Objavljivanje listi zadataka radi definisanja i praćenja rada u organizaciji

Kao menadžer operacija ili sličan poslovni rukovodilac možete centralno da kreirate listu zadataka za više timova u organizaciji i nadgledate da li se posao završava. Ova funkcija je dizajnirana da olakša upravljanje zadacima u organizacijama sa radnicima na prvoj liniji raspoređenim po mnogo različitih geografskih lokacija.

Ova mogućnost vam je dostupna u aplikaciji Planner u usluzi Microsoft Teams ako je vaša organizacija omogućila objavljivanje zadataka za vas i vaš tim. 

U ovom članku:

Pregled

Pre nego što počnete

Kreiranje liste zadataka koja može da se objavi

Izvršavanje promena na listi koja još nije objavljena

Objavljivanje liste zadataka

Izmene objavljene liste zadataka

Prikaz izveštavanja za objavljene zadatke

Pregled

Pomoću objavljivanja zadataka organizacija može na centralnom nivou definisati zadatke i distribuirati ih timovima koji moraju da izvrše posao. Ako vam je vaša organizacija omogućila, pronaći ćete ovu funkcionalnost u aplikaciji Planner u usluzi Microsoft Teams.

U doživljaju za objavljivanje zadataka počinjete sa listom zadataka na koju možete da dodate zadatke. Imate kontrolu nad detaljima za svaki zadatak na listi tako da možete da dodajete beleške, postavljate prioritet, prilažete dokumente i fotografije ili primenjujete zahteve za dovršavanje. Kada dodate bar jedan zadatak na listu zadataka, možete da objavite tu listu timovima (lokacijama) koje odaberete.

Kada objavite listu, videćete prikaz izveštavanja koji odražava status dovršenosti posla na različitim lokacijama i:

• Radnici na direktnoj komunikaciji sa klijentom mogu da vide sve zadatke koji su im dodeljeni u aplikaciji Planner u usluzi Teams na mobilnom uređaju, stonom računaru i vebu.
• Menadžeri za direktnu komunikaciju sa klijentom mogu da koriste Planner za praćenje napretka i dovršavanja zadataka na svojim lokacijama.
• Rukovodioci organizacije mogu da koriste Planner da bi videli tok zadatka na svim lokacijama.

Zaposleni za direktnu komunikaciju sa klijentom i menadžeri neće moći da izbrišu zadatke objavljene njihovom timu. Polja naslov, polje za beleške i stavka liste za proveru takođe su zaštićena za objavljene zadatke, tako da zaposleni na direktnoj komunikaciji sa klijentom ne mogu da promene detalje posla.

Da biste kreirali i objavili liste zadataka, idite na stranicu "Objavljivanje " u aplikaciji Planner. 

Pre nego što počnete

Saznajte više o tipovima lista koje možete da kreirate i objavite

Postoje dva tipa listi zadataka u objavljivanju zadataka. Možete da pravite liste sa zadacima za svaki tim (poznate kao standardne liste zadataka) i liste sa zadacima za svakog člana tima. Evo više informacija o svakom tipu liste i o tome kada da ih koristite.

Lista	Kada se koristi	Ponašanje prilikom objavljivanja	Primer
Standard task list Za svaki tim	Za zadatke koji treba da se obave jednom za svaki tim. Možete da napravite ove liste kao periodične.	Za svaki izabrani tim kreira se jedna kopija zadatka u planu za taj tim. Čim jedan menadžer ili radnik za direktnu komunikaciju sa klijentom dovrše zadatak, on se smatra dovršenim za ceo tim.	Reza, menadžer operacija u proizvodnoj organizaciji, pravi listu zadataka za primenu nove proizvodne linije. Reza objavljuje tu listu na skupu lokacija postrojenja koje su namenjene za pilot novu liniju. Svaka izabrana lokacija dobija jednu kopiju zadatka. Kada neki menadžer ili radnik tamo označi zadatak kao dovršen, on se odražava kao dovršen za celu lokaciju.
Da svako treba da završi Za svakog člana tima	Za zadatke koje svi u timu moraju da završe.	Za svaki izabrani tim kreira se više kopija zadatka. Za svakog člana tima pravi se kopija svakog zadatka u ličnom planu za tog člana tima i zadatak se dodeljuje toj osobi. Svi članovi tima moraju da dovrše zadatak da bi njihova lokacija odražavala 100% dovršenost tog zadatka.	Camille, menadžer operacija u maloprodajnoj organizaciji, ima novu politiku zdravlja na radnom mestu koju svi zaposleni moraju da priznaju. Kamij objavljuje listu zadataka sa zadacima za pregled i potpisivanje novih smernica. Svaki zaposleni na svakoj izabranoj lokaciji vidi zadatak koji je kreiran za njega i koji mu je dodeljen. Svaki zaposleni mora da dovrši svoj zadatak. Kada korisnik označi zadatak kao dovršen, to neće uticati na zadatke dodeljene njegovim kolegama iz tima.

Upoznajte se sa stranicom za objavljivanje

Videćete sledeće odeljke u okviru stavke "Liste " na stranici "Objavljivanje": Radne verzije, Planirano, Objavljeno, Neobjavljeno. Svaki odeljak predstavlja stanje liste u procesu objavljivanja.

Koristite sledeću tabelu da biste se upoznali sa svakim odeljkom.

Section	Stanje i ponašanja liste	Da li zadaci na listi mogu da se uređuju?	Da li su zadaci vidljivi članovima tima primalaca?
Radne verzije	Još nije objavljeno niti je planirano objavljivanje.	Da	Ne
Planirano	Planirano objavljivanje određenog dana i vremena.	Da	Ne
Objavljeno	Lista je objavljena ili je objavljivanje u toku.	Da	Da
Neobjavljeno	Lista nije objavljena ili je opozivanje objavljivanja u toku.	Ne	Ne

Kreiranje liste zadataka koja može da se objavi

Kreirajte novu listu zadataka

1. U donjem levom uglu stranice za objavljivanje izaberite stavku "Nova lista", a zatim neku od sledećih opcija.

   

   • Za svaki tim. Koristite ga za zadatke koji se moraju završiti jednom po timu, što se naziva i standardna lista zadataka.

   • Za svakog člana tima. Koristite za zadatke koje svi u timu moraju da urade, kao što su obuka ili zadaci potvrde smernica.

     Važno

     Kada kreirate listu sa zadacima za svaki tim, ne možete je promeniti u listu za svakog člana tima i obrnuto. Moraćete da napravite novu listu.

2. Imenujte listu.

3. Ako ste član više timova koji mogu da objavljuju, izaberite tim iz kog želite da objavljujete. Timovi koji prime publikaciju liste zadataka moći će da vide iz kog tima je lista zadataka objavljena.

4. Kliknite na dugme Kreiraj. The new list appears under Drafts.

5. U okviru "Naslov zadatka" dajte naslov prvom zadatku i pritisnite taster Enter.

6. Izaberite naziv zadatka da biste otvorili zadatak i dodali ili uredili bilo šta od sledećeg.   

   • Naslov

   • Kašika. Koristi se za kategorizovanje zadataka. Na primer, kontejneri "Magacin " ili " Prodajni desk " mogu da se koriste za identifikovanje radne grupe koja će izvršiti zadatak.

   • Prioritet. Opcije su hitne, važne, srednje i niske.

   • Datum početka ili krajnji rok

   • Beleške

   • Lista za proveru do 20 stavki. Vi kontrolišete stavke, redosled i to da li je lista za proveru neophodna za dovršavanje zadatka. Kontrola primalaca zadatka Označavanje svake stavke kao dovršene 

   • Prilog

   • Zahtevi za dovršavanje zadatka. Primaoci zadatka moraju da ispune zahteve da bi mogli da označe zadatak kao dovršen. Da biste saznali više, pogledajte članak "Postavljanje zahteva za dovršavanje zadatka na listi zadataka". 

     • Obavezni obrazac: Povežite dva obrasca koje primaoci zadatka moraju da popune. Možete da kreirate novi obrazac ili da koristite postojeći obrazac.
     • Obavezno odobrenje: Dodajte zahtev za odobrenje primaocima zadataka da zatraže i dobiju odobrenje od menadžera. Ova opcija je dostupna samo za liste zadataka napravljene pomoću opcije "Za svaki tim" (poznate i kao standardne liste zadataka). 

7. Da biste dodali drugi zadatak, unesite ime zadatka u polje " Novi zadatak ".

   Savet

   Kad napravite zadatke, možete masovno da uredite prioritet, krajnji rok ili kontejner za sve izabrane zadatke. 

8.  Ako ste kreirali listu pomoću opcije Za svaki tim (poznata i kao standardna lista zadataka), možete da je napravite tako da se automatski objavljuje po rasporedu koji se ponavlja. Da biste to uradili, izaberite stavku Ne ponavlja se, odaberite postavke ponavljanja za listu, a zatim kliknite na dugme "Sačuvaj".

   Da biste saznali više o radu sa listama periodičnih zadataka, pogledajte članak "Korišćenje listi periodičnih zadataka". 

Dupliranje liste zadataka

Možete da napravite kopiju bilo koje liste zadataka pomoću radnje "Dupliraj ". Ova radnja kreira novu listu sa kopijom zadataka u originalnoj listi. Možete da odaberete ime nove liste i za koji tim bi ona trebalo da se kreira. Zatim možete da uredite zadatke na novoj listi da biste je pripremili za objavljivanje.

1. Izaberite listu zadataka koju želite da duplirate, a zatim izaberite stavku "Još radnji" > "Još opcija"Dupliraj. 
2. Imenujte listu i izaberite stavku "Objavi iz tima". Ako ste član više timova u hijerarhiji organizacije, videćete više izbora. Timovi koji prime publikaciju liste zadataka moći će da vide iz kog tima je lista zadataka objavljena.
3. Izaberite stavku "Dupliraj". Nakon dupliranja liste, ona se pojavljuje u okviru " Radne verzije". Sa listom možete da vršite interakciju kao i sa drugim radnim verzijama lista.  

Izmene liste zadataka koja još uvek nije objavljena

Uređivanje zadataka u radnoj verziji ili na listi po rasporedu

1. U okviru "Radne verzije " ili "Planirano" izaberite listu zadataka koju želite da uredite. 

2. Da biste promenili zadatak, izaberite njegov naslov da biste otvorili zadatak, a zatim uradite nešto od sledećeg:

   • Da biste promenili neko od polja zadatka, izaberite polje i uredite ga po potrebi. Takođe možete da dodate ili uklonite priloge i zahteve.  
   • Da biste izbrisali zadatak, sa desne strane imena zadatka izaberite stavku "Još radnji" Izbriši>.

Preimenovanje liste

Radnu verziju liste možete da preimenujete pre nego što je objavite. 

1. U okviru "Radne verzije" idite na listu koju želite da preimenujete, a zatim izaberite stavku "Još radnji" > "Još opcija"Preimenuj listu.
2. Unesite novo ime u polje " Naslov ", a zatim kliknite na dugme "Sačuvaj".

Brisanje liste zadataka iz opcije "Radne verzije" i "Neobjavljeno"

Možete da izbrišete bilo koju listu zadataka u okviru "Radne verzije" ili "Neobjavljeno".

1. U okviru "Radne verzije " ili "Neobjavljeno" idite na listu zadataka koju želite da izbrišete.
2. Izaberite stavku "Još radnji", Izbriši>.

Objavljivanje liste zadataka

Objavljivanje liste zadataka

Kada lista zadataka bude spremna za rad, objavite je timovima čiji će članovi obaviti posao. 

1. U okviru "Radne verzije" izaberite listu zadataka, a zatim u gornjem desnom uglu izaberite stavku "Objavi " ili "Objavi grupu (ako je to periodična lista zadataka). 

2. Odaberite način izbora timova primaoca. Možete da izaberete timove iz hijerarhije ili da otpremite prilagođenu listu timova. Saznajte više o ovim opcijama. Sledeći koraci prikazuju izbor iz hijerarhije.

3. Izaberite timove koji će primiti listu zadataka. Koristite glavnu listu timova i/ili dostupne filtere da biste pronašli timove koje želite da uključite.

   

   • Da biste izabrali sve timove u grani hijerarhije, potvrdite izbor u polju za potvrdu pored te grane. Na primer, ako izaberete stavku "Severna Amerika", izabraćete sve lokacije u tom regionu. 
   • Da biste objavljivali samo na lokacijama sa određenim atributima, izaberite filter. Na primer, da biste izabrali sve lokacije sa velikim rasporedom, izaberite filter "Veliko". Na slici primera lista zadataka će biti objavljena u svim velikim prodavnicama u Severnoj Americi.

4. Odaberite da li želite da obavestite timove primalaca.

5. Kliknite na dugme "Dalje", a zatim pregledajte plan publikacije. Da biste izvršili promene, izaberite stavku "Nazad".  

6. Potvrdite izbor u polju za potvrdu " Spremno, ovde sve izgleda dobro ", a zatim odaberite stavku "Objavi". 

   Napomena

   • Čim počne proces objavljivanja, lista zadataka se premešta sa radne verzije na "Objavljeno " kako bi ukazala na to da se zadaci šalju i da postaju vidljivi primaocima. 
   • Objavljivanje zadataka može malo da potraje ako na listi zadataka postoji veliki broj zadataka ili ako izaberete veliki broj timova primalaca. U redu je da napustite ekran za objavljivanje i vratite se kasnije – zadaci će nastaviti da se objavljuju u pozadini. 

7. Kada objavljivanje bude gotovo, videćete poruku na vrhu stranice " Objavljivanje " koja ukazuje na to da su zadaci uspešno isporučeni.

   Važno

   Ako se pojave ikone upozorenja, izaberite stavku "Prikaži detalje " da biste rešili probleme.

Izmene objavljene liste zadataka

Uređivanje zadataka u objavljenoj listi

Zadatke na objavljenoj listi možete da uređujete tako što ćete je staviti u režim uređivanja. Kada je lista u režimu uređivanja, možete da ažurirate zadatke na listi, izbrišete zadatke sa liste ili dodajete nove zadatke na listu. Promene se ne objavljuju timovima primalaca sve dok ne izaberete stavku "Objavi promene " i ne potvrdite rezime. 

Kada objavite promene zadatka u objavljenoj listi, vrednosti u poljima zadatka u ažuriranom zadatku zameniće vrednosti iz tih polja zadatka u timu svakog primaoca, osim što status zadatka nije ponovo postavljen. Iz tog razloga, preporučujemo da uredite zadatak na objavljenoj listi kada želite da razjasnite šta treba uraditi.

Ako dođe do ispravke koja zahteva da se zadatak ponovo dovrši, čak i ako je dovršen u skladu sa detaljima prethodnog zadatka, preporučujemo da izbrišete originalni zadatak i kreirate novi.

1. U okviru "Objavljeno" izaberite listu koju želite da uredite, a zatim odaberite stavku "Uredi listu".

2. Izaberite zadatak da biste ga uredili. Možete i da dodate novi zadatak ili da izaberete "Još radnji" pored postojećeg zadatka da biste ga izbrisali.

3. Kada budete spremni da objavite promene, izaberite stavku Objavi promene u gornjem desnom uglu da biste objavili promene u svim originalnim timovima primalaca.  

   Alternativno, možete da odlučite da otkažete uređivanja koja ste napravili i lista će se vratiti u prethodno objavljeno stanje.

Opozivanje objavljivanja liste

Ako je potrebno da opozovete objavljivanje liste zadataka, najbolje je da to uradite što pre kako biste smanjili dodeljivanje i dovršavanje zadataka koji su izbrisani. Neobjavljena lista se premešta u odeljak "Neobjavljeno" i može se duplirati, ali sama ne može ponovo da se objavi.   

1. Pored liste za koju želite da opozovete objavljivanje izaberite stavku "Još radnji" > "Još opcija"Opozovi objavljivanje.
2. Potvrdite da želite da opozovete objavljivanje liste, a zatim odaberite stavku "Objavih".

Kada se lista pojavi u okviru " Neobjavljeno", možete da je izbrišete ili duplirate, uredite kopiju i objavite uređenu kopiju.

Prikaz izveštavanja za objavljene zadatke

Praćenje dodeljivanja i dovršavanja objavljenih zadataka

Kada objavite listu zadataka, verovatno ćete želeti da pratite napredak timova u dodeljivanju i/ili dovršavanju zadataka koje ste im poslali. Izaberite listu u odeljku "Objavljeno ". Ovde možete da prikažete detalje objavljenih zadataka na nekoliko različitih načina. 

• Prikaz izveštaja o zadatku možete da koristite da biste videli napredak za određeni zadatak sa liste.

  

  Kliknite na " sa desne strane zadatka i odaberite stavku "Prikaži izveštaj " da biste videli status zaduženja i dovršenosti za taj zadatak u timovima koji su ga primili.

• Možete da koristite prikaz izveštaja liste da biste videli napredak za listu kao celinu. Videćete status dodele i dovršenosti svih zadataka na listi.

  

U bilo kom prikazu možete da izaberete bilo koju granu hijerarhije da biste je razvili ili da izaberete bilo koji tim da biste videli status za taj određeni tim. Da biste se vratili u prikaz visokog nivoa nakon pregleda detalja, izaberite ime liste zadataka koje se pojavljuje iznad imena tima.