Priprema Excel izvora podataka za objedinjavanje pošte u programu Word

Napravili ste spisak kontakata i drugih podataka koje želite da koristite za objedinjavanje pošte u programu Word. Ako je izvor podataka postojeća Excel unakrsna tabela, onda treba samo da pripremite podatke za objedinjavanje pošte. Ali ako je izvor podataka datoteka sa vrednostima razgraničenim tabulatorima (.txt) ili sa vrednostima razdvojenim zarezima (.csv), prvo morate da uvezete podatke u Excel, a zatim da ih pripremite za objedinjavanje pošte.

1. korak: Podešavanje izvora podataka u programu Excel

Ako koristite Excel unakrsnu tabelu kao izvor podataka za objedinjavanje pošte u programu Word, preskočite ovaj korak. Ako je izvor podataka .txt ili .csv datoteka, uvezite je u Excel.

Kada uspešno uvezete .txt ili .csv datoteku, idite na 2. korak.

Ako koristite Excel za Microsoft 365

1. Otvorite Excel.
2. Idite do podataka>iz teksta/CSV datoteke.
   
3. Izaberite .csv ili .txt datoteku.
4. U pregledu uvoza postavite kolonu "ZIP/poštanski broj" na vrednost "Tekst".
5. Da biste dovršili uvoz, izaberite stavku "Učitaj (ili "Uvezi") u pregledu uvoza. Excel zatim umeće podatke u radni list.
6. Koristite ovaj list kao izvor podataka za objedinjavanje pošte.

Ako koristite Excel 2016

1. Otvorite Excel.

2. Excel 2016: idite na podatke>Preuzmite spoljne podatke>iz teksta.
   

3. Odaberite željenu .txt ili .csv datoteku, a zatim izaberite stavku "Uvezi".

4. U čarobnjaku za uvoz teksta, u oknu Originalni tip podataka odaberite stavku Razgraničeno.
   

5. Izaberite stavku "Moji podaci imaju zaglavlja" iznad okna za pregled ako datoteka ima zaglavlja, a zatim odaberite stavku "Dalje".

6. U oknu " Znakovi za razgraničavanje " potvrdite izbor u polju za potvrdu koji se podudara sa znakom za razgraničavanje (kao što je kartica ili zarez) koji podaci koriste, a zatim odaberite dugme "Dalje".
   

7. U okviru stavke Pregled podataka odaberite kolonu koja sadrži ZIP kodove ili poštanske brojeve, a u okviru Format podataka u koloni odaberite stavku Tekst.
   

   Napomena

   Svakog puta kada primenite format podataka – „Opšte“, „Tekst“ ili „Datum“ – na kolonu, ime formata se pojavljuje u zaglavlju tabele za tu kolonu.

8. Ponovite 7. korak ako je potrebno i odaberite kolonu koje želite da promenite, kao i format podataka koji želite da primenite.

9. Odaberite stavku Završi.

10. U dijalogu Uvoz podataka prihvatite podrazumevanu postavku koja je Postojeći radni list i adresu ćelije, a zatim kliknite na dugme U redu.
    

    Oprez

    Adresa ćelije u dijalogu Uvoz podataka prikazuje trenutno izabranu ćeliju. Podaci se uvoze počev od adrese navedene ćelije.

11. Sačuvajte unakrsnu tabelu sa novim imenom datoteke.

2. korak: Pripremanje izvora podataka

Proverite da li je ispravan format kolona sa numeričkim podacima u Excel izvoru podataka koji koristite za listu slanja u objedinjavanju pošte u programu Word. Na primer, oblikujte kolonu sa brojevima tako da se podudara sa određenom kategorijom kao što je valuta.

Ako odaberete procenat kao kategoriju, imajte na umu da format procenta množi vrednost ćelije brojem 100. Oblikujte kolonu sa procentima kao tekst ako želite da izbegnete to množenje.

ZIP kodovi ili poštanski brojevi treba da budu oblikovani kao tekst kako bi se očuvali podaci tokom objedinjavanja pošte. Ako to nije gotovo prilikom uvoza, oblikujte ga sada. Početne nule – na primer, 00399 – u kodovima izostavljaju se tokom objedinjavanja pošte ako nisu oblikovane kao tekst.

1. Odaberite kolonu koja sadrži ZIP kodove, poštanske brojeve ili druge podatke za oblikovanje.
2. Idite na početak, pa u grupi "Broj " izaberite strelicu nadole pored polja "Format broja ", a zatim odaberite opciju sa liste (kao što je "Tekst").
   

Obavezno dodajte odgovarajući simbol ispred ili iza polja za objedinjavanje. Na primer, evo kako izgledaju vrednosti valute i procenta ako izostavite simbole.

Ako uključite simbole, brojevi imaju više smisla.

U dokumentu objedinjavanja pošte simbole dodajete pre ili posle polja za objedinjavanje, ovako:

Takođe pogledajte

• Korišćenje objedinjavanja pošte za pravljenje i slanje masovne pošte, nalepnica i koverti

Ako ste izgradili spisak kontakata u Excel unakrsnoj tabeli, važno je da sve poštanske kodove oblikujete kao tekst da biste izbegli gubitak podataka. Ako uvozite u novu unakrsnu tabelu bilo kakve kontakte iz tekstualne (.txt) datoteke ili datoteke sa vrednostima razdvojenim zarezima (.csv), čarobnjak za uvoz teksta može vam pomoći da uvezete i oblikujete podatke.

1. korak: Podešavanje izvora podataka u programu Excel

Ako već koristite Excel unakrsnu tabelu kao izvor podataka za objedinjavanje pošte u programu Word, idite na 2. korak u ovoj temi. Ako je izvor podataka .txt ili .csv datoteka, koristite čarobnjak za uvoz teksta da biste podesili podatke u programu Excel.

1. Otvorite Excel.
2. Na kartici " Podaci " odaberite stavku "Iz teksta (zastarelo)".
   
3. Izaberite .csv ili .txt datoteku.
4. U čarobnjaku za uvoz teksta:
   1. korak: Izaberite stavku "Razgraničeno".
   2. korak: Odaberite odgovarajući znak za razgraničavanje (na primer, zarez).
   3. korak: Izaberite kolonu sa poštanskim brojem i postavite format podataka kolone na tekstualni.
5. Kliknite na dugme Završi.
6. U dijalogu " Uvoz podataka " odaberite gde želite da Excel smesti podatke, a zatim kliknite na dugme "U redu".
7. Sačuvajte unakrsnu tabelu sa novim imenom datoteke.
8. Koristite ovaj list kao izvor podataka za objedinjavanje pošte.

2. korak: Oblikovanje numeričkih podataka u Excel unakrsnoj tabeli

Da biste se uverili da poštanski broj prođe kroz objedinjavanje pošte bez gubljenja nula, oblikujte kolonu koja sadrži te kodove kao tekst.

1. Otvorite unakrsne tabele i izaberite kolonu koja sadrži ZIP kodove ili poštanske brojeve.
2. On the Home tab, in the Format box, choose Text.
   

Sada možete da koristite ove podatke za objedinjavanje pošte.