Ko odprete tabelo ali prikažete rezultate poizvedbe, Access prikaže rezultat tabele ali poizvedbe v pogledu podatkovnega lista. Podatki tabele ali rezultati poizvedbe, ki so prikazani v pogledu podatkovnega lista, se običajno imenujejo podatkovni list. Če želite prikazati določene podatke za uporabo kot preprosto poročilo, lahko prilagodite videz podatkovnega lista.
Kaj želite narediti?
Več informacij o podatkovnih listih
Podatkovni list je Vizualna predstavitev podatkov v tabeli ali rezultatov, ki jih vrne poizvedba. Prikaže polja za vsak zapis iz tabele, obrazca ali poizvedbe v obliki tabele (vrstica in stolpec), kot je prikazano tukaj.
Tabele in poizvedbe so privzeto odprte v pogledu podatkovnega lista. V podoknu za krmarjenje z desno tipko miške kliknite tabelo ali poizvedbo in nato v priročnem meniju kliknite Odpri , da odprete tabelo ali poizvedbo kot podatkovni list.
Ko uporabite določene oblike za vrstice in stolpce ali dodate vrstico z rezultati, lahko podatkovni list služi tudi kot preprosto poročilo.
Organiziranje podatkov s spreminjanjem in premikanjem stolpcev ali vrstic
Podatke lahko organizirate tako, da si bo podatkovni list lažje ogledal ali prikazal le zahtevane podatke ob določenem času. V tem razdelku je prikazanih več načinov, kako lahko to dosežete.
Spreminjanje velikosti stolpcev ali vrstic
Včasih se ne bodo vsi stolpci na podatkovnem listu prilegali na zaslonu ali izpisu, posamezni stolpci pa lahko zasedajo več prostora, kot ga potrebujejo za svojo vsebino. Poleg tega boste morda želeli spremeniti višino vrstic tako, da se besedilo, ki se ne prilega stolpcu, lahko nadaljuje v novi vrstici.
Ko odprete tabelo, poizvedbo ali obrazec v pogledu podatkovnega lista, lahko ročno spremenite velikost posameznih stolpcev ali samodejno spremenite velikost stolpca, da ustreza vsebini.
Ročno spreminjanje velikosti stolpca
-
Postavite kazalec na rob stolpca, ki mu želite spremeniti velikost.
-
Ko se kazalec spremeni v dvoglavo puščico, povlecite rob stolpca, dokler ni želena velikost.
Samodejno spreminjanje velikosti stolpca
-
Če želite spremeniti velikost stolpca, da najbolje ustreza vsebini, postavite kazalec na rob stolpca, ki mu želite spremeniti velikost.
-
Ko se kazalec spremeni v dvoglavo puščico, dvokliknite rob stolpca.
Spreminjanje velikosti več stolpcev
-
Če želite hkrati spremeniti velikost več stolpcev, pridržite tipko SHIFT, izberite več sosednjih stolpcev in nato spremenite velikost izbranih stolpcev. Izberete lahko tudi celoten podatkovni list in spremenite velikost vseh stolpcev.
Spreminjanje velikosti vrstic
-
Če želite spremeniti velikost vrstic, postavite kazalec med dva izbirnika zapisov v podatkovnem listu in povlecite, dokler ne izberete želene velikosti vrstic.
Posamezne vrstice ne morete spreminjati posamezno – ko spremenite velikost vrstice, se vse vrstice prilagodijo.
Spreminjanje velikosti vrstic na privzeto višino
-
Če želite spremeniti velikost vrstic na privzeto višino, z desno tipko miške kliknite izbirnik zapisa in nato v priročnem meniju kliknite višina vrstice .
-
V pogovornem oknu višina vrstice izberite potrditveno polje Standardna višina in nato kliknite v redu.
Opomba: Ne morete razveljaviti sprememb širine stolpca ali višine vrstic tako, da kliknete gumb» Razveljavi «v orodni vrstici za hitri dostop. Če želite razveljaviti spremembe, zaprite podatkovni list in nato kliknite ne , ko vas računalnik pozove, da shranite spremembe v postavitev podatkovnega lista. Če kliknete» ne «, boste razveljavili tudi vse druge spremembe postavitve, ki ste jih naredili.
Premikanje stolpca
Vrstni red stolpcev na podatkovnem listu lahko hitro spremenite tako, da povlečete stolpce na različna mesta v podatkovnem listu. To lahko na primer naredite tako, da zagotovite, da bo določen stolpec vedno ostal v pogledu.
-
Kliknite glavo stolpca, če želite izbrati stolpec, ali pridržite tipko SHIFT, da izberete več sosednjih stolpcev, nato pa povlecite stolpec ali stolpce na novo mesto.
Preimenovanje stolpca
Morda bodo na voljo trenutki, ko boste želeli preimenovati stolpec, tako da bo bolje opisal podatke, ki jih vsebuje. Če je stolpec, ki vsebuje e-poštne naslove, na primer imenovan EMAdd, boste morda želeli, da se glava stolpca lažje razume tako, da jo spremenite v e-poštni naslov. Če želite to narediti, z desno tipko miške kliknite naslov stolpca, v priročnem meniju kliknite Preimenuj stolpec in nato vnesite novo ime. Vnesite na primer e-poštni naslov.
Prikaz ali skrivanje stolpcev
Če želite prikazati ali natisniti le določene stolpce za podatkovni list, lahko skrijete stolpce, ki jih ne želite prikazati. Če na primer delate s podatkovno zbirko podatkov o stikih, boste morda želeli videti le polno ime in e-poštni naslov za vsak stik. Ta pogled lahko ustvarite tako, da skrijete vse druge stolpce.
Skrivanje stolpcev
-
Kliknite glavo stolpca, ki ga želite skriti.
Če želite izbrati priležne stolpce, pridržite tipko SHIFT in kliknite dodatne glave stolpcev.
Opomba: Ne morete izbrati nepriležnih stolpcev. Izberite morebitne dodatne stolpce in jih skrijte ločeno.
-
Z desno tipko miške kliknite glavo stolpca in nato v priročnem meniju kliknite Skrij polja .
Prikaz stolpcev
-
Z desno tipko miške kliknite katero koli glavo stolpca in nato v priročnem meniju kliknite Razkrij polja .
-
V pogovornem oknu Razkrij stolpce potrdite potrditveno polje ob vsakem stolpcu, ki ga želite prikazati, in nato kliknite Zapri.
Spreminjanje sloga mrežnih črt in barve ozadja
Ko uporabljate podatkovni list, lahko izboljšate videz podatkov tako, da spremenite oblike, kot so slog mrežnih črt ali barva ozadja, ali tako, da ustvarite različne barve za izmenične vrstice.
Nastavljanje sloga mrežnih črt
-
Na zavihku osnovno v skupini oblikovanje besedila kliknite puščico ob gumbu mrežne črte .
-
Kliknite želeni slog mrežnih črt.
Nastavljanje barve ozadja
-
Na zavihku osnovno v skupini oblikovanje besedila kliknite puščico ob gumbu barva ozadja .
-
Kliknite želeno barvo ozadja.
Spreminjanje barve ozadja izmeničnih vrstic
Barvo ozadja izmeničnih vrstic lahko nastavite na podatkovnem listu, ki je neodvisen od privzete barve ozadja. Z nastavitvijo izmenične barve ozadja lahko poenostavite razlikovanje med sosednjimi vrsticami.
-
Na zavihku osnovno v skupini oblikovanje besedila kliknite puščico ob gumbu nadomestna barva vrstice .
-
Kliknite barvo ozadja, ki jo želite uporabiti.
Spreminjanje oblike zapisa besedila
Ko odprete tabelo, poizvedbo ali obrazec v pogledu podatkovnega lista, lahko spremenite videz besedila, vključno z oblikovanjem. Upoštevajte, da se spremembe nanašajo na celoten podatkovni list. Če želite, da se spremembe prikažejo samodejno, ko naslednjič odprete podatkovni list, si zapomnite, da kliknete da , ko zaprete podatkovni list in ste pozvani, da shranite spremembe v postavitvi.
S dodatnimi ukazi v skupini oblikovanje besedila na zavihku osnovno lahko spremenite značilnosti pisav v podatkovnem listu.
-
Kliknite katero koli celico v podatkovnem listu.
-
Na zavihku osnovno v skupini oblikovanje besedila naredite nekaj od tega:
-
Če želite spremeniti pisavo, v polje Pisava vnesite ali kliknite pisavo.
-
Če želite spremeniti velikost pisave, vnesite ali kliknite velikost pisave v polju velikost pisave .
-
Če želite spremeniti slog pisave, kliknite gumb krepko, Ležečeali podčrtano (ali katero koli kombinacijo treh).
-
Če želite spremeniti barvo pisave, kliknite puščico ob gumbu Barva pisave in nato izberite barvo iz palete.
-
Povzemanje podatkov z dodajanjem vrstice» skupno «
Če dodate vrstico z rezultati na podatkovni list, lahko hitro vidite izračunano vsoto stolpca. Poleg seštevanja stolpca s podatki lahko uporabite vrstico» skupno «za izvajanje drugih izračunov, kot so iskanje povprečja, štetje števila elementov v stolpcu in iskanje najmanjše ali največje vrednosti v stolpcu s podatki.
Če želite prikazati vrstico» skupno «, naredite to:
-
Na zavihku Osnovno v skupini Zapisi kliknite Skupaj.
Nova vrstica se prikaže na dnu podatkovnega lista, pri čemer je besedna vsota v prvem stolpcu.
-
Kliknite katero koli celico, ki je v isti vrstici kot celica, v kateri je besedna vsota.
-
Kliknite puščico, ki se prikaže, in nato kliknite vrsto izračuna, ki ga želite prikazati v tej celici.
Seznam funkcij ali vrst izračunov, ki so na voljo, je odvisen od podatkovni tip stolpca. Če na primer stolpec vsebuje valutne vrednosti, vidite seznam funkcij, ki veljajo za izračune valut, na primer minimum in Maksimum.
Če želite več informacij o uporabi funkcije» skupna vrstica «, si oglejte članek prikaz vsot stolpcev na podatkovnem listu z uporabo vrstice z rezultati.
Uporaba razvrščanja in filtriranja
Obstaja nekaj dodatnih hitrih sprememb, zaradi katerih je lahko vaš podatkovni list preprostejši za ogled ali tiskanje. Na primer, na spodnji sliki so imena podjetij razvrščena po abecedi.
-
Če želite uporabiti razvrščanje, z desno tipko miške kliknite stolpec (ali kliknite puščico v glavi stolpca), nato pa kliknite želeno možnost razvrščanja.
-
Če želite uporabiti filter, kliknite puščico v glavi stolpca in izberite potrditvena polja za vrednosti, ki jih želite prikazati. Lahko pa tudi kliknete Besedilni filtri ali filtri za število , če želite ustvariti podrobnejše filtre.
Shranjevanje sprememb postavitve
Ko spremenite postavitev in videz podatkovnega lista, morate shraniti spremembe, če želite, da se spremembe obdržijo, ko naslednjič odprete podatkovni list. Ko zaprete podatkovni list, ko spremenite njeno postavitev, boste pozvani, da shranite te spremembe. Če kliknete da, se spremembe shranijo in uporabijo, ko naslednjič odprete podatkovni list. Če kliknete» ne«, so spremembe zavržene, podatkovni list pa se odpre s privzetimi nastavitvami postavitve (ali z zadnjimi shranjenimi nastavitvami), ko jo naslednjič odprete.
