Ne morete spreminjati dokumenta, delovnega zvezka ali predstavitve, ki ste jo odprli z mesta v skupni rabi, če nekdo drug že dela na datoteka v namizni različici Officea. Zadnjo shranjeno različico si lahko ogledate, ne morete pa urejati datoteke, dokler druga oseba ne zapre. To preprečuje dvema osebama ali več, da bi v datoteki ustvarile spremembe v sporu, na primer komentarje v besedilu, ki ga je druga oseba izbrisala.
Če morate takoj spremeniti datoteko v datoteki, lahko uporabite datoteko > Shrani kot za ustvarjanje nove kopije datoteke in spreminjanje v kopiji. Nato pa morate svoje spremembe uskladiti s spremembami, ki so jih naredile druge osebe v svojih kopijah.
Več kot ena oseba lahko dela v datoteki v skupni rabi hkrati, če vsi odprejo datoteko v eni od brezplačnih programov sistema Office Online, ki takoj spojijo spremembe vseh uporabnikov v realnem času. Več informacij o storitvi Office Online.
