý z jeho spolupracovníkov, a potom odpovedať ďalším.
Ak máte veľký počet projektov, niektoré môžu byť časovo citlivejšie ako iné. Vyhľadávanie správ súvisiacich s časovo najcitlivejšie projekty vám môže pomôcť udržať si prehľad o týchto projektoch a zároveň ušetriť menej časovo citlivé projekty na ďalší deň.
Ak chcete vyhľadať správy obsahujúce konkrétny výraz, použite vyhľadávacie pole v hornej časti zoznamu Outlook správ. Ak chcete vyhľadať iba tento výraz a nie každé slovo v tomto slove, použite úvodzovky okolo výrazu s viacerými hľadakami.
Zoskupenie správ podľa odosielateľa vám umožňuje nájsť správy, ktoré možno budete môcť rýchlo odstrániť, napríklad bulletiny alebo automatizované správy z nemonitorovaných kont, alebo správy, na ktoré musíte včas odpovedať, napríklad správy od priameho nadriadeného.
Ak chcete zoskupiť správy podľa odosielateľa, kliknite na rozbaľovací zoznam Podľa dátumu v pravom hornom rohu zoznamu správ a vyberte položku Od.
