Napomena: Želimo da vam što pre pružimo najnoviji sadržaj pomoći čim na vašem jeziku. Ova stranica je prevedena automatski i može da sadrži gramatičke greške ili netačnosti. Naš cilj je da ovaj sadržaj bude koristan. Možete li nam na dnu ove stranice saopštiti da li su vam informacije bile od koristi? Ovo je članak na engleskom jeziku za brzu referencu.
U programu SharePoint možete da upravljate zapisima u arhivi ili možete da upravljate zapisima u istom spremištu dokumenata gde su i aktivni dokumenti.
Pregled
Pre planiranja rešenja za upravljanje zapisima trebalo bi da radite zajedno sa vašim administratorima na planiranju rešenja. Više informacija o planiranju i primeni rešenja za upravljanje zapisima pronađite u odeljku Takođe pogledajte.
Lokacija „Centar za čuvanje zapisa“ služi kao arhiva, i dokumenti se kopiraju u arhivu kada postanu zapisi. Da li je dokument bio zapis ili ne, utvrđuje se po tome da li je živeo u arhivi zapisa ili negde drugde.
Upravljanje zapisima na licu mesta je alternativa tradicionalnom procesu kopiranja ili premeštanja zapisa na drugu lokaciju, a zatim primenu smernica za bezbednost i za zadržavanje. Zapisima možete upravljati „na licu mesta“, što znači da možete ostaviti dokument na njegovoj trenutnoj lokaciji, deklarisati ga kao zapis i primeniti odgovarajuća svojstva bezbednosti, zadržavanja i odlaganja u zapis.
Hibridni pristup je takođe moguć. Na primer, možete da zadržite zapise na mestu sa aktivnim dokumentima dve godine, a zatim premestite zapise u arhivu zapisa kada se projekat dovrši.
Centar za čuvanje zapisa
Sadržaj iz svih delova preduzeća se može proslediti centru za čuvanje zapisa i zatim usmeriti na odgovarajuće mesto gde dobija odgovarajuće dozvole i smernice, kao što su istek probne verzije i nadgledanje.
Metapodaci, ili informacije o podacima, igraju ključnu ulogu u upravljanju informacijama i njihovim preuzimanjem kasnije. Funkcije kao što su tipovi sadržaja, organizator sadržaja i virtuelne fascikle pomažu u podržavanju korišćenja metapodataka.
Funkcije centra za čuvanje zapisa obuhvataju:
-
ID dokumenta Svakom dokumentu se može dodeliti jedinstveni identifikator, koji ostaje na dokumentu čak i kada je arhiviran. Ovo omogućava zapisima da ih ID lakše referencira bez obzira na to gde se dokument premesti.
-
Zadržavanje sa više faza Smernice za zadržavanje mogu da imaju više faza, što vam dozvoljava da navedete čitav životni ciklus dokumenta kao jednu smernicu (npr. pregledavanje kontakata svake godine i brisanje nakon 7 godina)
-
Izveštaji o nadzoru po stavki Možete da generišete prilagođeni izveštaj o nadzoru o pojedinačnom zapisu.
-
Hijerarhijski planovi datoteka Možete da kreirate duboke, hijerarhijske strukture fascikli i upravljate zadržavanjem u svakoj fascikli u hijerarhiji (ili naslediti od nadređenih fascikli).
-
Izveštaj plana datoteka Možete da kreirate izveštaje o statusu koja prikazuje broj stavki u svakoj fazi plana datoteke, zajedno sa zbirnu vrednost smernica za zadržavanje na svakom čvor u planu. Klasifikacija i centralizovane tipovi sadržaja: Arhiva će biti potrošača na nivou preduzeća taksonomija i tipovima sadržaja, obezbeđivanje doslednost i kontekst prenos između saradnju razmake i u arhivu. Ćete biti govorimo mnogo više o naše 2010 klasifikacije investicije u budućnosti objavljene poruke.
-
Klasifikacija i centralizovani tipovi sadržaja Arhiva će biti potrošač klasifikacija i tipova sadržaja širom preduzeća, obezbeđujući doslednost i prenos sadržaja između prostora za saradnju i arhive. Mnogo više ćemo pričati o našim investicijama klasifikacije u 2010. u budućim objavama.
-
Organizator sadržaja Usmerivač zapisa može da koristi metapodatke da usmeri dolazeće dokumente na pravo mesto u hijerarhijskom planu datoteka. Na primer, on vam omogućava da automatski nametnete pravila na sadržaj koji je prosleđen, kao „Ako je ugovor o kupovini označen sa projektom alfa, pošalji u potfasciklu alfa kontakti i primeni smernice za zadržavanje te fascikle na stavku“.
-
Virtuelne fascikle : plan datoteka je sjajan način za upravljanje spremište ali često puta ne želite da koristite da biste pronašli i pronalaženje sadržaja koji tražite. SharePoint 2010 centar za čuvanje zapisa koristi novu funkciju koja se zove metapodatke na osnovu navigacije, što vam omogućava da ponudi ključnih metapodatke kao virtuelne fascikle:
Upravljanje zapisima na licu mesta
Bilo koja lokacija može biti omogućena za upravljanje informacijama na licu mesta i konfigurisana kao sistem upravljanja zapisima. U ovom tipu sistema, za razliku od centra za čuvanje zapisa, možete uskladištiti zapise zajedno sa aktivnim dokumentima u prostoru za saradnju.
Upravljanje na licu mesta vam dopušta da kontrolišete sadržaj u prostorima za saradnju. Ovo omogućava određenim SharePoint dokumentima (ili blogovima, wiki stranicama, Veb stranicama i stavkama liste) da budu deklarisani zahtevi. Sistem može da spreči brisanje i uređivanje tih zapisa, ako je to potrebno po definiciji vaše organizacije šta je to zapis.
Nadgledanje, zadržavanje, istek probne verzije, izveštavanje, tok posla izveštaja, e-otkrivanje i zakonsko zadržavanje su funkcije koje možete da koristite u prostorima za saradnju dok uspostavljate ravnotežu između SharePoint vrednosti krajnjim korisnicima i potrebe za upravljanjem informacija.
Zapisi mogu biti ručno deklarisani, kao deo većeg procesa u toku posla, ili kao planirani deo zadržavanja dokumenta, kao što je posle 2 godine. Suština je da, kada se deklariše zapis, sadržaj se ne premešta u arhivu – on ostaje gde jeste tako da krajnji korisnici i dalje mogu da ga pronađu i vrše interakciju sa njim.
Neke dodatne prednosti korišćenja sistema upravljanja zapisima su:
-
Zapisi mogu postojati i njima se može upravljati na više lokacija.
-
Uz omogućeno kreiranje verzija, održavanje verzija zapisa je automatsko.
-
Pretraga može biti izvršena istovremeno za zapise i aktivne dokumente.
-
Ostvarite veću kontrolu o tome šta je zapis u vašoj organizaciji i ko ga može kreirati.
Stvari koje treba uzeti u obzir prilikom planiranja rešenja
Dok razmišljate da li da upravljate zapisima u odvojenim centrima za čuvanje zapisa ili na istoj lokaciji za saradnju u kojoj su dokumenti kreirani, razmislite o sledećim pitanjima:
-
Da li je upravljanje lokacije za saradnju odgovarajuće za upravljanje zapisima?
-
Da li je vaša industrija podložna zahtevima u vezi sa propisima da zapisi ovlašćenja treba da budu odvojeni od aktivnih dokumenata?
-
Da li je administrator lokacije za saradnju pouzdan za upravljanje lokacijom koja sadrži zapise?
-
Možda budete želeli da uskladištite zapise na lokaciju koja koristi ograničeniji pristup od lokacije za saradnju, ili na lokaciji za koju se pravi rezervna kopija po drugačijem planu.
-
Koliko dugo će se lokacija za saradnju koristiti? Ako zapisi treba da se čuvaju duže nego što je projekat u toku, odabir strategije upravljanja zapisima na licu mesta znači da vi morate da održavate lokaciju za saradnju čak i ako se više ne koristi.
-
Da li će članovima projekta biti potreban čest pristup dokumentima nakon što su oni postali zapisi? Ako koristite pristup „na licu mesta“, članovi projekta mogu da pristupe dokumentima na isti način bez obzira na to da li su dokumenti aktivni ili su zapisi.
-
Da li su upravljači zapisima u vašoj organizaciji odgovorni samo za zapise, ili su odgovorni za sve informacije, bez obzira na to da li su informacije aktivne ili zapisi? Ako su upravljači zapisima odgovorni samo za zvanične zapise, posedovanje posebnog centra za čuvanje zapisa je možda lakše za njih.
