Preden daste predstavitev v skupno rabo, zlasti z osebami zunaj organizacije, odstranite morebitne osebne in zaupne podatke, ki so shranjeni v dokumentu ali lastnostih dokumenta.

1. Odprite predstavitev, v kateri želite preveriti, ali vsebuje skrite informacije oziroma osebne podatke.

   Namig: Priporočljivo je, da pregledate kopijo izvirnega dokumenta, ker podatkov, ki jih nadzornik dokumentov odstrani, ni vedno mogoče obnoviti.

2. Izberite Datoteka > Informacije.

3. Izberite Preveri, ali je prišlo do težav in nato Preglej dokument.

4. Izberite vrsto vsebino, ki jo želite pregledati, nato pa izberite Preglej.

5. Oglejte si rezultate.

6. Za vsako vrsto vsebine, ki jo želite odstraniti iz dokumenta. Pogosto so komentarji ali lastnosti dokumenta in osebni podatki odstranjeni. V vsakem odseku, ki ga želite odstraniti, izberite gumb Odstrani vse.

7. Izberite Znova preglej > Preglej in se prepričajte, da je bilo vse, kar želite, odstranjeno.

8. Izberite Zapri in dajte predstavitev v skupno rabo.