Pregled: upravljanje lokacijom, dozvola i deljenje za vlasnike lokacija

Pregled: upravljanje lokacijom, dozvola i deljenje za vlasnike lokacija

Koristite ovaj članak kao pregled ideja i najboljih praksi za model upravljanja veb sajta. Ako ste vlasnik sajta, kreirajte model upravljanja da biste rešili smernice, procese, uloge i dužnosti. Ovakav model će vam pomoći da upravljate načinom na koji ljudi koriste vašu sajt. Na primer, možda ćete želeti da zahtevate da odjavite datoteke tako da više osoba ne pokuša da uređuje datoteku istovremeno. 

Napomena: Većina pravila za deljenje i dozvole određuje administrator sistema SharePoint. Koristite ovaj članak kao osnovni vodič da biste razumeli šta možete da kontrolišete kao vlasnik sajta. Partner sa vašim SharePoint administratorom da biste izmenili strategiju upravljanja u organizaciji.

Uloge i odgovornosti za podršku sajtu

Definisanjem uloga i odgovornosti dok planirate i gradite sajt umanjujete potrebu da očistite ili ponovo organizujete sajt kada se članovi osoblja rotiraju ili iz tima. Upravljanje na sajtu treba da razmatra uključujući plan za obuku korisnika, nadgledanje korišćenja veb lokacija, sadržaj nadzora i obaveštavanje predviđanjima tima da upravlja lokacijom. 

Razmotrite Određivanje prioriteta i definisanje sledećih opcija:

  • Obuka za lokacijeza vlasnike lokacija: Obezbedite osnovnu obuku za navigaciju, pretragu i upravljanje dokumentima za nove vlasnike lokacija.

  • Podrška za sajt: Dodelite naznačenog eksperta lokacije u timu za rešavanje problema i budite veza sa SharePoint administratorom.

  • Uputstva za kreiranje sajta i korišćenje: Često organizacija je izložio smernice preduzeća oko kreiranja sajta. Obezbedite ispravnu vezu ka odgovarajućim uputstvima, obezbedite kontakt informacije za vlasnike lokacija i pisce sadržaja u slučaju da im je potrebna pomoć. 

  • Objavljivanje sadržaja i revizija sadržaja:Planirajte da Veb lokacija i sadržaj stranice uradite često po potrebi da bi lokacija bila relevantna. Uspostavljanje rasporeda nadzora i dodeljivanje vlasnika sadržaja za velike liste i biblioteke. 

Podrazumevane SharePoint grupe

Naslov

Podrazumevani nivo dozvole

Koristi za

Vlasnik

Puna kontrola

Osobe koje moraju biti u mogućnosti da upravljaju dozvolama za sajt, postavkama i izgledu lokacija.

Član

Uređivanje i doprinošenje

Osobe koje moraju da uređuju sadržaj Veb lokacija. Nivo dozvole zavisi od predloška lokacija koji je korišćen za kreiranje sajta.

Posetio

Samo za čitanje

Osobe koje moraju da vide sadržaj sajta, ali ne i da ga uređuju.

Moderno upravljanje lokacijom

U modernoj usluzi SharePoint, upravljanje lokacijom je važnije od prethodnih verzija zato što postoji više kontrola i opcija za novo omogućeno kreiranje lokacije. Upravljanje organizacijom zavisi od toga koliko kontrole treba vašoj organizaciji da odredi sadržaj koji će odrediti detalje za kreiranje lokacija i upravljanje vlasnicima lokacija. Vaš SharePoint administrator može da vam pomogne da razumete smernice po bezbednosnim zahtevima, vladinim propisima, korporativnim brendiranjem, pristupačnosti i treninzima. Radite sa SharePoint administratorom da biste saznali više o smernicama za stvaranje i korišćenje lokacije organizacije pre kreiranja plana upravljanja lokacijom.

Savremena SharePoint navigacija lokacije

Najefektnije SharePoint lokacije pomažu korisnicima da pronađu ono što im je potrebno brzo da bi mogle da koriste informacije koje pronađu da bi donosili odluke, saznali o tome šta se dešava, pristupe alatkama koje su im potrebne ili se angažuju sa kolegama da pomognu u rešavanju problema. Saznajte više o planiranju lokacije za planiranje na SharePoint.

Deo arhitekture informacija može da ima klasifikaciju informacija. Ako informacije koje objavljujete imaju visoku vrednost za kompaniju, potrebna je specijalna bezbednost ili je pokrivena pravilima usaglašenosti regulativa, razmotrite podešavanje šeme klasifikacije da biste identifikovali određene tipove sadržaja kojima treba pažljivo da se upravlja. Kada organizujete informacije u određene liste i biblioteke, možete da koristite funkcije upravljanja da biste upravljali načinom prikazivanja sadržaja.

Savremena SharePoint Arhitektura je dizajnirana tako da bude fleksibilna i prilagodljiva promenom potreba organizacije. Moderne lokacije mogu da se povežu sa lokacijama čvorišta. Povezane lokacije će zatim deliti navigaciju i ћigosanje, sa čvorištem i ako vlasnici lokacija odobre takođe mogu da dele dozvole čvorišta.

Razmotrite sledeće kada utvrdite strukturu navigacije na sajtu:

  • Koju vrstu sadržaja ćete imati na sajtu? Kako će se to prevesti na stranice, liste i biblioteke?

  • Kako će se informacije predstaviti na sajtu?

  • Kako će se korisnici sajta kretati kroz sajt?

  • Kako će se informacije usmeriti ka određenoj publici?

  • Kako će pretraga biti konfigurisana i optimizovana?

Upravljanje dozvolama na modernim lokacijama

Integritet, poverljivost i privatnost ključnih informacija organizacije vaše organizacije zavise od toga koliko ste bezbedni napravili sajt – konkretno, kome ste odabrali da odobrite pristup vašoj sajtu. Upravljanje dozvolama na modernim lokacijama obuhvata i korisnike i grupe korisnika. Dozvole u modernoj komunikaciji i sajtovima tima dolaze sa predložaka lokacije koji pružaju razne opcije. za svaku stranicu.

Komunikacione lokacije nisu povezane saMicrosoft 365 grupama i imaju tri podrazumevane uloge, vlasnike lokacija i posetioce lokacije. 

Evo nekih saveta koje treba imati na umu kada kreirate strategiju dozvola:

  • Sledi princip najmanje privilegije: Dajte osobama najniže nivoe dozvola koje su im potrebne da bi obavljali dodeljene zadatke.

  • Koristite standardne podrazumevane grupe: Dajte pristup osobama tako što ćete ih dodati u standardne, podrazumevane grupe (kao što su članovi, posetioci i vlasnici).

  • Razmotrite segmentirati sadržaj po nivou bezbednosti: Kreirajte sajt ili biblioteku, posebno za osetljive dokumente, umesto da ih rašcijećete u većoj biblioteci i da ih zaštite jedinstvene dozvole.

Postavke modernih lokacija po tituli

Naslov

Nivo dozvole

Ima dozvolu za:

Vlasnik sajta

Puna kontrola

Pored svega što član može da uradi, vlasnici takođe mogu da:

Promena teme sajta

Promena rasporeda navigacije

Promena logotipa sajta

Dodavanje ili uklanjanje vlasnika sajta

Uređivanje postavki članova sajta

Dodavanje ili uklanjanje posetilaca sajta

Uređivanje postavki sajta

Brisanje sajta

Dodavanje Microsoft 365 grupe

Povezivanje sajta sa čvorištem

Član lokacije

Uređivanje i doprinošenje

Dodavanje, uređivanje i brisanje listi

Dodavanje, uređivanje i brisanje biblioteka dokumenata

Dodavanje ili uklanjanje članova sajta

Dodavanje, uređivanje i uklanjanje dokumenata

Dodavanje, uređivanje i brisanje stranice

Dodavanje, uređivanje, brisanje objave za vijesti

Dodavanje, uređivanje i brisanje odeljaka stranica

Dodavanje, uređivanje i brisanje Veb segmenata

Dodavanje, uređivanje i brisanje navigacije sajta

Kreiranje ili brisanje predložaka stranice

Prikaz metrike upotrebe sajta

Posetilac lokacije

Samo za čitanje

Prikaz sadržaja

Još resursa za vlasnike lokacija:

Upravljanje lokacijom

Važan, ali često nevidljivi deo bilo koje lokacije je model upravljanja– skupova smernica, obaveze i procesi koje uspostavljate da biste utvrdili kako osobe u grupi koriste SharePoint.

Mnoge organizacije imaju model upravljanja na mestu za lokacije ili na centralnom nivou administracije ili kolekcije lokacija, koje može da kreira i održi IT sektor ili tim. Kao vlasnik sajta, morate da saznate da li model upravljanja već postoji za kolekciju lokacija ili farmu. Ako je tako, možete da ga koristite za upravljanje korisnicima sajta ili da kreirate dodatni model upravljanja da biste rešili specifične probleme. Na primer, ako ste vlasnik sajta za podsajt u kolekciji lokacija, kao što je klasična lokacija tima, preporučuje se da kreirate sopstveni dodatni model upravljanja. da biste obracijeli određene probleme na podsajtu.

Model upravljanja za sajt olakšava korisnicima sajta da znaju kada treba da kreiraju novu podsajt, listu ili drugi sadržaj Veb lokacija. Obezbeđuje da se podlokacije i sadržaj penzionisali kada je zastareo da biste sačuvali prostor za skladištenje i zadržali tačne rezultate pretrage. Daje korisnicima pristup pravom sadržaju, zadržavanje Brenda sajta isto tako što će vlasnici podlokacija znati koji su predlošci dostupni. Takođe vam olakšava da promenite vlasnika lokacija kada osobe ostave promene organizacije ili uloga.

Dobar model upravljanja za sajt treba fokusirati na sledeće delove:

  • Kreiranje sajta

  • Upravljanje dozvolama

  • Arhitektura informacija

  • Ћivotni ciklus lokacije i penzija

  • Ograničenja skladišta

  • Klasifikacija informacija

  • Prilagođavanje

  • Zaštita podataka

  • Navigacija

  • Pretraga

  • Uloge i odgovornosti za podršku sajtu

Neki delovi na prethodnoj listi mogu da se odlučaju za vas od modela upravljanja lokacijama, kolekcije ili organizacije na nivou organizacije, kao što je koliko prostora za skladištenje imate za vašu sajt i koje vrste prilagođavanja možete da uradite na primer i osećaj sajta. Drugi možda nisu relevantni, u zavisnosti od toga koliko je složena lokacija tima i koliko ljudi je koristi. Ali čak i ako ne morate da donosite odluke o ovim temama, preporučuje se da znate koje su se odluke doneљe, tako da možete da informišete korisnike sajta i nametnete odgovarajuće smernice.

Kreiranje podlokacija

Možda ćete želeti da članovi tima mogu da kreiraju podlokacije u okviru lokacije tima za korišćenje u određenim projektima.

Ako možete spontano da kreirate nove podlokacije, može da bude velika korist grupi, ali neograničeno kreiranje lokacije može da van kontrole. Kada se podlokacije otvoreno razlikuju, problemi mogu da se pojave. Na primer:

  • Korisnicima je teško da pronađu odgovarajuću podsajt ili da budu sigurni ako imaju.

  • Informacije mogu da se dupliraju na nekoliko podlokacija, koriste skupi prostor za skladištenje i zahtevaju duplirana pokušaja da se održe.

  • Odsucijalne informacije mogu se nalaziti na podlokacijama, potencijalno godinama, koje se pojavljuju u rezultatima pretrage. Može biti teško reći koja je verzija informacija tačna.

  • Upravljanje dozvolama za mnoštvo podsajtova može da postane glavni zadatak, a korisnici će slučajno imati pristup informacijama koje ne bi trebalo da imaju.

  • Kada zaposleni napuste grupu, podlokacije koje kreiraju mogu da se napuste, kreiraju zbunjenost i umirujući rezultate pretrage za preostale korisnike lokacije.

Možete uštedeti vreme i energiju ako podesite neke smernice za kreiranje lokacije koje se odnose na sledeće oblasti:

  • Ko može da kreira podlokacije?

  • Da li nove podlokacije treba da se odobre unapred? Ako je tako, koji su kriterijumi za odobravanje i ko odobrava odobravanje?

  • Da li nove podlokacije koriste osnovane predloške i teme?

  • Koliko informacija može da se skladišti na sajtu? To jest, koliko prostora na disku servera može da preuzme?

  • Koja su pravila za uključivanje strategije navigacije na sajt?

  • Koliko treba da se skladište informacije na podlokacijama pre brisanja ili arhiviranja?

Više informacija potražite u članku Kreiranje sajta ili podsajta .

Upravljanje dozvolama

Integritet, poverljivost i privatnost ključnih informacija organizacije vaše organizacije zavise od toga koliko ste bezbedni napravili sajt – konkretno, kome ste odabrali da odobrite pristup vašoj sajtu.

Dodeljivanje i ograničavanje pristupa na vašoj sajtu se zove Upravljanje dozvolama, a to je jedna od najvažnijih odgovornosti kao što je vlasnik sajta.

Evo nekih saveta koje treba imati na umu kada kreirate strategiju dozvola.

  • Pratećim principima najmanje privilegija: Dajte osobama najnižim nivoima dozvola koje su im potrebne da bi obavljali dodeljene zadatke.

  • Dajte pristup osobama tako što ćete ih dodati u standardne, podrazumevane grupe (kao što su članovi, posetioci i vlasnici). Neka većina osoba bude članovi ili grupa posetilaca i ograničite broj osoba u grupi vlasnici.

  • Koristite nasleđivanje dozvola da biste kreirali čistu, jednostavnu hijerarhiju hijerarhije. To jest, izbegavajte da dodeljujete dozvole pojedincima, umesto da radite sa grupama. Gde je to moguće, neka podlokacije jednostavno nasleđuju dozvole sa lokacije tima, umesto da imaju jedinstvene dozvole.

  • Organizujte sadržaj da biste iskoristili nasleđivanje dozvola: razmotrite segmentirati sadržaj po nivou bezbednosti – kreiranje sajta ili biblioteke posebno za osetljive dokumente umesto da ih rašcište u većoj biblioteci i da ih zaštite jedinstvenim dozvolama.

Pogledajte članak Razumevanje nivoa dozvola u sistemu SharePoint ili Uređivanje dozvola za listu, biblioteku ili pojedinačnu stavku za informacije o podešavanju dozvola.

Arhitektura informacija

Arhitektura informacija lokacije je kao sadržaj za knjigu: ona određuje kako se informacije na toj stranici – Veb stranice, dokumenti, liste i podaci – organizuju i prikazuju korisnicima lokacije. Arhitektura informacija se često zapisuje kao Hijerarhijska lista sadržaja sajta, pretraga ključnih reči, tipova podataka i drugih koncepata.

Da biste kreirali arhitekturu informacija, morate analizirati informacije koje će biti predstavljene na sajtu. Evo nekih pitanja koja možete da koristite za razvijanje arhitekture informacija:

  • Koju vrstu sadržaja ćete imati na sajtu? Kako će se to prevesti na podlokacije, liste, biblioteke i tako dalje?

  • Kako će se informacije predstaviti na sajtu?

  • Kako će se korisnici sajta kretati kroz sajt?

  • Kako će se informacije nalaziti na lokaciji određenih gledalaca?

  • Kako će pretraga biti konfigurisana i optimizovana?

Deo arhitekture informacija može da ima klasifikaciju informacija.

Ako informacije sa kojima imate posla imaju visoku vrednost za kompaniju, zahteva posebnu bezbednost ili je pokrivena pravilima usaglašenosti po pravilima, možda ćete želeti da podesite šemu klasifikacije da biste identifikovali određene tipove sadržaja kojima treba pažljivo da se upravlja.

Kada organizujete informacije u određene liste i biblioteke, možete da koristite funkcije upravljanja da biste upravljali načinom na koji se upravlja. Na primer:

Zahtevanje odjavljivanja datoteka

Kada zahtevate Odjavljivanje datoteke, vi se postarite da samo jedna osoba može da uređuje datoteku dok se ne prijavi. Zahtevanje odjavljivanja dokumenata sprečava više osoba da istovremeno unose promene, što može da kreira neusaglašenosti uređivanja i dovede do zabune. Zahtevanje odjavljivanja takođe može da pomogne u podsećanju članova tima da dodaju komentar kada potvrde datoteku, tako da možete lakše da pratite šta se promenilo u svakoj verziji. Više informacija potražite u članku Podešavanje biblioteke za zahtevanje odjavljivanja datoteka.

Praćenje verzija

Ako treba da zadržite prethodne verzije datoteka, biblioteke mogu da vam pomognu da pratite, skladištite i vratite datoteke. Možete odabrati da pratite sve verzije na isti način. Možete i da odaberete da odredite neke verzije kao glavne, kao što je Dodavanje novog poglavlja u priručnu i neke verzije kao međuverzije, kao što je ispravljanje pravopisne greške. Da biste pomogli u upravljanju prostorom za skladištenje, možete da odaberete broj svakog tipa verzije koji želite da uskladištite. Više informacija o kreiranju verzija potražite u članku kako kreiranje verzija funkcioniše na listi ili u biblioteci?

Možete navesti da je odobren dokument. Dokumenti ostaju u stanju čekanja dok ih ne odobri ili odbaci neko ko ima dozvolu za to. Možete kontrolisati koje grupe korisnika mogu da prikažu dokument pre nego što on bude odobren. Ova funkcija može biti korisna ako biblioteka sadrži važna uputstva ili procedure koje treba da budu konačne pre nego što ih drugi vide. Više informacija o odobravanju dokumenata potražite u članku Zahtevaj odobravanje stavki na listi ili u biblioteci.

Biblioteke podržavaju RSS tehnologiju, tako da članovi radne grupe mogu automatski da prime i prikazuju ispravke, ili feedove, vesti i informacije na konsolidovanoj lokaciji. Možete da koristite RSS tehnologiju da biste vas upozorili na promene u biblioteci, na primer kada se datoteke koje su uskladištene u biblioteci promene. RSS feedovi omogućavaju članovima radne grupe da vide objedinjenu listu datoteka koje su promenjene. Možete i da kreirate obaveštenja e-poštom, tako da budete obavešteni kada se datoteke promene. Više informacija o RSS feedovima potražite u članku Upravljanje RSS feedovima za Veb lokacija ili kolekciju lokacija.

Biblioteka dokumenata ili tip sadržaja mogu da koriste tokove posla koje je organizacija definisala za poslovne procese, kao što je upravljanje odobravanjem dokumenta ili redigovanje. Vaša grupa može da primenjuje poslovne procese na dokumente, poznate kao tokovi posla, koji navode radnje koje treba preduzeti u nizu, kao što je odobravanje ili prevođenje dokumenata. Tok posla je automatizovani način premeštanja dokumenata ili stavki kroz niz radnji ili zadataka. Tri toka posla su podrazumevano dostupni bibliotekama: odobravanje, koje usmerava dokument grupi osoba na odobravanje; Prikupljanje povratnih informacija, koje usmerava dokument grupi osoba za povratne informacije i daje dokument osobi koja je pokrenula tok posla kao kompakcije; i prikupljanje potpisa, koji preusmerava dokument grupi osoba za prikupljanje svojih digitalnih potpisa. Više informacija o tokovima posla potražite u članku Pregled tokova posla uključenih uz SharePoint

Ako grupa radi sa nekoliko tipova datoteka, kao što su radni listovi, prezentacije i dokumenti, možete da proširite funkcionalnost vaše biblioteke tako što ćete omogućiti i definisati više tipova sadržaja. Tipovi sadržaja dodaju fleksibilnost i doslednost u više biblioteka. Svaki tip sadržaja može da navede predložak i čak tok posla. Predlošci važe kao Početna tačaka, za oblikovanje i bilo koji drugi tekst i za svojstva koja se primenjuju na dokumente tog tipa, kao što je ime odeljenja ili broj ugovora. Više informacija o tipovima sadržaja potražite u članku Uvod u tipove sadržaja i objavljivanje tipova sadržaja

Ako imate grupu osetljivih datoteka i bilo bi korisno da znate kako se dokumenti koriste, možete definisati smernice koje vam omogućavaju da omogućite "nadgledanje" praćenja događaja, kao što su promene datoteka, kopije ili brisanje. Informacije o podešavanju nadgledanja potražite u članku Konfigurisanje postavki nadgledanja za kolekciju lokacija

Ћivotni ciklus lokacije i penzija

Lokacije kao što su radna mesta dokumenta i diskusione lokacije teže da se nalaze u blizini kada više ne budu korisni, Iskorišćavajući dragocen prostor za skladištenje i umirući rezultate pretrage. Preporučuje se da podesite raspored za pregledanje lokacija i njihov sadržaj (najmanje jednom godišnje) da biste videli da li su vredni zadržavanje.

Dobro je da imate na umu i da je vaš veći model upravljanja u organizaciji takođe u potrazi za bajalite lokacije. Na primer, administrator može automatski da izbriše lokacije koje su nenetaknute za 90 dana. Kao vlasnik sajta, primićete e-poruku upozoravajući upozorenje da će se ovo desiti. Više informacija o programu životnog ciklusa i politici penzije potražite u članku smernice za zatvaranje lokacije.

Ograničenja skladišta

Administrator je možda odredio ograničenje količine skladišta diska koje grupa može da koristi. Potrebno je da saznate da li postoji ograničenje i, ako jeste, odlučite kako ćete ga udeliti na lokacije, stranice i biblioteke.

SharePoint Server podrazumevano nameće ograničenje 50 MB na osnovu veličine jednog dokumenta koji se može otpremiti u biblioteku dokumenata. Takođe, podrazumevano je da vlasnici lokacija tima primaju obaveštenja kada se skladište nalazi na 90% kvote.

Kada saznate koja su vaša ograničenja, možete da koristite funkcije kao što su verzija ili praćenje nadgledanja da biste osigurali da lokacija ostane u njima. 

Pretraga

Sadržaj se pojavljuje na mnogo mesta, uključujući lokacije, liste, biblioteke, Veb segmente i kolone liste. Podrazumevano, kada neko pretražuje vašu sajt, sav sadržaj na sajtu i na stranicama se pojavljuje u rezultatima pretrage.

Kao vlasnik sajta, možete da odaberete da li se sadržaj na vašoj sajtu pojavljuje u rezultatima pretrage. Kada sprečite da se sadržaj lokacije pojavi u rezultatima pretrage, sadržaj svih podlokacija ispod njih takođe se blokira na pojavljivanje u rezultatima pretrage.

Sadržaj sa ograničenom dozvolom se podrazumevano ne pojavljuje u rezultatima pretrage za korisnike koji nemaju dozvole za čitanje. To možete promeniti tako da se ograničeni sadržaj pokazuje u rezultatima pretrage, ali korisnici neće moći da otvore sadržaj za koji nemaju dozvolu.

Zaštita podataka

Funkcije pravljenja rezervnih kopija i oporavka štite podatke od slučajnog gubitka. Učestalost pravljenja rezervne kopije i brzina i nivo oporavka podešava administrator. Da biste oporavili sadržaj na sajtu, Saznajte više o oporavljanju stavki u korpi za otpatke.

Dodatni resursi

Kako da kreirate sajt

Kako da izbrišete sajt

Planiranje sajta za komunikaciju

inspiraciju sa knjigom pogleda

Biblioteka produktivnosti

Napomena:  Ova stranica je prevedena automatski i može da sadrži gramatičke greške ili netačnosti. Naš cilj je da ovaj sadržaj bude koristan. Možete li da nam javite da li su informacije bile korisne? Ovo je članak na engleskom jeziku za referencu.​

Potrebna vam je dodatna pomoć?

Razvijte Office veštine
Istražite obuku
Prvi nabavite nove funkcije
Pridružite se Office Insider korisnicima

Da li su vam ove informacije koristile?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala za povratne informacije! Izgleda da će biti od pomoći ako vas povežemo sa našim agentima Office podrške.

×