Vyhľadanie záznamov s najmenšími alebo najnovšími dátumami

Podpora pre Office 2010 sa skončila 13. októbra 2020

Inovujte na Microsoft 365 a pracujte kdekoľvek z ľubovoľného zariadenia a pokračujte v prijímaní podpory.

Inovovať

V tomto článku sa vysvetľuje, ako používať dotazy s najvyššími hodnotami a dotazy súčtov na nájdenie najnovších alebo najskorších dátumov v množine záznamov. Môže vám to pomôcť pri odpovedaní na rôzne obchodné otázky, ako napríklad v prípade, že zákazník naposledy odoslal objednávku, alebo ktoré z nich boli najlepšie pre predaj podľa mesta.

Obsah tohto článku

Prehľad

Pomocou dotazu s najvyššími hodnotami môžete zoraďovať údaje a kontrolovať Najvyššie hodnotené položky. Dotaz s najvyššou hodnotou je výberový dotaz, ktorý vráti zadané číslo alebo percento hodnôt z hornej časti výsledkov, napríklad päť najpopulárnejších stránok na webovej lokalite. Dotaz s najvyššími hodnotami môžete použiť na všetky druhy hodnôt – nemusia byť čísla.

Ak chcete údaje zoskupiť alebo sumarizovať skôr, než ho zaradíte, nemusíte použiť dotaz s najvyššími hodnotami. Predpokladajme napríklad, že potrebujete vyhľadať čísla predajov pre daný dátum pre každé mesto, v ktorom vaša spoločnosť funguje. V takom prípade sa mestá stávajú kategóriami (musíte vyhľadať údaje za mesto), takže použijete dotaz súčtov.

Ak použijete dotaz s najvyššími hodnotami na vyhľadanie záznamov obsahujúcich najnovšie alebo najstaršie dátumy v tabuľke alebo skupine záznamov, môžete odpovedať na rôzne obchodné otázky, napríklad nasledovné:

  • Kto už v poslednej dobe robí najväčší predaj?

  • Kedy zákazník naposledy uskutočnil objednávku?

  • Kedy sú nasledujúce tri narodeniny v tíme?

Ak chcete vytvoriť dotaz s najvyššou hodnotou, Začnite vytvorením výberového dotazu. Potom Zoraďte údaje podľa vašej otázky – či už hľadáte v hornej alebo dolnej časti. Ak potrebujete zoskupiť alebo zhrnúť údaje, zapnite výberový dotaz na dotaz súčtov. Potom môžete použiť agregačnú funkciu, napríklad maximum alebo minimum , ak chcete vrátiť najvyššiu alebo najnižšiu hodnotu, alebo prvý alebo posledný , ak chcete vrátiť najstarší alebo posledný dátum.

V tomto článku sa predpokladá, že hodnoty dátumov, ktoré používate, majú typ údajov dátum a čas. Ak sú vaše dátumové hodnoty v textovom poli,

Použitie filtra namiesto dotazu s najvyššími hodnotami

Filter je zvyčajne lepší, ak máte na mysli konkrétny dátum. Ak chcete zistiť, či by ste mali vytvoriť dotaz s najvyššími hodnotami alebo použiť filter, zvážte nasledovné:

  • Ak chcete vrátiť všetky záznamy, v ktorých sa dátum zhoduje s predchádzajúcim alebo neskorším dátumom, použite filter. Ak chcete napríklad zobraziť dátumy predaja medzi aprílom a júlom, použijete filter.

  • Ak chcete vrátiť zadanú sumu záznamov s najnovšími alebo poslednými dátumami v poli a nepoznáte presné hodnoty dátumu alebo nezáleží na tom, vytvorte dotaz s najvyššími hodnotami. Ak chcete napríklad zobraziť päť najlepších predajných štvrtí, použite dotaz s najvyššou hodnotou.

Ďalšie informácie o vytváraní a používaní filtrov nájdete v článku Použitie filtra na zobrazenie vybratých záznamov v databáze programu Access.

Na začiatok stránky

Príprava vzorových údajov, ktoré sa majú sledovať spolu s príkladmi

V krokoch v tomto článku sa používajú údaje v nasledujúcich vzorových tabuľkách.

Tabuľka zamestnanci   

LastName

Krstné meno

Adresa

Mesto

CountryOrR Egion

Dátum narodenia

Dátum prenájmu

Kollár

Ľuboš

Hlavná 1

Trebičany

USA

05 – február – 1968

10-jún-1994

Kollár

Waleed

Pekná 12

Trnov

USA

22 – Máj – 1957

22 – November – 1996

Klčo

Guido

3122 75th Ave. S.W.

Žiadar

USA

11 – November – 1960

11 – marec – 2000

Grešák

Jean Philippe

Višňová 14

Benkovce

UK

22 – marec – 1964

22-jún-1998

Cena

Julian

Stromová 2

Trebačov

Mexiko

05 – jún – 1972

05 – Jan – 2002

Hrubcová

Christine

3122 75th St. S.

Seattle

USA

23 – jan – 1970

23 – APR – 1999

Rybárik

Ján

Osiková 12

Tichá Lomnica

USA

14 – APR – 1964

14 – Oct – 2004

Buzášiová

Marianna

2 nosy Noskovičova

Liptovský Podzámok

USA

29 – Oct – 1959

29 – marec – 1997

Tabuľka EventType    

Identifikácia typu

Typ udalosti

1

Spustenie produktu

2

Funkcia Corporate

3

Funkcia Private

4

Zvýšenie povedomia o fonde

5

Obchodná prezentácia

6

Prednáška

7

Koncert

8

Vykazujú

9

Street Fair

Tabuľka Zákazníci    

ID zákazníka

Spoločnosť

Kontakt

1

Contoso, Ltd. Grafika

Jonathan Haas

2

Drevené hračky

Ellen Adams

3

Fabrikam

Carol Philips

4

Wingtip hračky

Lucio Iallo

5

A. Dátum

Mandara Samant

6

Adventure Works

Brian Burke

7

Návrh inštitútu

Jaka postele

8

Škola výtvarného umenia

Milena Duomanova

Tabuľka udalosti    

EventID

Typ udalosti

Zákazník

Dátum udalosti

Cena

1

Spustenie produktu

Contoso, Ltd.

4/14/2011

10 000 EUR

2

Funkcia Corporate

Drevené hračky

4/21/2011

8 000 EUR

3

Obchodná prezentácia

Drevené hračky

5/1/2011

$25 000

4

Vykazujú

Grafické štúdio

5/13/2011

4 500 €

5

Obchodná prezentácia

Contoso, Ltd.

5/14/2011

$55 000

6

Koncert

Škola výtvarného umenia

5/23/2011

12 000 EUR

7

Spustenie produktu

A. Dátum

6/1/2011

15 000 EUR

8

Spustenie produktu

Wingtip hračky

6/18/2011

21 000 EUR

9

Zvýšenie povedomia o fonde

Adventure Works

6/22/2011

$1 300

10

Prednáška

Grafické štúdio

6/25/2011

$2 450

11

Prednáška

Contoso, Ltd.

7/4/2011

$3 800

12

Street Fair

Grafické štúdio

7/4/2011

5 500 EUR

Poznámka: Postup v tejto časti predpokladá, že tabuľky Zákazníci a typ udalosti sa nachádzajú na strane "One" na strane vzťahov s udalosťami. V tomto prípade sa v tabuľke udalosti zdieľajú polia Identifikácia zákazníka a Identifikácia typu. Dotazy súčtov popísané v nasledujúcich častiach nebudú fungovať bez týchto vzťahov.

Prilepenie vzorových údajov do hárkov programu Excel

  1. Spustite program Excel. Otvorí sa prázdny zošit.

  2. Stlačením kombinácie klávesov SHIFT + F11 vložte hárok (budete potrebovať štyri).

  3. Skopírujte údaje z každej vzorovej tabuľky do prázdneho hárka. Zahrnúť záhlavia stĺpcov (prvý riadok).

Vytvorenie databázových tabuliek z hárkov

  1. Vyberte údaje z prvého hárka vrátane záhlavia stĺpcov.

  2. Kliknite pravým tlačidlom myši na navigačnú tablu a potom kliknite na položku Prilepiť.

  3. Kliknutím na tlačidlo Áno potvrďte, že prvý riadok obsahuje záhlavia stĺpcov.

  4. Zopakujte kroky 1-3 pre každý zo zostávajúcich hárkov.

Vyhľadanie najnovšej alebo najmenšieho dátumu

Postup v tejto časti používa vzorové údaje na ilustráciu procesu vytvárania dotazu s najvyššími hodnotami.

Vytvorenie základného dotazu s najvyššími hodnotami

  1. Na karte Vytvoriť kliknite v skupine Dotazy na položku Návrh dotazu.

  2. Dvakrát kliknite na tabuľku zamestnanci a potom kliknite na položku zatvorenie.

    Ak používate vzorové údaje, pridajte do dotazu tabuľku zamestnanci.

  3. Do mriežky návrhu pridajte polia, ktoré chcete použiť v dotaze. Môžete dvakrát kliknúť na jednotlivé polia alebo presúvať každé pole v prázdnej bunke v riadku pole .

    Ak používate vzorovú tabuľku, pridajte polia krstné meno, priezvisko a dátum narodenia.

  4. V poli, ktoré obsahuje najvyššie alebo najnižšie hodnoty (pole Dátum narodenia, ak používate vzorovú tabuľku), kliknite na riadok Zoradiť a vyberte položku vzostupne alebo zostupne.

    Zostupné zoradenie vráti posledný dátum a vzostupné poradie zoradenia vráti najstarší dátum.

    Dôležité: V riadku zoradenia je nutné nastaviť hodnotu len pre polia, ktoré obsahujú dátumy. Ak zadáte poradie zoradenia pre iné pole, dotaz nevráti požadované výsledky.

  5. Na karte návrh v skupine Nástroje kliknite na šípku nadol vedľa položky všetky (zoznam najvyšších hodnôt ) a zadajte počet záznamov, ktoré chcete zobraziť, alebo vyberte niektorú z možností v zozname.

  6. Ak chcete spustiť dotaz a zobraziť výsledky v údajovom zobrazení, kliknite na položku spustiť Obrázok tlačidla .

  7. Dotaz uložte ako NextBirthDays.

Môžete vidieť, že tento typ dotazu s najvyššími hodnotami môže odpovedať na základné otázky, ako je napríklad kto je najstaršia alebo najmladšia osoba v spoločnosti. V nasledujúcom postupe je vysvetlené, ako používať výrazy a iné kritériá na pridanie sily a flexibility do dotazu. Kritériá zobrazené v ďalšom kroku vracajú ďalšie tri narodeniny zamestnancov.

Pridanie kritérií do dotazu

Tieto kroky používajú dotaz vytvorený v predchádzajúcom postupe. Môžete sledovať spolu s odlišným dotazom na najvyššie hodnoty, ak obsahuje skutočné údaje o dátume a čase, nie textové hodnoty.

Tip:  Ak chcete lepšie pochopiť, ako tento dotaz funguje, prepínajte medzi návrhovým zobrazením a údajovým zobrazením na každom kroku. Ak chcete zobraziť aktuálny kód dotazu, prepnite na zobrazenie SQL. Ak chcete prepínať medzi zobrazeniami, kliknite pravým tlačidlom myši na kartu v hornej časti dotazu a potom kliknite na požadované zobrazenie.

  1. Na navigačnej table kliknite pravým tlačidlom myši na NextBirthDays dotaz a potom kliknite na položku Návrhové zobrazenie.

  2. V mriežke návrhu dotazu v stĺpci napravo od dátumu narodenia zadajte nasledovné:
    MonthBorn: DatePart ("m"; [dátum narodenia]).
    Tento výraz extrahuje mesiac od dátumu narodenia pomocou funkcie DatePart .

  3. V ďalšom stĺpci mriežky návrhu dotazu zadajte nasledovné:
    DayOfMonthBorn: DatePart ("d", [dátum narodenia])
    Tento výraz extrahuje deň v mesiaci od dátumu narodenia pomocou funkcie DatePart .

  4. Zrušte začiarknutie políčok v riadku Zobraziť pre každý z týchto dvoch výrazov, ktoré ste práve zadali.

  5. Kliknite na riadok Zoradiť pre každý výraz a potom vyberte položku vzostupne.

  6. Do riadka kritériá v stĺpci Dátum narodenia zadajte nasledujúci výraz:
    Month ([dátum narodenia]) > mesiac (dátum ()) alebo mesiac ([dátum narodenia]) = Month (Date ()) and Day ([dátum narodenia]) >deň (dátum ())
    Tento výraz vykoná nasledovné:

    • Month ( [dátum narodenia]) > mesiac (dátum ()) určuje, že dátum narodenia každého zamestnanca spadá do budúceho mesiaca.

    • Mesiac ( [dátum narodenia]) = mesiac (dátum ()) a deň ([dátum narodenia]) >deň (dátum ()) určuje, že ak sa dátum narodenia vyskytuje v aktuálnom mesiaci, narodeniny sa zastavia alebo za aktuálny deň.

      Stručne povedané, tento výraz vylučuje všetky záznamy, v ktorých sa k narodeninám dochádza medzi 1. januárom a aktuálnym dátumom.

      Tip:  Ďalšie príklady výrazov kritérií dotazu nájdete v článku príklady kritérií dotazu.

  7. Na karte návrh v skupine Nastavenie dotazu zadajte do poľa vrátiť hodnotu 3 .

  8. Na karte Návrh kliknite v skupine Výsledky na položku Spustiť Obrázok tlačidla .

Poznámka:  Vo vlastnom dotaze s použitím vlastných údajov sa niekedy môže zobraziť viac záznamov, než ste zadali. Ak údaje obsahujú viacero záznamov, ktoré zdieľajú hodnotu, ktorá patrí medzi najvyššie hodnoty, dotaz vráti všetky takéto záznamy aj vtedy, keď to znamená vrátenie viacerých záznamov, ako ste chceli.

Na začiatok stránky

Vyhľadanie najnovšej alebo najmenšieho dátumu pre skupiny záznamov

Dotaz súčtov sa používa na vyhľadanie prvých alebo najnovších dátumov pre záznamy, ktoré spadajú do skupín, ako sú napríklad udalosti zoskupené podľa mesta. Dotaz súčtov je výberový dotaz, ktorý používa agregačné funkcie (napríklad Zoskupiť podľa, Mv, maximum, Počet, prvýa posledný) na výpočet hodnôt pre jednotlivé výstupné polia.

Zadajte pole, ktoré chcete použiť pre kategórie – na možnosť zoskupiť podľa – a pole s hodnotami, ktoré chcete zhrnúť. Ak zahrniete ďalšie výstupné polia – povedzme mená zákazníkov, ktorí sú pri zoskupovaní podľa typu udalosti – dotaz použije tieto polia aj na vytváranie skupín, zmenu výsledkov tak, aby neodpovedali na vašu pôvodnú otázku. Ak chcete menovky riadkov použiť v iných poliach, vytvorte ďalší dotaz, ktorý používa dotaz súčtov ako zdroj, a pridajte do tohto dotazu ďalšie polia.

Tip:  Vytváranie dotazov v krokoch je veľmi efektívna stratégia na odpovedanie na ďalšie pokročilé otázky. Ak máte problémy so zložitým dotazom na prácu, zvážte, či by ste ho mohli rozdeliť na rad jednoduchších dotazov.

Vytvorenie dotazu súčtov

Tento postup používa vzorovú tabuľku udalosti a vzorovú tabuľku EventType na odpoveď na túto otázku:

Kedy bola posledná udalosť v každom type udalosti, okrem koncertov?

  1. Na karte Vytvoriť kliknite v skupine Dotazy na položku Návrh dotazu.

  2. Dvakrát kliknite na udalosti a EventType tabuľky.
    Každá tabuľka sa zobrazí v hornej časti návrhára dotazov.

  3. Dvakrát kliknite na pole EventType tabuľky EventType a pole EventDate z tabuľky udalosti a pridajte polia do mriežky návrhu dotazu.

  4. Do mriežky návrhu dotazu v riadku kritériá poľa EventType zadajte <>koncert.

    Tip:  Ďalšie príklady výrazov kritérií nájdete v článku príklady kritérií dotazu.

  5. Na karte návrh v skupine Zobraziť alebo skryť kliknite na položku súčty.

  6. V mriežke návrhu dotazu kliknite na riadok súčtu poľa EventDate a potom kliknite na položku maximum.

  7. Na karte Návrh v skupine Výsledky kliknite na položku Zobraziť a potom na položku Zobrazenie SQL.

  8. V okne SQL na konci klauzuly SELECT hneď za kľúčovým slovom nahraďte MaxOfEventDate s MostRecent.

  9. Dotaz uložte ako MostRecentEventByType.

Vytvorenie druhého dotazu na pridanie ďalších údajov

Tento postup používa MostRecentEventByType dotaz z predchádzajúceho postupu na odpoveď na túto otázku:

Kto bol zákazník na najnovšej udalosti jednotlivých typov udalostí?

  1. Na karte Vytvoriť kliknite v skupine Dotazy na položku Návrh dotazu.

  2. Na karte dotazy dvakrát kliknite na dotaz MostRecentEventByType.

  3. Na karte tabuľky dvakrát kliknite na tabuľku udalosti a na tabuľku Zákazníci.

  4. V návrhárovi dotazu dvakrát kliknite na nasledujúce polia:

    1. V tabuľke udalosti dvakrát kliknite na položku EventType.

    2. Na MostRecentEventByType dotaze dvakrát kliknite na položku MostRecent.

    3. V tabuľke Zákazníci dvakrát kliknite na položku spoločnosť.

  5. V mriežke návrhu dotazu v riadku Zoradiť v stĺpci EventType vyberte položku vzostupne.

  6. Prejdite na kartu Návrh a v skupine Výsledky kliknite na položku Spustiť.

Na začiatok stránky

Potrebujete ďalšiu pomoc?

Rozšírte svoje zručnosti práce s balíkom Office
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×