Všetko o pracovných postupoch zhromažďovania pripomienok

Tipy na používanie tohto článku

Informácie v tomto článku sa prezentujú v desiatich rozšíriteľných segmentoch.

Kliknutím sem zobrazíte niekoľko tipov, ako čo najlepšie využívať tento článok.

Ak všetko, čo potrebujete urobiť, je ukončiť úlohu pracovného postupu zhromažďovania pripomienok    Len sa posuňte nadol na celý segment a rozbaľte ho. Už nemusíte potrebovať žiadne z ostatných segmentov.

Ak chcete pridať, spustiť, monitorovať a udržiavať pracovné postupy    Ak ešte nie ste oboznámení s týmito úlohami, možno zistíte, že je užitočné pracovať v tomto článku, segmente podľa segmentu, pri prvom návrhu a pridaní pracovného postupu. Keď sa oboznámite s informáciami a rozložením článku, budete môcť prejsť priamo na segment, ktorý potrebujete pri všetkých spiatočných návštevách.

Poznámka k grafike    Obrázky obrazovky a koncepčné diagramy v tejto sérii článkov pracovného postupu sú vo všeobecnosti založené na type pracovného postupu schválenia. Vždy, keď je to potrebné na koncepčné alebo inštruktážne zrozumiteľnosti, obrázky a diagramy v tomto článku boli prispôsobené na vytváranie pracovných postupov zhromažďovania pripomienok.

Slovo o tlači tohto článku    Toto je dlhý článok. Ak chcete vytlačiť iba vybraté segmenty, skontrolujte, či sa pri tlači rozbalili iba tie segmenty. (Ak chcete vložiť aj úplnú grafiku vo vytlačenej kópii, vytlačte orientáciu na šírku a orientáciu na výšku.)

A slovo o vyhľadávaní    Pred vyhľadávaním ľubovoľného textu alebo výrazu v tomto článku skontrolujte, či sú všetky segmenty, v ktorých chcete hľadať, rozbalené.

Čo vás zaujíma?

Ďalšie informácie o pracovných postupoch zhromažďovania pripomienok

Pracovný postup zhromažďovania pripomienok je funkcia SharePointu, ktorá smeruje dokument alebo inú položku uloženú v zozname alebo knižnici SharePointu jednému alebo viacerým ľuďom na ich pripomienky. Automatizuje pracovný postup, zjednodušuje a zjednocuje celý proces.

Základný pracovný postup zhromažďovania pripomienok, ktorý je súčasťou funkcií SharePointu Products ako šablóna. Pomocou tejto šablóny môžete do svojich lokalít pridať viacero pracovných postupov zhromažďovania pripomienok. Každý pracovný postup, ktorý pridáte, je jedinečnou verziou základného pracovného postupu zhromažďovania pripomienok, pričom každý z nich má vlastný špecializovaný spôsob práce na základe nastavení, ktoré určíte po pridaní.

Sekcie v tomto segmente

1. Čo môže pracovný postup zhromažďovania pripomienok urobiť pre mňa?

2. Čo neumožňuje pracovný postup zhromažďovania pripomienok?

3. Kto môže používať tento typ pracovného postupu?

4. Ako plánujete, pridáte, spustíte a udržiavate tento typ pracovného postupu?

1. čo pre mňa môže urobiť pracovný postup zhromažďovania pripomienok?

• Keď prvýkrát pridáte pracovný postup zhromažďovania pripomienok do zoznamu, knižnice alebo kolekcie lokalít, môžete určiť počet účastníkov, ktorých chcete zahrnúť, a určiť, či sa ich úlohy priradia k jednému za druhým (v sériovom) alebo všetky naraz (paralelne). Môžete sa dokonca rozhodnúť, či chcete úlohy účastníkov rozdeliť na dve alebo viaceré samostatné etapy, ako aj zadať konečný termín dokončenia a/alebo lehotu na dokončenie jednotlivých úloh. Vždy, keď sa pracovný postup spustí manuálne v položke, môžete upraviť ktorékoľvek z týchto nastavení.

• Pracovný postup priraďuje úlohu každému zadanému účastníkovi. Každý účastník si vyberie z niekoľkých možných odpovedí: Ak chcete odoslať pripomienky k položke, požiadať o zmenu položky, zmeniť priradenie úlohy alebo úlohu odstrániť.

• Keď je pracovný postup spustený, môžete sledovať priebeh a vykonávať úpravy (v prípade potreby) z jedného centrálneho stránky stavu pracovného postupu.

• Pre 60 dní po dokončení pracovného postupu je zoznam všetkých udalostí pracovného postupu, ktoré sa vyskytli v priebehu tohto spustenia (alebo inštancie) pracovného postupu, k dispozícii na stránke stav pracovného postupu, aby bol neformálny odkaz.

Na začiatok časti

2. čo nie je možné vykonať pracovný postup zhromažďovania pripomienok?

Pracovný postup zhromažďovania pripomienok nie je určený na zhromažďovanie povolení a zamietnutí položky alebo na ovládanie publikovania webovej lokality pre webovú lokalitu. Ak chcete pridať pracovný postup, v ktorom účastníci schvália alebo zamietnu položku, ktorú prehodnotia, prečítajte si článok o všetkých pracovných postupoch schváleniav časti Pozrite tiež .

Pracovné postupy zhromažďovania pripomienok tiež nie sú určené na zhromažďovanie podpisov. Ak chcete použiť pracovný postup na zhromažďovanie podpisov v dokumente programu Microsoft Word, v zošite programu Microsoft Excel alebo vo formulári programu Microsoft InfoPath, prečítajte si článok o pracovných postupoch zhromažďovania podpisovv časti Pozrite tiež .

Ďalšie informácie o tom, ako môžete použiť Microsoft SharePoint Designer 2013 na ďalšie prispôsobenie niektorého z pracovných postupov, ktoré sú zahrnuté v produktoch SharePointu, nájdete v téme Pomocník pre Microsoft Software Developer Network (MSDN).

Na začiatok časti

3. kto môže používať tento typ pracovného postupu?

Ak chcete pridať    pracovný postup na základe predvoleného nastavenia, musíte mať povolenie na správu zoznamov na Pridanie pracovného postupu. (Skupina vlastníci má predvolene povolenie na spravovanie zoznamov, skupina členovia a skupina návštevníci nie.)

Ak chcete spustiť    pracovný postup aj na základe predvoleného nastavenia, musíte mať povolenie na úpravu položiek na Spustenie pracovného postupu, ktorý už bol pridaný. (Skupina členovia a skupina vlastníci majú predvolene povolenie na úpravu položiek, skupina návštevníci nie je.)

Prípadne môžu vlastníci nastaviť konfiguráciu konkrétnych pracovných postupov, aby ich mohli spustiť iba členovia skupiny vlastníci. (Ak to chcete urobiť, začiarknite políčko vyžadovať povolenia na spravovanie zoznamov na spustenie tohto pracovného postupu na prvej strane formulára priradenia.)

Na začiatok časti

4. ako plánujete, pridáte, spustíte a udržiavate tento typ pracovného postupu?

Toto sú základné etapy:

• Pred spustením pracovného postupu (plánovanie, Pridanie, spustenie)   
  Skôr než pridáte pracovný postup, plánujete miesto, kde ho chcete pridať (pre jeden zoznam alebo knižnicu alebo celú kolekciu lokalít), ako aj Podrobnosti o tom, ako bude fungovať. Po pridaní a nakonfigurovaní pracovného postupu môže každý používateľ s potrebnými povoleniami spustiť pracovný postup v konkrétnej položke. Pracovný postup sa dá nastaviť tak, aby sa spustil automaticky. Automatické spustenie môže byť aktivované na základe jednej alebo oboch dvoch spúšťacích udalostí: po pridaní ľubovoľnej položky do zoznamu alebo knižnice alebo pri zmene ľubovoľnej položky v zozname alebo knižnici.

• Počas spustenia pracovného postupu (dokončenia, monitora, úpravy)   
  Keď sa pracovný postup spustí, jednotliví účastníci doplnia svoje priradené úlohy. Automatické pripomenutia sa odosielajú účastníkom, ktorí nesplnia termíny úloh. Priebeh pracovného postupu sa medzitým môže sledovať zo stránky centrálneho pracovného postupu pre danú konkrétnu inštanciu pracovného postupu. Na tej istej strane sa môžu vykonať úpravy pracovného postupu počas jeho spustenia. a ak je to potrebné, pracovný postup sa môže zrušiť alebo ukončiť.

• Po spustení pracovného postupu (revízia, zostava, zmena)   
  Po dokončení pracovného postupu môže byť celá história daného spustenia (alebo inštancie) preskúmaná až na 60 dní na stránke stavu pracovného postupu. Na tej istej strane je možné vytvoriť štatistické zostavy o výkone tejto verzie pracovného postupu. Ak chcete zmeniť spôsob fungovania pracovného postupu, môžete otvoriť a upraviť formulár priradenia, ktorý ste dokončili pri prvom pridaní pracovného postupu.

Nasledujúci vývojový diagram znázorňuje tieto etapy z pohľadu osoby, ktorá pridáva nový pracovný postup.

Čo ďalej?

Skôr než naplánujete nový pracovný postup zhromažďovania pripomienok, najprv si prečítajte časť povolenie segmentu tohto článku a potom prejdite na segment plánu .

Na začiatok časti | Na začiatok článku

Povolenie pripomienok iba vo formulári úlohy alebo aj v položke

Nasledujúce dve otázky vám môžu pomôcť dosiahnuť jedno základné rozhodnutie o pracovnom postupe:

• Môžu účastníci odosielať pripomienky len v poli komentáre vo formulári úlohy alebo môžu vkladať sledované zmeny a komentáre aj do samotnej položky?

• Ak môžu účastníci vložiť sledované zmeny a komentáre v samotnej položke, robia to v prostredí na spoluprácu , v ktorom môže niekoľko účastníkov upravovať dokument súčasne, alebo má každý účastník vzatie dokumentu z projektu a má výlučné práva na úpravy počas trvania ich vlastnej revízie?

Tu je diagram, ktorý vám môže pomôcť objasniť tieto alternatívy.

Ak budete pokračovať v čítaní, majte na pamäti tieto body:

• Nie je možné spustiť žiadny pracovný postup na položke, ktorá je momentálne vzatá z projektu.

• Typ pracovného postupu zhromažďovania pripomienok obsahuje možnosť okamžite zrušiť pracovný postup, ak sa vykonajú zmeny v kontrolovanej položke.

• Sledované zmeny a komentáre môžete vložiť len v položke, ktorá je otvorená v nainštalovanej verzii programu, v ktorej bola vytvorená, a nie v prípade, že je otvorená vo verzii webovej aplikácie daného programu.

Sekcie v tomto segmente

1. Povolenie pripomienok iba vo formulári úlohy

2. Povolenie pripomienok vo formulári úlohy aj položke (kolaboratívna verzia)

3. Povolenie pripomienok vo formulári úlohy aj položke (verzia s jediným prístupom)

1. povolenie pripomienok iba vo formulári úlohy

Toto usporiadanie má tú výhodu, že je najjednoduchšie mechanicky. Účastníci majú iba dva spôsoby, ako navrhnúť zmeny, ktoré zahŕňajú aj formulár úlohy:

• Odoslanie komentárov.

• Požiadajte o vykonanie zmeny položky v čase, keď je pracovný postup stále spustený.

Hlavnou nevýhodou je samozrejme to, že účastníci nemôžu uvádzať konkrétne zmeny priamo v položke. Čím väčší počet navrhovaných zmien, tým viac budú môcť účastníci chcieť pracovať priamo v položke.

Poznámka o ochrane položiek pred zmenami    Najjednoduchším spôsobom,ako zabezpečiť, aby účastnícinevykonali žiadne zmeny v samotnej položke, je skontrolovať položku počas trvania spustenia. Ale ako sme povedali len trochu dozadu, pracovné postupy nie je možné spustiť na ľubovoľnej položke, ktorá je momentálne vzatá z projektu.

Existujú dva spôsoby, ako obísť toto:

• Môžete počkať, kým sa pracovný postup nespustí, a potom skontrolujte, či je položka v priebehu trvania spustenia. (Ak sa pracovný postup spustí automaticky, skontrolujte, či ste v poli kópia na druhej strane formulára priradení. Po prijatí oznámenia o spustení pracovného postupu v položke Skontrolujte, či je položka mimo.) Jedným z obmedzení tejto metódy je to, že žiadny iný pracovný postup sa nebude môcť spustiť na tej istej položke, kým ju nebudete mať vzatú z projektu.

• Prípadne môžete ponechať položku zadanú, ale uistite sa, že účastníci vedia, že je dôležité, aby sa nezobrazovala položka ani nevykonala žiadne zmeny. Je však vhodné, aby ste do poznámok, ktoré zahrniete do oznámení o úlohe, zahrnuli túto výučbu. Ak sú vaši účastníci na zhromažďovanie pracovných postupov pripomienok, môže byť vhodnejšie, aby bolo miesto ešte jasnejšie – odoslaním samostatného e-mailu pred spustením pracovného postupu, prípadne aj s vašimi účastníkmi osobne.

Na začiatok časti

2. povolenie pripomienok vo formulári úlohy aj položke (kolaboratívna verzia)

Toto usporiadanie zachová položku, ktorá je k dispozícii všetkým účastníkom vždy. Nikto nemusí čakať na to, aby dokončil svoju revíziu pred začatím svojho vlastného hodnotenia. Táto flexibilita je možná vďaka funkciám spolupráce v produktoch SharePointu.

Len sa presvedčte, že účastníci vedia, že musia vykonať tieto kroky:

• Ponechajte položku vzatú z projektu, kým sa vykonajú zmeny.

• Otvorte položku v nainštalovanej verzii programu, v ktorej bola vytvorená, a nie vo verzii webovej aplikácie daného programu.

• Pred vykonaním zmien alebo vložením komentárov zapnite sledovanie zmien.

• Uložte zmeny na server.

Zapamätajte si, že typ pracovného postupu zhromažďovania pripomienok obsahuje možnosť okamžite zrušiť pracovný postup, ak sa v prekontrolovanej položke vykoná nejaká zmena. Ak je vybratá táto možnosť, potom sa prvý raz, kedy ktorýkoľvek účastník uloží zmeny v položke – dokonca aj sledované zmeny alebo komentáre – pracovný postup sa zruší okamžite.

Ak však plánujete povoliť zmeny v samotnej položke, skontrolujte, či sa v nastaveniach tvorby verzií pre zoznam alebo knižnicu vyžaduje vzatie dokumentov z projektu pred ich úpravou na hodnotu nie.

Na začiatok časti

3. povolenie pripomienok vo formulári úlohy aj položke (verzia s jediným prístupom)

V tejto dohode môže iba jeden účastník vziať položku z projektu a vykonať v ňom zmeny súčasne:

• Ak sa úlohy v pracovnom postupe priraďujú jeden po druhom (v sériovej), pravdepodobne to nebude problém.

• Ak je úloha priradená naraz (paralelne), účastníci môžu niekedy počkať na prístup k položke, zatiaľ čo iný účastník dokončí prácu na ňom.

Vzhľadom na to, že pracovný postup sa nemôže začať na položke, keď je položka vzatá z projektu, musíte pred spustením tohto pracovného postupu zabezpečiť, aby sa položky skontrolovali.

Informujte účastníkov o tom, že by mali vykonať tieto kroky:

• Pred otvorením položky začiarknite.

• Otvorte položku v nainštalovanej verzii programu, v ktorej bola vytvorená, a nie vo verzii webovej aplikácie daného programu.

• Pred vykonaním zmien alebo vložením komentárov zapnite sledovanie zmien.

• Uložte zmeny na server a skontrolujte položku späť, hneď ako sa s ňou dokončí práca.

Zapamätajte si však, že typ pracovného postupu zhromažďovania pripomienok obsahuje možnosť okamžite zrušiť pracovný postup, ak sa v prekontrolovanej položke vykoná nejaká zmena. Ak je vybratá táto možnosť, potom sa prvý raz, kedy ktorýkoľvek účastník uloží zmeny v položke – dokonca aj sledované zmeny alebo komentáre – pracovný postup sa zruší okamžite.

Čo ďalej?

Ak ste pripravení naplánovať nový pracovný postup zhromažďovania pripomienok, prejdite na časť plán tohto článku.

Na začiatok časti | Na začiatok článku

Plánovanie nového pracovného postupu zhromažďovania pripomienok

V tomto segmente identifikujeme rozhodnutia, ktoré je potrebné vykonať, a informácie, ktoré je potrebné zhromaždiť pred pridaním verzie pracovného postupu zhromažďovania pripomienok.

Ak ste už oboznámení s postupom pridania tohto typu pracovného postupu a potrebujete len pripomenutie konkrétnych krokov, môžete prejsť priamo na príslušnú časť Pridanie (zoznam alebo knižnica alebo kolekcia lokalít) v tomto článku.

Sekcie v tomto segmente

1. Šablóny a verzie

2. Úvodné informácie o priradení formulára

3. Dvanásť otázok, ktoré treba odpovedať

1. šablóny a verzie

Pracovné postupy zahrnuté v službe SharePoint Products slúžia ako predlohy , v ktorých sú založené konkrétne individuálne pracovné postupy, ktoré pridáte do zoznamov, knižníc a kolekcií lokalít.

Vždy, keď pridáte pracovný postup zhromažďovania pripomienok, napríklad skutočne pridávate verziu šablóny pracovného postupu zhromažďovania pripomienok. Každú verziu zadáte vlastným menom a vlastným nastavením, ktoré zadáte vo formulári priradení, keď pridáte konkrétnu verziu. Týmto spôsobom môžete pridať viacero pracovných postupov, všetky verzie na základe predlohy pracovného postupu zhromažďovania pripomienok, ale každá verzia s názvom a prispôsobená konkrétnym spôsobom, ktorý budete používať.

Na tomto obrázku boli pridané tri pracovné postupy založené na šablóne pracovného postupu schválenia – jeden pre všetky typy obsahu v jednej knižnici, jeden pre jeden typ obsahu v jednej knižnici a jeden pre jeden typ obsahu v celej kolekcii lokalít.

Na začiatok časti

2. Úvodné informácie o formulári priradení

Vždy, keď pridáte novú verziu pracovného postupu na základe niektorého z zahrnutých šablón pracovných postupov, vyplníte formulár priradenia , aby ste určili spôsob, akým má vaša nová verzia fungovať.

V nasledujúcej časti nájdete zoznam otázok, ktoré vás pripravia na vyplnenie formulára priradení. Najprv si však chvíľku alebo dve Prezrite formulár a jeho polia.

Prvá strana formulára priradení

Druhá strana formulára priradení

Na začiatok časti

3. dvanásť otázok, ktoré treba odpovedať

Keď budete mať odpovede na všetky otázky v tejto časti, budete pripravení pridať pracovný postup.

1. Je tento správny typ pracovného postupu?

2. Jeden zoznam alebo knižnica alebo Celá kolekcia lokalít? a Jeden typ obsahu alebo všetky typy obsahu?

3. Čo je dobré meno?

4. Zoznamy úloh a zoznamy histórie: existujúce alebo nové?

5. Ako (a kým) je možné tento pracovný postup spustiť?

6. Používajú sa aj typy obsahu, ktoré dedia z tohto postupu?

7. Účastníci: ktoré osoby, v akom poradí?

8. Aké ďalšie informácie účastníci potrebujú?

9. Pripomienky iba vo formulári úlohy alebo aj v položke?

10. Kedy sú úlohy splatné?

11. Kedy sa tento pracovný postup ukončí?

12. Kto potrebuje oznámenie?

01. je to správny typ pracovného postupu?

Tento článok sa týka šablóny pracovného postupu, ktorá sa zobrazí v ponuke ako Zhromažďovanie pripomienok – SharePoint 2010. Ak si nie ste istí, že tento typ pracovného postupu je pre vás najvhodnejší, prečítajte si časť Naučte sa v tomto článku. Ďalšie informácie o ďalších šablónach pracovných postupov, ktoré sú k dispozícii, nájdete v článku o pracovných postupoch, ktoré sú súčasťou SharePointu, v časti Pozrite tiež .

Na začiatok časti

02. jeden zoznam alebo knižnica alebo Celá kolekcia lokalít? a Jeden typ obsahu alebo všetky typy obsahu?

Novú verziu pracovného postupu zhromažďovania pripomienok môžete sprístupniť iba v jednom zozname alebo knižnici, alebo ju môžete sprístupniť v rámci celej kolekcie lokalít.

• Ak pridáte pracovný postup pre jeden zoznam alebo knižnicu, môžete ho nastaviť tak, aby sa spustil pre všetky typy obsahu alebo len na jeden typ obsahu.

• Ak však pracovný postup pridáte pre celú kolekciu lokalít, musíte ho nastaviť tak, aby sa spustil iba na jedinom type obsahu lokality.

Čo je typ obsahu?

Každý dokument alebo iná položka uložená v zozname alebo knižnici SharePointu patrí jednému alebo inému typu obsahu. Typ obsahu môže byť ako základný a všeobecný ako dokument alebo excelový tabuľkový hárokalebo ako vysoko špecializovaný ako právna zmluva alebo Špecifikácia návrhu produktu. Niektoré typy obsahu sú predvolene k dispozícii v produktoch SharePoint, ale môžete ich prispôsobiť a pridať ďalšie, ktoré sami vytvoríte.

Na začiatok časti

03. čo je dobré meno?

Pomenujte svoju verziu pracovného postupu, ktorá:

• Jasne označuje, na čo sa používa.

• Jasne ju odlišuje od ostatných pracovných postupov.

Príklad

Predstavte si, že ste členom skupiny redaktorov. Skupina chce používať dve rôzne pracovné postupy zhromažďovania pripomienok:

• Prvý pracovný postup spustíte v každom dokumente, ktorý odošle člen vlastnej skupiny. Tento pracovný postup zhromažďuje pripomienky iba odsprávcu skupiny.

• Druhý pracovný postup spustíte v každom dokumente odoslanom ľuďmi mimo vlastnej skupiny. Tento pracovný postup zhromažďuje pripomienky odvšetkých členov skupiny.

Prvý pracovný postup sa môže pomenovať v rámci pripomienok k odoslaniu a druhý mimo pripomienok na odoslanie.

Na začiatok časti

04. zoznamy úloh a zoznamy histórie: existujúce alebo nové?

Pracovný postup môžete používať ako predvolený zoznam úloh a zoznam histórie lokality, použiť iné existujúce zoznamy alebo požiadať o nové zoznamy len pre tento pracovný postup.

• Ak bude mať lokalita viacero pracovných postupov alebo ak niektoré pracovné postupy zahŕňajú viacero úloh, pouvažujte nad vyžiadaním nových zoznamov pre každý pracovný postup. (Spravovanie nadčasových zoznamov je jednou z vecí, ktoré môžu spomaliť výkon. Je to rýchlejšie a jednoduchšie, aby systém udržiaval niekoľko kratších zoznamov než jeden veľmi dlhý.)

• Ak úlohy a história tohto pracovného postupu obsahujú citlivé alebo dôverné údaje, ktoré budete chcieť ponechať oddelené od všeobecných zoznamov, mali by ste určite uviesť, že chcete, aby boli nové, samostatné zoznamy pre tento pracovný postup. (Po pridaní pracovného postupu skontrolujte, či sú pre nové zoznamy nastavené príslušné povolenia.)

Na začiatok časti

05. ako (a kým) je možné tento pracovný postup spustiť?

Pracovný postup sa dá nastaviť tak, aby sa spustil iba manuálne, iba automaticky alebo tak, ako:

• Keď manuálne spustíte pracovný postup zhromažďovania pripomienok v konkrétnom dokumente alebo položke, zobrazí sa iný formulár, formulár na začatie. Formulár na začatie obsahuje väčšinu nastavení na druhej strane formulára priradenia . Ak však osoba, ktorá spustila pracovný postup, chce zmeniť ktorékoľvek z týchto nastavení (len pre aktuálnu inštanciu), môže tak urobiť ešte pred kliknutím na tlačidlo Štart.

• Pri automatickom spustení však nie je príležitosť prezentovať formulár na začatie, takže predvolené nastavenia uvedené vo formulári priradenia sa použijú bez akýchkoľvek zmien.

Na nasledujúcom obrázku je znázornený rozdiel medzi manuálnym spustením a automatickým spustením.

Všetky zmeny, ktoré vykonáte vo formulári na začatie práce, sa použijú iba počas aktuálnej inštancie pracovného postupu. Ak chcete zmeniť trvalé, predvolené Nastavenie pracovného postupu, upravte pôvodný formulár priradenia , ako je to vysvetlené v časti Zmena časti tohto článku.

Manuálne spustenie

Ak povolíte manuálny Štart, každý, kto má potrebné povolenia, môže kedykoľvek spustiť pracovný postup na ľubovoľnej oprávnenej položke.

Výhodami manuálneho spustenia je to, že vy a vaši kolegovia môžete spustiť pracovný postup iba vtedy, keď sa rozhodnete, a že pri každom spustení budete mať možnosť zmeniť niektoré nastavenia pomocou formulára na začatie.

Rýchly príklad    Ak chcete spustiť pracovný postup iba v prípade položiek, ktoré autor vytvoril spisovateľ mimo tímu, potom ho manuálne spustíte automaticky na položky, ktoré ste vytvorili vy a vaši spoluhráči. (Alternatívne riešenie: zachová jeden zoznam alebo knižnicu položiek od autorov v tíme a samostatný zoznam alebo knižnicu pre položky od všetkých ostatných autorov. Týmto spôsobom môžete pracovný postup spustiť automaticky, ale len v zozname externých autorov.)

Primárna nevýhoda manuálneho spúšťania je, že niekto si musí zapamätať spustenie pracovného postupu vždy, keď je to vhodné.

Automatické spustenie

Pracovný postup môžete nastaviť tak, aby sa automaticky spustil prostredníctvom niektorého z týchto udalostí:

• Nová položka sa vytvorí alebo nahrala v zozname alebo knižnici.

• Položka, ktorá je už uložená v zozname alebo knižnici, sa zmení.

Výhodou automatického spustenia je, že nikto nemusí pamätať na spustenie pracovného postupu. Spustí sa pri každom výskyte spúšťacej udalosti.

Rýchly príklad    Predstavte si, že účtovník vašej organizácie musí preskúmať každý rozpočet, ktorý sa nahrá do knižnice rozpočtov. Do tejto knižnice môžete pridať pracovný postup zhromažďovania pripomienok a zadať účtovníka ako jediného účastníka. Pracovný postup môžete nastaviť tak, aby sa spustil automaticky pri každom pridaní novej položky do zoznamu ("vytvorené v"). Týmto spôsobom bude váš účtovník vždy aktualizovaný.

Dve nevýhody automatického spustenia:

• Pracovný postup sa nedá ukončiť pri každom výskyte spúšťacej udalosti.

• Žiadne nastavenia nie je možné zmeniť na začiatku jednotlivých inštancií.

Na začiatok časti

06. používajú sa aj typy obsahu, ktoré dedia z tohto postupu?

Keď pridáte pracovný postup k typu obsahu pre celú kolekciu lokalít, dostanete tiež možnosť pridať pracovný postup do všetkých ostatných typov obsahu v kolekcii lokalít, ktoré dedia z typu obsahu, do ktorého pridávate pracovný postup. (Ak pridávate pracovný postup pre jeden zoznam alebo knižnicu, táto možnosť sa nezobrazí vo formulári priradenia.)

Poznámky

• Operácia, ktorá dosiahne všetky ďalšie Pridanie, môže trvať dlhý čas na dokončenie.

• Ak bolo dedenie rozdelené na všetky lokality alebo podlokality, na ktoré chcete tento pracovný postup pridať do dedenia typov obsahu, skontrolujte, či ste členom skupiny vlastníci v každej z týchto lokalít alebo podlokalít pred spustením tejto operácie.

Na začiatok časti

07. Účastníci: ktoré osoby, v akom poradí?

Budete musieť zadať meno alebo e-mailovú adresu každej osoby, ktorej budú priradené úlohy revízie.

Jedna etapa alebo viacero    etáp? Môžete si vybrať, či máte len jednu fázu kontroly alebo máte viacero etáp. Ak máte viac ako jednu etapu, etapy sa vykonajú jeden za druhým.

Paralelné Recenzie alebo sériové    Recenzie? V prípade účastníkov v ktorejkoľvek etape si môžete vybrať, či chcete, aby boli všetky úlohy revízie priradené všetkým naraz (paralelne), alebo aby sa im v poradí, v akom je to možné, priradili ich úlohy revízie. Možnosť sériové môže byť užitočná, ak napríklad nastavíte pracovný postup tak, aby sa ukončil po prvom zamietnutí, alebo ak chcete, aby sa účastníci spolu mohli pozrieť na komentáre od starších účastníkov ako súčasť kontextu ich recenzií.

Príklad

Tento jednoduchý scenár znázorňuje niekoľko výhod viacerých etáp a sériových recenzií:

Predstavte si, že Frank pridáva nový pracovný postup zhromažďovania pripomienok. Chce svojim spolupracovníkom Anna a Sean preskúmať každú položku ako prvú, predtým, než si ju vyhodnotí. Týmto spôsobom si môže zobraziť svoje pripomienky skôr než začne svoju vlastnú recenziu. Frank môže túto možnosť nastaviť dvoma spôsobmi:

• Pomocou sériového    hodnotenia Frank nastavuje prvotriedne sériové hodnotenie, v ktorom sú Anna a Sean prvými dvoma účastníkmi a je treťou.
  V tejto dohode musí Anna predložiť jej pripomienky pred priradením úlohy Sean. a potom musí Sean predložiť jej pripomienky pred priradením úlohy Franka.
  Tu je postup, ako Frank nastavuje svoju jednorazovú sériovú recenziu.
  

• Používaním dvoch    fáz, ak Frank chce Anna a Sean, aby sa priradili k svojim recenziám v rovnakom čase, takže Sean nemusí čakať, kým Anna dokončí skôr než začne, môže nastaviť dve etapy v pracovnom postupe: prvá paralelná etapa pre Recenzie Anny a Seana a druhá samostatná etapa pre vlastnú revíziu. Ak prvá etapa nie je dokončená, druhá etapa sa nikdy nespustí.
  Tu je postup, ako Frank nastavuje jeho dvojstupňové paralelné hodnotenie.
  

Tu sú diagramy oboch riešení.

Externí účastníci    Existuje osobitný postup na zahrnutie účastníkov, ktorí nie sú členmi vašej organizácie SharePointu. V tomto procese bude mať člen lokality ako proxy pre externého účastníka.

Tu je diagram tohto procesu:

Priraďte jednu úlohu ku každej celej skupine alebo jednému členovi skupiny?    Ak do účastníkov pracovného postupu zahrniete adresu skupiny alebo distribučný zoznam, môžete pracovný postup priradiť k jednotlivým členom skupinyalebo priradiť iba jednu úlohu do celej skupiny (ale aj naďalej odosielať oznámenie o tejto jednej úlohe každému členovi). Ak je do celej skupiny priradená iba jedna úloha, ktorýkoľvek člen skupiny môže požiadať o vykonanie tejto úlohy. (Pokyny na uplatnenie úlohy skupiny nájdete v časti celý segment tohto článku.)

Na začiatok časti

08. Aké ďalšie informácie potrebujú účastníci?

Vo formulári priradení sa nachádza textové pole, v ktorom môžete poskytnúť pokyny, Podrobnosti o požiadavkách, zdrojoch a podobne.

Otázky, ktoré sa môžu v tomto textovom poli riešiť:

• Ak majú účastníci problémy alebo otázky, na koho sa majú obrátiť?

• Môžu recenzenti odosielať pripomienky iba vo formulári úlohyalebo môžu tiež vkladať sledované zmeny a komentáre v položke itself?

• Ak môžu recenzenti vložiť sledované zmeny a komentáre v samotnej položke, mali by sa vrátiť k položke pred vykonaním zmien alebo ich nechať skontrolovať, aby mohli viacerí recenzenti pracovať súčasne?

• Ak sa v pracovnom postupe priradí každá skupina alebo distribučný zoznam iba jednu úlohu, tu sa uvádza, že jeden člen každej takejto skupiny si pred dokončením vyžiadal úlohu. Týmto spôsobom ostatní členovia skupiny nestratia časový úsek tým, že budú začínať tou istou úlohou. (Pokyny na uplatnenie úlohy skupiny nájdete v časti celý segment tohto článku.)

Na začiatok časti

09. Feedback iba vo formulári úlohy alebo aj v položke?

Existuje niekoľko úvah týkajúcich sa tejto dôležitej otázky. Ak ste tak ešte neurobili, otvorte a prečítajte si časť povolenie segmentu tohto článku, kde získate ďalšie informácie.

Na začiatok časti

10. Kedy sú úlohy splatné?

Môžete určiť, kedy sú úlohy pracovného postupu splatné jedným z dvoch spôsobov:

Podľa dátumu v kalendári    Môžete zadať jeden kalendárny dátum, do ktorého sú všetky úlohy splatné.

• Ak ste nastavili pracovný postup na automatické spustenie, zvyčajne by ste malitútomožnosť použiť. Je to preto, lebo hodnota dátumu, ktorú zadáte, sa pri každom automatickom spustení pracovného postupu automaticky neupraví vo vzťahu k aktuálnemu dátumu.

Podľa trvania úlohy    Môžete zadať počet dní, týždňov alebo mesiacov, ktoré sú povolené na dokončenie každej úlohy, pričom sa začína po priradení tejto úlohy.

• Dátum dokončenia kalendára prepíše určenú dobu trvania úlohy. To je: Ak je dnes 10. júna a dnes som priradená úloha s troch-dňovým trvaním, ale ktorá má aj dátum dokončenia kalendára z 11. júna, potom bude úloha splatná 11. júna (kalendárny termín dokončenia), a nie v júni 13 (posledný deň troch-dňový trvania).

Na začiatok časti

11. Kedy sa tento pracovný postup ukončí?

Ak sa chcete vyhnúť plytvaniu časom stráveným na nepotrebných hodnoteniach, môžete sa rozhodnúť, že pracovný postup sa zruší okamžite, ak sa v položke vykoná nejaká zmena.

Ak vyberiete túto možnosť, účastníci môžu poskytnúť pripomienky iba vo svojich formulároch úloh. To znamená, že nie je možné vkladať sledované zmeny a komentáre v samotnej položke, pretože by to zmenilo položku, ktorá by zasa zrušila pracovný postup. Ak vyberiete túto možnosť, nezabudnite do poľa žiadosť zahrnúť poznámku s pokynmi účastníkov, aby nevykonali žiadne zmeny priamo v položke na revíziu.

Na začiatok časti

12. kto musí byť oboznámený?

V poli kópia na druhej strane formulára priradenia môžete zadať mená alebo adresy pre každého, kto by mal byť oboznámený pri každom spustení alebo ukončení tohto pracovného postupu.

• Zadanie názvu tu nemá za následok priradenie úlohy pracovného postupu tejto osobe.

• Keď sa pracovný postup spustí manuálne, osoba, ktorá ho spustí , dostane oznámenia o spustení a zastavení bez toho, aby bolo potrebné zadať v tomto poli.

• Keď sa pracovný postup spustí automaticky, osoba, ktorá ho pôvodne pridala , dostane oznámenia o spustení a zastavení bez toho, aby bolo potrebné zadať v tomto poli.

Čo ďalej?

Ak ste pripravení pridať nový pracovný postup zhromažďovania pripomienok do zoznamu, knižnice alebo kolekcie lokalít, prejdite na príslušnú časť Pridanie (zoznam alebo knižnica alebo kolekcia lokalít) v tomto článku.

Na začiatok časti | Na začiatok článku

Pridanie pracovného postupu
zhromažďovania pripomienok (iba pre jeden zoznam alebo knižnicu)

Ak ešte nie ste oboznámení s pridávaním pracovných postupov, môže sa stať, že je užitočné preskúmať predchádzajúce informácie, Povoliťa plánovať segmenty v tomto článku skôr, než začnete postupovať podľa krokov v tomto segmente.

Sekcie v tomto segmente

1. Skôr než začnete

2. Pridanie pracovného postupu

1. skôr než začnete

Skôr ako budete môcť pridať pracovný postup, je potrebné, aby boli k dispozícii dve záležitosti:

E-mail    Ak chcete, aby pracovný postup odoslal e-mailové oznámenia a pripomenutia, musí byť na lokalite SharePoint povolený e-mail. Ak si nie ste istí, že ste to už urobili, obráťte sa na správcu služby SharePoint.

Povolenia    Predvolené nastavenia vyžadujú, aby ste mali povolenie na spravovanie zoznamov na pridanie pracovných postupov pre zoznamy, knižnice alebo kolekcie lokalít. (Skupina vlastníci má predvolene povolenie na spravovanie zoznamov, skupina členovia a skupiny návštevníci nie. Ďalšie informácie o povoleniach nájdete v časti Naučte sa v tomto článku.)

Na začiatok časti

2. Pridanie pracovného postupu

Postupujte takto:

1. Otvorte zoznam alebo knižnicu, do ktorej chcete pridať pracovný postup.

2. Na páse s nástrojmi kliknite na kartu zoznam alebo knižnica .

   Poznámka: Názov karty sa môže líšiť v závislosti od typu zoznamu alebo knižnice. V zozname kalendárov je napríklad Táto karta pomenovaná na položku Kalendár.

3. V skupine nastavenia kliknite na položku Nastavenie pracovného postupu.

4. Na stránke Nastavenie pracovného postupu zadajte jeden typ obsahu pre pracovný postup, ktorý sa má spustiť alebo všetky (pre všetky typy obsahu), a potom kliknite na položku pridať pracovný postup.
   

5. Dokončite prvú stranu formulára priradenia.
   (Pokyny sa dosledujú na ilustráciu.)

1. Keď sú všetky nastavenia tohto formulára požadované podľa svojich predstáv, kliknite na tlačidlo ďalej.

2. Dokončite druhú stranu formulára priradenia.
   (Pokyny sa dosledujú na ilustráciu.)

   Poznámka: Produkty SharePointu vám prinášajú prvých niekoľko možností na tejto druhej strane formulára priradenia – čísla od jedného po siedme na nasledujúcom obrázku, od priradenia až po CC – vždy, keď manuálne spustíte pracovný postup, aby ste mohli vykonať zmeny týchto možností len pre jednu inštanciu.

1. Ak máte všetky nastavenia na tejto stránke požadovaným spôsobom, kliknite na položku Uložiť a vytvorte pracovný postup.

Produkty SharePointu vytvárajú novú verziu pracovného postupu.

Čo ďalej?

Ak ste pripravení, prejdite na začiatok segmentu tohto článku a spustite prvý príklad na otestovanie nového pracovného postupu.

Na začiatok časti | Na začiatok článku

Pridanie pracovného postupu
zhromažďovania pripomienok (pre celú kolekciu lokalít)

Ak ešte nie ste oboznámení s pridávaním pracovných postupov, môže sa stať, že je užitočné preskúmať predchádzajúce informácie, Povoliťa plánovať segmenty v tomto článku skôr, než začnete postupovať podľa krokov v tomto segmente.

Sekcie v tomto segmente

1. Skôr než začnete

2. Pridanie pracovného postupu

1. skôr než začnete

Skôr ako budete môcť pridať pracovný postup, je potrebné, aby boli k dispozícii dve záležitosti:

E-mail Ak chcete, aby pracovný postup odoslal e-mailové oznámenia a pripomenutia, musí byť pre vašu lokalitu povolený e-mail. Ak si nie ste istí, že ste to už urobili, obráťte sa na správcu služby SharePoint.

Povolenia    Predvolené nastavenia SharePointu vyžadujú, aby ste mali povolenie na spravovanie zoznamov na pridanie pracovných postupov pre zoznamy, knižnice alebo kolekcie lokalít. (Skupina vlastníci má predvolene povolenie na spravovanie zoznamov, skupina členovia a skupiny návštevníci nie. Ďalšie informácie o povoleniach nájdete v časti Naučte sa v tomto článku.)

Na začiatok časti

2. Pridanie pracovného postupu

Postupujte takto:

1. Prejdite na domovskú stránku kolekcie lokalít (nie na domovskú stránku lokality alebo podlokality v rámci kolekcie).

2. Kliknite na ikonu nastavenia a potom kliknite na položku Nastavenie lokality.

3. Na stránke Nastavenie lokality kliknite v časti galérie webových dizajnérovna položku typy obsahu lokality.

4. Na stránke typy obsahu lokality kliknite na názov typu obsahu lokality, pre ktorý chcete pridať pracovný postup.

   Poznámka: Pracovný postup pridaný do celej kolekcie lokalít sa musí pridať len pre položky s jediným typom obsahu.

   

   1. Na stránke vybratého typu obsahu kliknite v časti Nastaveniena položku Nastavenie pracovného postupu.
      

   2. Na stránke Nastavenie pracovného postupu kliknite na prepojenie pridať pracovný postup .
      

   3. Dokončite prvú stranu formulára priradenia.
      (Pokyny sa dosledujú na ilustráciu.)

1. Keď sú všetky nastavenia na tejto stránke požadované podľa svojich predstáv, kliknite na tlačidlo ďalej.

2. Dokončite druhú stranu formulára priradenia.
   (Pokyny sa dosledujú na ilustráciu.)

   Poznámka: Produkty SharePointu vám prinášajú prvých niekoľko možností na tejto druhej strane formulára priradenia – čísla po jednom až siedmom z nasledujúcich ilustrácií od recenzentov cez CC – vždy, keď manuálne spustíte pracovný postup, aby ste mohli vykonať zmeny týchto možností len pre jednu inštanciu.

1. Ak máte všetky nastavenia na tejto stránke požadovaným spôsobom, kliknite na položku Uložiť a vytvorte pracovný postup.

Produkty SharePointu vytvárajú novú verziu pracovného postupu.

Čo ďalej?

Ak ste pripravení, prejdite na začiatok segmentu tohto článku a spustite prvý príklad na otestovanie nového pracovného postupu.

Na začiatok časti | Na začiatok článku

Spustenie pracovného postupu zhromažďovania pripomienok

Pracovný postup sa dá nastaviť tak, aby sa spustil iba manuálne, iba automaticky alebo tak, ako:

• Manuálne kedykoľvek a každý, kto má potrebné povolenia.

• Automaticky pri každom výskyte zadanej spúšťacej udalosti – čiže vždy, keď sa položka pridá do zoznamu alebo knižnice a/alebo kedykoľvek sa položka už v zozname zmení.
  (Spúšťacia udalosť alebo udalosti sa zadávajú na prvej strane formulára priradení pri pôvodnom pridaní a konfigurácii pracovného postupu. Ďalšie informácie nájdete v časti plán v tomto článku.)

Sekcie v tomto segmente

1. Automatické spustenie pracovného postupu

2. Manuálne spustenie pracovného postupu

3. Manuálne spustenie zo zoznamu alebo knižnice

4. Manuálne spustenie v rámci programu balíka Microsoft Office

1. Automatické spustenie pracovného postupu

Ak je pracovný postup nakonfigurovaný na automatické spustenie, pri každom výskyte spúšťacej udalosti sa pracovný postup spustí na položke, ktorá ju spustila.

Pri spustení pracovný postup priradí prvú úlohu alebo úlohy a odošle každému nadobúdateľovi oznámenie o úlohe. Súčasne odošle oznámenia o začatí (odlišné od oznámení o úlohe) osobe, ktorá pôvodne pridala pracovný postup, a každému, kto je uvedený v poli kópia na druhej strane formulára priradenia.

Na začiatok časti

2. manuálne spustenie pracovného postupu

Poznámka k povoleniam    Zvyčajne musíte mať povolenie na úpravu položiek na spustenie pracovného postupu. (V predvolenom nastavení má skupina členovia a vlastníci skupinu Toto povolenie, ale skupina návštevníci nie. Vlastník však môže na základe pracovného postupu, ktorý sa má použiť, vyžadovať povolenie na spravovanie zoznamov pre používateľov, ktorí spúšťajú pracovný postup. Výberom tejto možnosti môžu vlastníci v podstate špecifikovať, že iba oni a ostatní vlastníci môžu začať konkrétny pracovný postup. Ďalšie informácie nájdete v časti Naučte sa v tomto článku.)

Dve miesta na spustenie z

Pracovný postup môžete spustiť manuálne z oboch dvoch miest:

• Zo zoznamu alebo knižnice , kde je položka uložená

• Zvnútra samotnej položky, ktorá sa otvorila v programe balíka Microsoft Office, v ktorom bol vytvorený. (Všimnite si, že toto musí byť úplný, nainštalovaný program a nie verzia webovej aplikácie.)

Zostávajúce dve sekcie v tomto segmente obsahujú pokyny pre obe metódy.

Na začiatok časti

3. manuálne spustenie zo zoznamu alebo knižnice

1. Prejdite do zoznamu alebo knižnice, kde je uložená položka, pre ktorú chcete spustiť pracovný postup.

2. Kliknite na ikonu pred názvom položky a vyberte položku a potom na karte súbory na páse s nástrojmi v skupine pracovné postupy kliknite na položku pracovné postupy.

3. Na stránke pracovné postupy: názov položky v časti spustiť nový pracovný postupkliknite na pracovný postup, ktorý chcete spustiť.
   

4. Vo formulári na začatie vykonajte všetky zmeny, ktoré sa majú použiť pre túto konkrétnu inštanciu pracovného postupu.

   Poznámka: Zmeny, ktoré sa tu vykonali, sa vo formulári na začatie používajú len počas aktuálnej inštancie pracovného postupu. Ak chcete vykonať všetky zmeny, ktoré sa použijú pri každom spustení pracovného postupu, alebo ak chcete zmeniť nastavenie pracovného postupu, ktoré sa nezobrazuje v tomto formulári, pozrite si časť Zmena časti tohto článku.

1. Ak máte všetky nastavenia v spúšťacom formulári požadovaným spôsobom, kliknite na tlačidlo Štart a spustite pracovný postup.

Pracovný postup priraďuje prvú úlohu alebo úlohy a medzitým odošle oznámenia o spustení a každému, kto je uvedený v poli kópia formulára na začatie.

Na začiatok časti

4. manuálne spustenie v rámci programu balíka Microsoft Office

1. Otvorte položku v nainštalovanom programe balíka Office v počítači.

2. V otvorenej položke kliknite na kartu súbor , potom na položku Uložiť & Odoslaťa potom kliknite na pracovný postup, ktorý chcete spustiť s položkou.

3. Ak sa zobrazí nasledujúce hlásenie s informáciou, že pracovný postup potrebuje súbor, ktorý sa má vrátiť do projektu, kliknite na tlačidlo vrátiť do projektu .

4. Kliknite na tlačidlo veľký začiatok pracovného postupu .

5. Na stránke Zmena pracovného postupu vykonajte vo formulári spúšťania zmeny, ktoré sa majú použiť pre túto konkrétnu inštanciu pracovného postupu.

   Poznámka: Zmeny, ktoré sa tu vykonali, sa vo formulári na začatie používajú len počas aktuálnej inštancie pracovného postupu. Ak chcete vykonať všetky zmeny, ktoré sa použijú pri každom spustení pracovného postupu, alebo ak chcete zmeniť nastavenie pracovného postupu, ktoré sa nezobrazuje v tomto formulári, pozrite si časť Zmena časti tohto článku.

   

1. Ak máte nastavenia v spúšťacom formulári požadovaným spôsobom, kliknutím na tlačidlo Spustiť spustite pracovný postup.

Pracovný postup priraďuje prvú úlohu alebo úlohy a medzitým odošle oznámenia o spustení a každému, kto je uvedený v poli kópia formulára na začatie.

Čo ďalej?

• Ak je tento pracovný postup prvý raz spustený, ostatní účastníci potrebujú informácie a pomoc s cieľom dokončenia priradených úloh? (Môžu nájsť celý segment tohto článku užitočné.)

• Odporúčame tiež, aby ste skontrolovali, či účastníci dostávajú e-mailové oznámenia, a hlavne to, že oznámenia nie sú nesprávne spracovávané filtrami nevyžiadanej pošty.

• A samozrejme, môže sa stať, že budete mať jeden alebo viaceré úlohy pracovného postupu, ktoré môžete vykonať sami. Podrobné informácie nájdete v časti celý segment tohto článku.

• Ak chcete zistiť, ako môžete sledovať priebeh aktuálnej inštancie pracovného postupu, prejdite na časť monitora tohto článku.

Na začiatok časti | Na začiatok článku

Ukončenie úlohy pracovného postupu zhromažďovania pripomienok

Ak sa vám po prvýkrát priradila úloha v pracovnom postupe zhromažďovania pripomienok, môže sa stať, že je užitočné preskúmať tento segment článku v úplnom rozsahu pred dokončením úlohy. Týmto spôsobom budete informovaní o všetkých možnostiach, ktoré môžu byť pre vás otvorené.

Najskôr sa presvedčte, že máte správny článok

Rôzne typy pracovných postupov vyžadujú rôzne akcie úloh.

Skôr než začnete, presvedčte sa, že úloha, ktorú ste priradili, je skutočne úlohou pracovného postupu zhromažďovania pripomienok a nie úlohou pre iný typ pracovného postupu.

Pozrite si text Prečítajte si v niektorom z týchto umiestnení:

• V poli Predmet oznámenia o úlohe
  

• Na paneli hlásení v položke, ktorá sa má skontrolovať
  

• V názve úlohy na stránke stavu pracovného postupu
  

Ak sa položka Revízia textu v týchto umiestneniach nezobrazuje, obráťte sa na osobu, ktorá začala alebo pôvodne pridala pracovný postup, a zistite, ktorú šablónu pracovného postupu vychádza, alebo či ide o vlastný pracovný postup. Prepojenia na články o tom, ako používať ostatné typy pracovných postupov, ktoré sú súčasťou produktov SharePoint, nájdete v časti Pozrite tiež v tomto článku.

Ak je vašou úlohou úloha zhromažďovať pripomienky, Majte však právo na čítanie.

Sekcie v tomto segmente

1. Prehľad procesu

2. Prístup k položke a formuláru úlohy z správy s upozornením na úlohu

3. Prístup k položke a formuláru úlohy zo zoznamu alebo knižnice

4. Kontrola položky

5. Vyplnenie a odoslanie formulára úlohy

6. Oneskorené oznámenia

7. Žiadosť o skupinovú úlohu pred jej dokončením (voliteľné)

8. Vyžiadanie zmeny položky (voliteľné)

9. Zmena priradenia úlohy inej osobe (voliteľné)

10. Vykonanie úlohy v mene externého účastníka (voliteľné)

1. Prehľad procesu

Keď priradíte úlohu v pracovnom postupe, zvyčajne sa o úlohe dozviete jedným z troch spôsobov:

• Zobrazí sa upozornenie na e-mailovú úlohu.

• Otvoríte dokument balíka Microsoft Office a zobrazí sa panel hlásení, ktorý informuje o tom, že ste priradili súvisiacu úlohu.

• Môžete skontrolovať lokalitu SharePoint a zistiť, či sú k vám momentálne priradené niektoré úlohy.

Keď zistíte, že vám bola priradená úloha pracovného postupu zhromažďovania pripomienok, zvyčajne máte dve možnosti:

• Kontrola položky    Otvorte a skontrolujte položku.

• Dokončite úlohu    Formulár úlohy sa používa na odoslanie výsledkov revízie.

Na dokončenie úlohy sa často podieľajú tieto tri položky:

• Správa s oznámením (ktorú dostanete ako e-mail)

• Položka odoslaná na recenziu (ktorú otvoríte a skontrolujete)

• Formulár úlohy (ktorý otvoríte, vyplníte a odošlete)

Tieto tri položky vyzerajú takto:

Na začiatok časti

2. Prejsť na položku a formulár úlohy zo správy s upozornením na úlohu

Postupujte takto:

1. V správe s upozornením na úlohu v časti na vykonanie tejto úlohy kliknite na prepojenie na položku.

2. V otvorenej položke kliknite na paneli hlásení na tlačidlo otvoriť túto úlohu .

Na začiatok časti

3. Prejsť na položku a formulár úlohy zo zoznamu alebo knižnice

Postupujte takto:

1. V zozname alebo knižnici, kde je položka, ktorá sa má skontrolovať, uložená, kliknite na prepojenie prebiehajúce v súvislosti s položkou a pracovným postupom.

2. Na stránke stav pracovného postupu kliknite na názov úlohy.

3. Vo formulári úlohy sa v rámci tejto úlohy pracovného postupu vzťahuje na panel hlásení, kliknite na prepojenie na položku.

Na začiatok časti

4. Kontrola položky

V tomto príklade je položkou dokument programu Microsoft Word.

Všimnite si dve žlté panely hlásení v hornej časti dokumentu:

Server prečítané   Iba tento dokument je otvorený v režime iba na čítanie – čiže dokument môžete prečítať, ale v ňom nemôžete vykonávať žiadne zmeny.

Osoba, ktorá používa pracovný postup, má možnosť povoliť pripomienky iba vo formulári úlohy alebo tiež povoliť sledované zmeny a komentáre v samotnej položke. Ak si nie ste istí, či by ste mali pracovať v samotnej položke, obráťte sa na osobu, ktorá spustila pracovný postup, alebo na osobu, ktorá ho pôvodne pridala. Ak sa má vložiť sledované zmeny a komentáre, kliknite na tlačidlo Upraviť dokument .

Niekoľko vecí, aby ste sa uistili, že:

• Presvedčte sa, či ste pred vložením sledovaných zmien a komentárov overili, či sa má dokument pred vložením sledovaných zmien a komentárov alebo či sa má ponechať začiarknutý, aby mohli viacerí recenzenti pracovať súčasne.

• Uistite sa, že zapnete sledovanie zmien pred vložením zmien alebo komentárov. Ďalšie informácie nájdete v časti povolenie segmentu v tomto článku.

• Po dokončení práce s položkou nezabudnite uložiť zmeny na server. Ak ste položku začiarkli, vráťte sa späť.

Pracovný postup    Úloha, keď ste pripravení vyplniť a odoslať formulár úlohy, kliknite na tlačidlo otvoriť túto úlohu .

Na začiatok časti

5. vyplniť a odoslať formulár úlohy

Formulár úlohy pre úlohu pracovného postupu zhromažďovania pripomienok vyzerá asi takto.

Všimnite si, že prvé dva ovládacie prvky (Položka odstrániť a Táto úloha pracovného postupu sa vzťahujú na názov položky) sa vo formulári úlohy nezobrazujú , keď je otvorená zvnútra položky na revíziu.

Na začiatok časti

6. oneskorené oznámenia

Ak je úloha alebo celá inštancia pracovného postupu po termíne dokončenia, oznámenia sa automaticky odošlú:

• Osoba, ktorej je úloha priradená.

• Osoba, ktorá spustila pracovný postup (alebo ak bol začiatok automatický, osobe, ktorá pôvodne pridala pracovný postup).

Na začiatok časti

7. žiadosť o skupinovú úlohu pred dokončením (voliteľné)

Ak je priradená iba jedna úloha pre celú skupinu, do ktorej patríte, a potom ktorýkoľvek člen skupiny môže požiadať o vykonanie tejto jednej úlohy v mene celej skupiny.

Pred preskúmaním položky si vyžiadajte úlohu. Hneď po vykonaní žiadosti o vykonanie úlohy sa vám priradí a žiaden iný člen skupiny ju nemôže vykonať. (Týmto spôsobom vykoná len jedna osoba potrebnú prácu.)

1. Na stránke stav pracovného postupu ukážte na názov úlohy, ktorá bola priradená vašej skupine, kým sa nezobrazí šípka.

2. Kliknite na šípku, kliknite na položku Upraviť položku a potom vo formulári úlohy kliknite na tlačidlo úloha nároku .
   

Po obnovení stránky stavu pracovného postupu môžete vidieť, že úloha už nie je priradená skupine, ale teraz konkrétne vám.

Ak neskôr chcete znova uvoľniť úlohu do skupiny bez toho, aby ste ju dokončili, použite rovnaký postup na návrat do formulára úlohy, No teraz kliknite na tlačidlo uvoľniť úlohu .

Späť na kontrolu položky

8. vyžiadanie zmeny položky (voliteľné)

Skôr než začnete tento proces, Všimnite si, že pracovný postup môže byť nastavený tak, aby sa okamžite ukončil , ak sa v položke vykoná nejaká zmena. Je vhodné, aby ste sa uistili s osobou, ktorá spustila alebo pôvodne pridala pracovný postup, aby sa ubezpečil, že je to správne, aby sa vykonala zmena a aby sa pracovný postup ukončil v danom bode.

Možnosť zmeny požiadavky preukážeme tak, že ju uvediete do scenára:

Najprv si predstavte, že vaše meno je úprimné.

Predstavte si, že spolupracovník menom Anna spustil pracovný postup zhromažďovania pripomienok k dokumentu, ktorý vytvoril.

Pri prezeraní nového dokumentu Anny máte pocit, že úvod je príliš dlhý.

Kliknete na tlačidlo žiadosť o zmenu v dolnej časti formulára úlohy pracovného postupu a potom dokončite tento formulár.

Ak máte všetky položky formulára požadovaným spôsobom, kliknite na položku Odoslaťa vaša aktuálna úloha je označená ako dokončená. (Ale nie ste ešte neurobili. Po dokončení zmeny úlohy bude opäť priradená úloha revízií.)

Anna medzitým dostane toto e-mailové oznámenie:

Anna môže po jednom pohľade povedať o predmete (číslo 1 na ilustrácii), ktorá nie je bežnou notifikáciou zhromažďovania pripomienok, ale namiesto toho žiadosť o zmenu položky. Nájde informácie o konkrétnej zmene požadovanej v časti Zmena požadovaná pre text (číslo 2).

Anna skontroluje položku, vykoná požadované zmeny (alebo nie), potom uloží zmeny (ak nejaká existuje) a skontroluje položku späť. (Nezabudnite, že ak je pracovný postup nastavený na hodnotu ukončiť hneď po vykonaní každej zmeny v položke, táto akcia spôsobí, že pracovný postup sa ukončí.)

Potom Anna prejde na stránku stav pracovného postupu a otvorí svoju úlohu zmeny žiadosti v oblasti úlohy .

Anna pridá všetky informácie, ktoré chce v poli komentáre , a potom klikne na položku Odoslať odpoveď. Pracovný postup vykoná dve akcie:

• Označenie zmeny žiadosti o zmenu sa označí ako Dokončené.

• Priradí vám novú úlohu revízie (s pridanými komentármi Anny v oblasti konsolidované komentáre ) a odošle vám oznámenie o tejto úlohe.

Teraz môžete pokračovať a dokončite Hodnotenie zmenenej položky.

Všetky tieto akcie sú zatiaľ sledované a viditeľné v časti História pracovného postupu na stránke stavu pracovného postupu, ako je znázornené na nasledujúcom obrázku.

Tu je diagram celého procesu.

Na začiatok časti

9. Zmena priradenia úlohy niekomu inému (voliteľné)

Ak chcete niekomu inému ukončiť úlohu pracovného postupu, ktorá vám bola priradená, kliknite na tlačidlo zmeniť priradenie úlohy vo formulári úlohy pracovného postupu.

Zobrazí sa tento formulár.

Po dokončení formulára kliknite na položku Odoslať. Úloha je označená ako dokončená, Nová úloha je priradená osobe, ktorá je zodpovedná za úlohu, a odošle sa oznámenie o úlohe.

Všetky nové informácie, ktoré ste poskytli, sa zahrnú do delegovaného textu v oznámení o novej úlohe (číslo 1 na nasledujúcom obrázku).

Medzitým sa všetky tieto zmeny zaznamenávajú a zobrazujú v sekciách úlohy a História na stránke stavu pracovného postupu, ako je to znázornené na tomto mieste.

Na začiatok časti

10. vykonanie úlohy v mene externého účastníka (voliteľné)

Existuje osobitný postup na zahrnutie účastníkov, ktorí nie sú členmi vašej organizácie SharePointu. V tomto procese sa člen lokality chová ako proxy pre externého účastníka:

1. Zadajte e-mailovú adresu externého účastníka do príslušnej etapy priradenia na druhej strane formulára priradenia.

2. Pracovný postup skutočne priradí úlohe externého účastníka členovi lokality, ktorý pracovný postup spustí, alebo, ak sa pracovný postup spustí automaticky, členovi, ktorý daný pracovný postup pôvodne pridal. Táto osoba, ktorej je úloha skutočne priradená, slúži ako server proxy pre externého účastníka.

3. Tento člen lokality dostane oznámenie o úlohe s pokynmi na odoslanie kópie položky na revíziu externému účastníkovi. (Medzitým externý účastník dostane kópiu oznámenia o úlohe, ktorá môže fungovať ako užitočná výstraha alebo heads-up.)

4. Člen lokality, ktorému je úloha skutočne priradená, odošle kópiu položky externému účastníkovi.

5. Externý účastník prehodnotenie položky a odošle späť svoju odpoveď na člena lokality.

6. Keď príde odpoveď externého účastníka, člen lokality dokončí úlohu v produktoch SharePointu v mene externého účastníka.

Tu je diagram procesu.

Na začiatok časti | Na začiatok článku

Monitorovanie, úprava alebo zastavenie spusteného pracovného postupu zhromažďovania pripomienok

Centrálne umiestnenie, z ktorého môžete sledovať, adjustovať alebo zastaviť spustený pracovný postup, je stránka stavu pracovného postupu pre danú inštanciu pracovného postupu.

Najprv vám ukážeme, ako sa dostať na túto stránku, a potom vám ukážeme, ako používať možnosti a informácie, ktoré tu nájdete. Nakoniec vám ukážeme dve ďalšie stránky, na ktorých môžete získať ďalšie informácie o sledovaní.

Sekcie v tomto segmente

1. Prejsť na stránku stavu pracovného postupu

2. Použitie stránky stavu pracovného postupu na sledovanie priebehu pracovného postupu

3. Zmena aktívnych úloh (už priradených úloh)

4. Zmena budúcich úloh (úlohy, ktoré ešte nie sú priradené)

5. Zrušenie alebo ukončenie spusteného pracovného postupu

6. Zistenie, ktoré pracovné postupy sú spustené v položke

7. Sledovanie pracovných postupov pre celú kolekciu lokalít

1. Prejsť na stránku stavu pracovného postupu

V zozname alebo v knižnici, kde sa nachádza položka, kliknite na prepojenie v priebehu položky a pracovného postupu, ktoré chcete.

V tomto príklade je položka dokumentom s názvom Keynote koncept a pracovný postup je schválenie 3.

Otvorí sa stránka stavu pracovného postupu.

Na začiatok časti

2. použitie stránky stavu pracovného postupu na sledovanie priebehu pracovného postupu

Tu v časti ilustrácia každej sekcie stránky stavu pracovného postupu nájdete otázky týkajúce sa monitorovania, ktoré sú uvedené v sekcii odpovede.

Sekcia informácie o pracovnom postupe

Odpovede na otázky:

• Kto spustil túto inštanciu pracovného postupu?

• Kedy bola táto inštancia spustená?

• Kedy sa vyskytla Posledná akcia v tejto inštancii?

• Ktorá položka je v tejto inštancii spustená?

• Aký je aktuálny stav tejto inštancie?

Časť úlohy

Odpovede na otázky:

• Ktoré úlohy už boli vytvorené a priradené a aký je ich aktuálny stav?

• Ktoré úlohy sa už dokončili a aký bol výsledok pre každú z týchto úloh?

• Aký je dátum dokončenia každej úlohy, ktorá už bola vytvorená a priradená?

Úlohy, ktoré boli odstránené a úlohy, ktoré ešte neboli priradené, sa nezobrazujú v tejto časti.

Sekcia História pracovného postupu

Odpovede na otázky:

• Aké udalosti sa už vyskytli v tejto inštancii pracovného postupu?

• Všimnite si, že oneskorené úlohy a oznámenia o oneskorenej úlohe sa v tejto oblasti nezobrazujú .

Na začiatok časti

3. Zmena aktívnych úloh (už priradených úloh)

Existujú dva spôsoby, ako zmeniť úlohy, ktoré sú už priradené, ale ešte nie sú dokončené:

• Zmena jednej aktívnej úlohy

• Zmena všetkých aktívnych úloh

Zmena jednej aktívnej úlohy

Povolenia na vykonanie každej zmeny jednej úlohy, ktorá je priradená inému inému ako sebe, musíte mať povolenie na správu zoznamov. (Skupina vlastníci má predvolene povolenie na spravovanie zoznamov, skupina členovia a skupiny návštevníci nie. Môžete napríklad mať povolenia, ktoré vám umožnia spustiť pracovný postup, ale nevykonávať zmeny v úlohe iného účastníka.)

Ak máte potrebné povolenia:

1. Na stránke stav pracovného postupu kliknite na názov úlohy v zozname úlohy .
   

2. Použite formulár úlohy na doplnenie, odstránenie alebo zmenu priradenia úlohy alebo na vyžiadanie zmeny položky.

Podrobnejšie pokyny na používanie formulára úlohy nájdete v časti celý segment tohto článku.

Zmena všetkých aktívnych úloh

Povolenia všetky štyri prepojenia príkazov na nasledujúcom obrázku sa zobrazia na stránke stavu pracovného postupu každého, kto má povolenie na správu zoznamov. Prvé tri prepojenia sa zobrazia na strane osoby, ktorá spustila inštanciu pracovného postupu, ale koniec tohto prepojenia pracovného postupu sa nezobrazí, ak táto osoba nemá povolenie na spravovanie zoznamov. doesn’t (Opäť platí, že skupina vlastníci má predvolene povolenie na spravovanie zoznamov, skupina členovia a skupiny návštevníkov nie.)

1. Na stránke stav pracovného postupu v oblasti priamo pod vizualizáciou pracovného postupu kliknite na prepojenie aktualizovať aktívne úlohy zhromažďovania pripomienok .

2. Vykonajte zmeny vo formulári, ktorý sa otvorí, a potom kliknite na tlačidlo OK.

   • Správy odrážajúce zmeny sa odošlú ľuďom, ktorí sú momentálne priradení k úlohám v tomto spustení.

   • Úlohy, ktoré ste už dokončili alebo odstránili, a úlohy, ktoré ešte nie sú priradené, sún 't ovplyvnené zmenami, ktoré vykonáte v tomto formulári.

   • Ak chcete vykonať zmeny v úlohách, ktoré ešte nie sú priradené, prečítajte si nasledujúcu časť tohto segmentu a zmeňte budúce úlohy.

     

1. Ak máte všetky polia formulára podľa svojich predstáv, kliknite na tlačidlo OK.

Všetky aktívne úlohy v aktuálnej inštancii sa aktualizujú.

Na začiatok časti

4. Zmena budúcich úloh (úlohy, ktoré ešte nie sú priradené)

Povolenia všetky štyri prepojenia príkazov na nasledujúcom obrázku sa zobrazia na stránke stavu pracovného postupu každého, kto má povolenie na správu zoznamov. Prvé tri prepojenia sa zobrazia na strane osoby, ktorá spustila inštanciu pracovného postupu, ale koniec prepojenia tohto pracovného postupu sa nezobrazí, ak táto osoba nemá povolenie na správu zoznamov. doesn’t (Opäť platí, že skupina vlastníci má predvolene povolenie na spravovanie zoznamov, skupina členovia a skupiny návštevníkov nie.)

1. Na stránke stav pracovného postupu v oblasti priamo pod vizualizáciou pracovného postupu kliknite na prepojenie Pridať alebo aktualizovať recenzentov zhromažďovania pripomienok .

2. Vykonajte zmeny vo formulári, ktorý sa otvorí, a potom kliknite na položku aktualizovať.

   Poznámka: Zmeny, ktoré vykonáte v tomto formulári, nie sú ovplyvnené už vytvorenými a priradenými úlohami.

1. Ak máte všetky polia formulára podľa svojich predstáv, kliknite na tlačidlo OK.

Všetky budúce úlohy v aktuálnej inštancii budú odrážať vaše zmeny.

Na začiatok časti

5. zrušenie alebo ukončenie spusteného pracovného postupu

Existujú dva spôsoby, ako môžete zastaviť prebiehajúcu inštanciu pracovného postupu pred jej normálnym dokončením:

• Zrušenie pracovného postupu    Všetky úlohy sa zrušia, ale zachovajú sa v oblasti úlohy na stránke stavu pracovného postupu.

• Ukončiť tento pracovný postup    Všetky úlohy sa zrušia a odstránia sa z oblasti úlohy na stránke stavu pracovného postupu. (Sa však stále prejavia v oblasti histórie pracovného postupu.)

Postupujte podľa pokynov na oboch metódach.

Zrušiť (všetky úlohy boli zrušené, ale zachované v oboch zoznamoch úloh a v histórii)

Povolenia všetky štyri prepojenia príkazov na nasledujúcom obrázku sa zobrazia na stránke stavu pracovného postupu každého, kto má povolenie na správu zoznamov. Prvé tri prepojenia sa zobrazia na strane osoby, ktorá spustila inštanciu pracovného postupu, ale koniec tohto prepojenia pracovného postupu sa nezobrazí, ak táto osoba nemá povolenie na spravovanie zoznamov. doesn’t (Opäť platí, že skupina vlastníci má predvolene povolenie na spravovanie zoznamov, skupina členovia a skupiny návštevníkov nie.)

Ak aktuálna inštancia pracovného postupu už nie je potrebná alebo požadovaná, môže byť zastavená.

• Na stránke stav pracovného postupu v oblasti priamo pod vizualizáciou pracovného postupu kliknite na prepojenie Zrušiť všetky úlohy zhromažďovania pripomienok .

Všetky aktuálne úlohy sa zrušia a pracovný postup sa ukončí so stavom zrušené. Zrušené úlohy sú stále uvedené v oblasti úlohy aj v oblasti histórie pracovného postupu .

Ukončiť (všetky úlohy odstránené zo zoznamu úloh, ale zachované v histórii)

Povolenia všetky štyri prepojenia príkazov na nasledujúcom obrázku sa zobrazia na stránke stavu pracovného postupu každého, kto má povolenie na správu zoznamov. Prvé tri prepojenia sa zobrazia na strane osoby, ktorá spustila inštanciu pracovného postupu, ale koniec tohto prepojenia pracovného postupu sa nezobrazí, ak táto osoba nemá povolenie na spravovanie zoznamov. doesn’t (Opäť platí, že skupina vlastníci má predvolene povolenie na spravovanie zoznamov, skupina členovia a skupiny návštevníkov nie.)

Ak sa vyskytne chyba alebo sa pracovný postup zastaví a nedokáže reagovať, môže sa ukončiť.

• Na stránke stav pracovného postupu v oblasti priamo pod vizualizáciou pracovného postupu kliknite na prepojenie ukončiť tento pracovný postup .

Všetky úlohy vytvorené pracovným postupom sa zrušia a odstránia sa z oblasti úlohy na stránke stavu pracovného postupu, napriek tomu, že sa stále prejavia v oblasti histórie pracovného postupu . Pracovný postup sa ukončí so stavom zrušené.

Na začiatok časti

6. Zistite, ktoré pracovné postupy sú spustené na položke

Na stránke pracovné postupy pre ľubovoľnú položku nájdete zoznam pracovných postupov, ktoré sú momentálne spustené na danej položke.

1. Prejdite na zoznam alebo knižnicu, kde je položka uložená.

2. Kliknite na ikonu pred názvom položky a vyberte položku a potom na karte súbory na páse s nástrojmi v skupine pracovné postupy kliknite na položku pracovné postupy.

3. Na stránke pracovné postupy: názov položky v časti spustené pracovné postupynájdete zoznam inštancií pracovného postupu, ktoré sú momentálne spustené na položke.

Na začiatok časti

7. sledovanie pracovných postupov pre celú kolekciu lokalít

Správcovia kolekcie lokalít môžu na prvý pohľad Zobraziť:

• Počet pracovných postupov založených na jednotlivých šablónach pracovných postupov, ktoré sú momentálne v kolekcii lokalít.

• Či je každá samotná šablóna pracovného postupu momentálne aktívna alebo neaktívna v kolekcii lokalít.

• Počet inštancií verzií pracovných postupov založených na jednotlivých šablónach pracovných postupov, ktoré sú momentálne spustené v kolekcii lokalít.

Postup:

1. Otvorte domovskú stránku kolekcie lokalít (nie domovskú stránku lokality alebo podlokality v rámci kolekcie).

2. Kliknite na ikonu nastavenia a potom kliknite na položku Nastavenie lokality.

3. Na stránke Nastavenie lokality kliknite v časti Správa lokalityna položku pracovné postupy.

Otvorí sa stránka pracovných postupov so zobrazením informácií.

Čo ďalej?

Ak je táto verzia pracovného postupu prvýkrát spustená, možno budete chcieť použiť pokyny v časti Revízia tohto článku na zobrazenie udalostí v danej inštancii a zistiť, či fungujú pracovné postupy podľa svojich želaní.

Na začiatok časti | Na začiatok článku

Kontrola výsledkov pracovného postupu zhromažďovania pripomienok a vytváranie zostáv

Po dokončení inštancie pracovného postupu môžete skontrolovať udalosti zaznamenané v jej histórii. (K záznamu môžete získať prístup pre všetky inštancie až do 60 dní po dokončení inštancie.)

Môžete tiež spustiť zostavy o celkovom výkone pracovného postupu v rôznych inštanciách.

Sekcie v tomto segmente

1. Revízia udalostí v najnovšej inštancii

2. História inštancie Accessu až do 60 dní

3. Vytvorenie zostáv výkonnosti pracovného postupu

1. Revízia udalostí v najnovšej inštancii

Ak položka zostane v tom istom zozname alebo v knižnici a kým sa rovnaký pracovný postup znova nespustí v tej istej položke, môže sa stať, že v zozname alebo knižnici je k dispozícii História najnovšej inštancie.

Ak chcete zobraziť stránku stavu pracovného postupu pre najnovšiu inštanciu pracovného postupu spusteného v ľubovoľnej položke:

• V zozname alebo v knižnici, kde sa nachádza položka, kliknite na prepojenie stavu pre požadovanú položku a pracovný postup.

V tomto príklade je položkou dokument s názvom hlavný koncept a pracovný postup je schválenie novéhodokumentu.

Na stránke stav pracovného postupu sa sekcia História pracovného postupu nachádza v blízkosti dolnej časti.

Na začiatok časti

2. História inštancie Accessu až do 60 dní

Čo robiť, ak chcete skontrolovať históriu inštancie po tom, ako znova spustíte rovnaký pracovný postup v rovnakej položke?

V skutočnosti môžete tak urobiť až do 60 dní, a to buď z dvoch vstupných bodov: zo zoznamu alebo knižnice alebo z oznámenia o dokončení pracovného postupu. (60 dní je, ako dlho produkty SharePointu zachovajú históriu úloh pre pracovné postupy.)

Zo zoznamu alebo knižnice

1. Prejdite na zoznam alebo knižnicu, kde je položka uložená.

2. Kliknite na ikonu pred názvom položky a vyberte položku a potom na karte súbory na páse s nástrojmi v skupine pracovné postupy kliknite na položku pracovné postupy.

3. Na stránke pracovné postupy: názov položky v časti Dokončené pracovné postupykliknite na názov alebo stav inštancie pracovného postupu, ktorý chcete skontrolovať.
   
   Otvorí sa stránka stavu pracovného postupu pre danú inštanciu.

Z oznámenia o dokončení pracovného postupu

• Otvorte oznámenie o dokončení pracovného postupu inštancie, ktorú chcete skontrolovať, a potom kliknite na prepojenie Zobraziť históriu pracovného postupu .

Otvorí sa stránka stavu pracovného postupu pre danú inštanciu.

Ak chcete zachovať všetky vaše oznámenia o dokončení, možno budete chcieť vytvoriť pravidlo Outlooku. Nastavte pravidlo na skopírovanie všetkých prichádzajúcich správ, v ktorých sa text dokončil v predmete , do vlastného samostatného priečinka. (Uistite sa, že pravidlo Outlooku skopíruje prichádzajúce správy a jednoducho ich nepresunie ani sa nezobrazí v priečinku Doručená pošta.) Ďalšie informácie o vytváraní pravidiel Outlooku nájdete v článku spravovanie e-mailových správ pomocou pravidiel.

Na začiatok časti

3. Vytváranie zostáv výkonnosti pracovného postupu

Ak sa chcete dozvedieť, ako jeden z vašich verzií pracovných postupov vykonáva všeobecne – v priebehu času a v prípade viacerých inštancií – môžete vytvoriť jednu alebo obe z dvoch preddefinovaných zostáv:

• Zostava trvania aktivity    Pomocou tejto zostavy zobrazíte priemery, ako dlho trvá vykonanie každej aktivity v rámci pracovného postupu, ako aj to, ako dlho bude trvať celé spustenie alebo inštancia tohto pracovného postupu.

• Správa o zrušení a chybe    Pomocou tejto zostavy zistíte, či sa pracovný postup často zrušil alebo sa vyskytli chyby pred dokončením.

Vytvorenie dostupných zostáv pre pracovný postup

1. V zozname alebo knižnici kliknite v stĺpci stav tohto pracovného postupu na ľubovoľné prepojenie na informácie o stave.
   

2. Na stránke stav pracovného postupu v časti História pracovného postupukliknite na položku Zobraziť zostavy pracovného postupu.
   

3. Vyhľadajte pracovný postup, pre ktorý chcete zobraziť zostavu, a potom kliknite na názov zostavy, ktorú chcete zobraziť.
   

4. Na stránke prispôsobiť môžete ponechať alebo zmeniť umiestnenie, v ktorom sa vytvorí súbor zostavy, a potom kliknite na tlačidlo OK.
   
   Zostava sa vytvorí a uloží do zadaného umiestnenia.

5. Po dokončení zostavy môžete kliknutím na prepojenie zobrazené na nasledujúcom obrázku zobraziť. V opačnom prípade kliknutím na tlačidlo OK dokončite a zatvoríte dialógové okno. (Neskôr, keď ste pripravení Zobraziť zostavu, nájdete ju na mieste, ktoré ste zadali v predchádzajúcom kroku.)
   

Čo ďalej?

Ak váš pracovný postup funguje presne podľa svojich predstáv, môžete ho začať používať.

Ak chcete zmeniť informácie o tom, ako to funguje, prečítajte si časť Zmena časti tohto článku.

Na začiatok časti | Na začiatok článku

Zmena, vypnutie alebo odstránenie pracovného postupu zhromažďovania pripomienok

Po spustení prvého výskytu nového pracovného postupu zhromažďovania pripomienok a preskúmaní výsledkov možno budete chcieť zmeniť spôsob konfigurácie pracovného postupu.

Ďalšie zmeny konfigurácie môžete vykonať aj v rôznych časoch v budúcnosti.

Nakoniec by ste mohli v určitom bode chcieť vypnúť pracovný postup na kratšie alebo dlhšie obdobie, ale neodstrániť ho – alebo sa môžete naozaj rozhodnúť, že ho úplne odstránite.

Sekcie v tomto segmente

1. Zmena trvalých nastavení pracovného postupu

2. Vypnutie alebo odstránenie pracovného postupu

1. Zmena trvalých nastavení pracovného postupu

Ak chcete vykonať trvalé zmeny v nastavení existujúceho pracovného postupu, otvorte a upravte formulár priradení, ktorý sa pôvodne používal na jeho Pridanie.

Ak je pracovný postup spustený iba v jednom zozname alebo knižnici

1. Otvorte zoznam alebo knižnicu, v ktorej sa pracovný postup spúšťa.

2. Na páse s nástrojmi kliknite na kartu zoznam alebo knižnica .

   Poznámka: Názov karty sa môže líšiť v závislosti od typu zoznamu alebo knižnice. V zozname kalendárov je napríklad Táto karta pomenovaná na položku Kalendár.

3. V skupine nastavenia kliknite na položku Nastavenie pracovného postupu.

4. Na stránke Nastavenie pracovného postupu kliknite v časti názov pracovného postupu (kliknutím na položku zmeniť nastavenia)na názov pracovného postupu, ktorého nastavenie chcete zmeniť.

   Poznámka: Ak sa požadovaný pracovný postup zhromažďovania pripomienok nezobrazuje v zozname, môže byť priradený iba k jednému typu obsahu. Ktoré pracovné postupy sa zobrazia v tomto zozname, sa riadia pomocou funkcie Zobraziť priradenia pracovného postupu tohto typu , ktorá sa nachádza priamo nad zoznamom. (Pozrite si ilustráciu.) V rozbaľovacej ponuke kliknite na možnosť možnosti typu obsahu a zistite, ktorý z nich zobrazuje požadovaný pracovný postup. Keď sa požadovaný pracovný postup zobrazí v zozname, kliknite na názov pracovného postupu.

5. Do rovnakého formulára priradenia, ktorý sa pôvodne používal na pridanie pracovného postupu, vykonajte požadované zmeny a uložte ich.

   Ďalšie informácie o poliach a ovládacích prvkoch vo formulári priradení nájdete v časti plán a príslušnej časti Pridanie (zoznamu alebo knižnice alebo kolekcie lokalít) tohto článku.

Ak je pracovný postup spustený vo všetkých zoznamoch a knižniciach v kolekcii lokalít

1. Otvorte domovskú stránku kolekcie lokalít (nie domovskú stránku lokality alebo podlokality v rámci kolekcie).

2. Kliknite na ikonu nastavenia a potom kliknite na položku Nastavenie lokality.

3. Na stránke Nastavenie lokality kliknite v časti galériena položku typy obsahu lokality.

4. Na stránke typy obsahu lokality kliknite na názov typu obsahu lokality, v ktorom sa pracovný postup spúšťa.

5. Na stránke vybratého typu obsahu kliknite v časti Nastaveniena položku Nastavenie pracovného postupu.

6. Na stránke Nastavenie pracovného postupu kliknite v časti názov pracovného postupu (kliknutím na položku zmeniť nastavenia)na názov pracovného postupu, ktorého nastavenie chcete zmeniť.

7. Do rovnakého formulára priradenia, ktorý sa pôvodne používal na pridanie pracovného postupu, vykonajte požadované zmeny a uložte ich.

   Ďalšie informácie o poliach a ovládacích prvkoch vo formulári priradení nájdete v časti plán a príslušnej časti Pridanie (zoznamu alebo knižnice alebo kolekcie lokalít) tohto článku.

Na začiatok časti

2. zakázanie alebo odstránenie pracovného postupu

Ak je pracovný postup spustený iba v jednom zozname alebo knižnici

1. Otvorte zoznam alebo knižnicu, v ktorej sa pracovný postup spúšťa.

2. Na páse s nástrojmi kliknite na kartu zoznam alebo knižnica .

   Poznámka: Názov karty sa môže líšiť v závislosti od typu zoznamu alebo knižnice. V zozname kalendárov je napríklad Táto karta pomenovaná na položku Kalendár.

3. V skupine nastavenia kliknite na položku Nastavenie pracovného postupu.

4. Na stránke Nastavenie pracovného postupu kliknite na prepojenie odstrániť pracovný postup .
   

5. Použite formulár na stránke odstránenie pracovných postupov na vypnutie, opätovné povolenie alebo odstránenie pracovných postupov.
   

Formulár obsahuje päť stĺpcov:

• Pracovný postup    Názov pracovného postupu.

• Inštancie    Počet inštancií pracovného postupu, ktoré sú momentálne spustené v položkách.

• Povoliť    Možnosť, ktorá umožňuje, aby pracovný postup pracoval normálne.

• Žiadne nové inštancie    Možnosť, ktorá umožňuje, aby sa všetky aktuálne spustené inštancie pracovného postupu dokončili, ale pracovný postup zakážete tak, že nebudete môcť spúšťať všetky nové inštancie. (Táto akcia je reverzibilná. Ak chcete pracovný postup znova povoliť neskôr, vráťte sa na túto stránku a vyberte položku Povoliť.)

• Odstrániť    Možnosť, ktorá úplne odstráni pracovný postup zo zoznamu alebo knižnice. Všetky spustené inštancie sa okamžite ukončia a stĺpec pre tento pracovný postup sa už nezobrazuje na strane zoznamu alebo knižnice. (Táto akcia isn 't reverzibilné.)

Na začiatok časti

Ak je pracovný postup spustený vo všetkých zoznamoch a knižniciach v kolekcii lokalít

1. Otvorte domovskú stránku kolekcie lokalít (nie domovskú stránku lokality alebo podlokality v rámci kolekcie).

2. Kliknite na ikonu nastavenia a potom kliknite na položku Nastavenie lokality.

3. Na stránke Nastavenie lokality kliknite v časti galériena položku typy obsahu lokality.

4. Na stránke typy obsahu lokality kliknite na názov typu obsahu lokality, v ktorom sa pracovný postup spúšťa.

5. Na stránke vybratého typu obsahu kliknite v časti Nastaveniena položku Nastavenie pracovného postupu.

6. Na stránke Nastavenie pracovného postupu kliknite na prepojenie odstrániť pracovný postup .

7. Použite formulár na stránke odstránenie pracovných postupov na vypnutie, opätovné povolenie alebo odstránenie pracovných postupov.
   

Formulár obsahuje päť stĺpcov:

• Pracovný postup    Názov pracovného postupu.

• Inštancie    Počet inštancií pracovného postupu, ktoré sú momentálne spustené v položkách.

• Povoliť    Možnosť, ktorá umožňuje, aby pracovný postup pracoval normálne.

• Žiadne nové inštancie    Možnosť, ktorá umožňuje, aby sa všetky aktuálne spustené inštancie pracovného postupu dokončili, ale pracovný postup zakážete tak, že nebudete môcť spúšťať všetky nové inštancie. (Táto akcia je reverzibilná. Ak chcete pracovný postup znova povoliť neskôr, vráťte sa na túto stránku a vyberte položku Povoliť.)

• Odstrániť    Možnosť, ktorá úplne odstráni pracovný postup z kolekcie lokalít. Všetky spustené inštancie sa okamžite ukončia a stĺpec pre tento pracovný postup sa už nezobrazuje na strane zoznamu alebo knižnice. (Táto akcia jen't reverzibilná.)

Čo ďalej?

Ak ste vykonali zmeny, spustite skúšobnú inštanciu pracovného postupu, aby ste skontrolovali účinky zmien.

Na začiatok časti

Ďalšie prispôsobenie

Existujú rôzne spôsoby na ďalšie prispôsobenie pracovných postupov, ktoré sú súčasťou produktov SharePointu.

Môžete dokonca vytvoriť vlastné pracovné postupy úplne od začiatku.

Môžete použiť niektoré alebo všetky z nasledujúcich programov:

• Microsoft SharePoint Designer 2013    Prispôsobenie formulárov, akcií a správania pracovných postupov.

• Microsoft Visual Studio    Vytvorte si vlastné akcie pracovného postupu.

Ďalšie informácie nájdete v Pomocníkovi systému Microsoft Software Developer Network (MSDN).

Na začiatok časti | Na začiatok článku