Outlook Najbolje prakse: pisanje sjajne e-pošte

U ovom članku

• Dos

• Šta ne treba

• Kako se koriste liste distribucije i grupe kontakata (DLS)

• Korišćenje komentara u liniji sa tekstom

• Kada se koristi „Bcc“

• Priprema za odmor

Dos

Sledeća pravila će pomoći da e-poruke izgledaju profesionalno i prenete poruku.

1. Pročitajte poruku pre nego što je pošaljete.

2. Neka tema bude opisna i orijentisana na radnju. Na primer: "Menadžeri: Pošaljite datume za povlačenje odbora" sadrži ime grupe i radnju kako bi primaoci brzo mogli da znaju šta treba da rade. Drugi korisni prefiksi obuhvataju "Najjači:" i "Potrebna je radnja".

3. Ako je potrebna radnja, naveli šta želite u redu Tema.

4. Promenite temu poruke ako se promeni tema razgovora.

5. Neka poruke budu kratke i konkretne.

6. Organizujte sadržaj poruke od najvažnijih ka najmanjim.

7. Razmotrite podebljanje važnih informacija.

8. Stavite stavke radnje ili pitanja u zasebne redove kako bi se ispazili i pristigli uočili.

9. Pri postavljanju pitanja podebljali imena osoba. Na primer: "Ryan: What is the status of the project?" (Koji je status projekta?) Ako koristite računar sa Outlook 2016, Microsoft 365koristite funkciju @Mentions.

10. Ograničite broj osoba kojima šaljete poruku na one koji treba da je pročitaju.

    • U red "Cc" stavite osobe koje treba da budu obaveštene.

    • U red Za stavite osobe koje treba da odgovore ili da preduzmeju radnju.

11. Koristite potpis kada je tomoguće, ali neka vaš potpis bude jednostavan, kratak, profesionalan i, ako je moguće, bez grafike.

12. Ako želite odmah da odgovorite, nemojte da šaljete e-poštu. Telefon ili pošaljite trenutnu poruku.

13. Ako ste u razgovoru putem e-pošte u koji je već bilo više od 10 poruka, bez rešenja, razmotrite pozivanje ili zakažite sastanak kako biste razgovarali o problemu. E-pošta nije uvek najefikasniji način za rešavanje složenih problema.

14. Potvrdite poruke koje zahtevaju obuhvatniji odgovor. Ako ste suviše zauzeti da biste odmah pružili potpun odgovor, obavestite pošiljaoca da radite na rešavanju problema i da ćete odgovoriti u određenom roku. Obeležite poruku zastavicomda biste se podsetili da odgovorite kasnije.

15. U koristite funkciju "Velika važnost" ( velika važnost).

    Napomena: Čak i ako ste podesili odloženo pravilo slanja, označavanje poruke oznakom "Velika važnost" uzrokuje da ona bude odmah poslata.

16. Ako postavljate pitanje na koje može da odgovori nekoliko osoba, odaberite samo jednu osobu umesto da pošaljete pitanje grupi.

Ključ za pisanje dobrih e-poruka je u empatiji sa primaocima.

Praćenje: označavanje zastavicom pri slanju

Kada šaljete poruku nekome od koga vam je potreban odgovor, uradite sledeće:

1. Označite je zastavicom za sebe pri slaju.

2. Promenite ime zadatka e-pošte označene zastavicom u traci To-Do da biste počeli sa "Prati".

3. Označite poruku kategorijom @Čekanje.

Kada preduzmete ova tri koraka, znate da je vaša sledeća radnja slanje druge poruke ili potraga za odgovorom.

Savet    Postavljanje podsetnika za slanje druge poruke često je efikasnije od označavanja poruke zastavicom za primaoca. Slično tome, kada u poruci obećate da ćete nešto uraditi, označite je zastavicom za sebe kako biste u rokovniku imali zadatak koji će vas podsećati na to.

Vrh stranice

Šta ne treba

1. Nemojte koristiti podloge za pisanje.

2. Nemojte uključivati menadžera u svaku poruku koju šaljete.

3. Nemojte slati poruku kada ste zaglavljeni. Najbolje bi bilo da je napišete, sačuvate je u fascikli sa radnim verzijama, a zatim se vratite na nju kasnije.

4. Nemojte očekivati brz odgovor prilikom slanja dugačakh poruka (više od dva pasusa).

5. Nemojte slati poruku posle manje od jednog dana od prve poruke. Ako ne čujete ponovo na vreme, pokušajte da koristite telefon ili razmenu trenutnih poruka.

6. Nemojte koristiti potvrdu čitanja ili potvrdu isporuke za svaku poruku koju pošaljete. Koristite ih samo ako niste sigurni da će primaoci dobiti poruku.

7. Nemojte da prilažete zastavice ili poruke velike važnosti svaku poruku koju pošaljete. Primaoci će se navići da ih zanemaruju.

8. Nemojte da koristite ALL CAPS.

9. Nemojte slati priloge – umesto njih šaljite veze.

10. Nemojte proširiti liste distribucije ili grupe kontakata. Proširivanje lista distribucije otežava čitanje poruka i uzrokuje da poruke odu u pogrešne fascikle pošte.

11. Nemojte biti sarkastičan. Vaš humor možda neće biti shvaćen na shvaćeno.

12. Nemojte pisati nešto što ne biste želeli da svi u preduzeću pročitaju. Nikada ne znate gde bi e-poruka mogla da završi.

13. Nemojte da koristite kurziv ili izuzetno umetničke fontove koji se teško čitaju.

14. Nemojte da koristite crvenu boju fonta zato što se teško čitaju i može se protumačiti kao kritični.

15. Nemojte slati odgovor svima na listu distribucije ili grupi kontakata u koje tražite da budete uklonjeni. Nikada.

Vrh stranice

Pravila za grupe kontakata i liste distribucije (DLS)

• Ako odgovarate velikoj grupi kontakata, pratite sve e-poruke Dos i Don'ts.

• Ako vam je potrebno više informacija od jedne osobe ili ako zasebno istražujete problem, odgovorite na celu listu distribucije da biste sve osobe znali da odgovarate, a zatim posebno odgovorite pojedincu. Svakako odgovorite na listu distribucije kada se problem reši i objavite rešenje. To će omogućiti da druge osobe na listi distribucije upućuju na rešenje.

Preusmeravanje osoba

Ako neko listi distribucije pošalje poruku članu liste distribucije, a na poruku bi bolje odgovorio neko drugi ili druga lista distribucije, uradite sledeće:

1. Odgovorite sa ispravnom listom distribucije ili osobom u redu Za.

2. Da se odgovori šalju ispravnoj listi distribucije ili osobi.

3. Nemojte stavljati originalnu listu distribucije u red Bcc zato što pravila drugih osoba neće filtrirati poruku. Umesto toga ostavite listu distribucije u redovima Zaili Cc.

Kako da se uklonite sa DL-a

Ako primite poštu sa liste distribucije na koju ne želite da budete, pošaljite poruku administratoru mreže ili vlasniku liste distribucije i zatražite da vas ukloni iz grupe. Nemojte odgovarati celoj listi distribucije. Da biste pronašli vlasnika DL liste, kliknite dvaput na ime liste distribucije.

Vrh stranice

Korišćenje komentara u liniji sa tekstom

Dodavanje komentara u liniji sa e-poštom koji primite je praktičan način da odgovorite na pitanja i direktno odgovorite na probleme. Najboljom praksom se smatra da uradite sledeće:

1. U poruci pomenite ono na šta dodajete komentar u liniji sa tekstom. Na primer, uključite napomenu „Pogledati dolenavedene dodatne komentare“.

2. Razdvojite svoj tekst od originalne poruke. Neki od predloga obuhvataju sledeće:

   • Promena boje fonta

   • Unapred na čekanju vaše ime ili inicijale u zagradama, na primer [Melisa], [MM]

   • Changing the font to italic or bold or both

3. Nemojte brisati ništa što niste napisali.

Vrh stranice

Kada se koristi „Bcc“

Koristite funkciju "Bcc" da biste uklonili osobe iz razgovora putem e-pošte kada smatrate da im dodatne e-poruke nisu više potrebne ili ako se tema razgovora promeni.

Na primer, ako ste jedna od pet osoba koje su dobile pitanje i želite da odgovorite na njega, premestite ostale četiri osobe u red Bcc i poručite nešto poput "Premeštam Jov, Jov, Jovani i Jelenu u Bcc. Evo odgovora..." Buduće poruke će se slati samo između vas i originalnog pošiljaoca.

Nemojte koristiti "Bcc" da biste dozvolili trećoj lici (na primer menadžeru) da zna o osetljivoj poruci. Bcc primalac možda neće shvatiti da je primio ili primila Bcc i možda će odgovoriti svima tako što će uočiti da je primio ili primila Bcc. Ovo može naići kao prekratko ponašanje sa vaše strane.

Umesto da koristite Bcc za obaveštavanje trećeg lika o problemu, prosledite poruku pošto je pošaljete.

Vrh stranice

Priprema za odmor

Ako koristite Outlook sa Microsoft 365, Outlook.com, Hotmail.com, Live.com nalogom ili Microsoft Exchange nalogom, možete da podesite poruku o odsutnju iz kancelarije kako biste ljudima unutar organizacije preneli do znanja da ste otišli.

Kao najbolju praksu, pratite savet u dodavanje vremena odsuta iz kancelarije u kalendare kolega Outlook kalendarima.

Ako ste vi ili administrator napravili deljeni kalendar odmora, uverite se da ste tu objavili svoj odmor. Ako svi koriste deljeni kalendar, ne morate da šaljete zaseban poziv za sastanak da biste sve osobe znali da ste odsutan, kao što je članak upućivanje ranije predložio, ali e-poruka može da se ponaša kao dobar podsetnik.

Više informacija o autoru

Tiršija Eddy je vodeći autor sadržaja za Outlook Desktop. Ona je nekadašnja Outlook MVP i autor nekoliko knjiga na veoma starim verzijama programa Outlook. Živi u Sijetlu gde uživa da čita i reprodukuje gitarski.

Vrh stranice