Vytvorenie FindTime ankety

FindTime je doplnok programu Outlook na plánovanie schôdzí. Organizátor môže prostredníctvom FindTime odoslať viac možností času a minimalizovať e-maily v plánovaní.

Naplánovanie schôdze v Outlook s FindTime:

  1. Vytvorte nový e-mail alebo vyberte e-mailovú adresu, na ktorú chcete odpovedať.

  2. Zobrazí zoznam ľudí, ktorí sú na schôdzi povinní a voliteľní účastníci v aplikácii CC

  3. Na karte domov vyberte položku odpovedať prostredníctvom ankety na schôdzu.

    FindTime > odpovedanie na anketu o schôdzi

  4. Vyberte nastavenia schôdze:

    Trvanie schôdze FindTime

    • Trvanie: vyberte trvanie zo zoznamu.

      • Vyberte 8 hodín pre celodennú schôdzu.

      • Vyberte možnosť vlastné v rozbaľovacej ponuke časová ponuka na Nastavenie vlastného času. Maximálna dĺžka je 23 hodín 59 minút.

    • Pracovná doba: Skontrolujte, či chcete obmedziť navrhované časy schôdzí na pracovné dni a hodiny.

      Poznámka: Pracovné hodiny, ktoré sa predvolene používajú, sa načítajú z nastavení organizátora a nedokážu tieto nastavenia servera Exchange. Ak sa nenájdu žiadne nastavenia, predvolená hodnota je 8 až 5 hodín.

    • Časové pásmo: Ak chcete zmeniť časové pásmo schôdze, vyberte rozbaľovaciu ponuku časové pásmo.

      Poznámky: 

      • Použité časové pásmo sa načíta z nastavení organizátora, v zozname však môžete vybrať novú.

      • Letný čas sa berie do úvahy a schôdze po tom, ako ročný prepínač zobrazuje správny čas

  5. FindTime prehľadáva plány účastníkov (ak je k dispozícii) a navrhne vhodné časy schôdzí.

    Poznámka: FindTime používa vaše kontoMicrosoft 365 Business na prístup k vášmu kalendáru a kalendárom účastníkov vo vašej organizácii na určenie dostupnosti. Kalendáre, ktoré nie sú priradené ku kontu Microsoft 365, nie sú podporované.

    Na zoradenie možností schôdze použite prepojenia.

    FindTime dátumy dostupnosti a možnosti času.

    • Dostupnosť: zobrazí sa zoznam najvhodnejších možností (časy, kedy sú všetci požadovaní účastníci schôdze Bezplatne). Faktory používané na určenie najvhodnejších možností zahŕňajú počet účastníkov, ktorí sú voľní, koľko povinných a voliteľných účastníkov je slobodných, či už sú v kalendári nezáväzne alebo zaneprázdnení účastníci.

    • Time (časová:) zobrazí možnosti chronologicky.

      Poznámka: v priebehu dní a mesiacov sa môžete presúvať pomocou šípok. K dispozícii sú dni podčiarknuté zelenou farbou. Tmavšia Zelená označuje dni s najčastejšími možnosťami a svetlejšie zelené a červené označuje najviac konfliktov. Ak nie je vybratá Pracovná doba , k dispozícii sú len víkendové dni.

    • Ikony ľudí zobrazujú, či sa vyžadujú účastníci schôdze a ich dostupnosť.

      Kláves s ikonami ľudí

      • Podčiarknuté: povinné

      • Zelená: k dispozícii

      • Žltá: môže byť zaneprázdnená

      • Červená: obsadené

      • Sivá: neznámy

    • Ak chcete získať prístup k ďalším informáciám, môžete použiť ikony.

      • Ak chcete otvoriť stavový zásobník účastníka, vyberte položku Ikona stavu pozvania .

      • Ukážte kurzorom na ikonu každej osoby alebo zobrazte informácie o dostupnosti.

      • Ak chcete zobraziť svoj kalendár, vyberte položku Ikona Kalendára .

  6. Vyberte niekoľko vhodných časov schôdzí.

    • Pole čas sa po vybratí zmení na modré.

      Vybraté možnosti schôdze

      Poznámka: Ankety, ktoré majú 20 návrhov alebo menej, majú vyššiu pravdepodobnosť dosiahnutia konsenzu. 

  7. Vyberte položku Ďalej.

  8. Zadajte miesto konania schôdze.

    • Online schôdze sú predvolene zapnuté. Začiarknite políčko online schôdza , čím ho vypnete. 

      Snímka obrazovky s novou tablou Anketa schôdze

      Keď je vybratá možnosť online schôdza , FindTime Naplánuje schôdzuSkype for Business aleboMicrosoft Teams. FindTime použije podľa toho, akú hodnotu nastavila vaša organizácia ako predvolený kanál schôdze online. 

      Poznámka: Ak ste uložili nastavenieSkype for Business na tabuli, FindTime ho použije namiesto Microsoft Teams. Ak chcete použiťMicrosoft Teams, odstráňte nastavenieSkype for Business na tabuli.

  9. Vyberte položku Nastavenie ankety a prepnite možnosti Zapnúť alebo vypnúť .

    Poznámka: Vybraté časy schôdzí môžete v tomto momente odstrániť výberom tlačidla X vo vybratom zozname časy .

    • Upozorniť na aktualizácie ankety: pri každom hlasovaní účastníka dostanete e-mail. Správa obsahuje aktuálny stav ankety a možnosť naplánovať.

    • Naplánovať, kedy účastníci dosiahnu konsenzus: udalosť v kalendári sa automaticky naplánuje, ak všetci požadovaní účastníci hlasovali v prospech konkrétnej možnosti času. Ak sú k dispozícii viaceré možnosti, najskôr sa naplánuje Táto možnosť.

    • Podržanie vybratých časov v kalendári: v kalendári sa zakaždým, keď navrhnete, nezáväzná udalosť umiestni do kalendára. Všetky zadržania sa odstránia, keď je schôdza naplánovaná alebo sa hlasovanie zruší.

    • Uzamknutie ankety pre účastníkov: účastníci nebudú môcť navrhnúť nové časy ani upravovať ostatných účastníkov.

    • Vyžadovať, aby účastníci overili svoju identitu: Ak chcete zabrániť anonymnému hlasovaniu, účastníci sa budú musieť pred hlasovaním overiť.

    • E-mailové oznámenia v jazyku FindTime: jazyk, ktorý používate FindTime, sa použije na odoslanie súvisiacich e-mailových oznámení. V opačnom prípade sa tieto oznámenia odošlú v angličtine.

  10. Vyberte položku vložiť do e-mailu.

  11. FindTime vloží navrhované časy schôdze do e-mailu. Ak je to potrebné, vyberte Možnosti úprav , ak chcete zmeniť nastavenie schôdze.

    Poznámka: Ak vykonáte zmeny a znova vložíte čas schôdze, musíte manuálne odstrániť pôvodnú pozvánku.

  12. Ak chcete odoslať pozvánky na schôdzu a začať proces hlasovania, vyberte položku Odoslať .

  13. Budete dostávať priame prepojenie na stránku hlasovania schôdze.

Potrebujete ďalšiu pomoc?

Rozšírte svoje zručnosti práce s balíkom Office
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×