Predstavitev poteka dela v SharePointu

Poteki dela omogočajo osebam skupno delo v dokumentih in upravljanje projektnih opravil tako, da v dokumentih in elementih na SharePointovem spletnem mestu uporabijo poslovne procese. Poteki dela organizacijam omogočajo, da upoštevajo skladne poslovne procese, z upravljanjem opravil in korakov, povezanih z določenimi poslovnimi procesi, pa lahko tudi izboljšajo učinkovitost in storilnost organizacije. To osebam, ki ta opravila opravljajo, omogoča, da se namesto upravljanja potekov dela osredotočijo na opravljanje dela.

V tem članku

• Kaj so poteki dela?
• Dve platformi za SharePointove poteke dela
• Vgrajeni poteki dela
• Podpora za poteke dela po meri
• Navodila za uporabo potekov dela

Kaj so poteki dela?

Potek dela včasih opišemo kot niz opravil, ki doprinesejo rezultat. V kontekstu SharePointovih izdelkov in tehnologij je potek dela ožje opredeljen kot avtomatizirano premikanje dokumentov ali elementov skozi zaporedje dejanj ali opravil, ki so povezana s poslovnim procesom. Poteke dela lahko uporabite za skladno upravljanje pogostih poslovnih procesov v organizaciji tako, da organizaciji omogočite umestitev poslovne logike v dokumente ali elemente v SharePointovi knjižnici ali na SharePointovem seznamu. Poslovna logika po navadi predstavlja niz navodil, ki določa in nadzira dejanja, ki se izvedejo v dokumentu ali elementu.

Poteki dela lahko znižajo stroške in skrajšajo čas, ki jih zahteva usklajevanje pogostih poslovnih procesov, na primer odobritev projekta ali pregled dokumenta, saj upravljajo in sledijo opravilom oseb, ki so vključene v te procese. Na SharePointovem spletnem mestu lahko na primer dodate potek dela za knjižnico dokumentov, ki dokumente usmerja do skupine oseb, da jih odobrijo. Ko avtor dokumenta v dokumentu ali knjižnici zažene ta potek dela, potek dela ustvari opravila za odobritev dokumentov, jih dodeli udeležencem poteka dela in po e-pošti pošlje opozorila udeležencem z navodili za opravilo in s povezavo do dokumenta, ki ga je treba odobriti. Medtem ko se izvaja potek dela, lastnik poteka dela (v tem primeru je to avtor dokumenta) ali udeleženci poteka dela lahko preverijo stran »Stanje poteka dela«, kjer vidijo, kateri od udeležencev so že dokončali svoja opravila poteka dela. Ko udeleženci poteka dela dokončajo dodeljena opravila poteka dela, se potek dela konča, lastnik poteka dela pa samodejno prejme obvestilo, da je potek dela končan.

Dejanja v poteku dela odobritve v prejšnjem primeru se izvajajo glede na postopek, prikazan na sliki spodaj.

Poteki dela omogočajo podporo za obstoječe delo oseb in razširijo načine za sodelovanje med osebami in delo z dokumenti, seznami in knjižnicami. Uporabniki spletnega mesta lahko zaženejo poteke dela in se jih udeležijo tako, da uporabijo prilagodljive obrazce, do katerih lahko dostopajo iz dokumenta ali elementa na SharePointovem seznamu ali v SharePointovi knjižnici. Poleg tega je funkcionalnost poteka dela v SharePointovih izdelkih tesno integrirana s sistemom Microsoft Office 2013, tako da spodnja opravila potekov dela lahko izvedete v obeh izdelkih:

• ogled seznama potekov del, ki so na voljo za dokument ali element;
• zagon poteka dela za dokument ali element;
• ogled, urejanje ali vnovična dodelitev opravila poteka dela in
• dokončanje opravila poteka dela.

Na vrh strani

Tri vrste SharePointovih platform poteka dela

Platformo poteka dela v okolju SharePoint 2010 smo prenesli v storitev Office 365 in strežnik SharePoint Server 2013, tako da bodo vsi poteki dela, zgrajeni na tej platformi, še naprej delovali. Osnova te platforme predstavlja model Windows Workflow Foundation 3.5 (WF3.5).

Platforma poteka dela v okolju SharePoint 2013 temelji na modelu Windows Workflow Foundation 4 (WF), ki je bil v veliki meri preoblikovan. Morda je najpomembnejša značilnost te nove platforme za potek dela uporaba Microsoft Azure kot gostitelja za izvajanje poteka dela. Mehanizem za izvajanje poteka dela je tako vgrajen v sistem Microsoft Azure in ne več v storitvi Office 365 in strežniku SharePoint Server 2013.

V SharePoint Onlineu je zdaj na voljo Microsoft Flow. To je naš najnovejši mehanizem za potek dela, dostopen na: https://flow.microsoft.com . Če želite izvedeti več o uporabi MS Flow, obiščite: https://docs.microsoft.com/en-us/flow . Če želite odpraviti težave s storitvijo MS Flow, obiščite https://docs.microsoft.com/en-us/flow/fix-flow-failures & https://us.flow.microsoft.com/en-us/support/

Na vrh strani

Vgrajeni poteki dela

SharePointovo mesto vključuje več vgrajenih potekov dela, ki obravnavajo pogoste poslovne scenarije:

• Odobritev Ta potek dela usmerja dokument ali element skupini oseb v odobritev. Potek dela odobritve je privzeto povezan z vrsto vsebine dokumenta in je zato samodejno na voljo v knjižnici dokumentov.
• Zbiranje povratnih informacij Ta potek dela usmerja dokument ali element skupini oseb za povratne informacije. Pregledovalci lahko navedejo povratne informacije, ki so nato zbrane in poslane osebi, ki je začel potek dela. Potek dela za zbiranje povratnih informacij je privzeto povezan z vrsto vsebine dokumenta in je zato samodejno na voljo v knjižnici dokumentov.
• Zbiranje podpisov Ta potek dela usmerja Microsoft Officeov dokument skupini oseb, da zbere njihove digitalne podpise. Ta potek dela je treba začeti v programu sistema Office 2013. Udeleženci morajo dokončati svoja opravila podpisovanja tako, da dodajo svoj digitalni podpis v dokument v ustreznem Officeovem programu. Potek dela za zbiranje podpisov je privzeto povezan z vrsto vsebine dokumenta in je zato samodejno na voljo v knjižnici dokumentov. Vendar pa se potek dela za zbiranje podpisov prikaže za dokument v knjižnici dokumentov le, če ta Microsoft Officeov dokument vključuje eno ali več vrstic s podpisom.
• Odobritev objavljanja Ta potek dela je podoben poteku dela odobritve, saj avtomatizira usmerjanje vsebine strokovnjakom za področje in zainteresiranim skupinam za pregled in odobritev. Posebnost poteka dela za odobritev objave je v tem, da je zasnovan posebej za mesta za objavljanje, kjer je objavljanje novih in posodobljenih spletnih strani strogo nadzorovano.
• Tri države Ta potek dela lahko uporabite za upravljanje poslovnih procesov, ki od organizacij zahtevajo, da sledijo velikemu številu težav ali elementov, kot so težave s podporo strankam, potencialne stranke ali projektna opravila.

Vse omenjene poteke dela lahko prilagodite za svojo organizacijo na več načinov. Če na primer na seznam, v knjižnico ali vrsto vsebino dodate potek dela, da bo na voljo za delo z dokumenti ali elementi, lahko prilagodite sezname opravil in sezname zgodovine, kjer so shranjene informacije o poteku dela.

Ko uporabnik mesta zažene potek dela v dokumentu ali elementu, lahko navede seznam udeležencev, rok in navodila za opravilo ter tako še bolj prilagodi potek dela.

Na vrh strani

Podpora za poteke dela po meri

Kljub temu, da lahko vgrajene poteke dela prilagodite v določeni meri, lahko vaša organizacije oblikuje in razvije poteke dela, ki so v poslovnih procesih organizacije enolični. Poteki dela so lahko enostavni ali preprosti, odvisno od narave poslovnega procesa. Razvijalci lahko ustvarijo poteke dela, ki jih zaženejo uporabniki spletnega mesta, ali pa ustvarijo poteke dela, ki se zaženejo samodejno glede na dogodek, ko se na primer ustvari ali spremeni element seznama. Če je vaša organizacija razvila in uvedla poteke dela po meri, bodo ti poteki na voljo poleg oz. namesto vgrajenih potekov del, ki smo jih opisali.

Poteke dela po meri lahko ustvarite na dva načina:

• Napredni uporabniki lahko oblikujejo poteke dela brez kode za uporabo na določenem seznamu ali v knjižnici z Microsoft SharePoint Designer 2013 in Office Visio 2013 Poteki dela SharePoint Designer 2013 so ustvarjeni s seznama dejavnosti poteka dela, ki so na voljo, oseba, ki ustvari potek dela, pa lahko uvede poteke dela neposredno na seznam ali v knjižnico, kjer bodo uporabljeni. Program SharePoint Designer 2013 je združljiv s programom Visio 2013 in tako omogoča vizualno izkušnjo razvijanja poteka za oblikovanje diagramov z oblikami in povezovalniki. Prav tako lahko uvozite poteke dela iz programa Visio 2013 v program SharePoint Designer 2013 in obratno.
• Profesionalni razvijalci programske opreme lahko ustvarijo poteke dela s programom Visual Studio 2012 ali novejšo različico Ti poteki dela vsebujejo kodo po meri in dejavnosti poteka dela. Ko profesionalni razvijalec ustvari poteke dela po meri, jih lahko skrbnik strežnika uvede na več spletnih mestih.

Na vrh strani

Navodila za uporabo potekov dela

Če želite uporabiti poteke dela v elementu dokumenta ali seznama, je treba izvesti več korakov. Korake lahko dokončajo posamezniki z različnimi vlogami. Skrbnik mesta lahko določi, da je potek dela mogoče uporabiti v knjižnici dokumentov, avtor vsebine zažene potek dela ali spremeni potek dela v poteku, tretja oseba (na primer pregledovalec dokumentov ali potrjevalec) pa dokonča opravilo poteka dela.

Dodajanje poteka dela na seznam, v knjižnico ali vrsto vsebine

Preden lahko uporabite potek dela, ga morate dodati na seznam, v knjižnico ali vrsto vsebine, da bo na voljo za dokumente in elemente na določenem mestu. Za dodajanje poteka dela na seznam, v knjižnico ali vrsto vsebine potrebujete dovoljenja za upravljanje seznamov. V večini primerov to opravilo izvajajo skrbniki mest ali posamezniki, ki upravljajo določene sezname oz. knjižnice.

Razpoložljivost poteka dela na mestu je odvisna od tega, na katero mesto je bil potek dodan:

• če potek dela dodate neposredno na seznam ali v knjižnico, je na voljo le za elemente tega seznama ali knjižnice;
• če potek dela dodate v vrsto vsebine seznama (primerek vrste vsebine mesta, ki je bil dodan na določen seznam ali v knjižnico), je na voljo le za elemente te vrste vsebine na določenem seznamu ali v določeni knjižnici, s katerim je ta vrsta vsebine povezana;
• če dodate potek dela v vrsto vsebine mesta, je ta potek dela na voljo za vse elemente v tej vrsti vsebine, na vseh seznamih in v vseh knjižnicah, v katere je bil dodan primerek te vrste vsebine mesta in
• če želite, da je potek dela na voljo na seznamih in knjižnicah spletnega mesta, lahko ustvarite potek dela spletnega mesta.

Ko potek dela dodate na seznam, v knjižnico ali vrsto vsebine, ga lahko prilagodite za določeno mesto s temi možnostmi:

• ime primerka poteka dela;
• seznam opravil, na katerem so shranjena opravila, povezana s potekom dela;
• seznam zgodovine, na katerem so navedeni vsi dogodki, povezani s potekom dela;
• način, s katerim želite zagnati potek dela in
• dodatne možnosti, ki so določene za posamezne poteke dela, na primer opravila, ki so usmerjena k udeležencem, v katerih okoliščinah se potek dela dokonča in katera dejanja se izvedejo, ko se potek dela dokonča.

Ko potek dela dodate na seznam, v knjižnico ali vrsto vsebine, potek dela postane na voljo za dokumente ali elemente na določenem mestu; poteka dela s tem še ne zaženete.

Začetek poteka dela v dokumentu ali elementu

Ko potek dela dodate na seznam, v knjižnico ali vrsto vsebine in je tako na voljo za uporabo, lahko ta potek dela začnete v dokumentu ali elementu (če je potek dela konfiguriran tako, da dovoljuje ročni zagon). Če želite zagnati potek dela, na seznamu potekov dela, ki so na voljo za dokument ali element, izberite želeni potek dela. Po potrebi boste morda morali izpolniti tudi obrazec z informacijami, ki jih zahteva potek dela. Odvisno od tega, kako je potek dela načrtovan in konfiguriran, ga boste ob začetku v dokumentu ali elementu morda še bolj prilagodili, tako da prilagodite možnosti, kot so udeleženci, rok in navodila za opravilo.

Spreminjanje poteka dela med izvajanjem

Ko je bil dodan potek dela v element, boste morda morali spremeniti način izvajanja poteka dela. Pri zagonu poteka dela bo oseba, ki je zagnala potek dela, morda morala dodati udeležence. Ali pa mora udeleženec poteka dela znova dodeliti svoje opravilo drugi osebi oz. zahtevati spremembo dokumenta ali elementa, ki predstavlja osrednjo točko poteka dela. Nekatere poteke dela lahko spremenite med samim izvajanjem. Če je vaša organizacija razvila in uvedla poteke dela po meri, so morda dovoljene spremembe potekov dela med izvajanjem.

Dokončevanje opravil potekov dela

Dogodek poteka dela, pri katerem mora posredovati oseba, je predstavljen z opravilom poteka dela. Ko potek dela udeležencu dodeli opravilo, lahko prejemnik opravila dokonča opravilo ali zahteva spremembe poteka dela tako, da uredi obrazec za opravilo poteka dela. Udeleženci poteka dela lahko dokončajo opravila potekov dela na SharePointovem spletnem mestu ali neposredno v programu sistema Office 2013. Ko udeleženec poteka dela dokonča opravilo poteka dela ali zahteva spremembo poteka dela, se potek dela pomakne na naslednji ustrezni korak.

Sledenje stanja potekov dela

Lastniki in udeleženci poteka dela lahko sledijo napredku poteka dela tako, da preverjajo stran stanja, ki je povezana s potekom dela. Na strani stanja so navedene informacije o odprtih opravilih poteka dela. Našli boste tudi informacije o zgodovini, ki se nanašajo na potek dela.

Z orodji za poročanje lahko napravite skupno analizo zgodovine poteka dela. Organizacije lahko s to analizo poiščejo ozko grlo v procesih oz. določijo, ali skupina dosega zastavljene cilje za dani poslovni proces. V poljubnih potekih dela lahko uporabite več vnaprej določenih poročil za Microsoft Office Excel. Informacije o zgodovini poteka dela so na voljo kot vir podatkov za SharePointov seznam, ki ga lahko uporabijo in analizirajo drugi programi ali rešitve za nadzor poslovnih procesov po meri.

Na vrh strani

Glejte tudi

Pregled potekov dela, ki so vključeni v SharePoint

Poteki dela v programu SharePoint 2013

Razvoj poteka dela v programih SharePoint Designer 2013 in Visio 2013

Uvod v potek dela strežnika SharePoint Server 2013