Vytvorenie ankety vo FindTime

FindTime je doplnok Outlooku na plánovanie schôdzí. Organizátor môže odoslať viacero možností času cez FindTime a minimalizovať e-maily tam a späť pri plánovaní.

Ak chcete naplánovať schôdzu v Outlook pomocou findtime:

1. Vytvorte nový e-mail alebo vyberte e-mail, na ktorý chcete odpovedať.

2. Uveďte osoby požadované pre schôdzu v časti Komu a voliteľných účastníkov v časti Kópia. 

3. Na karte Domov vyberte položku Odpovedať v ankete schôdze.
   
   

4. Vyberte nastavenia schôdze:
   
   

   • Trvanie: Vyberte trvanie zo zoznamu.

     • Vyberte 8 hodín celodennej schôdze.

     • Ak chcete nastaviť vlastný čas, v rozbaľovacej ponuke času vyberte položku Vlastné . Maximálne trvanie je 23 hodín 59 minút.

   • Pracovná doba: Ak chcete obmedziť navrhované časy schôdze iba na pracovné dni a hodiny, začiarknite políčko.

     Poznámka: Predvolene používané pracovné hodiny sa načítavajú z nastavení organizátora a ak tieto nastavenia Exchangeu nefungujú. Ak sa nenájdu žiadne nastavenia, predvolene od 8:00 do 17:00.

   • Časové pásmo: Vyberte rozbaľovaciu ponuku časového pásma a zmeňte časové pásmo schôdze.

     Poznámky: 

     • Použité časové pásmo sa načíta z nastavení organizátora, ale v zozname môžete vybrať nové.

     • Berie sa do úvahy letný čas a schôdze po ročnej zmene ukazujú správny čas

5. FindTime si prezrite plány účastníkov (ak sú k dispozícii) a navrhne vhodné časy schôdze.

   Poznámka: FindTime používa vašeMicrosoft 365 obchodné konto na prístup ku kalendáru a kalendárom účastníkov vo vašej organizácii na určenie dostupnosti. Kalendáre, ktoré nie sú priradené ku kontu Microsoft 365, nie sú podporované.

   Pomocou prepojení zoraďte možnosti schôdze.

   

   • Dostupnosť: Uvádza najlepšie možnosti (časy, kedy sú všetci požadovaní účastníci schôdze bezplatní) ako prví. Medzi faktory, ktoré sa používajú na určenie najlepších možností, patria počet voľných účastníkov, počet požadovaných a voliteľných účastníkov, či majú konfliktní účastníci nezáväzné alebo zaneprázdnené záväzky vo svojom kalendári.

   • Čas: Uvádza možnosti chronologicky.
     
     Poznámka: Pomocou šípok sa môžete posúvať medzi dňami a mesiacmi. Dostupné dni sú podčiarknuté zelenou farbou. Tmavšia zelená označuje dni s najväčšími možnosťami a svetlejšia zelená a červená označuje najviac konfliktov. Víkendové dni sú označené ako dostupné, ak nie je vybratá možnosť Pracovná doba .

   • Ikony ľudí zobrazujú, či sú účastníci schôdze povinní, a ich dostupnosť.

     

     • Podčiarknuté: Povinné

     • Zelená: K dispozícii

     • Žltá: Môže byť zaneprázdnený

     • Červená: Nemám čas

     • Sivá: Neznáma

   • Pomocou ikon môžete získať prístup k ďalším informáciám.

     • Výberom otvorte stavový panel účastníka.

     • Ukážte myšou na ikonu každej osoby alebo zobrazte informácie o jej dostupnosti.

     • Výberom zobrazíte kalendár.

6. Vyberte niekoľko vhodných časov schôdze.

   • Po výbere sa časové pole zmení na modré.
     
     

     Poznámka: Prieskumy verejnej mienky, ktoré majú 20 alebo menej návrhov, pravdepodobne dosiahnu konsenzus. 

7. Kliknite na položku Ďalej.

8. Zadajte miesto schôdze.

   • Online schôdze sú predvolene povolené. Začiarknutím políčka Online schôdza ju vypnete. 
     
     
     
     Keď je vybratá možnosť Online schôdza, FindTime naplánujeSkype for Business aleboMicrosoft Teams schôdzu. FindTime použije ten, ktorý vaša organizácia nastavila ako predvolený online kanál schôdzí. 

     Poznámka: Ak ste na tabuľu uložili nastavenieSkype for Business, FindTime ho namiesto Microsoft Teams použije. Ak chcete použiťMicrosoft Teams, odstráňte nastavenieSkype for Business na tabuli.

9. Vyberte nastavenia ankety a prepnite možnosti ZAPNUTÉ/VYPNUTÉ .

   Poznámka: Vybraté časy schôdze môžete v tomto momente odstrániť tak, že v zoznameVybraté časy vyberiete X.

   • Upozornite ma na aktualizácie ankety: Pri každom hlasovaní účastníka dostanete e-mail. Správa obsahuje aktuálny stav ankety a možnosť naplánovať.

   • Plán, keď účastníci dosiahnu konsenzus: Udalosť v kalendári sa automaticky naplánuje, ak všetci požadovaní účastníci hlasovali v prospech konkrétnej možnosti času. Ak je k dispozícii viacero možností, naplánuje sa najskoršia možnosť.

   • Podržanie vybratých časov v kalendári: Nezáväzná udalosť sa umiestni do kalendára pre každú navrhnutú možnosť. Všetky blokovania vymazania sa po naplánovaní schôdze alebo zrušení ankety odstránia.

   • Uzamknúť anketu pre účastníkov: Účastníci nebudú môcť navrhovať nové časy ani upravovať iných účastníkov.

   • Požadovať, aby účastníci overili svoju identitu: Aby sa zabránilo anonymnému hlasovaniu, účastníci sa budú musieť pred hlasovaním overiť.

   • E-mailové oznámenia v jazyku FindTime: Jazyk, v ktorý používate FindTime, sa použije na odosielanie súvisiacich e-mailových oznámení. V opačnom prípade sa tieto oznámenia odošlú v angličtine.

10. Vyberte položku Vložiť do e-mailu.

11. FindTime vloží navrhované časy schôdze do e-mailu. Ak je to potrebné, vyberte položku Možnosti úprav a zmeňte nastavenia schôdze.

    Poznámka: Ak vykonáte zmeny a znova zadáte časy schôdze, pôvodnú pozvánku je potrebné manuálne odstrániť.

12. Výberom položky Odoslať odošlete pozvánky na schôdzu a spustíte proces hlasovania.

13. Dostanete priame prepojenie na stránku hlasovania o schôdzi.