Konfiguracija organizatorja vsebine za usmerjanje dokumentov

Konfiguracija organizatorja vsebine za usmerjanje dokumentov

Organizator vsebine je SharePointova funkcija, ki lahko samodejno upravlja nekatera pomembna opravila knjižnice. S tem ne prihranite le časa, ampak obenem zagotovite tudi dosledno upravljanje knjižnice dokumentov.

Kaj omogoča organizator vsebine?

Organizator vsebine lahko samodejno izvaja ta opravila:

  • Usmerjanje dokumentov v različne knjižnice ali mape    Organizator vsebine je kot nekakšen čuvaj dokumentov. Vsakič, ko prenesete dokument, organizator vsebine na podlagi ustvarjenih pravil določi, kam naj se dokument premakne. Nato usmeri dokument v ustrezno knjižnico ali mapo, ki je lahko v različni zbirki mesta. Pravila lahko temeljijo na kombinaciji vrst vsebine in metapodatkov.

  • Prenos vseh dokumentov v spustno knjižnico    Organizatorja vsebine lahko konfigurirate tako, da shrani vse prenesene dokumente v usmerjevalno knjižnico, kjer lahko vnesete metapodatke in dokončate postopek pošiljanja.

  • Upravljanje velikosti datoteke    Organizatorja vsebine lahko konfigurirate tako, da nadzoruje število elementov v mapah in tako zagotovite, da v nobeni mapi ni več elementov, kot jih določite. Privzeto je ta omejitev 2500 elementov in ko prejmete 2501 element, organizator vsebine samodejno ustvari novo mapo in vanjo shrani dokument. Določite lahko število elementov, ki jih organizator vsebine dovoli v eni mapi.

  • Upravljanje podvojenih pošiljk    Ko je dokument prenesen, ki že obstaja v knjižnici, lahko v organizatorju vsebine uporabite SharePoint različice ali spremenite ime datoteke tako, da dodate enolične znake. To zagotovi, da se ohranita obstoječi in podvojeni dokument.

  • Ohranjanje dnevnikov nadzora    Organizator vsebine lahko hrani dnevnike nadzora o dokumentu, ki je shranjen z usmerjenim dokumentom.

Aktiviranje funkcije organizatorja vsebine na mestu

Imeti morate vsaj dovoljenja lastnika mesta, funkcije objavljanja pa morajo biti omogočene.

Aktiviranje funkcije organizatorja vsebine na mestu

  1. Pojdite na stran, ki jo želite konfigurirati.

  2. Kliknite nastavitve Ikona »Nastavitve« in nato v spustnem meniju izberite Nastavitve mesta .

    Če želite SharePoint, kliknite nastavitve Ikona »Nastavitve« , kliknite Vsebina mestain nato še Nastavitve mesta.

  3. Na strani» Nastavitve mesta «v skupini Dejanja mesta kliknite upravljanje funkcij mesta.

  4. Poleg imena funkcije organizatorja vsebine kliknite Aktiviraj. Ko je funkcija aktivirana, se v stolpcu Stanje prikaže beseda Aktivno.

    gumb za omogočanje organzier vsebine

Konfiguracija organizatorja vsebine za usmerjanje dokumentov

Opomba:  Če želite konfigurirati organizatorja vsebine, morate imeti najmanj dovoljenja lastnika mesta.

  1. Poiščite mesto, za katero želite konfigurirati organizatorja vsebine, ki bo dokumente samodejno usmerjal na določena mesta.

  2. Kliknite nastavitve Ikona »Nastavitve« in nato v spustnem meniju izberite Nastavitve mesta .

    Če želite SharePoint, kliknite nastavitve Ikona »Nastavitve« , kliknite Vsebina mestain nato še Nastavitve mesta.

  3. V skupini Skrbništvo mesta izberite Nastavitve organizatorja vsebine.

    Opomba: Povezava nastavitev organizatorja vsebine se prikaže le, če je funkcija aktivirana za to mesto.

  4. V razdelku Preusmerjanje uporabnikov v usmerjevalno knjižnico potrdite potrditveno polje, da vsilite organizatorja vsebine. S tem samodejno preusmerite uporabnike v usmerjevalno knjižnico, ko poskušajo prenesti dokument.

  5. V razdelku Pošiljam na drugo mesto potrdite potrditveno polje, če želite dovoliti pravila za usmerjanje dokumentov na drugo mesto.

  6. V razdelku Delitev mape potrdite polje Ustvari podmape, ko ima ciljno mesto preveč elementov, če želite samodejno ustvariti podmape, ko je na mestu doseženo določeno število elementov.

    • V polje Število elementov v posamezni mapi vnesite število dokumentov, ki jih je mogoče shraniti v mapo, preden je ustvarjena nova mapa.

    • V polju Oblika imena mape navedite konvencijo poimenovanja za vse novo ustvarjene mape.

  7. V razdelku Podvojene pošiljke izberite, ali želite, da podvojeni zapisi uporabljajo SharePointovo funkcijo ustvarjanja različic, in ali naj imajo podvojeni zapisi v imenu datoteke elementa vedno enolične znake.

  8. V razdelku Ohranjanje vsebine potrdite potrditveno polje, če želite dnevnike nadzora ali metapodatke shraniti kot vnose nadzora v poslanem elementu ali dokumentu.

  9. V razdelku upravitelji pravil vnesite uporabniška imena, ki so upravitelji pravil v organizaciji. Upravitelji pravil morajo imeti dovoljenja za upravljanje spletnega mesta, če želijo dostopati do strani »Nastavitve pravil za organizatorja vsebine«. Če želite več informacij, glejte Ustvarjanje pravil organizatorja vsebine za usmerjanje dokumentov.

  10. Če želite nastaviti samodejno pošiljanje e-poštnih sporočil upraviteljem pravil, potrdite ustrezno potrditveno polje. Organizator vsebine lahko pošlje e-poštno sporočilo, kadar se pošiljanje ne ujema s pravilom ali kadar je katera koli vsebina poslana organizatorju vsebine.

    Opomba: E-poštno sporočilo mora konfigurirati vaš SharePoint ali omrežni skrbnik za strežnik ali storitev za ta potrditvena polja, ki bodo omogočena.

  11. V razdelku Točke pošiljanja vnesite podatke o drugih mestih ali ali programski opremi za pošiljanje e-poštnih sporočil, ki omogoča pošiljanje vsebine na trenutno mesto.

    Namig:  V tem razdelku najdete spletni naslov spletne storitve za pošiljanje vsebine na mesto, če želite ustvariti potek dela ali rešitev po meri za pošiljanje dokumentov iz e-poštnega sistema.

Opomba:  Ta stran je bila prevedena z avtomatizacijo in lahko vsebuje slovnične napake ali nepravilnosti. Želimo, da bi bila ta vsebina za vas uporabna. Ali nam lahko sporočite, če so bile te informacije uporabne? Tukaj je referenčni članek v angleščini.

Razširite poznavanje Officea
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×