Opomba: Najnovejšo vsebino pomoči v vašem jeziku vam želimo zagotoviti v najkrajšem možnem času. Ta stran je bila prevedena z avtomatizacijo in lahko vsebuje slovnične napake ali nepravilnosti. Naš namen je, da bi bila vsebina za vas uporabna. Ali nam lahko na dnu te strani sporočite, ali so bile informacije za vas uporabne? Tukaj je angleški članek za preprosto referenco.
Informacije v tem članku predstavljena možnost uporabe središče z zapisi, upravljanje in shranjevanje zapisov. Boste našli navodila za splošne informacije v tem članku, za lažje razumevanje prednosti uporabe predloga mesta središča z zapisi. Če želite podrobnejše informacije o ustvarjanju in uporabi središče z zapisi, si oglejte povezave v razdelku Glejte tudi.
V tem članku
Pregled
Središče z zapisi služi kot osrednje skladišče, v katerem lahko organizacija shranjuje in upravlja vse svoje zapise, kot so pravni ali finančni dokumenti. Središče z zapisi podpira celoten proces upravljanja zapisov, od zbiranja zapisov, upravljanja zapisov do dispozicije zapisov. Navadno je središče z zapisi načrtovano in konfigurirano s strani strokovnjakov za upravljanje zapisov in osebja informacijske tehnologije (IT), da bi podprli načrt datotek organizacije.
Opomba: SharePoint ponuja možnost za upravljanje zapisov »na mestu. « Upravljanje zapisov na mestu, lahko uporabite katero koli funkcijo, ki so na voljo v središče z zapisi, na primer uveljavljanje pravilnika za upravljanje informacij, usmerjanje in zadržanja, za upravljanje zapisov, v katerem koli mestu. Če želite izvedeti več o upravljanje zapisov na mestu, si oglejte povezave v razdelku Glejte tudi.
Predloga mesta središča z zapisi je podobna drugim SharePointovim mestom, saj služi kot splošna shramba dokumentov in omogoča sodelovanje med uporabniki mesta. Toda predloga mesta središča z zapisi je predhodno konfigurirano mesto, ki je zasnovano posebej za pomoč podjetjem pri uvajanju programov za upravljanje in hranjenje zapisov. Shranjevanje različic, pregledovanje, upravljanje metapodatkov, e-odkrivanje in prilagodljivo usmerjanje zapisov so le nekatere od vdelanih funkcij, s katerimi lahko učinkoviteje upravljate zapise.
Funkcije predloge mesta središča z zapisi
Predloga mesta središča z zapisi združuje nekatere standardne funkcije, ki so na voljo v Microsoftova rešitev projektno vodenje v podjetju (EPM) nekatere funkcije upravljanja posebne dodatni zapisi za zagotavljanje te zmogljivosti:
Shrambe poverilnic sposobnosti Središče z zapisi ima več funkcij, ki pomagajo zagotoviti integriteto zapisov, shranjenih v njem:
-
Sistem nikoli samodejno ne spreminja zapisov. To zagotavlja, da so zapisi, ki so preneseni z mesta središča z zapisi in nato znova preneseni pozneje, vedno identični.
-
Skrbniki mest lahko konfigurirajo središče z zapisi in preprečijo neposredno spreminjanje zapisov. To je mogoče storiti s shranjevanjem različic morebitnih sprememb dokumentov in z nadzorovanjem določenih vrst sprememb.
-
Središče z zapisi dovoljuje upraviteljem zapisov, da dodajajo in vzdržujejo metapodatke na elementih ločeno od metapodatkov zapisa, tako da so informacije, ki se nanašajo na opravila za upravljanje zapisov, lahko posodobljene brez spreminjanja temeljnega zapisa. Obstaja več različic sprememb metapodatkov.
Uveljavljanje pravilnika za upravljanje informacij Nekatere funkcije so na voljo pravilnika, ki so uporabne za upravljanje zapisov:
-
Nadzor Ta funkcija dnevnike dogodkov in dejavnosti, ki se izvajajo v datotekah. Nadzor je uporabna za zapis whm je ogled in dostop do informacij v središče z zapisi.
-
Poteka Ta funkcija določa, koliko časa naj bodo zapis ohranjeni in dejanje, ki izvede, ko se zaključi obdobje hranjenja, na primer brisanje ali začetek poteka dela odobritve dispozicije. Obdobja hranjenja za zapis običajno začne, ko je zapis prvotno poslano v središče z zapisi.
-
Črtne kode Ta funkcija omogoča vsakemu zapisu sliko enolične črtne kode in številsko vrednost. Vrednost črtne kode so shranjene in indeksirane skupaj elektronski obliki zapisa. Črtne kode so uporabne za ohranjanje in sledenje stvarnega zapisov. Ko so zapisi v knjižnici fizični različice, črtnih kod ponujajo način povezati fizični različice ustreznic elektronsko.
Zapis zbirke programsko vmesnik Središče z zapisi podpira nabor storitev, ki pospešijo zbiranje zapisov. Središče z zapisi programsko vmesnik omogoča da organizacije za konfiguracijo oba dokumenta e-poštnih sistemov za upravljanje in za samodejno pošiljanje datotek na mestu središča z zapisi. Vsebino lahko pošljete v središče z zapisi prek spletne storitve z uporabo SOAP (Simple Object Access Protocol) ali prek e-pošte z uporabo SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). Poteki dela, ki so načrtovana v Microsoft SharePoint Designer 2010 lahko uporabite tudi tako, da pošljete zapisov v središče z zapisi. Če želite izvedeti več o pošljete zapisov v središče z zapisi, si oglejte povezave v razdelku Glejte tudi.
Usmerjanja zapisa Središče z zapisi vključujejo organizatorja vsebine, ki lahko samodejno usmerjanje dohodnih zapisov (ali poslano samodejno ali ročno) na pravilno mesto, glede na njihove vrsto zapisa. Ko je zapis oddan v središče z zapisi, ga pogosto spremlja dodatne sorodne informacije, na primer zgodovina nadzora in metapodatki. Zgodovina nadzora zapisa je shranjen v središče z zapisi v obliki datoteke XML in metapodatkov zapisa je shranjen v datoteko XML in stolpcev z metapodatki na mestu središča z zapisi. Če želite več informacij o konfiguriranju in usmerjanja zapisov z organizatorjem vsebine, si oglejte povezave v razdelku Glejte tudi.
Pridržite tipko Kot del, ki je znan kot e-odkrivanja, središče z zapisi omogoča da organizacije, da zapise, ki so pravnega odkritja kot del spora ali so pomembni za revizijo ali preiskavo, in jih postavite na seznam zadržanja. Ko so zapisi postavljeni na zadržanje, so začasno iz pravilnikih o poteku, ki se lahko veljavno in tako so zaščitene pred uničenjem. Na primer, če v primeru sporov, pridržite tipko organizacija mesta, ustreznih zapisov, ki bo morda treba pridelek na teh zapisov so na voljo, dokler je postopek končan. Zapise lahko je mogoče zadržati več hkrati. Upravitelji zapisov lahko iščete tudi središče z zapisi za zapise, ki jih je mogoče zadržati. Če želite več informacij o e-odkrivanja, si oglejte povezave v razdelku Glejte tudi.
Primer uporabe središča z zapisi za upravljanje zapisov
Podjetja, ki so pogosto potrebujete za ustvarjanje in pošiljanje finančna poročila redno za namene davka. Na kateri koli točki podjetje morda zahtevana sprostitev finančne informacije kot del postopka nadzora, na primer in finančne informacije morate sprosti z zahtevo, da podatkov ne spremeni na kakršen koli način. Če želite sprejeti to zahtevo, družbe finančne oddelek za iskanje in usmeri finančna poročila na določeni knjižnici zadržanja na mestu središča z zapisi. S pošiljanjem poročila v knjižnici čakanje, so začasno iz vnaprej opredeljenih pravilnikov, ki so lahko veljavno in dostop do teh poročil je blokirana do določenega datuma in ure, ali se pojavi ustrezna dovoljenja. Finančna poročila, ki so shranjene na mestu središča z zapisi skupaj z zgodovino povezanih nadzora in druge metapodatke.
Načrtovanje mesta središča z zapisi
Na najvišji ravni sta dva glavna koraka za načrtovanje mesta središča z zapisi, ki izvaja program za upravljanje zapisov:
-
Organizacija mora razviti strategijo upravljanja zapisov in formalni zapisov načrt upravljanja. To je skupno delo, ki vključuje usklajevanje med upravitelji zapisov, skladnost uradniki, strokovnjaki za IT in informacijski delavci.
-
Organizacija mora nato Konfiguracija enega ali več mesta središča z zapisi za uveljavitev svoje načrt upravljanja zapisov.
Spodnji odseki opisujejo osnovne elemente vsakega koraka.
Načrtovanje upravljanja zapisov
Preden lahko organizacija konfigurira mesto središča z zapisi kot rešitev za upravljanje zapisov, mora izdelati formalni načrt za strategijo za upravljanje zapisov. Posamezni elementi formalnega načrta za upravljanje zapisov so verjetno enolični za posamezne organizacije in posle. Vendar pa so v skoraj vseh načrtih za upravljanje zapisov ti dokumenti in procesi:
Načrt datotek V načrtu datotek so opisane vrste dokumentov ali elementov, ki v organizaciji veljajo za uradne poslovne zapise. V njem je zabeleženo, kje so ti zapisi shranjeni, navedene pa so tudi informacije, s katerimi lahko razlikujete eno vrsto zapisa od druge. Načrt datotek služi kot obsežna zbirka pravilnikov, postopkov in navodil za ustvarjanje, shranjevanje in upravljanje zapisov. V načrtu datotek morajo biti navedeni vsi zapisi, ne glede na njihovo predstavnost, vključno s papirnatimi zapisi, zapisi v spletnih dnevnikih, wikiji, e-pošto in elektronskimi datotekami. V njem mora biti tudi določeno, kako je posamezen zapis razvrščen, zavarovan in na koncu uničen. Vključuje naj tudi priporočila za posebne vrste zapisov, na primer zapisi z oznakami Zaupno, Ključno, Poslovna skrivnost ali Privilegirano. In kot zadnje morajo biti v načrtu datotek navedene osebe, ki so odgovorne za upravljanje posameznih vrst zapisov.
Knjižnice zapisov Knjižnice zapisov so pravzaprav knjižnice dokumentov, ki jih ustvarite za razvrščanje in shranjevanje pomembnih zapisov. Knjižnico zapisov ustvarite za vsako vrsto zapisa, ki ga želite shraniti. Zapisi so samodejno preusmerjeni v ustrezno knjižnico skladno z nastavitvami, ki jih konfigurirate v organizatorju vsebine.
Vrste vsebine Z vrstami vsebine določite vrste zapisov, ki jih bo vaša organizacija shranjevala, ter določite enolične lastnosti za vsako vrsto zapisa. Ko organizacija določi vrste vsebin za določene vrste zapisov, s tem zagotovi, da je vsaka skupina vsebin dosledno upravljana. Officeove dokumente, datoteke PDF, datoteke TIFF (optično prebrane slike), e-pošto, pogovore v neposrednih sporočilih, videoposnetke in fizične zapise je mogoče razvrstiti in shraniti v vrste vsebin, ki jih ustvarite. Na primer vsak zapis z imenom »pogodba« bo znotraj SharePointovega sistema za upravljanje zapisov obravnavan enako in dosledno. Za razvrščanje in shranjevanje zapisov lahko uporabite vrste vsebin ali pa knjižnice zapisov.
Razpored hranjenja V razporedu hranjenja je določeno, koliko časa je treba hraniti posamezno vrsto zapisa v načrtu datotek (njeno obdobje hranjenja) in kakšen je postopek odstranjevanja te vrste zapisa, ko se to obdobje konča (postopek dispozicije). Priporočila v razporedu hranjenja običajno temeljijo na pravnih zahtevah, tveganjih v organizaciji in poslovnih potrebah. Poleg tega so v razporedu hranjenja običajno opisani ukrepi ob nepredvidenih dogodkih pri upravljanju tveganja, ki določajo obdobje hranjenja za vsako vrsto zapisa.
Dokument z zahtevami za skladnost s predpisi V dokumentu z zahtevami za skladnost s predpisi so navedena pravila, ki jih morajo upoštevati sistemi za IT za upravljanje zapisov, potrebne zmogljivosti in vrste rednega spremljanja, ki jih morajo podpirati, da zagotovijo skladnost s predpisi.
-
Uradni postopek za prekinitev dispozicije zapisov Ta postopek, ki ga pogosto imenujemo zadržanje, podrobno določa, kako organizacija zadrži dispozicijo zapisov v primeru določenih dogodkov, kot so spori, revizije ali preiskave.
-
Sistem za spremljanje in poročanje o ravnanju z zapisi Če želite zagotoviti, da zaposleni arhivirajo, dostopajo do in upravljajo zapise skladno z določenimi pravilniki in postopki, mora imeti program za upravljanje zapisov tudi postopek ali sistem za nadzorovanje in poročanje o ravnanju z zapisi.
Opomba: Kot z drugih mest, lahko ročno prenesi datoteke do velikosti 2 GB velikosti v središče z zapisi. Če uporabljate organizatorja vsebine za usmerjanje zapisov v središče z zapisi, omejitve velikosti datoteke za vsak zapis je 50MB.
Če želite podrobnejše informacije o načrtovanju rešitve za upravljanje zapisov, glejte povezave v razdelku Glejte tudi.
Pregled konfiguracije mesta s središčem z zapisi
Ko organizacija začne podrobno načrtovanje upravljanja zapisov in razvije formalni načrt za upravljanje zapisov, lahko ustvari mesto središča z zapisi, ki ji pomaga izvesti ta program.
Če želite konfigurirati mesto središča z zapisi, morate izvesti te korake:
-
Ustvarite knjižnice zapisov ali sezname za upravljanje in shranjevanje vsake vrste zapisa, ki je navedena v načrtu datoteke.
-
Priporočamo vam, da ustvarite eno knjižnico zapisov za vsako vrsto vsebine v načrtu zapisov.
-
Ko so zapisi oddani v središče z zapisi, so usmerjeni na ustrezen seznam ali v ustrezno knjižnico.
-
-
Ustvarite stolpce za ustrezne knjižnice dokumentov, sezname ali vrste vsebin, ki bodo imeli in prikazovali metapodatke za vsako vrsto zapisa, ki je navedena v načrtu datoteke.
-
Navedite pravilnike za upravljanje informacij za vsako vrsto zapisa na mestu središča z zapisi. Ti pravilniki morajo odražati obdobja zadržanja in zahteve nadzora, ki so navedene v načrtu datoteke organizacije in razporedu zadržanja.
-
Konfigurirajte organizatorja vsebine tako, da vsako vrsto zapisa usmeri na ustrezno mesto. Ko so zapisi poslani na mesto središča z zapisi, bodisi ročno bodisi programsko, aplikacija s to funkcijo določi, kako naj razvrsti zapis znotraj mesta središča z zapisi in kam naj ga pošlje.
Če želite podrobnejše informacije o konfiguraciji in prilagajanju rešitve za upravljanje zapisov, glejte povezave v razdelku Glejte tudi.
