Počuli ste o skupinách v službe Microsoft 365 a o tom, ako ich môžete používať v Outlooku, ale možno si nie ste istí, ako začať. V tomto článku sa budeme prevedieme niekoľkými základnými krokmi, ako môžete vy a váš tím začať pracovať so skupinami Microsoft 365 v Outlooku. Poskytneme vám tiež prepojenia na podrobnejší obsah, ktoré využijete, keď budete chcieť vykonávať zložitejšie úlohy.
Ak si nie ste istí, čo sú skupiny, možno budete chcieť navštíviť Ďalšie informácie o skupinách v Microsoft 365 .
Ak chcete čo najlepšie využiť skupiny v programe Microsoft 365 v Outlooku, musíte mať plán Microsoft 365, ktorý podporuje Exchange Online a SharePoint Online, napríklad Business Premium, E3 alebo E5.
Poznámka: Ak chcete používať skupiny Microsoft 365 v Outlooku vo Windowse, musíte používať Outlook v režime Exchange s vyrovnávacou pamäťou. Ďalšie informácie nájdete v téme Zapnutie režimu Exchange s vyrovnávacou pamäťou.
Kliknutím na niektorú z kariet nižšie získate ďalšie úvodné informácie o danej funkcii.
Prvým krokom je vytvorenie skupiny. Vytvorenie skupiny v Outlook je veľmi jednoduchý proces. Možno ho zhrnúť takto:
-
V sekcii skupín na páse s nástrojmi kliknite na položku Nová skupina. Ak nepoužívate počítačovú verziu, ale Outlook na webe, môžete tento proces začať kliknutím na rozbaľovaciu šípku vedľa položky Nové a potom vybrať položku Skupina.
-
Pomenujte skupinu.
-
Nastavte ochranu osobných údajov. Skupiny sú predvolene súkromné. To znamená, že ich môžu zobraziť len členovia skupiny a vyžadovať povolenie vlastníka skupiny na spojenie. Verejné skupiny môže zobraziť a môže sa k nim pripojiť ktokoľvek vo vašej organizácii. Žiadne z nastavení nesprístupní vaše skupiny ľuďom mimo organizácie (pokiaľ ich explicitne nepozvete ako hostí).
Tip: Skupiny sú predvolene súkromné pri vytváraní pomocou Outlooku na webe. V nadchádzajúcich mesiacoch budú predvolene súkromné pri vytváraní pomocou niektorej z Outlook aplikácií.
-
Rozhodnite sa, či chcete novým členom postupovať podľa skupiny (Rozšírené možnosti). Členovia, ktorí sledujú skupinu, budú mať kópie jednotlivých skupinových správ v ich osobnom priečinku doručenej pošty. Členovia, ktorí sa iba pripoja, budú musieť prejsť do zdieľaného priečinka doručenej pošty skupiny, aby sa mohli zúčastňovať skupinových konverzácií.
Ďalšie činnosti:
-
Ďalšie informácie o vytvorení skupiny nájdete v téme Vytvorenie skupiny v Outlooku.
-
Ďalšie informácie o pripojení sa ku skupine, ktorú vytvoril niekto iný, nájdete v téme Pripojenie sa ku skupine v Outlooku.
-
Ďalšie informácie o zastavení prijímania skupinových správ v priečinku doručenej pošty alebo o ukončení skupiny nájdete v téme opustenie skupiny v Outlooku.
Po vytvorení skupiny do nej môžete pridať členov. Ak chcete pridať nových členov:
-
Prejdite do skupiny v Outlook tak, že ju vyhľadáte na navigačnej table na ľavej strane. Musí byť pod poštovou schránkou v časti skupiny .
-
V skupine kliknite na položku Pridať členov na páse s nástrojmi. Ak používate Outlook na webe, kliknite na počet členov skupiny v pravom hornom rohu okna a potom na položku Pridať členov.
-
Do poskytnutého poľa zadajte meno alebo e-mailovú adresu každej osoby, ktorú chcete pridať. Po dokončení pridajte osoby kliknutím na tlačidlo OK. Každá z osôb dostane e-mailovú správu, ktorá bude obsahovať uvítanie v skupine a praktické prepojenia na prístup k obsahu skupiny.
Tip: Ak chcete pridať všetkých členov existujúceho distribučného zoznamu, stačí zadať jeho názov a všetky osoby sa pridajú naraz.
Ďalšie činnosti:
-
Ďalšie informácie o pozývaní hostí mimo vašej firmy do skupiny nájdete v téme hosťovský prístup v skupinách Microsoft 365.
-
Ďalšie informácie o pridávaní alebo odstraňovaní členov zo skupiny nájdete v téme Pridanie a odstránenie členov skupiny v Outlooku.
Konverzácie v skupinách v službe Microsoft 365 v Outlook sa v zdieľanom priečinku doručenej pošty pre danú skupinu stávajú. Používatelia môžu čítať správy a odpovedať na ne a členovia môžu jednoducho vyhľadávať alebo presúvať sa cez históriu správ, aby sa dohnali o tom, čo sa predtým diskutovalo. Zdieľaný priečinok doručenej pošty vyzerá podobne ako osobná Doručená pošta, na základe ktorej používatelia poznajú Outlook. Každá konverzácia sa zobrazí oddelene v zozname správ na ľavej strane a kliknutím na ňu sa otvorí na table na čítanie.
Tip: Nedávna zmena spôsobu zobrazovania správ a počítanie, v máji môže byť resetované číslo, ktoré sa zobrazí vedľa názvu skupiny na navigačnej table Outlook. Ak chcete obnoviť Toto číslo na nulu, môžete kliknúť pravým tlačidlom myši na skupinu a vybrať položku Označiť všetko ako prečítané.
Skupinu ste už vytvorili, a tak môžete začať novú konverzáciu. Ak chcete uverejniť novú správu, otvorte zdieľaný priečinok doručenej pošty skupiny a kliknite na položku Nová konverzácia na páse s nástrojmi. Môžete tiež jednoducho odoslať e-mail na alias skupiny. Všetci členovia skupiny si budú môcť prečítať novú správu, ktorú ste uverejnili, a všetci členovia, ktorí budú sledovať danú skupinu, dostanú kópiu svojej správy do osobného priečinka doručenej pošty.
Ďalšie činnosti:
-
Ak chcete používať Outlook na webe Pozrite si tému Skupinová konverzácia v Outlooku.
Každá skupina Microsoft 365 dostane knižnicu zdieľaných súborov, kde môžete ukladať, zdieľať a spolupracovať na dokumentoch, zošitoch, prezentáciách alebo len o ľubovoľnom type súboru.
Získajte prístup k knižnici súborov tak, že prejdete do skupiny v Outlook (na ľavej navigačnej table) a na páse s nástrojmi kliknite na položku súbory . Knižnica súborov sa otvorí v prehliadači, kde môžete vytvárať nové súbory, nahrávať súbory z počítača a vykonávať všetky ostatné akcie, ktoré vám umožňuje knižnica dokumentov SharePointu. Keď budete uvažovať, aký typ súborov bude užitočné so skupinou zdieľať, nemusíte uvažovať iba o súboroch balíka Microsoft Office. Môžete tiež zdieľať PDF súbory, fotografie alebo ľubovoľný iný typ súboru, ktorý bude pre skupinu prospešný.
Ak chcete určitý súbor stiahnuť alebo odstrániť, stačí ho vybrať a príslušné možnosti sa zobrazia na paneli s nástrojmi v hornej časti.
Ďalšie činnosti:
-
Ďalšie informácie o práci so súbormi v skupine nájdete v téme Zdieľanie skupinových súborov.
Každá skupina Microsoft 365 získa vlastný zdieľaný OneNote Poznámkový blok, v ktorom dokážu zhromaždiť nápady, spolupracovať a ukladať zdroje informácií.
Prejdite do skupiny v Outlook tak, že ju vyhľadáte na ľavej navigačnej table alebo vOutlook na webe tak, že prejdete na dlaždicu ľudia. Potom kliknutím na položku Poznámkový blok na páse s nástrojmi otvorte zdieľaný poznámkový blok skupiny.
Pri prvom otvorení zdieľaného poznámkového bloku skupiny sa otvorí v prehliadači v OneNote pre web. Môžete tam vykonávať úpravy, alebo ak máte Outlook a chcete radšej použiť, stačí kliknúť na položku Upraviť vo OneNote na páse s nástrojmi. Po jeho otvorení v OneNote 2016 sa Poznámkový blok bude synchronizovať so zoznamom otvorených poznámkových blokov v OneNote 2016 a máte k nemu prístup priamo z OneNotu bez toho, aby ste museli najprv prejsť do skupiny.
Skúste prejsť na onenotový poznámkový blok svojej skupiny a popremýšľať, ako by skupina mohla využiť zhromažďovanie nápadov a spoluprácu. Môžete napríklad použiť sekciu, pomocou ktorej budete zhromažďovať a komentovať webový obsah a články relevantné pre celý tím.
Poznámka: Poznámkový blok skupiny máte k dispozícii aj v smartfóne alebo tablete, a to prostredníctvom OneNotu pre iOS alebo Android.
Ďalšie činnosti:
-
Úvodné informácie o OneNote nájdete v téme Základné úlohy vo OneNote 2016 pre Windows.
Je pravdepodobné, že vaša skupina obsahuje udalosti, schôdze, medzníky alebo iné položky, na spracovanie ktorých je vhodné použiť zdieľaný kalendár. Každá skupina v službe Microsoft 365 má zdieľaný kalendár, ku ktorému môžu všetci členovia Zobraziť a prispieť.
Práca s kalendárom skupiny sa v ničom nelíši od práce s osobným kalendárom. Po výbere tlačidla kalendára na navigačnej table sa zobrazí váš osobný kalendár spolu so zdieľanými kalendármi všetkých skupín, ktorých ste členom. K dispozícii je možnosť začiarknuť políčka vedľa jednotlivých kalendárov, ktoré chcete zobraziť, a zobraziť ich vedľa seba alebo s prekrytím.
Pridanie položky do zdieľaného kalendára funguje rovnako ako v osobnom kalendári. Každá schôdza, ktorú pridáte do zdieľaného kalendára, pozve ostatných členov skupiny do tejto udalosti, aby ju mohli mať aj v vlastných kalendároch. Plánované činnosti, ktoré boli pridané do kalendára zdieľanej skupiny, sa nezobrazujú v osobných kalendároch ostatných členov.
Teraz, keď máte zdieľaný kalendár, skúste pridať všetky nadchádzajúce schôdze alebo udalosti, ktoré sa môžu zúčastniť na vašej skupine.
Ďalšie činnosti:
-
Ďalšie informácie o používaní zdieľaného kalendára skupiny nájdete v téme naplánovanie schôdze v kalendári skupiny v Outlooku.
Vaša skupina je teda pripravená na používanie. Aké môžu byť ďalšie kroky?
-
Microsoft Planner umožňuje priraďovať kolegom v skupine úlohy a spravovať ich. Získajte ďalšie informácie v Pomocníkovi pre Planner.
-
K dispozícii je možnosť pozvať hostí, ktorí nie sú členmi organizácie, aby sa pripojili ku skupine a spolupracovali v nej. Pozrite si tému hosťovský prístup v skupinách Microsoft 365.
-
Migrácia existujúcich distribučných zoznamov do skupín v službe Microsoft 365. Informácie nájdete v téme Prečo je v Outlooku potrebné inovovať distribučné zoznamy na skupiny.
-
Pridajte do svojej skupiny Microsoft Team na trvalú konverzáciu. Informácie nájdete v téme Stručný návod pre Microsoft Teams.
Pozrite tiež
Máte otázky?
Navštívte komunitu Microsoft Tech a zverejnite otázky a Zúčastnite sa konverzácií o skupinách v službe Microsoft 365.
Váš názor nás zaujíma
Ben naposledy aktualizoval tento článok 16. októbra 2020 v dôsledku pripomienok. Ak ste to našli ako užitočné, a to najmä v prípade, že ste to ešte neurobili, kliknite na nižšie uvedené ovládacie prvky pripomienok a nechajte nám niektoré konštruktívne komentáre, aby sme mohli pokračovať v zlepšovaní. Ďakujeme!
