Začíname pracovať so skupinami Microsoft 365 v Outlooku

Počuli ste o skupinách v službe Microsoft 365 a o tom, ako ich môžete používať v Outlooku, ale možno si nie ste istí, ako začať. V tomto článku sa budeme prevedieme niekoľkými základnými krokmi, ako môžete vy a váš tím začať pracovať so skupinami Microsoft 365 v Outlooku. Poskytneme vám tiež prepojenia na podrobnejší obsah, ktoré využijete, keď budete chcieť vykonávať zložitejšie úlohy.

Ak si nie ste istí, čo sú skupiny, možno budete chcieť navštíviť Ďalšie informácie o skupinách v Microsoft 365 .

Ak chcete čo najlepšie využiť skupiny v programe Microsoft 365 v Outlooku, musíte mať plán Microsoft 365, ktorý podporuje Exchange Online a SharePoint Online, napríklad Business Premium, E3 alebo E5.

Poznámka: Ak chcete používať skupiny Microsoft 365 v Outlooku vo Windowse, musíte používať Outlook v režime Exchange s vyrovnávacou pamäťou. Ďalšie informácie nájdete v téme Zapnutie režimu Exchange s vyrovnávacou pamäťou.

Kliknutím na niektorú z kariet nižšie získate ďalšie úvodné informácie o danej funkcii.

Prvým krokom je vytvorenie skupiny. Vytvorenie skupiny v Outlook je veľmi jednoduchý proces. Možno ho zhrnúť takto:

  1. V sekcii skupín na páse s nástrojmi kliknite na položku Nová skupina. Ak nepoužívate počítačovú verziu, ale Outlook na webe, môžete tento proces začať kliknutím na rozbaľovaciu šípku vedľa položky Nové a potom vybrať položku Skupina.

    Stránka s informáciami o novej skupine v Outlooku
  2. Pomenujte skupinu.

  3. Nastavte ochranu osobných údajov. Skupiny sú predvolene súkromné. To znamená, že ich môžu zobraziť len členovia skupiny a vyžadovať povolenie vlastníka skupiny na spojenie. Verejné skupiny môže zobraziť a môže sa k nim pripojiť ktokoľvek vo vašej organizácii. Žiadne z nastavení nesprístupní vaše skupiny ľuďom mimo organizácie (pokiaľ ich explicitne nepozvete ako hostí).

    Tip: Skupiny sú predvolene súkromné pri vytváraní pomocou Outlooku na webe. V nadchádzajúcich mesiacoch budú predvolene súkromné pri vytváraní pomocou niektorej z Outlook aplikácií.

  4. Rozhodnite sa, či chcete novým členom postupovať podľa skupiny (Rozšírené možnosti). Členovia, ktorí sledujú skupinu, budú mať kópie jednotlivých skupinových správ v ich osobnom priečinku doručenej pošty. Členovia, ktorí sa iba pripoja, budú musieť prejsť do zdieľaného priečinka doručenej pošty skupiny, aby sa mohli zúčastňovať skupinových konverzácií.

Ďalšie činnosti:

Po vytvorení skupiny do nej môžete pridať členov. Ak chcete pridať nových členov:

  1. Prejdite do skupiny v Outlook tak, že ju vyhľadáte na navigačnej table na ľavej strane. Musí byť pod poštovou schránkou v časti skupiny .

  2. V skupine kliknite na položku Pridať členov na páse s nástrojmi. Ak používate Outlook na webe, kliknite na počet členov skupiny v pravom hornom rohu okna a potom na položku Pridať členov.

    Zadajte mená alebo e-mailové adresy ľudí, ktoré chcete pridať do skupiny a kliknite na tlačidlo OK.
  3. Do poskytnutého poľa zadajte meno alebo e-mailovú adresu každej osoby, ktorú chcete pridať. Po dokončení pridajte osoby kliknutím na tlačidlo OK. Každá z osôb dostane e-mailovú správu, ktorá bude obsahovať uvítanie v skupine a praktické prepojenia na prístup k obsahu skupiny.

    Tip: Ak chcete pridať všetkých členov existujúceho distribučného zoznamu, stačí zadať jeho názov a všetky osoby sa pridajú naraz.

Ďalšie činnosti:

Konverzácie v skupinách v službe Microsoft 365 v Outlook sa v zdieľanom priečinku doručenej pošty pre danú skupinu stávajú. Používatelia môžu čítať správy a odpovedať na ne a členovia môžu jednoducho vyhľadávať alebo presúvať sa cez históriu správ, aby sa dohnali o tom, čo sa predtým diskutovalo. Zdieľaný priečinok doručenej pošty vyzerá podobne ako osobná Doručená pošta, na základe ktorej používatelia poznajú Outlook. Každá konverzácia sa zobrazí oddelene v zozname správ na ľavej strane a kliknutím na ňu sa otvorí na table na čítanie.

Zdieľaný priečinok doručenej pošty skupiny v Office 365 je miestom, kde sa vyskytujú konverzácie.

Tip: Nedávna zmena spôsobu zobrazovania správ a počítanie, v máji môže byť resetované číslo, ktoré sa zobrazí vedľa názvu skupiny na navigačnej table Outlook. Ak chcete obnoviť Toto číslo na nulu, môžete kliknúť pravým tlačidlom myši na skupinu a vybrať položku Označiť všetko ako prečítané.

Skupinu ste už vytvorili, a tak môžete začať novú konverzáciu. Ak chcete uverejniť novú správu, otvorte zdieľaný priečinok doručenej pošty skupiny a kliknite na položku Nová konverzácia na páse s nástrojmi. Môžete tiež jednoducho odoslať e-mail na alias skupiny. Všetci členovia skupiny si budú môcť prečítať novú správu, ktorú ste uverejnili, a všetci členovia, ktorí budú sledovať danú skupinu, dostanú kópiu svojej správy do osobného priečinka doručenej pošty.

Ďalšie činnosti:

Každá skupina Microsoft 365 dostane knižnicu zdieľaných súborov, kde môžete ukladať, zdieľať a spolupracovať na dokumentoch, zošitoch, prezentáciách alebo len o ľubovoľnom type súboru.

Získajte prístup k knižnici súborov tak, že prejdete do skupiny v Outlook (na ľavej navigačnej table) a na páse s nástrojmi kliknite na položku súbory . Knižnica súborov sa otvorí v prehliadači, kde môžete vytvárať nové súbory, nahrávať súbory z počítača a vykonávať všetky ostatné akcie, ktoré vám umožňuje knižnica dokumentov SharePointu. Keď budete uvažovať, aký typ súborov bude užitočné so skupinou zdieľať, nemusíte uvažovať iba o súboroch balíka Microsoft Office. Môžete tiež zdieľať PDF súbory, fotografie alebo ľubovoľný iný typ súboru, ktorý bude pre skupinu prospešný.

Kliknite na tlačidlo Súbory v skupine Office 365 a zobrazte zoznam súborov a priečinkov, ktoré sú uložené vo vašej skupine

Ak chcete určitý súbor stiahnuť alebo odstrániť, stačí ho vybrať a príslušné možnosti sa zobrazia na paneli s nástrojmi v hornej časti.

Ďalšie činnosti:

Každá skupina Microsoft 365 získa vlastný zdieľaný OneNote Poznámkový blok, v ktorom dokážu zhromaždiť nápady, spolupracovať a ukladať zdroje informácií.

Prejdite do skupiny v Outlook tak, že ju vyhľadáte na ľavej navigačnej table alebo vOutlook na webe tak, že prejdete na dlaždicu ľudia. Potom kliknutím na položku Poznámkový blok na páse s nástrojmi otvorte zdieľaný poznámkový blok skupiny.

Zhromažďovanie a spolupráca na poznámkach a nápadoch v zdieľanom poznámkovom bloku OneNotu

Pri prvom otvorení zdieľaného poznámkového bloku skupiny sa otvorí v prehliadači v OneNote pre web. Môžete tam vykonávať úpravy, alebo ak máte Outlook a chcete radšej použiť, stačí kliknúť na položku Upraviť vo OneNote na páse s nástrojmi. Po jeho otvorení v OneNote 2016 sa Poznámkový blok bude synchronizovať so zoznamom otvorených poznámkových blokov v OneNote 2016 a máte k nemu prístup priamo z OneNotu bez toho, aby ste museli najprv prejsť do skupiny.

Skúste prejsť na onenotový poznámkový blok svojej skupiny a popremýšľať, ako by skupina mohla využiť zhromažďovanie nápadov a spoluprácu. Môžete napríklad použiť sekciu, pomocou ktorej budete zhromažďovať a komentovať webový obsah a články relevantné pre celý tím.

Poznámka: Poznámkový blok skupiny máte k dispozícii aj v smartfóne alebo tablete, a to prostredníctvom OneNotu pre iOS alebo Android.

Ďalšie činnosti:

Je pravdepodobné, že vaša skupina obsahuje udalosti, schôdze, medzníky alebo iné položky, na spracovanie ktorých je vhodné použiť zdieľaný kalendár. Každá skupina v službe Microsoft 365 má zdieľaný kalendár, ku ktorému môžu všetci členovia Zobraziť a prispieť.

Kalendár skupiny zobrazený v počítačovej verzii Outlooku

Práca s kalendárom skupiny sa v ničom nelíši od práce s osobným kalendárom. Po výbere tlačidla kalendára na navigačnej table sa zobrazí váš osobný kalendár spolu so zdieľanými kalendármi všetkých skupín, ktorých ste členom. K dispozícii je možnosť začiarknuť políčka vedľa jednotlivých kalendárov, ktoré chcete zobraziť, a zobraziť ich vedľa seba alebo s prekrytím.

Pridanie položky do zdieľaného kalendára funguje rovnako ako v osobnom kalendári. Každá schôdza, ktorú pridáte do zdieľaného kalendára, pozve ostatných členov skupiny do tejto udalosti, aby ju mohli mať aj v vlastných kalendároch. Plánované činnosti, ktoré boli pridané do kalendára zdieľanej skupiny, sa nezobrazujú v osobných kalendároch ostatných členov.

Teraz, keď máte zdieľaný kalendár, skúste pridať všetky nadchádzajúce schôdze alebo udalosti, ktoré sa môžu zúčastniť na vašej skupine.

Ďalšie činnosti:

Vaša skupina je teda pripravená na používanie. Aké môžu byť ďalšie kroky?

Pozrite tiež

Máte otázky?

Navštívte komunitu Microsoft Tech a zverejnite otázky a Zúčastnite sa konverzácií o skupinách v službe Microsoft 365.

Váš názor nás zaujíma

Ben naposledy aktualizoval tento článok 16. októbra 2020 v dôsledku pripomienok. Ak ste to našli ako užitočné, a to najmä v prípade, že ste to ešte neurobili, kliknite na nižšie uvedené ovládacie prvky pripomienok a nechajte nám niektoré konštruktívne komentáre, aby sme mohli pokračovať v zlepšovaní. Ďakujeme!

Potrebujete ďalšiu pomoc?

Rozšírte svoje zručnosti práce s balíkom Office
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×