Microsoft Office Excel ima številne funkcije, ki olajšajo upravljanje in analiziranje podatkov. Če želite v celoti izkoristiti te funkcije, je pomembno, da organizirate in oblikujete podatke na delovnem listu v skladu s temi navodili.
V tem članku
Smernice za organizacijo podatkov
Postavitev podobnih elementov v isti stolpec Podatke načrtujte tako, da bodo vse vrstice imele podobne elemente v istem stolpcu.
Hranite obseg podatkov ločeno Med povezanim obsegom podatkov in drugimi podatki na delovnem listu pustite najmanj en prazen stolpec in eno prazno vrstico. Excel lahko nato preprosteje zazna in izbere obseg, ko razvrščate, filtrirate ali vstavljate samodejne delne vsote.
Postavite kritične podatke nad ali pod obseg Kritičnih podatkov ne postavljajte levo ali desno od obsega, saj bodo med filtriranjem obsega morda skriti.
Izogibanje praznim vrsticam in stolpcem v obsegu Izogibajte se vstavljanju praznih vrstic in stolpcev v obseg podatkov. To naredite, da zagotovite, da bo Excel lažje zaznal in izbral povezan obseg podatkov.
Prikazati vse vrstice in stolpce v obsegu Preden spremenite obseg podatkov, se prepričajte, da so prikazane morebitne skrite vrstice ali stolpci. Če vrstice in stolpci v obsegu niso prikazani, lahko podatke nehote izbrišete. Če želite več informacij, glejte Skrivanje ali prikaz vrstic in stolpcev.
Smernice za obliko zapisa podatkov
Uporaba oznak stolpcev za prepoznavanje podatkov Ustvarite oznake stolpcev v prvi vrstici obsega podatkov tako, da uporabite drugačno obliko zapisa za podatke. Excel lahko nato uporabi te oznake za ustvarjanje poročil ter iskanje in urejanje podatkov. Za oznake stolpcev uporabite pisavo, poravnavo, obliko, vzorec, obrobo ali slog pisave, ki se razlikuje od oblike, ki jo dodelite podatkom v obsegu. Preden vnesete oznake stolpcev, jih oblikujte kot besedilo. Če želite več informacij, glejte »Načini oblikovanja delovnega lista«.
Razlikovanje podatkov z obrobami celic Ko želite ločiti oznake od podatkov, za vstavljanje črt pod oznake uporabite obrobe celic – ne praznih vrstic ali črtkanih črt. Če želite več informacij, glejte Uporaba ali odstranjevanje obrob celice na delovnem listu.
Če se želite izogniti napakam, se izogibajte začetnim ali končnim presledkom Izogibajte se vstavljanju presledkov na začetek ali konec celice, da bi zamaknili podatke. Ti dodatni presledki lahko vplivajo na razvrščanje, iskanje in oblikovanje, uporabljeno v celici. Namesto presledkov za zamik podatkov lahko uporabite ukaz »Povečaj zamik « v celici. Če želite več informacij, glejte Prestavljanje podatkov v celici.
Razširitev oblik zapisa podatkov in formul Ko dodate nove vrstice s podatki na konec obsega podatkov, Excel razširi dosledno oblikovanje in formule. Tri od petih predhodnih celic morajo imeti enako obliko zapisa, da lahko razširite obliko. Vse zgornje formule morajo biti dosledne, če želite razširiti formulo. Če želite več informacij, si oglejte Samodejno vnašanje podatkov v celice delovnega lista.
Uporaba Excelove oblike tabele za delo s sorodnimi podatki Neprekinjen obseg celic na delovnem listu lahko spremenite v Excelovo tabelo. S podatki, ki jih določa tabela, lahko manipulirate neodvisno od podatkov zunaj tabele, s posebnimi funkcijami tabele pa lahko hitro razvrstite, filtrirate, seštejete ali izračunate podatke v tabeli. Funkcijo tabele lahko uporabite tudi za razdelitev naborov sorodnih podatkov tako, da te podatke organizirate v več tabelah na enem delovnem listu. Za več informacij glejte Pregled Excelovih tabel.