Korišćenje programa Access Excel za upravljanje podacima

Microsoft Access i Microsoft Excel prisvoje mnogo sličnosti, što otežava da odlučite koji program treba da koristite. Na primer, oba programa mogu da skladište velike količine podataka, koriste moćne upite i alatke za analizu kako bi isecali i isecali te podatke i izvršili sofisticirana izračunavanja koja vraćaju podatke koji su vam potrebni.

Međutim, svaki program ima jasne prednosti, u zavisnosti od tipa podataka koje upravljate i toga šta želite da uradite sa tim podacima. Na primer, ako je vaš cilj da zadržite integritet podataka u formatu kojem može da pristupi više korisnika, Access vam je najbolji izbor, dok je Excel bolje prikladniji za složene numeričke podatke koje želite da dubinski analizirate.

U mnogim slučajevima možete da koristite oba programa i da ih koristite u svrhu koju najbolje odgovaraju programu. Access je uopšteno bolji za upravljanje podacima: pomaže vam da ih održavate organizovanim, lakim za pretraživanje i dostupnim većem broju korisnika istovremeno. Excel je obično bolja za analiziranje podataka: izvršavanje složenih izračunavanja, istraživanje mogućih ishoda i izradu grafikona visokog kvaliteta. Ako Access koristite za skladištenje podataka i Excel za anzu, možete dobiti pogodnosti oba programa.

Pre nego što odlučite koji program da koristite, možda ćete želeti da uporedite pogodnosti svakog programa, saznate kada je najbolje da koristite jedan ili drugi i saznajte kako da radite sa oba programa da biste postigli rezultate koje želite.

Napomena: Svi Microsoft kancelarija paketi uključuju Excel, ali ne obuhvataju svi paketi Access.

Uporedite pogodnosti svakog programa

Izbor pravog programa je od presudnog značaja ako informacijama želite da pristupate i ažurirate ih maksimalno performanse i tačnosti. Da biste izračunali koji program najbolje odgovara zadacima koje želite da postignete, može vam pomoći da uporedite pogodnosti koje svaki program mora da ponudi u vezi sa skladištem podataka, analizom podataka, saradnjom sa više korisnika i zaštitom.

Ravno u odnosu na relacionalne podatke    Da biste odlučili koji program najbolje skladišti podatke, postavite sebi sledeće pitanje: da li su podaci relacioni ili ne? Podaci koji mogu efikasno da se nalaze u jednoj tabeli ili radnom listu nazivaju se ravni ili nerelacioni podaci. Na primer, ako želite da kreirate jednostavan spisak klijenata, sa samo jednom adresom i kontakt osobom za svakog Excel, možda je bolji izbor. Međutim, ako želite da uskladištite složeniji spisak klijenata koji sadrži adrese za naplatu i isporuku za svakog klijenta ili više osoba sa kontaktima za svakog klijenta, Access je bolje rešenje.

U relaciona baza podataka organizujete informacije u više tabela. U dobro dizajniranoj relacionoj bazi podataka svaka tabela je ravno i sadrži informacije o samo jednom tipu podataka. Na primer, ako kreirate bazu podataka klijenta, imena klijenata bi trebalo da budu uskladištena u jednoj tabeli, dok adrese za naplatu i isporuku tih klijenata treba da budu uskladištene u zasebnim tabelama. Dobra ideja je da adrese skladištite odvojeno od imena jer svaki klijent može da ima više od jedne adrese, a vi želite da možete da unesete više adresa za svakog klijenta bez ponovnog unosa imena klijenta za svaku adresu.

Lokalni naspram spoljnih podataka    Access možete da koristite za povezivanje sa podacima iz raznih spoljnih izvora podataka kako biste mogli da prikazujete, upite i uređujete te podatke bez uvoza. Na primer, Access obezbeđuje komande za povezivanje sa postojećim podacima u Microsoft SQL Server bazi podataka, dBASE datoteci ili fascikliOutlook, zajedno sa mnogim drugim izvorima podataka. Možete da koristite Excel da biste se povezali sa mnoštvom izvora podataka, uključujući Access, SQL Server i Analysis Services baze podataka, tekstualne i XML datoteke i ODBC i OLE DB izvore podataka. Međutim, ne možete da uredite podatke da biste promenili izvorne podatke putem Excel korisničkog interfejsa.

Access i Excel obezbeđuju komande za povezivanje sa podacima Windows SharePoint Services listama. Međutim, Excel samo za čitanje sa SharePoint listama; dok vam Access dozvoli da čitate i pišete podatke na SharePoint listama.

Integritet podataka i fleksibilnost    Jedinstveni identifikatori čuvaju integritet podataka i obezbeđuju da dva reda (ili zapisi) ne sadrže potpuno iste podatke. Jedinstveni identifikatori takođe pružaju najbrži način da preuzmete podatke kada pretražirate ili sortirate podatke. U programu Access možete da koristite tip podataka "Automatskobrojanje" da biste automatski generisli jedinstveni identifikator za svaki zapis. Te identifikatore zatim možete da koristite da biste podatke iz jedne tabele ili više njih preneli na jedan ili više zapisa u drugoj tabeli.

Struktura koju Access primenjuje na podatke pomaže da se obezbedi integritet podataka. Access može zahtevati da novi zapisi u jednoj tabeli imaju postojeću odgovarajuću vrednost u različitoj tabeli, tako da ne možete da kreirate zapise "siroče". Na primer, ne želite da imate porudžbinu koja ne sadrži informacije o klijentu. Access može zahtevati da svaki novi zapis u tabeli "Porudžbine" ima odgovarajuću vrednost klijenta u tabeli "Klijenti". Ova neophodna korespondencija vrednosti zove se referencijalni integritet.

Možete i da nametnete sopstvena ograničenja i pravila kako biste dodatno osigurali ispravno unos podataka. Excel vam Excel da unosite podatke na više slobodnog oblika, ali pošto Excel ne podržava relacionalne podatke, on ne podržava referencialni integritet. Međutim, možete da koristite komandu Validacija podataka da biste kontrolisali unos podataka u programu Excel.

Upit    Ako često morate da prikažete podatke na različite načine, u zavisnosti od promenljivog uslova ili događaja, Access može biti bolji izbor za skladištenje i rad sa podacima. Access vam Structured Query Language (SQL) da biste brzo preuzeli samo redove i kolone sa podacima koje želite, bez obzira na to da li se podaci nalaze u jednoj ili više tabela. Izraze u upitima možete da koristite i za kreiranje izračunatih polja. Korišćenje izraza u programu Access slično je procesu korišćenja formula u programu Excel za izračunavanje vrednosti. Access upite možete da koristite i za rezime podataka i predstavljanje agregatnih vrednosti, kao što su zbirovi, prosečne vrednosti i prebrojaci.

Modeling    U Excel koristite alatke analiza „šta ako“ da predlažete rezultat modela radnog lista. Analiza šta-ako vam omogućava da pokrećete različite scenarije o podacima, kao što su najbliži scenariji i najneneobniji scenariji i uporedite rezime podataka nekoliko scenarija u izveštaju sa rezimeom. Slična funkcija nije dostupna u programu Access.

Pivoting and charting    U oba programa možete da kreirate izveštaje izvedene tabele i grafikone izvedene tabele. Međutim, Excel pruža naprednije funkcije izveštavanja i grafikona izvedene tabele nego Access. Ako planirate da pravite obimne izveštaje izvedene tabele ili redovno pružate grafikone profesionalnog izgleda, trebalo bi da koristite izveštavanje izvedene tabele ili pravljenje grafikona izvedene tabele u programu Excel umesto istih funkcija u programu Access.

Access i Excel mogu da se koriste u okruženjima za saradnju, kao što su deljenje Windows SharePoint Services i mrežnih datoteka, ali postoje razlike u načinu na koji više korisnika može da pristupi podacima.

Pristup većem broju korisnika podacima    U okviru normalne operacije Access omogućava da više korisnika istovremeno otvori jednu bazu podataka; ovo dobro funkcioniše jer Access zaključava samo podatke koji se uređuju; Kao rezultat toga, drugi korisnici mogu da uređuju različite zapise bez neusaglašenosti. U Excel, radnu svesku možete da delite sa drugim korisnicima, ali saradnja sa više korisnika najbolje funkcioniše kada korisnici rade na podacima u radnoj svesci u različitim vremenima umesto istovremeno. Na snazi, korisnici Access baze podataka sarađuju na skupu podataka ikorisnici Excel radnoj svesci sarađuju na dokumentu.

Korišćenje Windows SharePoint Services za saradnju    Oba programa se integriše sa Microsoft Windows SharePoint Services tehnologijama, kao što SharePoint liste i biblioteke dokumenata.

Access pruža mnoštvo načina saradnje sa više korisnika na SharePoint lokaciji. Na primer, možete otpremiti punu bazu podataka u Windows SharePoint Services biblioteku dokumenata, napraviti obrasce i izveštaje dostupne kao Windows SharePoint Services prikaze i povezati bazu podataka sa podacima koji su uskladišteni SharePoint listama.

Excel pruža samo jedan način saradnje sa više korisnika na lokaciji SharePoint Services. Radnu svesku možete otpremiti u Windows SharePoint Services biblioteke dokumenata gde pojedinačni korisnici mogu da odjave radnu svesku kako bi unekli promene i sprečili druge korisnike da je izmene istovremeno. Korisnici mogu da uređuju radnu svesku bez odjave je iz biblioteke dokumenata i u tom slučaju moraju da je koordinaju sa drugim korisnicima kako bi izbegli neusaglašenosti podataka.

Korišćenje mrežnih fascikli za saradnju    Ako Access bazu podataka uskladištite u deljenu mrežnu fasciklu, više korisnika može da otvori bazu podataka i da istovremeno radi sa njenim podacima. Pojedinačni zapisi se zaključavaju kada ih korisnik uredi. Ako skladištite radnu svesku Excel deljenoj mrežnoj fascikli, samo jedan korisnik može da uređuje radnu svesku istovremeno. U svrhe pregleda, više korisnika može da otvori radnu svesku dok je drugi korisnik uređuje, ali ti korisnici ne mogu da menjaju podatke sve dok je korisnik koji uređuje radnu svesku ne zatvori.

Oba programa pružaju slične funkcije – lozinke i šifrovanje – koje vam mogu pomoći da sprečite gubitak podataka i zaštitite podatke od neovlašćenog pristupa. Međutim, postoje neke razlike između programa Access i programa Excel načinu na koji funkcioniše zaštita podataka na korisničkom nivou.

Sprečavanje gubitka podataka    U programu Access rad se neprekidno čuva tako da ćete, u slučaju neočekivanog neuspeha, izgubiti mnogo posla (ako postoji). Međutim, pošto Access neprekidno čuva rad, moguće je i da kasnije izvršite promene koje niste želeli da izvršite. Da biste se uverili da možete da vratite bazu podataka onako kako želite, trebalo bi da napravite rezervnu kopiju datoteke baze podataka po rasporedu koji odgovara vašim potrebama. Možete oporaviti celu bazu podataka iz rezervne kopije ili možete vratiti samo tabelu ili neki drugi objekat baze podataka koji vam je potreban. Ako koristite uslužni program za pravljenje rezervne kopije sistema datoteka, možete da koristite i kopiju baze podataka iz rezervne kopije sistema datoteka da biste vratili podatke. U Excel čuvate informacije o automatskom spasanju u podešenim intervalima dok ažurirate podatke.

Zaštita podataka na korisničkom nivou    U Excel, možete da uklonite kritične ili privatne podatke iz prikaza tako što ćete sakriti kolone i redove podataka, a zatim zaštititi ceo radni list da biste kontrolisali korisnički pristup skrivenim podacima. Pored zaštite radnog lista i njegovih elemenata, možete i da zaključate i otključate ćelije u radnom listu da biste sprečili druge korisnike da slučajno izmene važne podatke.

Bezbednost na nivou datoteke    Na nivou datoteke možete da koristite program šifrovanje u oba programa da biste sprečili neovlašćene korisnike da vide podatke. Takođe možete zahtevati da se lozinka unete datoteke da biste otvorili datoteku baze podataka ili radnu svesku. Pored toga, možete da obezbedite datoteku baze podataka ili radnu svesku tako što ćete ga digitalni potpis.

Ograničen pristup podacima    U Excel možete da navedete korisničke dozvole za pristup podacima ili da postavite prava samo za čitanje koja sprečavaju druge korisnike da menjaju podatke kojima imaju pristup. Access ne pruža bezbednosne funkcije na korisničkom nivou, ali Access podržava bezbednosni model korisnika za bilo koji server baze podataka sa kom se povezuje. Na primer, ako se povezujete sa SharePoint, Access će snižeti korisničke dozvole za SharePoint liste. Ako neovlašćene korisnike ne želite da pristupate podacima u programu Access, možete da šifrujete bazu podataka tako što ćete zadati lozinku. Korisnici moraju uneti lozinku da bi čitali podatke iz baze podataka, čak i ako im pristupe pomoću drugog programa, kao što je Excel.

Dodatne informacije o tome kako da zaštitite podatke potražite u temi Postavljanje ili promena bezbednosti na korisničkom nivou programa Access 2003 u programu Access 2007 ili u programu Access 2007 ili u programu Excel.

Kada se koristi Access

U principu, Access je najbolji izbor kada morate redovno da pratite i snimate podatke, a zatim prikazujete, izvozite ili štampate podskup podataka. Access obrasci pružaju praktičniji interfejs od Excel radnog lista za rad sa podacima. Access možete da koristite da biste automatizovali radnje koje se često izvršavaju, a Access izveštaji vam daju rezime podataka u štampanom ili elektronskom obrascu. Access pruža veću strukturu podataka; Na primer, možete da kontrolišete koji tipovi podataka se mogu uneti, koje vrednosti se mogu uneti i možete da navedete kako se podaci iz jedne tabele odnose na podatke u drugim tabelama. Ova struktura vam pomaže da se uverite da su uneti samo ispravni tipovi podataka.

Access skladišti podatke u tabelama koji izgledaju isto kao radni listovi – ali su Access tabele dizajnirane za složene upite u odnosu na podatke uskladištene u drugim tabelama.

Koristite Access kada:

  • Predviđajte da će mnogi ljudi raditi u bazi podataka i želite robusne opcije koje bezbedno rukuju ispravkama podataka, kao što su zaključavanje zapisa i rešavanje neusaglašenosti.

  • Predviđanje potrebe za dodavanjem još tabela u skup podataka koji potiče iz ravne ili nerelacione tabele.

  • Želite da pokrećete složene upite.

  • Želite da proizvedete mnoštvo izveštaja ili nalepnica sa adresom.

  • Upravljanje kontaktima    Možete upravljati kontaktima i poštanskim adresama, a zatim kreirati izveštaje u programu Access ili objediniti podatke sa programom Microsoft kancelarija Word da biste odštampali tipska pisma, koverte ili nalepnice sa adresom.

  • Praćenje zaliha i resursa    Možete da napravite popis stavki u kući ili preduzeću i skladištite fotografije ili druge srodne dokumente zajedno sa podacima.

  • Praćenje porudžbine    Možete da unesete informacije o proizvodima, klijentima i porudžbinama, a zatim pravite izveštaje koji prikazuju podatke o prodaji po zaposlenom, regionu, vremenskom periodu ili nekoj drugoj vrednosti.

  • Praćenje zadataka    Možete da pratite zadatke za grupu osoba i unosite nove zadatke u isto vreme dok drugi ažuriraju svoje postojeće zadatke u istoj bazi podataka.

  • Organizovanje biblioteka za pozajmljivanje    Access možete da koristite za skladištenje podataka o knjigama i CD-ovima i za praćenje osoba kojima ste ih naučili.

  • Planiranje događaja    Možete da unesete informacije o datumima događaja, lokacijama i učesnicima, a zatim štampate planove ili rezimee događaja.

  • Praćenje ishrane    Pratite recepte i evidentiranje ishrane i aktivnosti vežbanja.

Kada se koristi Excel

Kao program za unakrsne tabele, Excel da uskladištite velike količine podataka u radnim svesakama koje sadrže jedan ili više radnih listova. Međutim, umesto da služi kao sistem za upravljanje bazom podataka, kao što je Access, Excel je optimizovan za analizu podataka i izračunavanje. Ovaj fleksibilni program možete da koristite za izgradnju modela za analiziranje podataka, pisanje jednostavnih i složenih formula za izračunavanje podataka, izvođenje podataka na bilo koji način koji želite i predstavljanje podataka u različitim grafikonima profesionalnog izgleda.

Koristite Excel kada:

  • Zahtevajte ravni ili nerelacioni prikaz podataka umesto relaciona baza podataka koji koristi više tabela i kada su podaci uglavnom numerički.

  • Često pokrećete izračunavanja i statistička poređenja podataka.

  • Želite da koristite izveštaje izvedene tabele da biste hijerarhijske podatke prikazali u kompaktnom i fleksibilnom rasporedu.

  • Planirajte redovno da kreirate grafikone i želite da koristite nove formate grafikona koji su dostupni u Excel.

  • Želite da naglasite podatke pomoću ikona uslovnog oblikovanja, traka podataka i skala boja.

  • Želite da izvršite operacije sofisticirane analize šta-ako na podacima, kao što su statističke, inženjerske i regresivne analize.

  • Želite da pratite stavke na jednostavnoj listi, radi lične upotrebe ili u ograničene svrhe saradnje.

  • Računovodstveni    Možete da koristite moćne funkcije izračunavanja Excel u mnogim finansijskim izveštajima – na primer, izveštaj o toku novca, bilans uspeha ili izveštaj o profitu i gubitku.

  • Budžet    Bez obzira na to da li su vaše potrebe lične ili poslovne, u programu Excel možete da kreirate sve tipove budžeta – na primer, plan marketinškog budžeta, budžet događaja ili penzioni budžet.

  • Naplata i prodaja    Excel je takođe korisno za upravljanje podacima o naplati i prodaji, pa možete lako da kreirate obrasce koji su vam potrebni – na primer, izlazne fakture, fakture ili porudžbenice.

  • Izveštavanje    U programu Excel praviti razne tipove izveštaja koji odražavaju analizu podataka ili rezimiraju podatke – na primer, izveštaje koji mere učinak projekta, predviđaju podatke, rezimiraju podatke ili predstavljaju podatke o odstupanjima.

  • Planiranje    Excel je sjajna alatka za pravljenje profesionalnih planova ili korisnih planera – na primer, sedmičan plan predavanja, plan marketinškog istraživanja, plan godišnjeg poreza ili planera koji vam pomažu da planirate sedmične obroke, zabave ili odmore.

  • Praćenje    Možete da koristite Excel za praćenje podataka na vremenskom listu ili vremenskoj listi – na primer, vremenski list za praćenje rada ili spisak zaliha koji prati opremu.

  • Korišćenje kalendara    Zbog prirode poput koordinatne mreže, Excel je odličan za kreiranje bilo kog tipa kalendara – na primer, akademski kalendar za praćenje aktivnosti tokom školske godine ili kalendar fiskalne godine za praćenje poslovnih događaja i prekretnici.

Za korisne Excel u bilo kom od ovih kategorija pogledajte predložaka za Excel na Microsoft kancelarija Online.

Korišćenje programa Access Excel zajedno

Možda ćete želeti da iskoristite pogodnosti koje oba programa imaju da ponude. Na primer, u programu Excel kreirali radni list u kojem možete da izračunate i analizirate podatke, ali radni list je postao preveliki i složen i mnogi drugi korisnici moraju da imaju pristup podacima. U ovom trenutku možda ćete želeti da uvezete ili povežete radni list u Access i koristite ga kao bazu podataka umesto da radite sa Excel. Odnosno, možda imate podatke u Access bazi podataka za koje želite da kreirate neke detaljne izveštaje izvedene tabele Excel i grafikone profesionalnog Excel izgleda.

Bez obzira na to koji program prvo koristite, podatke uvek možete preneti iz jednog programa u drugi, gde možete nastaviti da radite sa tim programom. Ako imate vezu sa podacima ili bez nje, podatke možete da prenesete u Access iz programa Excel (i obrnuto) tako što ćete ih kopirati, uvesti ili izvesti.

Dodatne informacije o tome kako da razmenite podatke između oba programa potražite u temi Premeštanje podataka iz Excel u Access.

Potrebna vam je dodatna pomoć?

Razvijte Office veštine
Istražite obuku
Prvi nabavite nove funkcije
Pridružite se Office Insider korisnicima

Da li su vam ove informacije koristile?

×