Kako shranjevanje različic deluje na seznamih in v knjižnicah

Če je na seznamu ali v knjižnici omogočeno shranjevanje različic, lahko shranite, spremljate in obnovite elemente na seznamu ter datoteke v knjižnici, kadar koli se spremenijo. Če shranjevanje različic uporabljate z drugimi nastavitvami, na primer rezervacijo, lahko nadzirate vsebino, objavljeno na spletnem mestu. Shranjevanje različic lahko uporabite tudi za ogled ali obnovitev stare različice seznama ali knjižnice.

Pregled shranjevanja različic

Shranjevanje različic za seznam ali knjižnico lahko vklopijo ali izklopijo vsi, ki imajo dovoljenje za upravljanje seznamov. Shranjevanje različic je na voljo za elemente seznama v vseh privzetih vrstah seznamov, vključno s koledarji, seznami sledenja težavam in seznami po meri. Prav tako je na voljo za vse vrste datotek, ki jih je mogoče shraniti v knjižnice, vključno s stranmi spletnih gradnikov. Če želite več informacij o nastavljanju in uporabi shranjevanja različic, si oglejte »Omogočanje in konfiguracija shranjevanja različic za seznam ali knjižnico«.

Shranjevanje različice lahko uporabite, če želite:

• Slediti zgodovini različic. Če je shranjevanje različic omogočeno, si lahko ogledate, kdaj in kdo je spremenil element ali datoteko. Ogledate si lahko tudi, kdaj so bile spremenjene lastnosti (podatki o datoteki). Če nekdo na primer spremeni rok za element seznama, so informacije prikazane v zgodovini različic. Ogledate si lahko tudi pripombe, ki jih dodajo uporabniki, ko sprostijo datoteke v knjižnici.
• Obnovitev prejšnje različice Če ste v najnovejši različici naredili napako, če je najnovejša različica poškodovana ali če vam je preprosto prejšnja različica bolj všeč, zamenjajte najnovejšo različico s prejšnjo. Obnovljena različica postane nova trenutna različica.
• Si ogledati prejšnjo različico Prejšnjo različico si lahko ogledate, ne da bi prepisali trenutno različico. Če si zgodovino različic ogledate v Microsoft Officeovem dokumentu, na primer v Wordovi ali Excelovi datoteki, lahko primerjate dve različici in poiščete razlike.

Če seznam ali knjižnica omeji različice, se prepričajte, da so avtorji seznanjeni s tem, da bodo starejše različice izbrisane, ko bo dosežena omejitev različic.

Ko so različice ustvarjene

Če je omogočeno shranjevanje različic, so različice ustvarjene v teh primerih:

• Ko je element seznama ali datoteka prvič ustvarjena ali pri prenosu datoteke.

  Opomba

  Če je zahtevana rezervacija datoteke, morate datoteko sprostiti, da ustvarite njeno prvo različico.

• Ko je datoteka prenesena in ima enako ime kot obstoječa datoteka.

• Ko so lastnosti elementa seznama ali datoteke spremenjene.

• Ko je Officeov dokument odprt in shranjen. Ko dokument znova odprete, se po shranjevanju urejanja ustvari nova različica.

• Občasno, ko urejate in shranjujete Officeove dokumente. Ne ustvarijo vsi popravki in shranjevanja novih različic. Če na primer vsako novo različico shranjujete pogosto, vsaka nova različica zajame določen trenutek in ne vsako posamezno urejanje. To se pogosto dogaja, ko je omogočeno samodejno shranjevanje .

• Med sodelovanjem pri ustvarjanju dokumenta, ko drug uporabnik začne z delom v dokumentu ali ko uporabnik klikne »Shrani« za prenos sprememb v knjižnico.

Kadar koli so lahko na voljo največ tri različice datoteke: rezervirana različica, najnovejša podrazličica ali osnutek in najnovejša objavljena ali glavna različica. Vse druge različice so zgodovinske različice. Nekatere najnovejše različice so prikazane le uporabnikom, ki imajo dovoljenja za njihov ogled.

Glavne različice in podrazličice

Ponavadi je glavna različica mejnik, npr. datoteka, oddana v pregled ali objavo, medtem ko je podrazličica delo, ki poteka in ni pripravljeno, da bi ga vsi udeleženci mesta prebrali. Glede na način dela vaše skupine bo morda vaša skupina potrebovala najnovejše podrazličice, kot je različica, ki je bila nedavno urejena. Sčasoma bo morda manj verjetno, da bo vaša skupina potrebovala starejšo podrazličico.

Nekatere organizacije sledijo glavnim različicam in podrazličicam datotek v knjižnicah. Druge sledijo le glavnim različicam. Glavne različice je mogoče prepoznati po celih številih, na primer 5.0; Podrazličice je mogoče prepoznati po decimalnih številih, na primer 5.1.

Večina organizacij uporablja podrazličice, kadar so datoteke v razvoju, glavne različice pa, ko je dosežen določen mejnik ali ko so datoteke pripravljene, da si jih ogleda širše občinstvo. V številnih organizacijah si osnutke lahko ogledajo le lastnik datoteke in osebe z dovoljenji za odobritev datotek. To pomeni, da si nihče drug ne more ogledati podrazličic, ampak si lahko ogleda le objavljeno glavno različico.

Seznami podpirajo le glavne različice. Vsaka različica elementa seznama je oštevilčena s celim številom. Če vaša organizacija zahteva odobritev elementov na seznamu, elementi ostanejo v stanju »V čakanju«, dokler jih nekdo z ustreznimi dovoljenji ne odobri. Ko so elementi v stanju »V čakanju«, so oštevilčeni z decimalnimi števili in se imenujejo osnutki.

Največje število podrazličic je 511, število glavnih različic pa je mogoče prilagoditi. Če želite informacije o nastavljanju števila glavnih različic, si oglejte razdelek Nadzorovanje števila shranjenih različic .

Če uporabljate spletno aplikacijo ali najnovejšo namizno različico in poskusite shraniti še eno podrazličico, ki presega največjo dovoljeno količino, boste prepisali najnovejšo podrazličico. Če uporabljate starega odjemalca, ne boste mogli shraniti ali prenesti nobenih sprememb. Če se želite izogniti prepisovanju ali nadaljevati prenos sprememb, morate objaviti naslednjo glavno različico. Nato boste lahko znova objavili največje dovoljeno število podrazličic za to glavno različico. Če želite izvedeti, kako objavite nove različice, si oglejte razdelek »Objava ali preklic objave različice datoteke«.

Če želite izvedeti več o omogočanju in nastavljanju shranjevanja različic, vključno z glavnimi različicami in s podrazličicami, si oglejte Omogočanje in konfiguracija shranjevanja različic za seznam ali knjižnico.

Oštevilčevanje različic

Številke različic so dodane samodejno vsakič, ko ustvarite novo različico. Na seznamu ali v knjižnici, v kateri je omogočeno shranjevanje različic, so različice oštevilčene s celimi števili, na primer 1.0, 2.0, 3.0 in tako naprej. Skrbnik je v knjižnicah morda omogočil shranjevanje različic tako za glavne različice kot tudi podrazličice. Če sledite podrazličicam, so oštevilčene z decimalnimi števili, na primer 1.1, 1.2, 1.3 in tako naprej. Ko je ena od teh različic objavljena kot glavna različica, številka različice postane 2.0. Nadaljnje podrazličice so oštevilčene z 2.1, 2.2, 2.3 in tako naprej.

Če zavržete rezervacijo, se številka različice ne spremeni. Če je bila najnovejša različica 3.0, ostane 3.0, ko zavržete rezervacijo.

Če izbrišete različico, sta različica in njena številka premaknjeni v koš. Preostale številke različic so prikazane v zgodovini različic. Druge številke različic se ne spremenijo. Če imate na primer dokument, ki ima podrazličici 4.1 in 4.2, vi pa se odločite izbrisati različico 4.1, prikaže nastala zgodovina različic le različici 4.0 in 4.2. To je prikazano na tej sliki.

Če želite izvedeti več o omogočanju in nastavljanju shranjevanja različic, vključno z glavnimi različicami in s podrazličicami, si oglejte Omogočanje in konfiguracija shranjevanja različic za seznam ali knjižnico. 

Določanje, kdo si lahko ogleda elemente osnutka

Konfigurirate lahko, kdo si lahko ogleda osnutke elementov seznama in datoteke. Osnutki so ustvarjeni na dva načina:

• Ko v knjižnici, ki sledi glavnim različicam in podrazličicam, ustvarite ali posodobite podrazličico datoteke.
• Ko ustvarite ali posodobite element na seznamu ali datoteko, ki še ni odobrena na seznamu ali v knjižnici, na katerem oz. v kateri je zahtevana odobritev vsebine.

Ko sledite glavnim različicam in podrazličicam, lahko določite, ali morajo imeti osebe dovoljenje za urejanje datotek, preden si lahko ogledajo in preberejo podrazličico. Ko uporabite to nastavitev, lahko osebe, ki imajo dovoljenje za urejanje datoteke, delajo z datoteko, osebe, ki imajo dovoljenje le za branje datoteke, pa si podrazličice ne morejo ogledati. Morda ne želite, da bi vsi, ki imajo dostop do vaše knjižnice, videli komentarje ali popravke, medtem ko urejate datoteko. Če sledite glavnim različicam in podrazličicam in še nihče ni objavil glavne različice, datoteka ni vidna osebam, ki nimajo dovoljenja za ogled elementov osnutka.

Ko je zahtevana odobritev vsebine, lahko določite, ali si lahko datoteke, ki čakajo na odobritev, ogledajo osebe z dovoljenjem za branje, osebe z dovoljenjem za urejanje ali le avtor in osebe z dovoljenjem za odobritev elementov. Če sledite glavnim različicam in podrazličicam, mora avtor najprej objaviti glavno različico, preden lahko predloži datoteko v odobritev. Ko je zahtevana odobritev vsebine, bodo lahko osebe, ki imajo dovoljenje za branje vsebine, vendar nimajo dovoljenja za ogled elementov osnutka, videle zadnjo odobreno ali glavno različico datoteke.

Ne glede na to, ali imajo uporabniki dovoljenje za urejanje datoteke ali ne, če uporabniki iščejo datoteko v podrazličici, ne bodo dobili rezultatov.

Nadzorovanje, koliko različic je shranjenih

Nekatere organizacije omogočajo neomejeno število različic, druge pa zahtevajo omejitve. Ko se boste prijavili v najnovejšo različico datoteke, boste morda ugotovili, da manjka ena izmed starih različic. Če je vaša najnovejša različica 101.0 in opazite, da različica 1.0 ni več, to pomeni, da je skrbnik knjižnico konfiguriral tako, da dovoljuje le 100 glavnih različic datoteke. Dodajanje 101. različice povzroči, da se prva različica izbriše. Ostale so samo različice od 2.0 do 101.0. Podobno, če je dodana 102. različica, ostanejo samo različice od 3.0 do 102.0.

Skrbnik se lahko prav tako odloči, da omeji število podrazličic na zgolj določeno število najnovejših različic. Če je na primer dovoljenih 100 glavnih različic, se lahko skrbnik odloči, da bo ohranil manjše osnutke le za zadnjih pet glavnih različic. Največje število podrazličic med glavnimi različicami je 511. Če želite več informacij o objavljanju glavnih in podrazličic ter o tem, kaj se zgodi, če imate več kot največje število podrazličic, glejte razdelek Glavne in podrazličice. Če želite izvedeti, kako objavite nove različice, si oglejte Objavljanje ali preklic objave različice datoteke.

V knjižnici, ki omejuje število glavnih različic, za katere hrani podrazličice, se podrazličice izbrišejo za prejšnje glavne različice, ko je dosežena omejitev različic. Če na primer osnutke hranite le za 100 glavnih različic in vaša skupina ustvari 105 glavnih različic, bodo za najzgodnejše različice ohranjene le glavne različice. Podrazličice, ki so povezane s petimi najzgodnejšimi glavnimi različicami, na primer 1.2 ali 2.3, se izbrišejo, glavne različice 1, 2 in tako naprej pa se ohranijo, razen če knjižnica omejuje tudi glavne različice.

Omejevanje števila različic je na splošno dobra praksa. To pomeni, da lahko prihranite prostor na strežniku in zmanjšate nered za uporabnike. Če pa mora vaša organizacija shraniti vse različice iz pravnih ali drugih razlogov, ne uporabljajte omejitev.

Če želite izvedeti več o omogočanju in nastavljanju shranjevanja različic, vključno z omejitvami, si oglejte Omogočanje in konfiguracija shranjevanja različic za seznam ali knjižnico.

Omogočanje, konfiguriranje in uporaba shranjevanja različic na seznamih in v knjižnicah

• Če ste uporabnik storitve Microsoft 365, je shranjevanje različic samodejno vklopljeno, ko ustvarite knjižnico ali seznam. Shranjevanje različic lahko onemogočite z lupino PowerShell ali API-ji za razvijalce. Opomba: Onemogočanje shranjevanja različic ni priporočljivo, saj izklopi zaščito pred obnovitvijo različice.
• V strežniku SharePoint Server je shranjevanje različic samodejno vklopljeno, ko ustvarite knjižnico, ne pa tudi pri ustvarjanju seznama.

Vsakdo, ki ima dovoljenje za upravljanje seznamov, lahko vklopi ali izklopi shranjevanje različic. Na številnih mestih je to ista oseba, ki upravlja mesto, ker seznami in knjižnice dedujejo dovoljenja s mesta. Če želite poleg tega omogočiti shranjevanje različic, se lastnik mesta (ali druga oseba, ki upravlja seznam ali knjižnico) odloči, ali bo zahteval odobritev vsebine, kdo si lahko ogleda elemente osnutka ter ali je potrebna rezervacija. Vse te odločitve vplivajo na delovanje shranjevanja različic. Če se na primer oseba, ki upravlja knjižnico, odloči, da je zahtevana rezervacija, so številke različic ustvarjene le, ko je datoteka sproščena. Če je treba odobriti vsebino, so številke glavnih različic uporabljene šele, ko nekdo z ustreznim dovoljenjem odobri datoteke.

Če se želite naučiti vklopiti shranjevanje različic za seznam ali knjižnico, si oglejte Omogočanje in konfiguracija shranjevanja različic za seznam ali knjižnico.

Kako deluje shranjevanje različic z zahtevano odobritvijo vsebine

Če je v knjižnici omogočeno shranjevanje različic, oseba, ki jo nastavi, določi, ali želi slediti tako glavnim različicam kot tudi podrazličicam, in določi tudi osebe, ki si lahko ogledajo podrazličice. Kadar je treba vsebino odobriti, si v večini primerov podrazličice lahko ogledajo le lastnik datoteke in osebe z dovoljenji za odobritev elementov. V drugih knjižnicah pa je shranjevanje različic nastavljeno tako, da si lahko vsi, ki lahko urejajo datoteke v knjižnici, ali vsi z dovoljenji za branje v knjižnici, ogledajo vse različice. Ko je različica odobrena, si jo lahko ogledajo vsi, ki imajo dovoljenja za branje za seznam ali knjižnico.

Čeprav seznami nimajo glavnih različic in podrazličic, so vsi elementi s stanjem V čakanju obravnavani kot osnutek. V večini primerov si osnutke lahko ogledajo le avtor elementa in osebe z dovoljenji »Polni nadzor« ali »Načrtovanje«. Osnutek je za te osebe prikazan s stanjem V čakanju, medtem ko si druge osebe lahko ogledajo le najnovejšo odobreno različico v zgodovini različic. Če je datoteka zavrnjena, ostane v stanju V čakanju toliko časa, dokler je nekdo z ustreznimi dovoljenji ne izbriše.

Privzeto je element ali datoteka v čakalni vrsti vidna le avtorju in osebam z dovoljenjem za upravljanje seznamov, lahko pa določite, ali si lahko druge skupine uporabnikov ogledajo element ali datoteko. Če je knjižnica nastavljena za sledenje glavnim različicam in podrazličicam, mora oseba, ki ureja datoteko, najprej objaviti glavno različico datoteke.

Če želite več informacij o nastavljanju odobritve za dokumente, si oglejte Zahtevanje odobritve elementov na seznamu mest ali v knjižnici.

Kako shranjevanje različic deluje z rezervacijo datotek

Ko rezervirate datoteko iz knjižnice, v kateri je vklopljeno shranjevanje različic, se za vsako naslednjo sprostitev te datoteke ustvari nova različica. Če so vklopljene glavne različice in podrazličice, se lahko ob sprostitvi odločite, katero vrsto različice želite sprostiti. V knjižnicah, kjer je treba datoteke rezervirati, so različice ustvarjene le ob sprostitvi.

V knjižnicah, kjer rezervacija ni obvezna, je nova različica ustvarjena po prvem shranjevanju datoteke, ko jo odprete. Vsa nadaljnja shranjevanja prepišejo različico, ki ste jo ustvarili pri prvem shranjevanju. Če zaprete program in znova odprete dokument, boste pri prvem shranjevanju znova ustvarili različico. Število različic se zato lahko zelo hitro pomnoži.

Za več informacij o rezervaciji in sprostitvi si oglejte Kako rezervirati, sprostiti ali zavreči spremembe datotek v knjižnici.

Kako shranjevanje različic deluje s preimenovanji datotek prek »Ogled v Raziskovalcu«

Pri uporabi funkcije Pogled v Raziskovalcu za delo z datotekami je pomembno omeniti, da obstaja majhna razlika v vedenju v primerjavi z delom z brskalnikom.

V funkciji Pogled v Raziskovalcu se preimenovanje datoteke ne šteje za spremembo, ki sproži ustvarjanje nove različice. To pomeni, da ko spremenite ime datoteke s funkcijo Pogled v Raziskovalcu, SharePoint ne ustvari nove različice datoteke, ampak jo preimenuje.

Vendar pa pri uporabi brskalnika (ali odjemalca sinhronizacije storitve OneDrive) preimenovanje datoteke povzroči ustvarjanje nove različice.

Zahtevanje rezervacije (le za knjižnice)

Če zahtevate rezervacijo, lahko vaši skupini pomagate, da kar najbolje izkoristi shranjevanje različic, saj ljudje posebej določijo, kdaj bo različica ustvarjena. Različica je ustvarjena le, ko nekdo rezervira datoteko, jo spremeni in nato znova sprosti to datoteko. Če rezervacija ni potrebna, se različica ustvari, ko nekdo prvič shrani datoteko, in ta različica se posodobi, ko jo oseba zapre. Če ta oseba ali kdo drug nato odpre in znova shrani datoteko, se ustvari druga različica. Glede na situacijo morda ne nameravate ustvariti več različic, na primer, če morate zapreti datoteko, če se želite udeležiti srečanja, preden končate spreminjanje datoteke.

Če je zahtevana rezervacija, osebe ne morejo dodajati datotek, jih spreminjati ali spreminjati lastnosti datotek, ne da bi najprej rezervirali datoteko. Ko osebe sprostijo datoteke, so pozvane, da vnesejo pripombe o izvedenih spremembah, kar pomaga pri ustvarjanju bolj smiselne zgodovine različic.

Za več informacij o zahtevanju rezervacij glejte Nastavitev knjižnice za rezervacijo datotek.

Dovoljenja za seznam ali knjižnico

Seznami in knjižnice vsebujejo dovoljenja, povezana s shranjevanjem različic in z rezervacijo, ki so različna glede na raven dovoljenja, ki je uporabljena za uporabnika ali določeno skupino. Nekdo, ki lahko ureja ravni dovoljenj za urejanje, lahko različno konfigurira ta dovoljenja ali pa ustvari novo skupino z ravnmi dovoljenj po meri.

Ta dovoljenja omogočajo prilagodljivost pri upravljanju knjižnice. Morda boste na primer želeli, da lahko nekdo izbriše različice datoteke, ne da bi imel dovoljenje za brisanje same datoteke. Dovoljenje za brisanje različic ni enako dovoljenju za brisanje elementov, zato lahko zagotovite prilagojeno raven nadzora.

V spodnji tabeli so prikazana dovoljenja, ki so povezana z shranjevanjem različic in rezervacijo; in za katere privzete ravni dovoljenj veljajo.

Dovoljenje	Privzeta raven dovoljenja
Ogled različic	Poln nadzor, načrtovanje, prispevanje in branje
Brisanje različic	Poln nadzor, načrtovanje in prispevanje
Preglasitev rezervacije	Poln nadzor in načrtovanje
Odobritev elementov	Poln nadzor in načrtovanje

Če želite več informacij o dovoljenjih, glejte »Razumevanje ravni dovoljenj«.

Napišite pripombo

Ali je bil članek uporaben? Če je odgovor pritrdilen, nam to sporočite na dnu te teme. Če ni bil, nas obvestite o tem, kaj vas je zmedlo ali kaj je manjkalo. Vključite svojo različico programa SharePoint, operacijskega sistema in brskalnika. Na podlagi vaših povratnih informacij bomo preverili dejstva, dodali informacije in posodobili ta članek.