Vyhľadávanie záznamov

Ak sa databáza zväčšuje, vyhľadanie konkrétnych záznamov bude zahŕňať viac ako rýchly pohľad v údajovom hárku. V tomto článku sa naučíte päť spôsobov, ako vyhľadať konkrétne záznamy na základe vašich potrieb.

Čo vás zaujíma?

Prehľadávanie všetkých záznamov

Záznamy môžete prehľadávať pomocou klávesu TAB, ak sa chcete presúvať v jednom zázname v určitom čase, aby ste našli konkrétny záznam. Môžete tiež Prehľadávať záznamy v tabuľke v údajové zobrazenie pomocou navigačných tlačidiel záznamu. Tlačidlo navigácia v záznamoch je k dispozícii v dolnej časti tabuľky alebo formulára.

Navigačné tlačidlá

1. prechod na prvý záznam

2. prechod na predchádzajúci záznam

3. pole aktuálneho záznamu

4. prechod na ďalší záznam

5. prechod na posledný záznam

6. otvorenie nového (prázdneho) záznamu

7. indikátor filtra

8. vyhľadávacie pole

Poznámky: 

  • Po kliknutí na pole aktuálny záznam môžete zadať číslo záznamu a potom stlačením klávesu Enter prejsť na daný záznam. Číslo záznamu sa počíta postupne od začiatku formulára alebo údajového hárka. Nezodpovedá žiadnej hodnote poľa.

  • Ak chcete zistiť, či bol filter použitý, pozrite si tému tlačidlo indikátora filtra. Ak sa nepoužije žiadny filter alebo sa vymažú všetky filtre, zobrazí sa bez filtra. Po zobrazení filtrovaniamôžete kliknutím na toto tlačidlo odstrániť filter. Podobne, keď sa zobrazuje nefiltrované, môžete kliknúť na toto tlačidlo a použiť posledný použitý filter, ak nejaký používate.

  • Pri zadávaní textu do vyhľadávacieho poľa sa prvá zodpovedajúca hodnota zvýrazní v reálnom čase pri zadávaní jednotlivých znakov. Túto funkciu môžete použiť na rýchle vyhľadanie záznamu so zodpovedajúcou hodnotou.

Na začiatok stránky

Prechod na konkrétny záznam

V Accesse môžete prejsť na konkrétny záznam v prípade, že poznáte záznam, ktorý chcete vyhľadať. Pole Prejsť na umožňuje výber konkrétneho záznamu z rozbaľovacieho zoznamu a zvyčajne sa pridá do formulárov.

Pole Prejsť na

  • Ak chcete prejsť na konkrétny záznam, kliknite na šípku napravo od poľa Prejsť na a potom z rozbaľovacieho zoznamu vyberte záznam.

    Poznámka: Ak poznáte niekoľko prvých znakov záznamu, na ktoré chcete prejsť, môžete do poľa Prejsť na zadať tieto znaky, ktoré vám pomôžu rýchlo vyhľadať daný záznam.

Pole Prejsť na zobrazí iba dostatok údajov na jednoznačnú identifikáciu jednotlivých záznamov. Keď vyberiete záznam zo zoznamu, v Accesse sa zobrazí zvyšok údajov tohto záznamu v hlavnej oblasti formulára.

Na začiatok stránky

Vyhľadanie konkrétneho záznamu

Konkrétny záznam v tabuľke alebo formulári môžete vyhľadať pomocou karty Hľadať v dialógovom okne Hľadanie a nahradenie . Toto je efektívna voľba na vyhľadanie konkrétneho záznamu, keď záznam, ktorý chcete vyhľadať, spĺňa špecifické kritériá, ako sú napríklad hľadané výrazy a operátory porovnania, ako napríklad "rovná sa" alebo "obsahuje".

Poznámka: Dialógové okno Hľadanie a nahradenie môžete použiť len v prípade, ak tabuľka alebo formulár aktuálne zobrazuje údaje. Platí to aj v prípade, že neexistujú žiadne viditeľné záznamy, pretože bol použitý filter.

  1. Otvorte tabuľku alebo formulár a potom kliknite na pole, ktoré chcete hľadať.

  2. Na karte Domov kliknite v skupine Hľadať na položku Hľadať alebo stlačte kombináciu klávesov CTRL + F.

    Zobrazí sa dialógové okno Hľadanie a nahradenie s vybratou kartou Hľadať .

  3. Do poľa Hľadať zadajte hodnotu, pre ktorú chcete hľadať.

  4. Ak chcete zmeniť pole, v ktorom chcete hľadať, alebo môžete prehľadávať celú podkladovú tabuľku, kliknite na príslušnú možnosť v zozname kde hľadať .

    Tip: Zoznam zhôd predstavuje operátor porovnania (napríklad "rovná sa" alebo "obsahuje"). Ak chcete rozšírenie vyhľadávania rozšíriť, v zozname Porovnať kliknite na ľubovoľnú časť poľa.

  5. V zozname Hľadať vyberte položku Všetko a potom kliknite na položku Hľadať ďalej.

  6. Keď je položka, pre ktorú hľadáte, zvýraznená, kliknite na položku Zrušiť v dialógovom okne Hľadanie a nahradenie a zatvoríte dialógové okno. Zvýraznené záznamy, ktoré vyhovujú vašim podmienkam

Ďalšie informácie o používaní dialógového okna Hľadanie a nahradenie nájdete v článku Použitie dialógového okna Hľadanie a nahradenie na zmenu údajov.

Na začiatok stránky

Filtrovanie na zobrazenie obmedzeného počtu záznamov

Ak chcete zobraziť iba záznamy, ktoré vyhovujú konkrétnym kritériám a operátorom porovnania, môžete filtrovať, aby sa zobrazil obmedzený počet záznamov. Ak chcete napríklad rýchlo zúžiť zobrazené záznamy, kliknite pravým tlačidlom myši na pole, ktorého hodnotu chcete priradiť, a potom vyberte položku rovnása, nerovnása, obsahujealebo neobsahuje v dolnej časti kontextovej ponuky. Filter je možné zapnúť alebo vypnúť, vďaka čomu môžete jednoducho prepínať medzi filtrovaným a nefiltrovaným zobrazením rovnakých údajov. Na rozdiel od vyhľadávania sa v filtri zobrazia len limity, ktoré sú zobrazenév záznamoch.

  1. Ak chcete použiť filter založený na výbere, otvorte tabuľku alebo formulár.

  2. Ak chcete mať istotu, že tabuľka alebo formulár ešte nie je filtrovaný, na karte domov kliknite v skupine Zoradiť & filtra na položku Rozšírenéa potom kliknite na položku Vymazať všetky filtre, ak je tento príkaz k dispozícii.

  3. Prejdite na záznam, ktorý obsahuje hodnotu, ktorú chcete použiť ako súčasť filtra, a potom kliknite do stĺpca (v údajovom zobrazení) alebo v ovládacom prvku (v zobrazení formulára, zostavy alebo rozloženia). Ak chcete filtrovať na základe čiastočného výberu, vyberte požadované znaky.

  4. Na karte domov kliknite v skupine Zoradiť & filtra na položku Výbera potom kliknite na filter, ktorý chcete použiť.

  5. Ak chcete filtrovať ostatné polia na základe výberu, zopakujte kroky 3 a 4.

Ďalšie informácie o tom, ako použiť filter, nájdete v článku Použitie filtra na zobrazenie vybratých záznamov v databáze programu Access.

Na začiatok stránky

Vytvorenie dotazu na vyhľadanie konkrétneho záznamu

Postupy, ktoré môžete použiť na vyhľadávanie a Filtrovanie záznamov, sú veľmi užitočné na nájdenie konkrétnych záznamov pre daný prípad. Môže sa však stať, že budete chcieť pravidelne vykonávať rovnakú operáciu vyhľadávania alebo filtrovania. Namiesto toho, aby sa vyprodukovala množina vyhľadávacích a filtrovaných krokov vždy, môžete vytvoriť dotaz. Dotaz je mocný a flexibilný spôsob, ako vyhľadať konkrétne záznamy, pretože umožňuje vykonávať prispôsobené vyhľadávania, použiť prispôsobené filtre a zoradiť záznamy. Môžete si vytvoriť vlastné dotazy, ktoré vám pomôžu zamerať sa na konkrétne záznamy a odpovedať na konkrétne otázky. Po vytvorení sa dotaz môže uložiť a znova použiť a môže sa použiť aj pri vytváraní formulárov a zostáv.

Ak použijete dotaz na vyhľadávanie alebo filtrovanie, použijete kritériá na základe typu údajov, ktoré hľadáte. Rôzne druhy informácií sú uložené ako rôzne typy údajov. Narodeniny sa napríklad uložia ako údaje o dátume a čase, zatiaľ čo mená sú uložené ako textové údaje.

Niekedy nie je možné nájsť konkrétny záznam, o ktorom viete, že existuje. Môže sa to stať, ak zobrazujete záznamy vo formulári alebo dotaze, ktorý nezobrazuje určité záznamy z dôvodu hodnoty konkrétneho poľa. Nasledujúci príklad ukazuje, ako používať dotaz na vyhľadanie záznamov.

Predpokladajme, že používate databázu vytvorenú pomocou šablóny problémov s Accessom na sledovanie problémov. Tabuľka problémy obsahuje pole s názvom stav, v ktorom sa uvádza, či je konkrétny problém aktívny, vyriešený alebo zatvorený. Pomocou týchto krokov môžete vytvoriť dotaz, v ktorom sa zobrazujú problémy, ktorých stav je zavretý.

  1. Na karte Vytvoriť kliknite v skupine Dotazy na položku Návrh dotazu.

  2. Dvakrát kliknite na položku problémya potom kliknite na tlačidlo zatvorenie.

  3. V návrhárovi dotazu dvakrát kliknite na hviezdičku (*) v tabuľke problémy . Tým sa zabezpečí, že dotaz zobrazí všetky polia zo záznamov, ktoré vráti.

    Problémy. * zobrazí sa v prvom stĺpci mriežky návrhu v riadku pole . Znamená to, že všetky polia z tabuľky problémy by sa mali vrátiť.

  4. V návrhárovi dotazu dvakrát kliknite na položku stav v tabuľke problémy .

    Stav sa zobrazí v druhom stĺpci v mriežke návrhu v riadku pole .

  5. V druhom stĺpci mriežky návrhu zrušte začiarknutie políčka v riadku Zobraziť . Pomáha to uistiť sa, že dotaz nezobrazuje pole stav.

    Ak nechcete zrušiť začiarknutie políčka Zobraziť v stĺpci stav, pole stav sa zobrazí dvakrát vo výsledkoch dotazu.

  6. V druhom stĺpci mriežky návrhu zadajte do riadka kritériá výraz = "closed" (zatvorené). Toto je kritérium vyhľadávania. Takto sa uistite, že dotaz vráti iba tie záznamy, v ktorých je hodnota stavu uzavretá.

    Poznámka: V tomto príklade sa používa len jedno kritérium vyhľadávania. Môžete použiť veľa kritérií vyhľadávania pre dané vyhľadávanie pridaním kritérií do polí ďalšie a použitím riadka or a ďalších nižšie uvedených riadkov alebo.

    Dotaz je pripravený na spustenie a vyzerá asi takto:

    Mriežka návrhu dotazu

  7. Prejdite na kartu Návrh a v skupine Výsledky kliknite na položku Spustiť.

    Poznámka: Ak ste už nezačali sledovať problémy, a preto máte údaje v tabuľke problémy, a máte nastavený stav aspoň jedného problému na možnosť zatvorené – dotaz nevráti žiadne výsledky. Dotaz však môžete uložiť a použiť kedykoľvek v budúcnosti.

  8. Stlačením kombinácie klávesov CTRL + S uložte dotaz.

  9. V dialógovom okne Uložiť ako zadajte názov dotazu do poľa názov dotazu , ako napríklad uzavreté problémy, a potom kliknite na tlačidlo OK.

Teraz máte dotaz, ktorý zobrazuje problémy, ktorých stav je zatvorený.

Ďalšie informácie o vytváraní dotazov na pomoc pri vyhľadávaní záznamov nájdete v článku Vytvorenie jednoduchého výberového dotazu.

Ďalšie informácie o kritériách vyhľadávania a filtrovania nájdete v článku príklady kritérií dotazu.

Na začiatok stránky

Potrebujete ďalšiu pomoc?

Rozšírte svoje zručnosti práce s balíkom Office
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×