Izvajanje upravljanja zapisov

Ustvarjanje mesta središča z zapisi

Priporočamo, da ustvarite središče z zapisi kot zbirko mest najvišje ravni in ne kot podmesto. Če želite ustvariti zbirko mest, morate biti član skupine skrbnikov gruče SharePoint računalniku, v katerem se izvaja spletno mesto SharePoint osrednjem skrbništvu.

V SharePoint Online lahko ustvarite mesto središča z zapisi na najbolj SharePoint mestu. Kliknite + Ustvari mesto, nato pa začnite s 4. korakom spodaj.

1. Zaženite SharePoint 2013 ali 2016 – osrednje skrbništvo.

   • Za Windows Server 2008 R2:

     • Kliknite Start, Nato kliknite Izdelki sistema Microsoft SharePoint 2013 ali Izdelki programa Microsoft SharePoint 2013in nato SharePoint 2013 Osrednje skrbništvo ali SharePoint 2016 Osrednje skrbništvo.

   • Za Windows Server 2012:

     • Na začetnem zaslonu kliknite Osrednje skrbništvo SharePoint 2013 ali SharePoint 2016 .

       Če SharePoint 2013 – osrednje skrbništvo ali SharePoint 2016 – osrednje skrbništvo ni na začetnem zaslonu:

     • Z desno tipko miške kliknite Računalnik,kliknite Vse aplikacije innato SharePoint 2013 Osrednje skrbništvo ali osrednje skrbništvo SharePoint 2016.

2. Na spletnem mestu osrednjega skrbništva v razdelku Upravljanje aplikacij kliknite Ustvari zbirke mest.

3. Če na strani Ustvarjanje zbirke mest v razdelku Spletni program ni izbran spletni program, v katerem želite ustvariti zbirko mest, kliknite puščico dol. V meniju Spletna aplikacija kliknite Spremeni spletni programin nato kliknite spletni program, v katerem želite ustvariti zbirko mest.

4. V razdelku Naslov in opis vnesite naslov in opis zbirke mest.

5. V razdelku Naslov spletnega mesta izberite pot, ki jo želite uporabiti za URL (na primer pot vključitev z nadomestnim znakom, na primer /mesta/ali korenski imenik (/).

   Če izberete pot vključitve z nadomestnimi znaki, morate vtipkati tudi ime mesta, ki ga želite uporabiti v URL-ju spletnega mesta.

6. V razdelku Izbira predloge na seznamu Izbira različice izkušnje SharePoint različico predlog, ki jih želite uporabiti.

   Izberite različico izkušnje, če želite, da je zbirka mest videti in zaženi kot zbirka mest v strežniku SharePoint Server. Zbirka mest, ki uporablja starejšo različico, se izvaja v novejši različici SharePoint, uporabniški vmesnik in uporabniška izkušnja zbirke mest pa bosta odražali starejšo različico. Zbirka mest, ki jo je mogoče kadar koli nadgraditi na najnovejšo različico.

7. V razdelku Izbira predloge izberite zavihek Podjetje in nato kliknite Središče z zapisi.

8. V razdelku Primarni skrbnik zbirke mest vnesite uporabniško ime (v obrazcu DOMENA\uporabniško ime) za uporabnika, ki bo skrbnik zbirke mest.

9. V razdelku Sekundarni skrbnik zbirke mest vnesite uporabniško ime sekundarnega skrbnika zbirke mest. S tem, ko načrtujete sekundarnega skrbnika zbirke mest, je najbolje zagotoviti, da lahko nekdo upravlja zbirko mest, ko ni na voljo primarnega skrbnika zbirke mest.

10. Če uporabljate količinske omejitve za upravljanje shrambe za zbirke mest, v razdelku Predloga količinske omejitve kliknite predlogo na seznamu Izberite predlogo količinske omejitve.

11. Kliknite V redu.

Ustvarjanje knjižnic ali seznamov za upravljanje zapisov

Knjižnice in seznami so pomembni elementi upravljanja zapisov. Služi kot omar za datoteke za vsako vrsto zapisa, ki ga želite shraniti ali upravljati. Z razvrščanjem vrst vsebine (razloženo pozneje) s knjižnicami in seznami lahko še bolj kategorizirate svoje zapise. Priporočamo, da ustvarite eno knjižnico dokumentov ali seznam za vsako vrsto vsebine v načrtu datotek zapisov.

Dodajanje obstoječe vrste vsebine na seznam ali v knjižnico

Ko dodate vrsto vsebine na seznam ali v knjižnico, omogočite, da seznam ali knjižnica vsebuje elemente te vrste. Ko so zapisi poslani v središče z zapisi, so preusmerjeni na ustrezen seznam ali knjižnico glede na vrsto vsebine dokumenta.

Na vrh strani

Ustvarjanje in dodajanje stolpcev mesta na sezname, v knjižnice ali vrste vsebine

Stolpci vam pomagajo razvrstiti zapise ali druge elemente v skupine, jih kategorizirati in jim slediti. Stolpec mesta določa element metapodatkov, ki jih je mogoče povezati z vrsto vsebine, seznamom ali knjižnico. Morda boste želeli dodati stolpce mesta, da določite »avtor« ali »datum dokončan«. Dodajte stolpec mesta v vrsto vsebine za zapise, če želite shraniti element metapodatkov, ki so poslani z zapisom, ali dodati metapodatke za lažje upravljanje zapisa.

Ustvarjanje stolpca mesta

1. Na mestu središča z zapisi kliknite Nastavitve in nato kliknite Mesto Nastavitve.

   Na SharePoint povezanem spletnem mestu kliknite Nastavitve,vsebina mesta in nato Nastavitve.

2. Na strani z nastavitvami mesta v polju Galerije spletnega oblikovalca kliknite Stolpci spletnega mesta.

3. Na strani Stolpci mesta kliknite Ustvari.

4. Na strani Nov stolpec mesta v razdelku Ime in vrsta v polje Ime stolpca vnesite ime, ki ga želite.

5. Izberite vrsto informacij, ki jih želite shraniti v stolpcu – na primer valuta, datum in ura ali besedilo.

6. V razdelku Skupina izberite obstoječo skupino, v katero želite shraniti nov stolpec mesta, ali pa izberite Nova skupina, da ustvarite novo skupino, v katero boste shranili stolpec. Skupine so način za organiziranje stolpcev in lažje iskanje.

V razdelku Dodatni Nastavitve izberite dodatne nastavitve stolpca. Možnosti, ki so na voljo v tem odseku, se razlikujejo glede na vrsto stolpca, ki ga izberete v razdelku Ime in vrsta. Če je na primer vrsta informacij, ki jih želite shraniti v stolpec, možnost Izbira, lahko določite možnosti za oštevilčnejše v razdelku Dodatni Nastavitve stolpca.

1. Kliknite V redu.

Dodajanje stolpca mesta v vrsto vsebine za zapise

1. Na domači strani spletnega mesta središča z zapisi kliknite Nastavitve in nato kliknite Mesto Nastavitve.

   Na SharePoint povezanem spletnem mestu kliknite Nastavitve,vsebina mesta in nato Nastavitve.

2. V razdelku Galerije spletnega oblikovalca kliknite Vrste vsebine mesta.

3. Na strani Vrste vsebine mesta kliknite vrsto vsebine mesta, ki jo želite konfigurirati.

4. Ko izberete vrsto vsebine mesta z nadrejenega mesta ali pa ustvarite novo vrsto vsebine mesta, na izbrani strani z vrsto vsebine mesta v razdelku Stolpci kliknite Dodaj iz obstoječih stolpcev mesta.

5. Na strani Dodaj stolpce v vrsto vsebine v razdelku Izberi stolpce izberite skupino, po ki jo želite filtrirati, na seznamu Izberi stolpce iz.

6. Na seznamu Stolpci, ki so na voljo izberite stolpec, ki ga želite dodati, in nato kliknite Dodaj.

7. V razdelku Posodobi sezname in vrste vsebine mesta določite, ali bodo podrejene vrste vsebine mesta, ki dedujejo od te vrste vsebine mesta, posodobljene z vašimi spremembami.

8. Ko dodate vse stolpce, ki jih želite, kliknite V redu.

Na vrh strani

Ustvarjanje pravilnikov za upravljanje informacij za zapise

Pravilnik za upravljanje informacij je nabor pravil za vrsto vsebine. Pravilniki za upravljanje informacij omogočajo organizacijam nadzor in sledenje stvarem, na primer, kako dolgo se vsebina ohrani ali kaj lahko uporabniki naredijo s to vsebino.

Dodajanje funkcij pravilnika v pravilnik za upravljanje informacij

Funkcije pravilnika, ki jih lahko dodate pravilniku za informacije, so oznake, nadzor, potek in črtne kode.

Dodajanje funkcije pravilnika o hranjenju v pravilnik za upravljanje informacij

1. Na strani za urejanje pravilnika potrdite polje Omogoči hranjenje.

2. Kliknite Dodaj stopnjo hranjenja in izberite eno od teh možnosti časa hranjenja, da določite čas poteka dokumentov: Če želite nastaviti datum poteka glede na lastnost datuma, izberite Ta stopnja temelji na lastnosti datuma v elementu, nato pa izberite dejanje( Ustvarjeno ali Spremenjeno )in časovno obdobje (dnevi, meseci ali leta).

3. Vnesite vrednost v polje med seznami, da določite časovno obdobje.

4. Izberite dejanje, ki naj se pojavi, ko dokument poteče.

5. Če želite, da se izbrano dejanje ponovi, potrdite potrditveno polje v razdelku Ponovitev in nato izberite obdobje ponavljanja.

6. Kliknite V redu.

Na vrh strani

Dodajanje funkcije pravilnika nadzora v pravilnik za upravljanje informacij

1. Na strani za urejanje pravilnika v razdelku Nadzor izberite Omogoči nadzor in potrdite polja ob dogodkih, za katere želite ohraniti nadzorno sled.

2. Kliknite V redu.

   Opomba: Če si želite ogledati dnevnike nadzora, na strani Nastavitve zbirke mest kliknite Poročila dnevnika nadzora innato izberite poročilo, ki si ga želite ogledati.

Dodajanje funkcije pravilnika črtne kode pravilniku za upravljanje informacij

1. Na strani za urejanje pravilnika v razdelku Črtne kode izberite Omogoči črtne kode.

2. Izberite pozovi uporabnike, da v vstavljanje črtne kode... če želite, da odjemalski Office zahtevajo, da uporabniki v svoje dokumente vstavljajo črtno kodo.

Dodajanje funkcije pravilnika za oznake v pravilnik za upravljanje informacij

1. Na strani za urejanje pravilnika v razdelku Oznake potrdite potrditveno polje Omogoči oznake.

2. Če želite od uporabnikov zahtevati, da pred shranjevanjem ali tiskanjem dokumenta vstavljajo oznako, izberite Uporabnike opozori, da pred shranjevanjem ali tiskanjem vstavljajo oznako.

3. Če želite preprečiti spreminjanje oznak po tem, ko jih dodate, izberite Prepreči spremembe oznak, ko jih dodate.

4. V polje z obliko oznake vnesite besedilo, ki naj bo prikazano na oznaki. Uporabite lahko poljubno kombinacijo nespremenljivega besedila ali lastnosti dokumenta, razen izračunanih ali vgrajenih lastnosti, kot sta globalni enolični identifikator (GUID) ali »Ustvaril«. Če želite začeti novo vrstico, uporabite \n znakov.

5. Izberite pisavo, velikost pisave, slog pisave in poravnavo za besedilo oznake.

6. V polje Višina vnesite višino oznake v palcev in širino oznake v palcev v polje Širina.

7. Če si želite ogledati spremembe, kliknite Osveži.

8. Kliknite V redu.

Aktiviranje upravljanja zapisov na mestu na ravni zbirke mest

Prvi korak pri konfiguriranju sistema upravljanja zapisov na mestu je aktiviranje funkcije na ravni zbirke mest. S funkcijo omogočite ukaz Declare/Undeclared Record na traku.

1. Na vrhu večine ravni spletnega mesta kliknite Nastavitve in nato kliknite Mesto Nastavitve.

   Na SharePoint povezanem spletnem mestu kliknite Nastavitve,vsebina mesta in nato Nastavitve.

2. V razdelku Skrbništvo zbirkemest kliknite Funkcije zbirke mest.

3. Ob možnosti Upravljanje zapisov na mestu klikniteAktiviraj.

Konfiguracija nastavitev deklaracije zapisa na ravni zbirke mest

1. Na vrhu večine ravni spletnega mesta kliknite Nastavitve in nato kliknite Mesto Nastavitve.

   Na SharePoint povezanem spletnem mestu kliknite Nastavitve,vsebina mesta in nato Nastavitve.

2. V razdelku Skrbništvo zbirke mestkliknite Nastavitve deklaracije zapisov.

3. Če želite na strani Nastavitve z deklaracijo zapisov, če želite z omejitvijo možnosti za elemente, ki so deklarirani kot zapisi, izberite eno od možnosti v razdelku Omejitve zapisov.

4. V razdelku Razpoložljivost deklaracije zapisov izberite, ali naj bo ročno deklaracija zapisov privzeto na voljo na seznamih in v knjižnicah. Če izberete možnost Privzeto Ni na voljo na vseh mestih,je zapise mogoče deklarirani le s pravilnikom ali potekom dela.

5. V razdelku Vloge deklaracije izberite vloge, ki lahko ročno napovejo in za nedoločene zapise.

6. Izberite V redu.

Konfiguracija nastavitev deklaracije zapisov na ravni seznama ali knjižnice

Če želite konfigurirati deklaracije zapisov za seznam ali knjižnico, imate lahko več nadzora nad tem, kje so elementi deklarirani kot zapisi. Ko konfigurirate seznam ali knjižnico za deklaracijo zapisa, so lahko elementi samodejno deklarirani kot zapisi, ko so dodani na seznam ali v knjižnico.

1. Na seznamu ali v knjižnici, kjer želite konfigurirati nastavitve deklaracije zapisov, kliknite zavihek Knjižnica ali Seznam na traku, nato pa kliknite Knjižnica Nastavitve ali Seznam Nastavitve.

   V SharePoint Online kliknite Nastavitve Nastavitve nato kliknite Nastavitve seznama ali Nastavitve knjižnice.

2. V razdelku Knjižnica dokumentov/seznam Nastavitve v razdelku Dovoljenja in upravljanjekliknite Nastavitve deklaracije zapisov.

3. V razdelku Ročna deklaracija zapisov izberite:

4. Ali želite, da seznam ali knjižnica uporabi privzete nastavitve deklaracije zapisov, ki jih uporablja zbirka mest,

5. ali naj imajo uporabniki vedno dovoljenje, da ročno deklarijo elemente kot zapise za seznam ali knjižnico, ali

6. ali uporabniki nikoli ne morejo ročno prijaviti zapisov na seznamu ali v knjižnici.

7. V razdelku Samodejna deklaracija potrdite potrditveno polje, če želite, da so vsi elementi, dodani na seznam ali v knjižnico, samodejno deklarirani kot zapisi.

8. Kliknite V redu.

Na vrh strani