Če veste, kdo je na voljo za delo v projektu, lahko postanete izziv, kadar delate v več projektih.
Če isto ljudi dodelite več projektom ali uporabite vire v skupni rabi v projektu, je dobro združiti vse informacije o virih v eno osrednje datoteko, ki se imenuje skupina virov. Skupina virov je uporabna tudi za prepoznavanje sporov pri dodelitvi in ogled časa dodelitve za posamezen projekt.
Ustvarjanje skupine virov
Opomba: Če uporabljate Project Professional in so viri na voljo v skupino virov podjetja organizacije, vam ni treba ustvariti druge skupine virov. Če želite več informacij, glejte Dodajanje virov v skupino virov podjetja.
-
Odprite Project, kliknite Prazen projekt > zavihek Vir.
-
Kliknite puščico ob možnosti Skupinsko načrtovalnik in kliknite List virov.
-
Kliknite Dodaj vire in uvozite obstoječe informacije o virih.
Če želite vnesete podatke o novih osebi, kliknite Delovni vir in dodajte ime vira in podrobnosti.
Opomba: Če uporabljate Project Professional s strežnikom Project Server, boste imeli dostop do virov podjetja. Če želite izvedeti več o različicah Projecta, glejte Primerjava različic programa Project. Seznam virov podjetja običajno upravlja skrbnik, vsak projektni vodja pa lahko iz teh virov doda v svoje projekte.
Ko ustvarite skupino virov v skupni rabi, informacije za posamezen projekt v skupni rabi prihajajo iz te skupine virov in vse informacije, kot so dodelitve, cene stroškov in razpoložljivost, so na tej osrednji lokaciji.
Uporaba skupine virov
-
Odprite projekt skupine virov.
-
Odprite projekt, ki bo v skupno rabo dal vire iz skupine, in kliknite Skupina virov > virov in > Skupna raba virov.
-
Kliknite Uporabi virein v polju Od kliknite projekt skupine virov, ki ste ga odprli v 1. koraku.
-
Kliknite Skupina ima prednost, če želite, da informacije v skupino virov preglasijo vse informacije v sporu iz vašega projekta (osebe, ki je v skupni rabi).
Ali
Kliknite Skupna raba ima prednost, če želite, da informacije v projektu preglasijo vse informacije v sporu iz skupine virov.
-
Kliknite V redu.
Zdaj lahko vire uporabite za svoj projekt. Vsi viri v projektu so samodejno dodani v skupine.
-
Če želite videti seznam virov v skupni rabi, kliknite >Gantogram ali > list vira.
Delo z informacijami o uporabi virov
Datoteko skupine virov si lahko ogledate in jo posodobite v trenutnem projektu (datoteka v skupni rabi ). Dobra praksa je, da redno posodabljate in si ogledate vire, da dobite najnovejše informacije o dodelitvi in njihov vpliv na projekte.
Opomba: Če želite neposredno urediti datoteko skupine virov, potrebujete dostop za branje/pisanje do te datoteke. V nasprotnem primeru si lahko le ogledate uporabo virov in spremenite vire projekta.
-
Odprite datoteko datoteka v skupni rabi.
-
V polju, ki se prikaže, kliknite Odpri skupino virov, da si ogledate dodelitve v vseh datotekah v skupni rabi. S tem odprete skupino virov kot datoteko samo za branje.
-
Če si želite ogledate dodelitve v projektih, ki imajo v skupni rabi skupino virov, >Gantogram ali > uporaba virov.
Namig: Imena virov, ki so prikazana rdeče, označujejo vir prek dodelitve.
Posodobite lahko z novimi viri, posodobite skupno načrtovano in podatke o delu. Izvedite več o dodeljevanju oseb opravilom.
-
Ko naredite posodobitve, kliknite Skupina virov > virov in > skupino virov.
Namig: Če v projektu ne boste posodobili skupine virov, ste morda datoteko skupine virov odprli v načinu za branje/pisanje. Zaprite in znova odprite skupino virov v načinu za branje.
Ustavitev skupne rabe virov
Če vaš projekt da vire v skupno rabo iz skupine virov ali iz druge datoteke projekta, lahko prekinete povezavo z drugo datoteko. Viri z nalogami v datoteki projekta ostanejo v projektu, ko je povezava datoteke prekinjena s skupino virov ali drugo datoteko projekta, drugi viri iz skupine virov ali druge datoteke pa niso več na voljo.
Opomba: Običajno ne želite, da so dodelitve opravil ohranjene v skupina virov, ko prekinete povezavo datoteka v skupni rabi. Vendar pa se dodelitve ohranijo, če prekinete povezavo datoteke v skupni rabi s skupino virov, če skupina virov ni odprta ali če ne shranite skupine virov, ko prekinete povezavo med datoteko v skupni rabi. Če želite iz skupine odstraniti ohranjene dodelitve, prekinite povezavo datoteke z drugimi v datoteki skupine virov in vsi podatki o dodelitvi opravila so izbrisani iz skupine virov, ne da bi to vplivalo na prejšnjo datoteko v skupni rabi. Če so opravila že ostala v vaši skupino virov, znova povežite datoteko v skupni rabi s skupino virov in jo znova prekinite.
Prekinitev povezave med aktivno datoteko v skupni rabi in njeno skupino virov
Prekinete lahko povezavo med datoteko aktivnega projekta in skupino virov ali drugo datoteko, s njo povezano in z njo delite vire.
-
Odprite skupino virov, ki vsebuje vire, ki jih imate v skupni rabi.
-
V pogovornem oknu Odpri skupino virov kliknite Odpri skupino virov za branje/pisanje, da lahko spremenite informacije o virih. Ne imejte v mislih, da z odpiranjem skupine z dovoljenjem za branje/pisanje drugi ne posodabljajo skupine z novimi informacijami.
-
Odprite projekt.
-
Izberite Skupina virov > virov in > vire v skupno rabo.
-
Kliknite Uporabi lastna sredstvain nato V redu.
-
Shranite obe datoteki projekta.
Več informacij o skupinah virov
S skupino virov lažje upravljate osebe ali opremo, dodeljeno opravilom v več kot eni datoteki projekta. Skupina virov osrednje ime vira, na primer ime vira, uporabljeni koledar, enote virov in tabele stroškov.
Vsak projekt, ki uporablja vire iz skupine virov, se imenuje datoteka v skupni rabi.
Namig: Ustvarite novo (ločeno) datoteko projekta samo za informacije o virih. Tako boste lažje upravljali informacije o virih in dodelitve opravil med datotekami v skupni rabi in skupino virov.
preden ustvarite skupino virov, ima vsak projekt svoje informacije o virih. Nekatere od teh informacij se lahko prekrivajo ali so celo v sporu z informacijami o enakih virih, uporabljenih v drugih projektih.
ko je ustvarjena skupina virov v skupni rabi, informacije o virih v posameznem projektu prihajajo iz ene skupine virov. Podatki o nalogi ter cene stroškov in razpoložljivost za vse vire se nahajajo na eni osrednji lokaciji.
Prav tako je lažje videti dodelitve virov, ki so posledica prekrivajočih se dodelitev v več kot enem projektu.
Nekateri naslednji koraki
-
Morda vas bo zanimalo, ali želite dodati osebe in jih dodeliti opravilom.
-
Delate na tem, da bi bil velik projekt organiziran? Če želite povezati več projektov, poskusite ustvariti glavni projekt.
-
Če ste se spraševali o vplivu dodelitve virov projektu, si oglejte razdelek o tem, kako dodelitve virov vplivajo na urnik.
