Iskanje zapisov z zgornjimi ali spodnjimi vrednostmi v skupini ali polju

Izbiranje med poizvedbo za zgornje vrednosti in filtrom

Če želite ugotoviti, ali morate ustvariti poizvedbo za zgornje vrednosti ali uporabiti filter, upoštevajte to:

• Če želite vrniti zapise z najvišjimi ali najnižjimi vrednostmi v polju in ne poznate točne vrednosti zgornjega ali spodnjega polja (ali niso pomembne), ustvarite poizvedbo za zgornje vrednosti.

• Če želite vrniti vse zapise, pri katerih se vrednost v polju ujema ali pa je manjša ali večja od vrednosti, ki vas zanima, uporabite filter. Če si želite na primer ogledati izdelke s cenami med 50 $ in 100 $, uporabite filter. Ta slika prikazuje vzorčni filter v pogledu načrta poizvedbe in rezultate, ki jih lahko ustvari tak filter:

  

  Če želite več informacij o ustvarjanju in uporabi filtrov, si oglejte članek Uporaba filtra za ogled zapisov v Accessovi zbirki podatkov.

Pravila za ustvarjanje in uporabo poizvedb z najvišjimi vrednostmi

V nadaljevanju ne pozabite, da morate ne glede na vrsto poizvedbe (poizvedbo za izbiranje ali poizvedbo za povzetek) uporabiti polja, ki vsebujejo opisne podatke, na primer imena zaposlenih ali izdelkov, in polje, ki vsebuje zgornje ali spodnje vrednosti, ki jih želite poiskati, na primer ceno ali polje z datumom. Uporabite lahko več podatkovnih polj in, če uporabite poizvedbo za povzetek, bi morala podatkovna polja običajno vključevati podatke o kategoriji, kot je mesto ali polje države/regije. Podatke kategorije lahko izpustite le, ko ustvarite poizvedbo za povzetek, ki se izvaja za vse zapise, na primer »pokaži mi najboljših pet odstotkov najdražjih naročil«. Poleg tega lahko za iskanje zgornjih in spodnjih vrednosti v skupini zapisov ali zapisov, ki sodijo v kategorije, uporabite poizvedbo za izbiranje ali poizvedbo za povzetek. Če želite več informacij o tem, glejte razdelek Iskanje zgornjih ali spodnjih vrednosti zapisov v kategorijah ali skupinah v nadaljevanju tega članka.

Ustvarjanje poizvedbe za osnovne vrednosti

1. Na zavihku Ustvari v skupini Poizvedbe kliknite Načrt poizvedbe.

2. Kliknite tabelo, ki jo želite uporabiti v poizvedbi, kliknite Dodaj , da postavite tabelo v mrežo načrta, in nato kliknite Zapri.
   - ali dvokliknite
   tabelo.
   Če uporabite vzorčne podatke, v poizvedbo dodajte tabelo »Zaposleni«.

3. Polja, ki jih želite uporabiti v poizvedbi, dodajte v mrežo načrta. Vsako polje lahko dvokliknete ali pa povlečete in spustite vsako polje v prazno celico v vrstici Polje.
   Če uporabite vzorčno tabelo, dodajte polja Ime, Priimek in Rojstni datum.

4. V polju, v katerem so zgornje ali spodnje vrednosti (polje »Rojstni datum«, če uporabite vzorčno tabelo), kliknite vrstico Razvrsti in izberite Naraščajoče aliPadajoče.
   Če so v polju z vrednostmi številke, na primer cene ali podatki o prodaji, vrstni red naraščajočega razvrščanja vrne najnižje vrednosti, vrstni red padajoče pa vrne najvišje vrednosti. Če so v polju z vrednostmi datumi, vrstni red razvrščanja »Padajoče« vrne najnovejši datum, naraščajoče pa vrne najzgodnejši datum.
   

   Pomembno: Vrstico Razvrsti morate nastaviti na Naraščajočeali Padajoče le za polja z najvišjimi ali spodnjimi vrednostmi. Če določite vrstni red razvrščanja za polje, ki ni polje z najvišjimi ali spodnjimi vrednostmi – na primer »ImeIzdelka« namesto »Cena«, poizvedba ne bo vrnila želenih rezultatov.

5. Na zavihku Načrt v skupini Nastavitev poizvedbe kliknite puščico dol ob možnosti Return (seznam Zgornje vrednosti) in vnesite število ali odstotek zapisov, ki si jih želite ogledati, ali pa izberite možnost s seznama.

6. Kliknite Zaženi , da zaženete poizvedbo in prikažete rezultate v pogledu podatkovnega lista.

7. Shranite poizvedbo in jo ohranite odprto za uporabo v naslednjih korakih.

Vidite lahko, da lahko ta vrsta poizvedbe z najvišjimi vrednostmi odgovori na osnovna vprašanja, na primer kdo je najstarejši ali najmlajši v podjetju. V naslednjih korakih je razloženo, kako uporabiti izraze in druge pogoje za dodajanje moči in prilagodljivosti za poizvedbo. Pogoji, prikazani v naslednjem koraku, vrnejo naslednje tri rojstne dneve zaposlenih.

Dodajanje pogojev v poizvedbo

1. V pogledu načrta odprite poizvedbo, ki ste jo ustvarili v prejšnjih korakih.

2. V mreži načrta poizvedbe v stolpcu desno od stolpca Rojstni datum kopirajte in prilepite ali vnesite izraz Expr1: DatePart("m",[Rojstni datum]). Funkcija DatePart izvleče del meseca vrednosti v polju Datum rojstva.

3. Na desni strani stolpca z izrazom kopirajte in prilepite ali vnesite izraz Expr2: DatePart("d",[Rojstni datum]). V tem primeru funkcija DatePart izvleče del dneva vrednosti v polju »Rojstni datum«.

4. Počistite potrditvena polja v vrstici Pokaži za vsak izraz, nato pa kliknite celico Razvrsti za vsak izraz in izberite Naraščajoče.

5. Po želji lahko določite pogoje za omejitev obsega poizvedbe. Ko določite pogoje, poizvedba razvrsti le zapise, ki izpolnjujejo pogoje, in prepozna zgornje ali spodnje vrednosti polj na razvrščenem seznamu.
   Če želite nadaljevati z vzorčnimi podatki, v vrstico Pogoji polja Rojstni datum vnesite ali kopirajte in prilepite ta izraz:

   Month([Rojstni datum]) > Month(Date()) Or Month([Rojstni datum])= Month(Date()) And Day([Rojstni datum])>Day(Date())

   Ta izraz naredi to: Del Month([RojstniDatum]) > Month(Date()) preveri datum rojstva posameznega zaposlenega in preveri, ali je v prihodnjem mesecu, in če je temu tako, vključi te zapise v poizvedbo. The Month([BirthDate])= Month(Date()) And Day([BirthDate])>Day(Date()) of the expression checks the birth dates that occur in the current month to see if the birth date falls on the current date. Če je ta pogoj resničen, funkcija vključi te zapise v rezultate poizvedbe. Če povzamemo, ta izraz prezre vse zapise, pri katerih rojstni datum pade med 1. januar in datumom, ko zaženete poizvedbo.

   Če si želite ogledati več primerov izrazov pogojev poizvedbe, si oglejte članek Primeri pogojev poizvedbe.

6. Na zavihku Načrt v skupini Nastavitev poizvedbe kliknite puščico dol ob možnosti Return (seznam Zgornje vrednosti) in vnesite število ali odstotek zapisov, ki si jih želite ogledati, ali pa izberite možnost s seznama.

7. Kliknite Zaženi , da zaženete poizvedbo in prikažete rezultate v pogledu podatkovnega lista.

Ustvarjanje poizvedbe za povzetek

1. Na zavihku Ustvari v skupini Poizvedbe kliknite Načrt poizvedbe.

2. Izberite tabele, v katerih želite delati, kliknite Dodaj, nato pa kliknite Zapri , ko končate dodajanje tabel.
   -ali dvokliknite
   tabele, ki jih želite uporabiti, in nato kliknite Zapri. Vsaka tabela se prikaže v mreži načrta. Če uporabite zgoraj navedene vzorčne tabele, dodajte tabeli Kategorije in Izdelki.

3. Dvokliknite polja tabele, ki jih želite uporabiti v poizvedbi.
   Na tej točki se prepričajte, da v poizvedbo dodate le polja skupine in polje z vrednostjo. Če uporabite vzorčne podatke, navedene v prejšnji tabeli, dodajte polje »Ime kategorije« iz tabele »Kategorije« in polje »Cena« iz tabele »Izdelki«.

4. Po želji lahko določite pogoj za omejitev obsega poizvedbe.
   Na tem razvrščenem seznamu bodo razvrščeni le zapisi, ki izpolnjujejo pogoje, vrednosti zgornjega in spodnjega polja pa bodo označene. Če želite na primer izključiti izdelke v kategoriji Šport, dodajte ta izraz v vrstico Pogoji polja Ime kategorije: <> »Šport«.
   Če si želite ogledati več primerov izrazov pogojev poizvedbe, si oglejte članek Primeri pogojev poizvedbe.

5. Pretvorite poizvedbo v poizvedbo za povzetek.

   1. Na zavihku Načrt v skupini Pokaži/skrij kliknite Skupaj.

      Vrstica Skupaj se prikaže v mreži načrta.

6. Prepričajte se, da je celica Skupaj vsakega polja skupine nastavljena na Združi po in nato nastavite celico Skupaj polja z vrednostjo (polje, ki vsebuje zgornje ali spodnje vrednosti) na Max ali Min.
   Če izberete Maks, vrne največja vrednost v številsko polje in najnovejšo vrednost datuma ali ure v polju »Datum/čas«. Če izberete Min , vrne najmanjšo vrednost v številsko polje in najzgodnejšo datumsko ali časovno vrednost v polju »Datum/čas«. Če uporabite vzorčne podatke, nastavite celico Skupaj polja Ime kategorije na Združi po in celico Skupaj polja Cena na Maks aliMin.

7. Na zavihku Načrt v skupini Orodja se prepričajte, da je seznam Vračilo nastavljen na Vse, nato pa kliknite Zaženi, da zaženete poizvedbo in prikažete rezultate v pogledu podatkovnega lista.
   

   Opomba: Glede na funkcijo, ki ste jo izbrali v 7. koraku, Access spremeni ime polja z vrednostjo v poizvedbi v MaxOfFieldName ali MinOfFieldName. Če uporabite vzorčne tabele, Access preimenuje polje MaxOfPrice ali MinOfPrice.

8. Shranite poizvedbo in pojdite na naslednje korake.

Poizvedba ne vrne imen izdelkov ali drugih informacij o izdelkih. Če si želite ogledati te dodatne podatke, morate ustvariti drugo poizvedbo, ki vključuje poizvedbo, ki ste jo pravkar ustvarili. V naslednjih korakih je razloženo, kako ustvarite to drugo poizvedbo.

Ustvarjanje druge poizvedbe za ogled več podatkov

1. Na zavihku Ustvari v skupini Poizvedbe kliknite Načrt poizvedbe.

2. Kliknite zavihek Poizvedbe in nato dvokliknite poizvedbo za povzetek, ki ste jo ustvarili v prejšnjem razdelku.

3. Kliknite zavihek Tabele in dodajte tabele, ki ste jih uporabili v poizvedbi za povzetek, ter tabele z drugimi sorodnimi podatki, ki si jih želite ogledati.
   Če uporabite prej navedene vzorčne tabele, v novo poizvedbo dodajte tabele »Kategorije«, »Izdelki« in »Dobavitelji«.

4. Polja v poizvedbi za povzetek združite z ustreznimi polji v nadrejenih tabelah. To naredite tako, da povlečete vsako polje v poizvedbi za povzetek v ustrezno polje v tabeli.

   Če uporabite vzorčne podatke, povlecite polje Ime kategorije v poizvedbi za povzetek v polje Ime kategorije v tabeli Kategorije. Polje MaxOfPrice v poizvedbi za povzetek nato povlečete v polje »Cena« v tabeli »Izdelki«. Združitve omogočajo, da nova poizvedba za izbiranje združi podatke v poizvedbi za povzetek in podatke v drugih tabelah.

5. V oknu poizvedbe za povzetek dvokliknite zvezdico, da dodate celotno poizvedbo v mrežo načrta, nato pa povlecite dodatna polja iz drugih tabel v poizvedbi.

   Če uporabljate vzorčne tabele, dvokliknite poizvedbo za povzetek, ki ste jo ustvarili v prejšnjem razdelku, nato pa iz tabele »Izdelki in dobavitelji« dodajte polji »Ime izdelka« in »Dobavitelj«.

6. Po želji lahko določite vrstni red razvrščanja za enega ali več stolpcev.
   Če želite na primer razvrstiti kategorije po abecednem vrstnem redu, nastavite celico Razvrsti stolpca Ime kategorije na Naraščajoče.

7. Na zavihku Načrt v skupini Rezultati kliknite Zaženi.

   S tem zaženete poizvedbo in prikažete rezultate v pogledu podatkovnega lista.

Na vrh strani

Ustvarjanje poizvedbe za izdelavo tabele

1. Ko je poizvedba za najvišje vrednosti odprta v pogledu načrta:

   Na zavihku Načrt v skupini Vrsta poizvedbe kliknite Izdelava tabele.
   Prikaže se pogovorno okno Izdelava tabele.

2. V polje Ime tabele vnesite ime tabele, v kateri bosta shranjena zgornja in spodnja zapisa. Vnesite na primer Zgornji in spodnji zapis in kliknite V redu.
   Poizvedba vsakič, ko zaženete poizvedbo, namesto da bi prikazala rezultate v pogledu podatkovnega lista, ustvari tabelo in zamenja najvišjo vrednost s trenutnimi podatki.

3. Shranite in zaprite poizvedbo.

Ustvarjanje poizvedbe za dodajanje

1. Odprite poizvedbo s spodnjo vrednostjo v pogledu načrta.

2. Na zavihku Načrt v skupini Vrsta poizvedbe kliknite Dodaj.

3. V pogovornem oknu Dodaj vnesite isto ime, ki ste ga vnesli v pogovornem oknu Izdelava tabele.
   Vnesite na primer Zgornji in spodnji zapis in kliknite V redu. Poizvedba vsakič, ko zaženete poizvedbo, namesto da prikaže rezultate v pogledu podatkovnega lista, doda zapise v tabelo Zgornjih in spodnjih zapisov.

4. Shranite in zaprite poizvedbo.

Zagon poizvedb

Zdaj lahko zaženete dve poizvedbi.

• V podoknu za krmarjenje dvokliknite poizvedbo za najvišjo vrednost in v sporočilih kliknite Da.

• Dvokliknite poizvedbo Spodnja vrednost in v sporočilih kliknite Da.

• Odprite zgornjo in spodnjo tabelo zapisov v pogledu podatkovnega lista.

Na vrh strani