Cilj uporabnika – načrtovanje projekta

Začnite načrtovati projekt, še preden zaženete Microsoft Project.

Zabeležite osnutke zamisli o ciljih projekta z Wordom, Excelom, OneNotom ali Outlookom.

Ko o svojih zamislih navdušite še druge, začnite načrtovati načrt v Projectu.

Nazaj na Zemljevid Projecta, kjer najdete več člankov o vodenju projektov.

Project namige za upravljanje pred začetkom . . .

  • Prepričajte se, da imate projekt    Prepričajte se, da je tisto, o kar razmišljate, dejanski projekt. Projekt ima tri značilnosti:

    • To je začasno in enolično    Načrtovanje tovarne za proizvodnjo avtomobilov je projekt, ker gre za enkratno dejavnost. Izdelava avtomobilov v obratu je ponavljajoča se vrsta dejavnosti in zato ni projekt.

    • Ima jasno določene dobavljive    Deliverables give a project focus and purpose. Če zainteresiranim skupinam ne bo jasno navedeno, da so njihove naložbe v projektu nekaj vredne.

    • Ima začetek in konec    Brez končnega datuma projekta zainteresirane skupine in vlagatelji ne bodo uživali v rezultatih in prednostih projekta, ki jih je njihova naložba lahko naredila.

      Nekaj primerov, na podlagi lahko določite, ali gre za projekt.

Dejavnosti, ki niso projekti

Jasno določeni projekti

Proizvodnja avtomobilov

  • Projekt nadgradnje tovarne za proizvodnjo za povečanje učinkovitosti.

  • Projekt iskanja tovarne za vzdrževanje, ki je bližje prostorom tovarne za proizvodnjo.

Zmanjšanje nevarnosti konkurence

  • Projekt zamenjave varnostne programske opreme.

  • Projekt novačenja strokovnjakov za tveganje iz sorodne panoge.

  • Prepoznavanje omejitev projekta    omejitve so dejavniki, ki omejujejo možnosti vodje pri načrtovanju in upravljanju projekta. Večina projektov ima tri omejitve:

    • Omejen časovni razpon    Končni datumi za velike dobavljive rezultate po navadi odpravijo splošno dolžino projekta.

    • Omejeni človeški in drugi viri:    Projektni vodje imajo po navadi na voljo omejeno število ljudi, katerim lahko dodelijo delo v projektu, ali omejen proračun.

    • Majhen obseg    Projekt je po navadi omejeno na to, koliko lahko skupina doseže. Če ima projekt preveč dostav ali funkcij, morda ne bo dovolj časa za končanje projekta.

Če spremenite eno omejitev, ta po navadi vpliva na drugi dve in lahko vpliva na splošno kakovost. Če na primer zmanjšate trajanje projekta, morajo projektni vodje sprejeti odločitve o številu delavcev, potrebnih za dokončanje izdelkov projekta. Če ni na voljo dovolj delavcev, lahko zaradi krajšanje projekta pride do drugih učinkov, kot je na primer obseg projekta.

  • Zgodaj prepoznajte zainteresirane skupine    Nič ne poškoduje projekta, kot pa ne, da bi se z njimi lažje identificirali, kdo so kritične zainteresirane skupine in kako najbolje komunicirati z njimi. Če kritičnih zainteresiranih skupin ne prepoznate po začetku projekta, je projekt lahko dovolj dober za konec ali pa preteča proračun, ko se predlagajo novi cilji in načini projekta.

1. korak: zabeležite grobe zamisli

Zajemite zgodnje zamisli v OneNote

Medtem ko razmišljate o projektu in kaj želite z njim doseči, zabeležite zamisli z OneNotom. Opombe lahko vsebujejo e-pošto, povezave do spletnih mest, videov ali grobih specifikacij.

Uvoz Excelovih podatkov v Project

Projekti se včasih začnejo kot preprosti seznami v Excelu. Ko postanejo vse bolj obsežni, jih lahko uvozite v Project, kjer nato bolj učinkovito organizirate in načrtujete opravila.

Uporabite Microsoft 365 v katerem koli računalniku in zajemite zapiske o projektu kjer koli

Z zgodnjimi specifikacijami projekta lahko delate Microsoft 365. Če uporabljate računalnik z internetno povezavo, lahko kjer koli delate z dokumenti s polno različico Worda, Excela, PowerPointa ali OneNota na zahtevo.

Uporaba storitve Office Online v spletnem brskalniku

Delati z Office za splet brez Microsoft 365. Če imate Microsoftov račun, lahko s spletnimi različicami Worda, Excela, PowerPointa ali OneNota zajamete grobe zamisli o projektu.

Na vrh strani

2. korak: vzpostavite stik z zainteresiranimi skupinami

Poročanje o napredku v zgodnji fazi projekta

Ne glede na to, na kateri stopnji načrtovanja projekta ste, z dobro predstavljenim poročilom boste lažje dobili soglasje zainteresiranih skupin glede dostave izdelkov projekta.

Pridruževanje spletnemu srečanju

Če ne morete organizirati sestanka z zainteresiranimi skupinami, se povežite z njimi prek spletnih srečanj. Dajte v skupno rabo PowerPointove diapozitive, Excelove liste ali OneNotove zapiske, da boste lažje govorili o grobih načrtih za projekt. Osebe se lahko Microsoft Teams spletnih srečanjih v pisarni, na poti ali v prenosni napravi.

Klepet s člani skupine projekta

Ko se med delom v načrtu projekta zastavljajo vprašanja, lahko z njimi v spletu klepetate prek Teams.

Na vrh strani

3. korak: začetek projekta

Kopirajte vsebino iz Worda, Outlooka ali PowerPointa in jo prilepite v Project

Kopirajte seznam opravil v Wordu, Outlook ali pa PowerPoint in ga prilepite v Project, da hitro začnete načrt. Project boste obdržali strukturo orisa in oblikovanje (le v programu Project 2013 in novejših različicah).

Ustvarjanje novega projekta na podlagi drugega projekta ali predloge

Ustvarite nov projekt na osnovi predloge, ki ima vnaprej izpolnjena opravila, podobna vašim. Veliko teh projektov so ustvarili strokovnjaki s področja, da vam olajšajo začetek.

Uvoz Excelovih podatkov v Project

Premaknite v Project seznam opravil, ki ste ga začeli v Excelu. Project bo ohranil strukturo orisa in oblikovanje.

Uvažanje SharePointovega seznama opravil v obliki grobega projekta

Projekti se včasih začnejo kot seznami opravil SharePoint za skupno rabo z ljudmi brez Project. Ko seznam opravil doseže določeno velikost, ga premaknite v Project, da delo nadaljujete tam.

Cilj vodenja projektov: ustvarjanje novega načrta projekta

Ko začnete projekt v programu Project, lahko začnete doštevati opravila, jih organizirate, jih povezujete, dodajate osebe in tako naprej.

Vrnitev na Zemljevid Projecta

Ali potrebujete dodatno pomoč?

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje

Vam je bila informacija v pomoč?

Kako ste zadovoljni s kakovostjo prevoda?
Kaj je vplivalo na vašo izkušnjo?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

×