Razvrščanje zapisov po besedilnih, številskih ali podatkovnih vrednostih

Razvrščanje podatkov lahko igra pomembno vlogo pri ustvarjanju poročila ali obrazca, ki je učinkovito in preprosto za uporabo. Na primer katalog izdelkov, ki navaja izdelke po abecednem vrstnem redu ali na osnovi cene na enoto, je veliko preprostejši za uporabo kot tisti, ki navaja elemente v naključnem vrstnem redu.

V tej temi je razloženo, kako razvrstite zapise, ko si ogledujete in načrtujete tabelo, poizvedbo, obrazec ali poročilo.

V tem članku

Uvod

Zapise lahko razvrstite v tabeli, poizvedbi, obrazcu ali poročilu v enem ali več poljih. Z minimalno zasnovo dela lahko vi in uporabniki obrazca ali poročila izberejo, kako so zapisi razvrščeni.

Ko na primer oblikujete poročilo katalog izdelkov, boste morda izbrali seznam izdelkov po abecednem vrstnem redu. Vrstni red, ki ga izberete ob načrtovanju predmeta, postane privzeti vrstni red razvrščanja predmeta. Toda ko si ogledujete poizvedbo ali poročilo, lahko vsak uporabnik razvrsti zapise tako, kot želite, na primer po ceni ali dobavitelju.

Opomba: Pogled je mogoče razvrstiti v katerem koli polju, ki je prikazano v pogledu, razen v poljih, ki vsebujejo priloge ali predmete OLE.

Rezultate lahko natančneje oblikujete tako, da razvrščate zapise v več kot enem polju. Ko razvrščate več polj, je pomembno, da določite, kaj je znano kot najbolj oddaljena in najgloblja polja za razvrščanje. Če želite dobiti želene rezultate, je treba označiti ustrezna polja kot notranja in zunanja polja za razvrščanje. Recimo, da želite razvrstiti tabelo stikov v poljih» FirstName «in» LastName «. Če želite, da so prva imena, razvrščena od A do ž (ali Z do A), v vsakem priimku, je ime najgloblje polje. Če želite, da so zadnja imena razvrščena v vsako ime, je priimek najgloblje polje. Povedano drugače, so zapisi razvrščeni najprej (najbolj oddaljenih) na polju» LastName «in nato naslednji (najgloblji) v polju» FirstName «.

Najbolj notranje in najbolj zunanje polje za razvrščanje

1. LastName je najbolj oddaljeno polje in» ime «je najgloblje polje

2. FirstName je najbolj oddaljeno polje in priimek je polje» najgloblje «

Ena stvar, ki si jo morate zapomniti pri uporabi vrstnega reda razvrščanja, je, da so števila, besedilo in posebni znaki razvrščeni glede na izbrani jezik in področne nastavitve računalnika. Če se jezikovne in področne nastavitve, navedene v pogovornem oknu Accessove možnosti , ne ujemajo s tistimi, ki so navedene na nadzorni plošči, se nastali vrstni red morda ne ujema z vašimi pričakovanji.

Pregled ali Spreminjanje privzetega jezika ali regije

Če si želite ogledati jezikovne nastavitve v Accessu, kliknite možnosti> datoteke . Na zavihku splošno v razdelku Ustvarjanje zbirk podatkovpreglejte ali spremenite vrednost v polju s seznamom vrstnega reda razvrščanja za novo zbirko podatkov . Izberite možnost splošno , če želite uporabiti enega od teh jezikov – afrikanščina, albanski, arabski, baskovski (baskovski), bolgarski, Beloruski, katalonski, nizozemski, angleški, Ferski, perzijščina, nemško-standardna, grščina, hebrejščina, hindi, indonezijski, italijanščina, malajščina, portugalščina, ruščina, srbščina, svahili in urdu. Upoštevajte, da ta nastavitev vpliva le na nove zbirke podatkov. Če želite uporabiti to nastavitev za obstoječo zbirko podatkov, najprej stisnite zbirko podatkov.

Če želite stisniti zbirko podatkov:

  • Kliknite Orodja za zbirke podatkov > Stisni in popravi zbirko podatkov.

Če želite pregledati območne nastavitve za svoj računalnik, glejte Spreminjanje območnih nastavitev sistema Windows za Spreminjanje videza nekaterih podatkovnih tipov.

Na vrh strani

Razvrščanje zapisov v pogledu

Opomba: V Accessu je razvrščanje poročila nekoliko drugačno od razvrščanja tabele, poizvedbe ali obrazca.

Razvrščanje poročila

Razvrščanje tabele, poizvedbe ali obrazca

Razvrščanje poročila

  1. Odprite poročilo v pogledu postavitve ali pogledu načrta.

  2. Če podokno Združevanje , razvrščanje in vsota ni odprto, v skupini združevanje & vsote (na zavihku oblika v pogledu postavitve ali na zavihku načrt v pogledu načrta) kliknite Združi & razvrsti.

  3. Naredite nekaj od tega:

    • Če poročilo ni Združeno ali razvrščeno, kliknite Dodaj skupino v podoknu združevanje, razvrščanje in vsota in nato izberite najbolj oddaljeno polje za razvrščanje. Kliknite drugo puščico spustnega menija in izberite, kako naj bodo vrednosti razvrščene. Kliknite več, nato pa kliknite puščico desno od odseka glavein izberite brez odseka glave. Ponovite te korake za vsako polje za razvrščanje z najglobljim poljem za razvrščanje na dnu.

    • Če je poročilo že Združeno ali razvrščeno, preglejte obstoječe ravni in spremenite skrbno. Če želite spremeniti polje, uporabite prvo puščico spustnega menija. Če želite spremeniti vrstni red, kliknite drugo puščico spustnega menija. Če želite spremeniti raven združevanja le na raven razvrščanja, spremenite z razdelkom glavebrez razdelka glave.

Namig: Če želite razvrstiti poročilo v enem polju, odprite poročilo v pogledu postavitve, z desno tipko miške kliknite polje in izberite želeni ukaz za razvrščanje. Če na primer izberete starostno polje, kliknite Razvrsti od najmanjšega do največjega ali Razvrsti od največjega do najmanjšega. Če pa je poročilo Združeno ali če želite razvrstiti več polj, morate uporabiti podokno združevanje, razvrščanje in vsota .

Razvrščanje tabele, poizvedbe ali obrazca

  1. Določite polja, ki jih želite razvrstiti. Če želite razvrstiti v dveh ali več poljih, določite polja, ki bodo delovala kot najgloblja in najbolj zunanja polja za razvrščanje.

  2. Z desno tipko miške kliknite kjer koli v stolpcu ali kontrolniku, ki ustreza najglobljemu polju, in kliknite enega od ukazov razvrščanja. Ukazi se razlikujejo glede na vrsto podatkov, ki so v izbranem polju.

    Opomba: Ko razvrščate podatke za polje, ki je podatkovni tip» da/ne «, je vrednost» da «,» True «ali» vklopljeno «» izbrana «, vrednost» ne «,» FALSE «ali» izklopljeno «pa velja za» počiščeno «. Privzeti prikaz za to vrsto polja je potrditveno polje, vendar ga lahko nastavite tako, da se prikaže kot polje z besedilom ali kombinirano polje. Če spremenite prikaz za to vrsto polja v polje z besedilom ali kombinirano polje, se še vedno razvrsti kot» izbran «ali» počiščeno «.

    Možnosti razvrščanja

    1. number, valuta, Samoštevilo

    2. kratko besedilo (besedilo), dolgo besedilo (Zapisek), hiperpovezava

    3. da/ne

    4. datum/čas

  3. Ponovite prejšnji korak za vsako polje za razvrščanje, ki se konča z najbolj obrobnim poljem za razvrščanje.

    Zapisi so preurejeni tako, da se ujemajo z vrstnim redom razvrščanja.

    Opomba: Če je v polju z besedilom ničelna vrednost in nizi ničelne dolžine, ko je razvrščen v naraščajočem vrstnem redu, so na prvem seznamu zapisi z ničelnimi vrednostmi, nato pa zapisi z nizi ničelne dolžine in nato zapisi z vrednostmi, ki niso prazne.

    Preberite več o tem, kako se med razvrščanjem obravnavajo posebni znaki, vodilni presledki in negativne vrednosti.

    Če se vrednost v polju začne s posebnim znakom, na primer z vezajem, oklepajem ali drugim simbolom, boste pri razvrščanju v naraščajočem vrstnem redu opazili to težavo:

    • Vrednosti, ki se začnejo s presledkom, se prikažejo pred alfanumeričnimi vrednostmi.

    • Vrednosti, ki so v narekovajih, spremljajo vrednosti, ki se začnejo s presledkom, vendar pred alfanumeričnimi vrednostmi.

    • Vrednosti, ki se začnejo z znakom minus (-) pred vrednostmi, ki se začnejo z znakom plus (+).

    • Za vse druge simbole je vrstni red določen tako, da pogledate kode znakov ASCII znakov. Na primer koda za simbol dolarja ($) je 36 in koda za enačaj (=) je 61, tako da se vrednosti, ki se začnejo z $, prikažejo pred vrednostmi, ki se začnejo s =.

      Če želite preglasiti ta vrstni red, lahko prezrete prvi znak vseh vrednosti v polju. Ta tehnika deluje, če se vrednosti v polju vedno začnejo z enim posebnim znakom, kot je znak minus ali z istim številom posebnih znakov – na ta način, veste, koliko znakov je treba prezreti. Če želite informacije po korakih o razvrščanju po delnih vrednostih, si oglejte članek razvrščanje zapisov, ki temeljijo na delnih vrednostih v polju. Če se število znakov, ki jih je treba prezreti, razlikuje, lahko določite vrstni red razvrščanja po meri. Če želite informacije po korakih, si oglejte članek razvrščanje zapisov v vrstnem redu po meri.

Ne pozabite, da ne morete odstraniti vrstnega reda razvrščanja iz le enega polja. Če želite odstraniti razvrščanje iz vseh polj za razvrščanje, na zavihku osnovno v skupini razvrščanje & filter kliknite Počisti vse vrstein nato uporabite želene razvrstitve.

Dodatni scenariji razvrščanja    

Ko uporabite ukaze razvrščanja, se za določanje vrstnega reda zapisov uporabljajo podatkovni tip polja in dokončne vrednosti posameznega polja. Kaj pa, če želite besedilne vrednosti, kot so ponedeljek, torek in tako dalje, razvrščene po naročilu po meri in ne po abecednem vrstnem redu? Ali pa želite razvrstiti polje z besedilom, ki vsebuje naslove IP? Če vaše potrebe razvrščanja niso izpolnjene z ukazi za razvrščanje, si oglejte te teme:

  • Razvrščanje zapisov na podlagi delnih vrednosti v polju Želite razvrstiti zapise, ki temeljijo na prvih nekaj ali zadnjih nekaj znakov v polju? Če ste zadovoljni z pisanjem preprostih izrazov, si oglejte to temo, v kateri je razloženo, kako uporabite izraze za ekstrahiranje delnih vrednosti.

  • Razvrščanje zapisov po vrstnem redu, ki razlikuje velike in male črke Access prezre primere besedilnih vrednosti. Na primer, vrednosti Smith in Smith bodo obravnavane kot popolnoma enake in ne morete nadzorovati, kateri bo prikazan prvi. Oglejte si to temo, če želite razvrščati med velikimi in malimi črkami.

  • Razvrščanje zapisov po številskih vrednostih, shranjenih v polju z besedilom Ali vidite zapise, razvrščene po posameznih števkah in ne na številsko vrednost? Če se na primer zapisi z vrednostmi 11 in 121 pojavijo pred zapisi z vrednostmi 2 ali 25, si oglejte ta članek.

  • Razvrščanje zapisov v zaporedju po meri Če želite razvrstiti določene vrednosti, kot so imena dni (ponedeljek, torek in tako naprej) ali naslovi zaposlenih (upravitelj, direktor) v vrstnem redu, ki vam je pomemben, si oglejte ta članek.

  • Razvrščanje naslovov IP Polje, ki shranjuje naslove IP, vsebuje več števil in pik (.) in tako preprosto besedilo ali številsko razvrščanje ne bo delovalo za naslove IP. Oglejte si to temo, če želite izvedeti, kako razvrstite naslove IP.

Na vrh strani

Odstranjevanje vrstnega reda razvrščanja

  • Če želite iz tabele, poizvedbe ali obrazca odstraniti vrstni red razvrščanja, na zavihku osnovno v skupini Filter razvrščanja & kliknite Počisti vse vrste.

    S tem boste odstranili vrstni red razvrščanja iz vseh polj v pogledu.

  • Če želite iz poročila odstraniti vrstni red razvrščanja, odprite podokno združevanje, razvrščanje in vsota tako, da kliknete Združi & razvrsti v skupini združevanje & vsote (na zavihku oblika v pogledu postavitve na zavihku načrt v pogledu načrta). Nato kliknite raven razvrščanja, ki jo želite odstraniti, in nato kliknite Izbriši. Vnos, ki ustreza polju za razvrščanje, se začne z besedami Razvrsti po. Izognite se brisanju vnosov, ki se začnejo z združevanjem, ker bo to spremenilo načrt poročila.

Na vrh strani

Shranjevanje vrstnega reda razvrščanja s predmetom

Zadnji uporabljeni vrstni red razvrščanja je samodejno shranjen s tabelo, poizvedbo, obrazcem ali poročilom. Če želite, da se samodejno uporabi, ko naslednjič odprete predmet, se prepričajte , da jelastnost OrderByOnLoad predmeta nastavljena na da.

Ker se zadnja uporabljena vrstni red spremeni od časa do časa, boste morda želeli določiti trajni (ali privzeti) vrstni red razvrščanja. Določite lahko privzeti vrstni red razvrščanja za poizvedbo ali poročilo. Pomembno je poudariti, da kljub temu, da privzeti vrstni red razvrščanja ni prepisan s trenutnim ali zadnjim shranjenim vrstnim redom, začne veljati le, če je v pogledu odstranjena Trenutna ali nazadnje shranjena vrstni red razvrščanja.

  • Če želite določiti privzeti vrstni red razvrščanja za poizvedbo, ga odprite v pogledu načrta. Dodajte polja za razvrščanje v mrežo načrta in v vrstici Razvrsti določite želeni vrstni red.

  • Če želite določiti privzeti vrstni red razvrščanja za poročilo, v pogledu postavitve ali načrta uporabite podokno združevanje, razvrščanje in vsota . Če želite informacije po korakih, si oglejte razdelek razvrščanje poročila.

Če si želite ogledati zapise, razvrščene v privzetem vrstnem redu razvrščanja, na zavihku osnovno v skupini razvrščanje & filter kliknite Počisti vse vrste. S tem odstranite trenutni ali nazadnje shranjen filter iz pogleda in si ogledate zapise v privzetem vrstnem redu.

Na vrh strani

Ali potrebujete dodatno pomoč?

Razširite poznavanje Officea
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×