Korišćenje programnog paketa Microsoft Query za preuzimanje spoljnih podataka

Koristeći Microsoft Query možete da se povežete sa spoljnim izvorima podataka, izaberete podatke iz tih spoljnih izvora, uvezete te podatke u radni list i osvežite podatke po potrebi da bi se podaci radnog lista sinhronizovali sa podacima u spoljnim izvorima.

Tipovi baza podataka pristupa     Možete preuzeti podatke iz nekoliko tipova baza podataka, uključujući Microsoft kancelarija Access, Microsoft SQL Server i Microsoft SQL Server OLAP uslugama. Takođe možete preuzeti podatke iz Excel radnih svezaka i iz tekstualnih datoteka.

Microsoft kancelarija obezbeđuje upravljačke programe koje možete da koristite za preuzimanje podataka iz sledećih izvora podataka:

• Microsoft SQL Server Analysis Services (OLAP dobavljač usluga )

• Microsoft kancelarija Access

• dBASE

• Microsoft FoxPro

• Microsoft kancelarija Excel

• Oracle

• Paradox

• Baze podataka tekstualne datoteke

Možete da koristite i ODBC upravljačke programe ili upravljačke programe izvora podataka drugih proizvođača da biste preuzeli informacije iz izvora podataka koji nisu ovde navedeni, uključujući druge tipove OLAP baza podataka. Informacije o instaliranju ODBC upravljačkog programa ili upravljačkog programa izvora podataka koji nisu ovde navedeni potražite u dokumentaciji za bazu podataka ili se obratite prodavcu baze podataka.

Izbor podataka iz baze podataka     Podatke iz baze podataka preuzimate kreiranjem upita, što je pitanje koje postavljate o podacima uskladištenim u spoljnoj bazi podataka. Na primer, ako su podaci uskladišteni u Access bazi podataka, možda ćete želeti da znate iznose prodaje za određeni proizvod po regionu. Možete preuzeti deo podataka tako što ćete izabrati samo podatke za proizvod i region koje želite da analizirate.

Uz Microsoft Query možete da izaberete kolone podataka koje želite i da uvezete samo te podatke u Excel.

Ažuriranje radnog lista jednom operacijom     Kad imate spoljne podatke u Excel radnoj svesci, kad god se baza podataka promeni, možete da osvežiti podatke da ažurirate analizu – bez morati ponovo da kreirate izveštaje sa rezimeom i grafikone. Na primer, možete da napravite rezime mesečne prodaje i da ga osvežite svakog meseca kada pristignu nove iznose prodaje.

Kako Microsoft Query koristi izvore podataka     Kada podesite izvor podataka za određenu bazu podataka, možete ga koristiti svaki put kada želite da kreirate upit za izbor i preuzimanje podataka iz te baze podataka – bez morate ponovo da prekucate sve informacije o vezi. Microsoft Query koristi izvor podataka za povezivanje sa spoljnom bazom podataka i kako bi vam prikazao koji podaci su dostupni. Kada kreirate upit i vratite podatke u Excel, Microsoft Query pruža radnoj svesci Excel sa informacijama o upitu i izvoru podataka kako biste mogli ponovo da se ponovo kreirate sa bazom podataka kada želite da osvežite podatke.

Korišćenje programa Microsoft Query za uvoz podataka     da biste uvezli spoljne podatke u Excel programski paket Microsoft Query, pratite ove osnovne korake koje su detaljnije opisane u sledećim odeljcima.

Šta je to izvor podataka?     Izvor podataka je uskladišteni skup informacija koje omogućavaju programima Excel i Microsoft Query da se povežu sa spoljnom bazom podataka. Kada koristite Microsoft Query da biste podesili izvor podataka, dajete ime izvoru podataka, a zatim navodite ime i lokaciju baze podataka ili servera, tip baze podataka i informacije za prijavljivanje i lozinku. Informacije obuhvataju i ime OBDC upravljačkog programa ili upravljačkog programa izvora podataka, što je program koji kreira veze sa određenim tipom baze podataka.

Da biste podesili izvor podataka koristeći Microsoft Query:

1. Na kartici Podaci, u grupi Prikupite spoljne podatke izaberite stavku Iz drugihizvora, a zatim stavku Iz programa Microsoft Query.

2. Uradite nešto od sledećeg:

   • Da biste naveli izvor podataka za bazu podataka, tekstualnu datoteku ili Excel, izaberite karticu Baze podataka.

   • Da biste naveli izvor podataka OLAP kocke, izaberite karticu OLAP kocke. Ova kartica je dostupna samo ako ste Microsoft Query izvršavali iz Excel.

3. Kliknite dvaput na dugme<dugme Novi>.

   – ili –

   Izaberite <Novi izvor podataka>, a zatim kliknite na dugme U redu.

   Prikazuje se dijalog Kreiranje novog izvora podataka.

4. U 1. koraku otkucajte ime za identifikovanje izvora podataka.

5. U 2. koraku kliknite na upravljački program za tip baze podataka koji koristite kao izvor podataka.

   Napomene: 

   • Ako ODBC upravljački programi instalirani uz Microsoft Query ne podržavaju spoljnu bazu podataka kojoj želite da pristupite, morate da nabavite i instalirate ODBC upravljački program koji je kompatibilan sa sistemom Microsoft kancelarija nezavisnog prodavca, kao što je proizvođač baze podataka. Obratite se prodavcu baze podataka za uputstva za instaliranje.

   • OLAP baze podataka ne zahtevaju ODBC upravljačke programe. Kad instalirate Microsoft Query, upravljački programi se instaliraju za baze podataka kreirane pomoću usluge Microsoft SQL Server Analysis Services. Da biste se povezali sa drugim OLAP bazama podataka, morate da instalirate upravljački program izvora podataka i klijentski softver.

6. Kliknite Povezivanjestavku , a zatim ukucajte informacije potrebne za povezivanje sa izvorom podataka. Za baze podataka, Excel radnih svezaka i tekstualne datoteke, informacije koje obezbedite zavise od tipa izvora podataka koji ste izabrali. Možda će vam biti zatraženo da obezbedite ime za prijavljivanje, lozinku, verziju baze podataka koju koristite, lokaciju baze podataka ili druge informacije specifične za taj tip baze podataka.

   Važno: 

   • Koristite jake lozinke koje kombinuju velika i mala slova, brojeve i simbole. Slabe lozinke ne kombinuju ove elemente. Jaka lozinka: Y6dh!et5. Slaba lozinka: House27. Lozinke treba da sadrže 8 ili više znakova. Bolja je fraza za prolaz od 14 ili više znakova.

   • Veoma je važno da zapamtite lozinku. Ako je zaboravite, Microsoft je ne može preuzeti. Uskladištite lozinke tako što ćete ih zapisati na bezbednom mestu odvojeno od informacija koje one štite.

7. Kada unesete potrebne informacije, kliknite na dugme U redu ili Završi da biste se vratili u dijalog Kreiranje novog izvora podataka.

8. Ako baza podataka sadrži tabele i želite da se određena tabela automatski prikazuje u čarobnjaku za upite, kliknite na polje za 4. korak, a zatim izaberite tabelu koju želite.

9. Ako ne želite da otkucate ime za prijavljivanje i lozinku kada koristite izvor podataka, potvrdite izbor u polju za potvrdu Sačuvaj moj korisnički ID i lozinku u definiciji izvora podataka. Sačuvana lozinka nije šifrovana. Ako polje za potvrdu nije dostupno, obratite se administratoru baze podataka kako biste utvrdili da li ovu opciju možete da načinite dostupnom.

   Napomena o bezbednosti: Izbegavajte čuvanje informacija o prijavljivanju prilikom povezivanja sa izvorima podataka. Te informacije mogu biti uskladištene kao čisti tekst i zlonamevni korisnik može da pristupi informacijama da bi ugrozio bezbednost izvora podataka.

Kada dovršite ove korake, ime izvora podataka se pojavljuje u dijalogu Izbor izvora podataka.

Korišćenje čarobnjaka za upite za većinu upita     Čarobnjak za upite olakšava izbor i prikupljanje podataka iz različitih tabela i polja u bazi podataka. Pomoću čarobnjaka za upite možete da izaberete tabele i polja koja želite da uključite. Unutrašnji spoj (operacija upita koja navodi da se redovi iz dve tabele kombinuju na osnovu identičnih vrednosti polja) kreira se automatski kada čarobnjak prepozna polje primarnog ključa u jednoj tabeli i polje sa istim imenom u drugoj tabeli.

Takođe možete da koristite čarobnjak za sortiranje skupa rezultata i jednostavno filtriranje. U poslednjem koraku čarobnjaka možete da odaberete da vratite podatke na listu ili Excel suzite upit u programu Microsoft Query. Kada kreirate upit, možete da ga pokrenete u programu Excel ili u programu Microsoft Query.

Da biste pokrenuli čarobnjak za upite, izvršite sledeće korake.

1. Na kartici Podaci, u grupi Prikupite spoljne podatke izaberite stavku Iz drugihizvora, a zatim stavku Iz programa Microsoft Query.

2. U dijalogu Izbor izvora podataka proverite da li je izabrano polje za potvrdu Koristi čarobnjak za upite za kreiranje/uređivanje upita.

3. Kliknite dvaput na izvor podataka koji želite da koristite.

   – ili –

   Izaberite izvor podataka koji želite da koristite, a zatim kliknite na dugme U redu.

Rad direktno u programu Microsoft Query za druge tipove upita     Ako želite da kreirate složeniji upit nego što čarobnjak za upite dozvoljava, možete da radite direktno u programu Microsoft Query. Microsoft Query možete da koristite za prikaz i promenu upita koje ste započeli u čarobnjaku za upite ili možete da kreirate nove upite bez korišćenja čarobnjaka. Radite direktno u programu Microsoft Query kada želite da kreirate upite koji rade sledeće:

• Izbor određenih podataka iz polja     U velikoj bazi podataka možda bi trebalo da odaberete neke podatke u polju i izostavite podatke koji vam nisu potrebni. Na primer, ako su vam potrebni podaci za dva proizvoda u polju koje sadrži informacije za veliki broj proizvoda, možete da koristite kriterijum da biste izabrali podatke samo za dva proizvoda koja želite.

• Preuzimanje podataka zasnovanih na različitim kriterijumima svaki put kada pokrenete upit     Ako treba da napravite isti izveštaj Excel ili rezime za nekoliko oblasti u istim spoljnim podacima – kao što je zasebni izveštaj o prodaji za svaki region – možete da napravite parametarski upit. Kada pokrenete parametarski upit, od vas će se tražiti vrednost koja će se koristiti kao kriterijum kada upit izabere zapise. Na primer, parametarski upit može zatražiti da unesete određeni region, a taj upit možete ponovo da koristite za kreiranje svakog od regionalnih izveštaja o prodaji.

• Spajanje podataka na različite načine     Unutrašnja spajanja koja kreira čarobnjak za upite su najčešći tip spajanja koji se koristi u kreiranju upita. Međutim, ponekad želite da koristite drugačiji tip spajanja. Na primer, ako imate tabelu sa informacijama o prodaji proizvoda i tabelu sa informacijama o klijentima, unutrašnji spoj (tip koji je kreirao čarobnjak za upite) sprečiće pronalaženje zapisa o klijentima za klijente koji nisu kupili. Microsoft Query možete da spojite ove tabele kako biste preuzeli sve zapise o klijentima, kao i podatke o prodaji za one klijente koji su kupili.

Da biste pokrenuli Microsoft Query, izvršite sledeće korake.

1. Na kartici Podaci, u grupi Prikupite spoljne podatke izaberite stavku Iz drugihizvora, a zatim stavku Iz programa Microsoft Query.

2. U dijalogu Izbor izvora podataka proverite da li je opšređen izbor u polju za potvrdu Koristi čarobnjak za upite za kreiranje/uređivanje upita.

3. Kliknite dvaput na izvor podataka koji želite da koristite.

   – ili –

   Izaberite izvor podataka koji želite da koristite, a zatim kliknite na dugme U redu.

Ponošljenje i deljenje upita     U čarobnjaku za upite i u programu Microsoft Query upite možete da sačuvate kao .dqy datoteku koju možete da izmenite, ponovo koristite i delite. Excel da direktno otvorite .dqy datoteke, što omogućava vama ili drugim korisnicima da kreirate dodatne opsege spoljnih podataka iz istog upita.

Da biste otvorili sačuvani upit iz Excel:

1. Na kartici Podaci, u grupi Prikupite spoljne podatke izaberite stavku Iz drugihizvora, a zatim stavku Iz programa Microsoft Query. Prikazuje se dijalog Izbor izvora podataka.

2. U dijalogu Izbor izvora podataka izaberite karticu Upiti.

3. Kliknite dvaput na sačuvani upit koji želite da otvorite. Upit se prikazuje u programu Microsoft Query.

Ako želite da otvorite sačuvani upit i Microsoft Query je već otvoren, kliknite na meni Microsoft Query datoteka, a zatim izaberite stavku Otvori.

Ako kliknete dvaput na .dqy datoteku, Excel otvara, pokreće upit, a zatim umeće rezultate u novi radni list.

Ako želite da delite Excel rezime ili izveštaj zasnovan na spoljnim podacima, drugim korisnicima možete da date radnu svesku koja sadrži opseg spoljnih podataka ili možete da napravite predložak. Predložak omogućava da sačuvate rezime ili izveštaj bez čuvanja spoljnih podataka kako bi datoteka bila manja. Spoljni podaci se preuzimaju kada korisnik otvori predložak izveštaja.

Kada kreirate upit u čarobnjaku za upite ili u programu Microsoft Query, možete da vratite podatke na radni Excel listu. Podaci zatim postaju opseg spoljnih podataka ili izveštaj izvedene tabele koje možete da oblikujete i osvežite.

Oblikovanje preuzetih podataka     U Excel koristite alatke, kao što su grafikoni ili automatske podzbirove, za predstavljanje i rezimiranje podataka koje je preuzeo Microsoft Query. Možete da oblikujete podatke i oblikovanje se zadržava kada osvežite spoljne podatke. Možete da koristite sopstvene oznake kolona umesto imena polja i da automatski dodajete brojeve redova.

Excel možete automatski da oblikujete nove podatke koje otkucate na kraju opsega kako bi se podudarali sa prethodnom kolonom. Excel može i automatski da kopira formule koje se ponavljaju u prethodnom redu i proširuje ih na dodatne redove.

Tu opciju (ili je možete ponovo isključiti) možete da uključite u bilo kom trenutku:

1. Izaberite stavke Datoteka > Opcije > Više opcija.

   U Excel 2007: Kliknite na Microsoft kancelarija Dugme , izaberite stavku Excel Opcije,a zatim izaberite kategoriju Više opcija.

2. U odeljku Opcije uređivanja izaberite proveru Proširi oblike opsega podataka i formula. Da biste ponovo isključili automatsko oblikovanje opsega podataka, opozovite izbor u ovom polju za potvrdu.

Osvežavanje spoljnih podataka     Kada osvežite spoljne podatke, pokrećete upit da biste preuzeli sve nove ili promenjene podatke koji se podudaraju sa specifikacijama. Upit možete da osvežite i u programu Microsoft Query i Excel. Excel nekoliko opcija za upite za osvežavanje, uključujući osvežavanje podataka svaki put kada otvorite radnu svesku i automatsko osvežavanje u vremenskim intervalima. Možete da nastavite da radite u Excel dok se podaci osvežavaju, a status možete da proverite i dok se podaci osvežavaju. Više informacija potražite u temi Osvežavanje spoljnih podataka za povezivanje u Excel.

Vrh stranice