Cilj upravljanja projektov: sporočanje informacij o projektu

Komunicirajte s skupino

Pogosto je težko sporočati informacije o projektu, ne glede na to, ali gre za pridobivanje informacij o stanju vaše skupine ali obveščanje vodjem o stanju projekta.

Preberite, kdaj in kako komunicirati in poročanja o informacijah o projektu. V nasprotnem primeru bo učinkovito sodelovanje trpelo, uspeh projekta pa bo morda ogrožen.

Več člankov v tej seriji vodnikov z navodili za upravljanje projektov najdete v poglavju Zemljevid upravljanja projekta.

Namigi za projektno vodenje pred zagonom . . .

Seznam zainteresiranih skupin Preden se projekt začne, preverite, kdo so zainteresirane skupine. Eden od prepričanih način, da zavlačujete projekt, je, da pozabite ključne zainteresirane strani, ki so na projekt vplivale/ne gredo.
Začnite zgodaj načrtovati komunikacijo V projekt lahko načrtujete strategije in postopke komunikacije, preden se projekt začne. Še bolje je, da so komunikacijski procesi prikazani kot opravilo v prvih vrsticah projekta, tako da ta kritični del sodelovanja postane obveza vseh oseb.
Pogosto komunicirajte Zbiranje podatkov o stanju opravila enkrat na teden je približno prav, da odpravite težave, preden stopijo v stanje. Če komunicirate pogosteje, lahko člani skupine prenehajo pošiljati posodobitve zaradi dodatnega časa pri pripravi.
Iskanje težav Če se vam zdi, da gre vse dobro, ker niste slišali ničesar negativnega, ste verjetno namenjen proti težavam. Celo najboljši projekti imajo težave. Vaša naloga je, da jih poiščete, preden zrastejo v večje težave.
Uporaba ustrezne tehnologije Seznanite se s potrebami članov skupine in zainteresiranih skupin za komunikacijo. Člani skupine, ki na primer poročanja o stanju opravila, morda želijo uporabiti e-pošto ali Project Online, medtem ko bi nadrejeni morda raje uporabili dobro predstavljen grafikon ali vrtilno tabelo. Tukaj je seznam programov, s katerimi lahko pomagate pri komunikaciji.

Uporaba	Prednosti	Pomanjkljivosti
Project	Imate vgrajena orodja za predstavitev za vse ravni zainteresiranih skupin. Na preprost način razume pogled časovnice in skupinskega načrtovalnika. Izvozi podatke v Excel in Visio za komunikacijo zapletenih podatkov.	Vaše podjetje morda ne uporablja Projecta. Projekti, na katerih deluje vaše podjetje, so morda premajhni, da bi lahko izkoristili zmogljivo programsko opremo za načrtovanje.
Project Online	Najboljša izbira za napredno komunikacijo in poročanje o informacijah o projektu v organizaciji. Lahko primerja stanje več projektov ali portfelja projektov.	Manjša podjetja morda potrebujejo pomoč svetovalcev za namestitev in uporabo Project Online.
Excel	Project lahko izvozi podatke v Excel za napredno analizo, kot sta ANOVA in analiza prislužene vrednosti. Idealno za zgodnje načrtovanje projektov ali za izdelke na visoki ravni, ki jih lahko pozneje dodate v Project.	V Excelu manjkajo funkcije samodejnega načrtovanja za zahtevne projekte.
Word	Idealno med začetno fazo, ko morate v skupno rabo dati dokumente za načrtovanje, kot so proračuni in izdelki.	Ni najprimernejša za vizualne predstavitve za vodilne zainteresirane skupine. Namesto tega uporabite funkcijo poročila v Excelu, Visiu, PowerPointu ali Projectu.
SharePoint	Ponuja funkcije sinhronizacije brez strežnika Project Server. Sprememba na enem seznamu opravil bo vidna tudi na drugem seznamu.	Drago za uvedbo v podjetju. Če nimate virov podjetja za namestitev SharePointa, lahko uporabite Microsoft 365 s Storitvijo SharePoint Online.
PowerPoint	Idealno za udarne predstavitve za vodilne zainteresirane skupine.	Analitiki in inženirji bodo morda želeli podrobnejše grafikone za kompleksno analizo proračuna.
Visio	Idealno v začetnih fazah projekta, kjer morate poslovne in proizvodne procese komunicirati z diagrami poteka ali drugimi diagrami.	Morda bo občinstvu na voljo preveč informacij. Namesto tega uporabite Projectove funkcije poročanja.
Microsoft Teams	Odlična izbira za ekipe na različnih lokacijah. Informacije o projektu lahko daste v skupno rabo z neposrednim sporočanjem, glasovnimi sporočili, videoposnetki ali spletnimi srečanji.	Morda bo za uvedbo zahteval oddelek ZA IT.

Sporočanje informacij o projektu

Preverjanje posodobitev stanja v Project Online	Če vaša skupina uporablja Project Online, prenesite posodobitve stanja opravil iz strežnika, preden komunicirate s skupino o napredku projekta.
Spremljanje napredka načrta – od preprostega do strokovnega načrta	Na voljo so preprosti načini za sledenje napredovanju, na voljo pa so tudi bolj zapleteni načini. Poiščite način, ki najbolj ustreza vašemu projektu in skupini.
Sporočanje informacij o prisluženi vrednosti	Zajemanje informacij o prisluženi vrednosti je naprednejše, vendar zelo zmogljivejše, korak proti odkrivanju dobrega in slabega delovanja projekta. Želite videti dejstva na visoki ravni, ki jih pridobite iz tega.
Ustvarjanje poročila o projektu	S Projectom lahko ustvarjate in prilagajate grafična poročila s poljubno programsko opremo za projekt. Med delom v projektu se poročila spreminjajo tako, da odražajo najnovejše informacije – ročno posodabljanje ni potrebno.
Sinhroniziraj s SharePointovim seznamom opravil	Člani skupine si lahko ogledajo urnik in posodobijo svoje delo v SharePointu, vi pa vidite spremembe v Projectu. In obratno.
Uporaba storitve Microsoft 365	Sporočanje informacij o projektu Microsoft 365. Če uporabljate računalnik z internetno povezavo, lahko kjer koli delate z dokumenti s polno različico Worda, Excela, PowerPointa ali OneNota na zahtevo.
Objava sprememb opravil v strežniku	Ko spreminjate opravila, te spremembe objavite v Project Online da imajo vsi na voljo želene informacije za nadaljevanje dela.
Komunikacija z aplikacijo Microsoft Teams	Če osebe ne bodo mogli priti na srečanje, lahko s storitvijo Teams omogočite skupno rabo informacij o projektu. Skupna raba PowerPointovih diapozitivov, Excelovih listov ali OneNotovega zvezka za skupno rabo načrtov projekta. Ljudje lahko sodelujejo v spletnih srečanjih v pisarni, doma ali prek svoje prenosne naprave.

Nazaj na Zemljevid projektnega vodenja

Cilj upravljanja projektov: sporočanje informacij o projektu

Ali potrebujete dodatno pomoč?

Ali želite več možnosti?

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.