SharePointovi poteki dela so vnaprej programirani mini programi, ki poenostavijo in avtomatizirajo različne poslovne procese. Poteki dela lahko vključujejo zbiranje podpisov, povratnih informacij ali odobritev za načrt ali dokument ali sledenje trenutnemu stanju rutinskega postopka. SharePointovi poteki dela so načrtovani za to, da vam prihranijo čas in trud ter zagotovijo doslednost in učinkovitost opravil, ki jih redno izvajate.
Opomba
- Poteki dela za SharePoint 2010 so bili ukinjeni s 1. avgustom 2020 za nove najemnike, 1. novembra 2020 pa so bili odstranjeni iz obstoječih najemnikov. Če uporabljate poteke dela programa SharePoint 2010, priporočamo, da izvedete selitev v Power Automate ali druge podprte rešitve. Če želite več informacij, glejte ukinitev poteka dela za SharePoint 2010.
- Potek dela storitve SharePoint 2013 je od aprila 2023 zastarel, za nove najemnike pa je izklopljen od 2. aprila 2024. Odstranjeni bodo iz obstoječih najemnikov in bodo v celoti ukinjeni 2. aprila 2026. Če uporabljate potek dela programa SharePoint 2013, priporočamo, da izvedete selitev v Power Automate ali druge podprte rešitve. Če želite več informacij, glejte ukinitev poteka dela za SharePoint 2013.
Kaj je SharePointov potek dela?
Verjetno že veste, kaj je diagram poteka. Je grafični zemljevid procesa z navodili o tem, kaj se zgodi na posameznem koraku.
SharePointov potek dela je kot avtomatiziran diagram poteka, ki iz vaših standardnih delovnih procesov odpravi veliko dela, ugibanja in naključja.
Na sliki si na primer oglejte postopek odobritve dokumenta. Ročni zagon tega postopka lahko pomeni veliko preverjanja in spremljanja, posredovanja dokumentov in pošiljanja opomnikov – vsako od teh opravil pa morate opraviti vi ali eden ali več vaših sodelavcev. To pomeni veliko dodatnega dela in stalen tok prekinitev.
Če pa za zagon postopka uporabite SharePointov potek dela za odobritev dokumentov, se preverjanje, sledenje, opomnjenje in posredovanje izvede potek dela, in sicer samodejno. Če nekdo zamuja z dokončanjem opravila ali če se pojavi kakšna druga težava, večina vključenih potekov dela ustvari obvestilo, da vas o tem obvesti. Spremljanje procesa je zmanjšano.
Zagon SharePointovega poteka dela je preprost. Izberite vrsto poteka dela, izberite možnosti in počakajte, da se potek dela zažene. Po potrebi prekličite ali prekinite potek dela.
Katere procese lahko avtomatiziram s SharePointovim potekom dela?
Vsaka od vključenih vrst poteka dela deluje kot predloga. Z obrazcem za začetek določite možnosti in izbore, ki jih želite za primerek, dodate primerek poteka dela za en seznam, knjižnico ali za celotno zbirko mest. Med te možnosti in izbire spadajo med te osebe, katerim potek dela dodeljuje opravila, roke opravil, način in začetek poteka dela ter navodila, ki jih vključite v obvestila o opravilih. Nov potek dela ustvarite tako, da odprete »Nastavitve> seznama« »Nastavitve> poteka dela«Dodajanje poteka dela. Preberite več o potekih dela 2010 in 2013.
Pomembno
Poteki dela za odobritev, zbiranje povratnih informacij in zbiranje podpisov privzeto niso aktivirani in niso navedeni v polju s seznamom » Izbira predloge poteka dela « v obrazcu povezave. Če želite, da so na voljo za uporabo, jih mora skrbnik mesta aktivirati na ravni zbirke mest. Pojdite v nastavitve> mestaFunkcije> zbirke mestFunkcija za aktiviranje potekov dela V programu SharePoint 2013 so na voljo predloge potekov dela, ki temeljijo na programu SharePoint 2010. Če želite ustvariti potek dela v programu SharePoint 2013 s podobno logiko, uporabite orodje, kot je SharePoint Designer 2013.
Na voljo je pet vnaprej programiranih vrst potekov dela.
Odobritev (usmerjanje dokumenta ali elementa v odobritev ali zavrnitev)
Potek dela odobritve preusmeri dokument ali drug element k določenim osebam, ki jih odobrijo ali zavrnejo. S potekom dela odobritve lahko nadzorujete tudi odobritev vsebine na seznamu ali v knjižnici. Če želite izvedeti več in navodila po korakih, glejte »Vse o potekih dela odobritev«.
Zbiranje povratnih informacij (usmerjanje dokumenta ali elementa za povratne informacije)
Potek dela zbiranja povratnih informacij usmeri dokument ali drug element k določenim osebam, ki jim pošljejo povratne informacije. Potek dela zbiranja povratnih informacij uskladi vse povratne informacije udeležencev za lastnika poteka dela in zagotovi zapis postopka pregleda. Če želite izvedeti več in navodila po korakih, glejte »Vse o potekih dela zbiranja povratnih informacij«.
Zbiranje podpisov (usmerjanje dokumenta, delovnega zvezka ali obrazca za digitalne podpise)
Potek dela zbiranja podpisov usmeri Microsoft Officeov dokument k določenim osebam, ki jim pošljejo digitalni podpis. Upoštevajte, da potek dela za zbiranje podpisov deluje samo z Wordovimi dokumenti, Excelovimi delovnimi zvezki in InfoPathovimi obrazci. Če želite izvedeti več in navodila po korakih, glejte »Vse o potekih dela zbiranja podpisov«.
Three-State (sledenje težavi, projektu ali opravilu v treh stanjih ali fazah)
Potek dela s tremi stanji je zasnovan za sledenje stanju elementa seznama prek treh stanj (stopenj). Uporablja se lahko za upravljanje poslovnih procesov, ki od organizacij zahtevajo, da spremljajo veliko število težav ali elementov. Primeri: težave podpore uporabnikom, morebitni kupci ali opravila projekta.
Z vsakim prehodom med stanji potek dela dodeli opravilo osebi in tej osebi pošlje e-poštno opozorilo o opravilu. Ko je to opravilo dokončano, potek dela posodobi stanje elementa in preide v naslednje stanje. Potek dela s tremi stanji je zasnovan za delo s predlogo seznama za sledenje težavam, vendar ga lahko uporabite s katerim koli seznamom, ki vsebuje stolpec za izbiro s tremi ali več vrednostmi.
Če želite izvedeti več in navodila po korakih, glejte » Uporaba poteka dela s tremi stanji«.
Odobritev objave (avtomatizacija usmerjanja vsebine za pregled in odobritev)
Potek dela za odobritev objave je podoben drugim SharePointovim potekom dela v tem, da avtomatizira usmerjanje vsebine k strokovnjakom in drugim deležnikom v pregled in odobritev. Posebnost poteka dela za odobritev objave je v tem, da je zasnovan posebej za mesta za objavljanje, kjer je objavljanje novih in posodobljenih spletnih strani strogo nadzorovano. Na tovrstnih mestih nove vsebine ni mogoče objaviti, dokler je ne odobri vsak potrjevalec v poteku dela. Če želite izvedeti več in navodila po korakih, glejte Delo s potekom dela za odobritev objave.
Kdo lahko doda in zažene SharePointov potek dela?
Če želite dodati ali zagnati potek dela, morate imeti ustrezno dovoljenje za seznam, knjižnico ali zbirko mest, kjer se izvaja potek dela:
- Dodajanje poteka dela Če želite dodati potek dela, morate privzeto imeti dovoljenja za upravljanje seznamov. (Skupini Lastniki in Člani imata privzeto dovoljenje za upravljanje seznamov, skupina obiskovalcev pa ne.)
-
Začetek poteka dela Prav tako privzeto potrebujete dovoljenje za urejanje elementov, če želite začeti potek dela, ki je že dodan. (Skupini lastniki in skupini »Člani« imata privzeto dovoljenje za urejanje elementov, skupina obiskovalci pa ne.)
Lastniki pa lahko konfigurirajo tudi določene poteke dela, tako da jih lahko začnejo le člani skupine lastnikov. Če gre za podmesto z enoličnimi dovoljenji, bodo morali lastniki zagotoviti, da so zahtevana dovoljenja izrecno dodeljena uporabnikom poteka dela. Glejte »Prilagajanje dovoljenj za SharePointov seznam ali knjižnico«.
Kako dodam in zaženem SharePointov potek dela?
V spodnjem diagramu je prikazan pogled osnovne ravni osnovnih stopenj načrtovanja, dodajanja, izvajanja in spreminjanja SharePointovega poteka dela. V nadaljevanju so posamezni razdelki o vsakem koraku.
- Načrt Prepričajte se, da veste, katere možnosti želite in katere informacije boste potrebovali, ko boste z obrazcem za začetek dodali svojo različico poteka dela.
- Dodaj Izpolnite obrazec za začetek dodajanja različice poteka dela na seznam, v knjižnico ali zbirko mest.
- Začetni meni Začnite nov potek dela, ročno ali samodejno, v dokumentu ali drugem elementu na seznamu ali v knjižnici. (Če ga zaženete ročno, boste imeli priložnost spremeniti nekatere nastavitve obrazca za povezavo poteka dela v obrazcu za krajši začetek.) Ko se potek dela začne, ustvari opravila, pošlje obvestila in začne slediti dejanjem in dogodkom.
- Monitor Med izvajanjem poteka dela si lahko ogledate stran »Stanje poteka dela «, kjer si lahko ogledate, katera opravila so dokončana in katera druga dejanja so se še zgodila. Tukaj lahko po potrebi prilagodite trenutna in prihodnja opravila in celo prekličete ali prekinete izvajanje poteka dela.
- Pregled Ko je izvajanje končano, si lahko na strani stanja poteka dela ogledate celotno zgodovino. Na strani stanja lahko ustvarite tudi statistična poročila o splošni učinkovitosti delovanja tega poteka dela.
- Spremeni Če potek dela ne deluje po vaših željah, lahko odprete prvotni obrazec za povezavo, ki ste ga uporabili za dodajanje, in tam naredite spremembe.