Najboljše prakse za Outlook: pisanje velike e-pošte

V tem članku

DOS

TS

Uporaba seznamov prejemnikov in skupin stikov (DLs)

Uporaba komentarjev v vrstici

Uporaba vrstice »Skp«

Priprava na dopust

DOS

Ta pravila bodo pripomogla k temu, da so vaša e-poštna sporočila videti strokovna in bodo sporočila čez.

  1. Preden sporočilo pošljete, ga preberite.

  2. Zadeva naj bo opisna in usmerjena v dejanja. Na primer:» upravitelji: Prosimo, da pošljete datume umika na tablo «, vsebuje ime skupine in dejanje, s katerim lahko prejemniki hitro povedo, kaj morajo narediti. Drugi uporabni predpone vključujejo» FYI: «in» zahtevano je dejanje «.

  3. Če je zahtevano dejanje, navedite želene informacije v vrstici zadeva.

  4. Če se spremeni tema pogovora, spremenite tudi zadevo sporočila.

  5. Vsa sporočila naj bodo kratka in jedrnata.

  6. Organizirajte vsebino sporočila od najpomembnejše do najmanjšega.

  7. Razmislite o krepkih pomembnih informacijah.

  8. Postavite elemente dejanj ali vprašanja v ločenih vrsticah , tako da bodo izstopali in se opazili.

  9. Imena krepkih oseb, ko zastavljate vprašanja. Na primer:»Ryan: Kakšno je stanje projekta? « Če uporabljate Outlook 2016 z Microsoft 365, razmislite o uporabi @Mentions.

  10. Omejite število oseb , ki jim pošljete sporočilo, osebam, ki jih morate prebrati.

    • Postavite osebe, ki morajo biti obveščene v vrstici» Kp « .

    • Postavite osebe, ki morajo odgovarjati ali ukrepati v vrstici za .

  11. Po signature potrebiuporabite podpis, vendar pa naj bo vaš podpis preprost, kratek, profesionalen in, če je mogoče, brez grafike.

  12. Če želite takojšen odgovor, ne pošiljajte e-pošte. Telefon ali pošiljanje neposrednega sporočila.

  13. Če imate v e-poštnem pogovoru, ki ima več kot 10 sporočil brez resolucije, upoštevajte klicanje ali nastavitev srečanja, da razpravljate o tej težavi. E-pošta ni vedno učinkovit medij za reševanje zapletenih težav.

  14. Prepoznajte sporočila, ki zahtevajo obsežnejši odgovor. Če ste zelo zaposleni in ne morete takoj napisati celotnega odgovora, obvestite pošiljatelja, da razmišljate o težavi in boste odgovorili do določenega časa ali datuma. Zastavite sporočilo, da se boste spomnili na odgovor pozneje.

  15. Uporabite visoko pomembnost ( High Importance icon in Outlook ) zmerno.

    Opomba: Tudi če ste nastavili pravilo odloga pošiljanja, označite sporočilo z visoko pomembnostjo vzrokov, ki jih je treba poslati takoj.

  16. Če postavljate vprašanje in obstaja več oseb, ki bi se lahko odzvale, izberite le eno osebo in ne pošljite vprašanja skupini.

Ključ za pisanje dobrih e-poštnih sporočil je, da sočustvujete s prejemniki.

Nadaljnja obravnava: dodajanje zastavice ob pošiljanju

Ko pošiljate sporočilo nekomu, od katerega želite odgovor, naredite to:

  1. Zastavite sami ob pošiljanju.

  2. Spremenite ime opravila, ki je označeno z zastavico, v vrstici zadolžitev, da začnete z nadaljnjim spremljanjem.

  3. Označite ga s kategorijo @Čakanje.

Ko izvedete te tri korake, morate vedeti, da je vaše naslednje dejanje pošiljanje drugega sporočila ali iskanje odgovora.

Namig    Po navadi je učinkoviteje, da dodate opomnik za pošiljanje še enega sporočila, kot pa da sporočilo označite z zastavico za prejemnika. Tudi ko v sporočilu obljubite, da boste nekaj naredili, si to označite z zastavico, da boste imeli v vrstici zadolžitev opravilo, ki vas bo spomnilo na to.

Na vrh strani

TS

  1. Ne uporabljajte tiskovine.

  2. Ne vključite svojega upravitelja v vsako sporočilo, ki ga pošljete.

  3. Ko ste jezni, ne Pošiljajte sporočila. Najbolje je, da ga napišete, shranite med osnutke in ga pozneje dokončate.

  4. Ko pošiljate dolga sporočila (več kot dva odstavke), ne pričakujte hitrega odziva.

  5. Ne pošiljajte nadaljnjega sporočila manj kot en dan po prvem sporočilu. Če pravočasno ne slišite, poskusite uporabiti telefon ali neposredno sporočanje.

  6. Ne uporabljajte potrdil o branju ali potrdil o dostavi za vsako sporočilo, ki ga pošljete. Uporabite jih le, če niste prepričani, ali bodo prejemniki prejeli sporočilo.

  7. Ne priložite zastavic ali High Importance icon in Outlook zelo pomembnega sporočila vsem sporočilom, ki jih pošljete. Prejemniki jih bodo sčasoma prezrli.

  8. Ne uporabljajte vseh zgornjih mej.

  9. Ne pošiljaj prilog – namesto tega pošljite povezave.

  10. Ne razširjajte seznamov prejemnikov ali skupin stikov. Razširjanje seznamov prejemnikov omogoča, da se sporočila težje berejo in jih povzroči, da se odpravijo v napačne mape za pošto.

  11. Ne uporabljajte sarkazma. Vaš humor se lahko napačno razume.

  12. Ne napišite nekaj, kar ne želite, da vsi v podjetju berejo. Nikoli ne veste, kje lahko končate svoje e-poštno sporočilo.

  13. Ne uporabljajte prekletih ali zelo umetniških pisav, ki jih je težko prebrati.

  14. Ne uporabljajte rdečih pisav, ker jih je težko prebrati in jih je mogoče interpretirati kot kritične.

  15. Ne pošiljaj odgovora na seznam prejemnikov ali skupine stikov, ki zahteva, da jo odstranite. Nikoli.

Na vrh strani

Pravila za skupine stikov in sezname prejemnikov (DLs)

  • Če se odzivate na veliko skupino stikov, upoštevate vsa e-poštna sporočila DOS in Don ' TS.

  • Če potrebujete več informacij od enega posameznika ali če želite ločeno raziskati težavo, odgovorite na celoten seznam prejemnikov, da vsem sporočite, da odgovarjate in nato odgovorite posamezno. Ko je težava odpravljena z resolucijo, se prepričajte, da ste se odzvali na seznam prejemnikov.S tem omogočite, da se Resolucija sklicuje na druge osebe na seznamu prejemnikov.

Preusmerjanje oseb

Če nekdo pošlje sporočilo na seznam prejemnikov, v katerega ste član, in je sporočilo bolje odgovoriti nekdo drug ali drug seznam prejemnikov, naredite to:

  1. Odgovorite s pravilnim seznamom prejemnikov ali osebo v vrstici za .

  2. Pošljite odgovore na pravilen seznam prejemnikov ali osebo.

  3. Prvotnega seznama prejemnikov ne postavite v vrstico» SKP «, ker vaše sporočilo ne bo filtrirano po pravilih drugih oseb. Raje pustite seznam prejemnikov v vrstici» za «ali» Kp « .

Kako odstraniti iz DL-a

Če prejmete e-poštno sporočilo s seznama prejemnikov, na katerega ne želite, da je vklopljeno, pošljite sporočila skrbniku omrežja ali lastniku seznama prejemnikov in prosite, da jo odstranite. Ne odgovarjajte na celoten seznam prejemnikov. Če želite poiskati lastnika seznama DL, dvokliknite ime seznama prejemnikov.

Na vrh strani

Uporaba komentarjev v vrstici

Dodajanje pripomb v vrstici za e-pošto, ki jo prejmete, je priročen način za odgovarjanje na vprašanja in neposredno odgovarjanje na težave. To velja za najboljšo prakso, da naredite to:

  1. V sporočilu omenite, da vnašate komentarje v vrstici. Napišite na primer »Glej spodnje komentarje«.

  2. Svoje besedilo ločite od izvirnega sporočila. Tukaj je nekaj predlogov:

    • Spreminjanje barve pisave

    • Predhodno čakajoče vaše ime ali začetnice v oklepajih, na primer [Melissa], [MM]

    • Spreminjanje pisave v ležečo ali krepko ali oboje

  3. Ne izbrišite ničesar, kar niste napisali.

Slika

Na vrh strani

Uporaba vrstice »Skp«

Uporabite funkcijo» SKP «, če želite odstraniti osebe iz e-poštnega pogovora, ko menite, da ne potrebujejo več e-pošte ali če se je tema pogovora spremenila.

Če ste na primer eden od petih oseb, ki prejmejo vprašanje in želite odgovoriti, premaknite ostale štiri osebe v vrstico» SKP «in navedite nekaj kot» Bcc'ing Joe, Jeff, James in Jennifer. Tukaj je odgovor... Prihodnja sporočila bodo nato med samo vami in prvotnim pošiljateljem.

Ne uporabite polja» SKP «, če želite tretji osebi (na primer upravitelju) sporočiti občutljivo sporočilo. Prejemnik SKP morda ne bo spoznal, da je prejel polje» SKP «in se bo lahko odzval vsem osebam, pri čemer je razkril, da je prejela» SKP«. To lahko pride čez kot Potajan vedenje na vaši strani.

Namesto, da uporabite SKP , da obvestite tretjo osebo o težavi, posredujte sporočilo, ko ga pošljete.

Na vrh strani

Priprava na dopust

Če uporabljate Outlook s storitvijo Microsoft 365, računom za Outlook.com, Hotmail.com ali Live.com ali računom za Microsoft Exchange, lahko nastavite sporočilo o odsotnosti, če želite osebam v organizaciji sporočiti, da ste odšli.

Kot najboljšo prakso upoštevajte nasvete v razdelku dodajanje časa stran od Officea do Outlookovih koledarjev sodelavcev.

Če ste vi ali vaš skrbnik ustvarili koledar počitnic v skupni rabi, ne pozabite objaviti svojih počitnic. Če vsi uporabljajo koledar v skupni rabi, vam ni treba poslati ločenega povabila na srečanje, če želite vsem sporočiti, da ste odsotni, kot je omenil prejšnji članek, vendar pa lahko e-poštno sporočilo deluje kot dober opomnik.

O avtorici

Patricia Eddy je glavni avtor vsebine za Outlook. Patricia Eddy je glavni avtor vsebine za namizno različico Outlooka. Je bivša različica programa Outlook MVP in avtor več knjig o zelo starih različicah Outlooka. Živi v Seattlu, kjer uživa v branju in igranju kitare.

Na vrh strani

Opomba:  Ta stran je bila prevedena z avtomatizacijo in lahko vsebuje slovnične napake ali nepravilnosti. Želimo, da bi bila ta vsebina za vas uporabna. Ali nam lahko sporočite, če so bile te informacije uporabne? Tukaj je referenčni članek v angleščini.

Ali potrebujete dodatno pomoč?

Razširite poznavanje Officea
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×