Kot vodja projekta komunicirate z mnogimi deležniki projekta – od članov skupine, ki izvajajo projektna opravila, za vodje organizacije in stranke projekta. Ker je komunikacija ključnega pomena za uspeh vašega projekta in ker komunicirate različne vrste informacij različnim vrstam zainteresiranih strani, potrebujete načrt za komunikacijo v trdnem projektu. Project Web App lahko uporabite prek naročnine na Project Online za izvajanje številnih vidikov komunikacijskega paketa in za izmenjavo pravih informacij s pravimi osebami.
V tem članku
Zakaj je sporočilo o projektu tako pomembno?
S toliko osebami, ki so vključene v en sam projekt, veliko ali majhno, ima komunikacija izjemno vlogo pri uspehu ali neuspehu projekta. Ko sporočilo manjka, lahko vaš projekt pride do napačnih korakov, kot so predvidevanja, podvajanje napora ali nasprotne vrzeli v prizadevanjih. Poleg tega lahko zainteresirane strani čutijo, da so v izoliranih silosih, nemogočih in nepodprtih, kar lahko privede do slabe morale in upadanja produktivnosti.
Na drugi strani, ko je komunikacija dobra, lahko projekt izkoristite učinkovitost procesov, prepoznavanje in preprečevanje težav in tveganj, inovativnih težav pri reševanju problemov in sprejemanja odločitev na podlagi zanesljivih dejstev. Spodbujanje dobre komunikacije v projektu izboljšuje verjetnost, da bo projekt ostal v načrtu in v okviru svojega proračuna.
Kaj je pravzaprav dobra komunikacija? Izmenjuje prave informacije s pravimi ljudmi. Zagotavljanje, da bodo zainteresirane strani na vseh ravneh zaslišane. Imajo kanale na mestu za formalno in neformalne pogovore, ki premikajo projekt naprej proti cilju.
Najboljši načini komuniciranja v projektu
Pravi čas za razmislek o sporočilu projekta je, ko ste v fazi načrtovanja projekta. V bistvu je dodajanje razvoja procesov komuniciranja med prvih nekaj opravil projekta lahko signal za ekipo, ki komunicira učinkovito, je delo vseh članov skupine in je ključnega pomena za uspeh projekta.
V spodnjih razdelkih je podrobno opisana štiri vprašanja o tem, kako bo komunikacija obravnavana v življenjskem roku vašega projekta in kako zbrati odgovore v paket za komunikacijo, ki deluje za vse.
S kom morate komunicirati?
Morate komunicirati z vsemi, ki imajo interes ali imajo delež v uspehu projekta, ki je projekt zainteresirane strani. Razmislite o tem, kdo so te zainteresirane stranke. Verjetno bodo na različnih ravneh v organizaciji, nekateri pa bodo morda zunanji za vašo organizacijo. Tukaj je nekaj možnih zainteresiranih strani projekta:
-
Člani projektne skupine. Ti ljudje opravljajo dejansko delo projekta.
-
Upravitelj portfelja projektov. Če je vaša večja organizacija, ki izvaja veliko projektov hkrati, boste morda morali komunicirati z upraviteljem portfelja.
-
Upravitelj virov. Kot pri upravitelju portfelja, če je vaša organizacija v veliki meri zasnovana na projektih, boste morda morali tesno sodelovati z upraviteljem virov, ki zagotavlja, da so na voljo ljudje s pravimi nabori znanja za različne projekte.
-
Vodstveno upravljanje. V zgornjem upravljanju je običajno treba vedeti, kako poteka projekt, še posebej glede na načrt in stroške.
-
Sponzor ali stranka. Morda obstaja sponzor ali uporabnik, ki je drugačen od vodstva in kdo plačuje za projekt.
-
Predstavnik končnega uporabnika. Ta oseba predstavlja tiste, ki jih bo projekt verjetno izkoristil ali kako drugače vplival na dokončano.
Katere vrste informacij potrebujejo?
Ker je prvo pravilo komunikacije, da poznate svoje občinstvo, dobite največ informacij o naložbah v komunikaciji, ko prilagodite komunikacijo s tem, kar morajo vedeti vsak nabor zainteresiranih strani.
Člani projektnih skupin morajo na primer poznati opravila, ki jim je dodeljena, in kdo je odvisen od svojih opravil, ki jih je treba opraviti. Verjetno morajo tudi občasno videti celoten načrt projekta, da bodo ohranili dober smisel za obseg in usmerjenost.
Za razliko od članov skupine, ki potrebujejo nujne podrobnosti, morajo vodstvo ali sponzorji projekta zelo visoko povzeti Povzetek, kako bo projekt deloval. Najbolj se nanašajo na učinkovitost delovanja v načrtu in proračun projekta ter želite vedeti, ali je projekt na tekočem, da izpolni svoje cilje.
Oglejte si seznam zainteresiranih strani in pomislite na projekt s stališča. S tem boste lažje določili, katere informacije je treba izmenjati z njimi, in katere obrazce naj sprejme sporočilo. Pogovorite se tudi z zainteresiranimi stranmi in ugotovite, kaj in kako želite komunicirati.
Kako pogosto se morajo zgoditi različne vrste komuniciranja?
Poskusite najti pravo ravnovesje: premalo komuniciranja in projekt tveganja več nezgod, kot bi moralo biti; preveč komunikacijskih in motenih interesnih skupin se zdi, da so prizadevanja busywork, ki vplivajo na čas za izvajanje ali nadzor projekta.
Tedenska poročila o stanju in časovni listi so nekaj standardnih za posodobitve skupine projektnih skupin, čeprav so prednostna srečanja pogosto 20 minut dnevno» stand-up «. Prav tako bi lahko sponzorji in kupci želeli tedensko Povzetek načrta projekta in učinkovitosti stroškov. Če se želite prijaviti z upraviteljem portfelja ali predstavnikom končnega uporabnika, je morda komunikacija lahko mesečna ali celo četrtletna.
Vsak projekt in njegove komunikacijske potrebe so drugačne. Previdno razmislite o pogostosti komuniciranja z različnimi zainteresiranimi stranmi v projektu. Znova se pogovorite z zainteresiranimi stranmi o tem, kaj potrebujejo, in naj bodo pripravljeni prilagoditi projekt in njene ljudi.
Katero tehnologijo bo mogoče uporabiti za izmenjavo informacij?
Spoznajte tehnološke vire organizacije, ki so na voljo za vas in vaše zainteresirane strani. Periodična srečanja iz oči v oči in izmenjava informacij po e-pošti sta pogosto norma. Toda srečanje z orodjem, kot je Skype za podjetja, je morda nujno za geografsko razpršene deležnike in lahko vključuje zvok, video, skupno rabo zaslona in navidezno tablo. Neposredno sporočanje (neposredna sporočila) je lahko bolj takojšnja in na mestu, kot je e-pošta, in lahko zainteresiranim skupinam pomagate, da hitro dobijo informacije, ki jih potrebujejo. Z orodjem, kot je Bastard, se lahko vaša skupina poveže med seboj v zasebnem družabnem omrežju. Lahko daste informacije v skupno rabo, klepetate o procesih, rešujete težave in odločate.
Ne glede na to, kako se odločite, poskusite uporabiti tehnološka orodja, s katerimi je vsem udobno. Vendar ne poskušajte poskusiti nove tehnologije, če ustreza potrebam projekta in ekipe, ali če se želite vrniti na način komuniciranja» staromodno «, če je to najboljše. Cilj je olajšati boljše sodelovanje v projektni skupini.
Ustvarjanje komunikacijskega načrta projekta
Ko identificirate svoje zainteresirane strani in ugotovite, katere vrste izmenjav informacij so potrebne z njimi in kako pogosto ste pripravljeni ustvariti paket za komunikacijo projekta. Ni treba, da ga izdelate. Lahko je le enostranska povzetka ali preprosta tabela, ki je izvedela, kaj ste se naučili in določa stopnjo dobre komunikacije v celotnem življenjskem ciklu projekta.
Objavite paket za komunikacijo s projektom, tako da imajo vse zainteresirane strani dostop do njega kadarkoli. Občasno jo znova obiščite. Spreminjanje pogojev v projektu lahko zahteva spremembo rednih komunikacijskih strategij. Premikanje med fazami projekta, na primer od načrtovanja do izvedbe ali od izvedbe do zapiranja, lahko zahteva tudi različne komunikacijske potrebe.
Objava paketa za komunikacijo v programu Project Online
Če delate z Project Web App v Project Online, imate veliko možnosti za omogočanje dobre komunikacije. Če želite začeti, lahko dodate komunikacijski paket – kot tudi vse druge dokumente, ki so povezani s projektom, v knjižnico dokumentov za projekt.
-
V vrstici za hitri zagon izberite projekti.
-
V središču za projekteizberite ime projekta, ki mu želite dodati komunikacijski paket.
-
V vrstici za hitri zagon izberite dokumenti. Odpre se stran» dokumenti «za projekt.
-
V menijski vrstici izberite Prenesi.
-
Pomikajte se po datotečnem sistemu, da poiščete in izberete komunikacijski paket, nato pa izberite Odpri. Datoteka je dodana v knjižnico dokumentov za projekt.
Prikaz članov skupine za dostop do načrta projekta
Vaši člani skupine uporabljajo Project Online, da pošljejo svoje časovne liste ali vnesejo napredovanje v smeri opravil. Lahko pa tudi dostopajo do popolnega urnika – pomembno je, da si ogledate veliko sliko projekta in razumete, kdo čaka na opravila, ki jih je treba dokončati.
-
V vrstici za hitri zagon izberite projekti.
-
V središču za projekteizberite ime projekta. Projekt se odpre in prikaže vsa opravila, ki so dodeljena opravilom, ko so načrtovana za začetek in zaključek, katera opravila so odvisna drug od drugega in še več.
Prepoznavanje in nastavitev pravih poročil
Pomemben vidik sporočila o projektu je poročanje. Prepoznate, nastavljate in redno izvajate poročila, ki jih potrebujejo člani skupine, upravitelj portfelja, upravitelj virov, Zgornje upravljanje, stranke in druge zainteresirane strani.
Project Web App vsebuje nabor vzorčnih poročil, s katerimi začnete z nekaterimi osnovami poročanja. Ta Vzorčna poročila so:
-
Nadzorna plošča za pregled projektov
-
Pregled projekta
-
Pregled virov
-
Če si želite ogledati Vzorčna poročila, v orodni vrstici za hitri zagon izberite poročila.
-
Na strani PWA poročila , ki se prikaže, izberite jezik. Navedena so tri vzorčna poročila.
-
Če želite poročilo odpreti v Excel za splet, kliknite ime poročila.
Glejte tudi
Kaj lahko člani skupine delajo v programu Project Online?
Vzorčna poročila v programu Project Online
Katera orodja za poročanje lahko uporabim s projektnimi podatki?
