Premeštanje podataka iz programa Excel u Access

Ovaj članak vam pokazuje kako da premestite podatke iz programa Excel da biste pristupili i konvertovali podatke u relacione tabele kako biste mogli da koristite Microsoft Excel i Access na jednom polju. Da biste rezimirali, pristup je najbolji za hvatanje, skladištenje, izvršavanje upita i deljenje podataka i Excel je najbolji za izračunavanje, analiziranje i vizuelizaciju podataka.

Dva članka, Korišćenje programa Access ili Excel za upravljanje podacima i prvih 10 razloga za korišćenje pristupa sa programom Excel, potražite u članku koji program je najbolji za određeni zadatak i kako da koristite Excel i Access zajedno da biste kreirali praktično rešenje.

Kada premeštate podatke iz programa Excel u Access, postoje tri osnovne korake u procesu.

three basic steps

Napomena: Informacije o modelovanju podataka i relacijama u programu Access potražite u članku Osnove dizajniranja baze podataka.

1. prvi: uvoz podataka iz programa Excel u Access

Uvoz podataka je operacija koja može da ide mnogo nesmetano ako vam je potrebno malo vremena da pripremite i očistite podatke. Uvoz podataka je kao prelazak na novi početak. Ako očistite i organizujete imovinu pre nego što se premestite, to što se uklopite u novi dom mnogo je lakše.

Čišćenje podataka pre uvoza

Pre uvoza podataka u Access, u programu Excel preporučuje se:

  • Konvertovanje ćelija koje sadrže neatomske podatke (koje je, više vrednosti u jednoj ćeliji) za više kolona. Na primer, ćelija u koloni "veštine" koja sadrži više vrednosti veština, kao što su "C# programiranje," "VBA programiranje," i "Web Design" trebalo bi da bude razdvojeno na odvojene kolone koje svako sadrži samo jednu vrednost veštine.

  • Koristite komandu "SKRAĆIVANJE" da biste uklonili ugrađene, sledeće i više ugrađenih razmaka.

  • Ukloni znakove koji se ne štampaju.

  • Pronađite i ispravite greške u pravopisu i interpunkciju.

  • Uklonite duplirane redove ili duplirane polja.

  • Uverite se da kolone podataka ne sadrže pomešani formati, naročito brojevi oblikovani kao tekst ili datumi oblikovani kao brojevi.

Više informacija potražite u sledećim temama pomoći za Excel:

Napomena: Ako su vaše potrebe čišćenja podataka složene ili nemate vremena ili resursa da biste automatizovali proces, možete da razmotrite korišćenje nezavisnog proizvođača. Dodatne informacije potražite u okviru "softver za čišćenje podataka" ili "kvalitet podataka" u Veb pregledaču.

Izbor najboljeg tipa podataka prilikom uvoza

Tokom operacije uvoza u programu Access, želite da napravite dobre odluke kako biste dobili nekoliko (ako postoje) greške u konverziji koje zahtevaju ručno intervenciju. Sledeća tabela rezimira kako se Excel brojevi formata i Access tipovi podataka konvertuju prilikom uvoza podataka iz programa Excel u Access i nude neke savete za najbolje tipove podataka za izbor u čarobnjaku za uvoz unakrsnih tabela.

Excel format broja

Access tip podataka

Komentari

Najbolja praksa

Tekst

Tekst, Memo

Tip podataka Access skladišti alfanumeričke podatke do 255 znakova. Tip podataka "pristup" skladišti alfanumeričke podatke do 65.535 znakova.

Odaberite stavku " obaveštenje " da biste izbegli skraćenje svih podataka.

Broj, procenat, razlomci, naučni

Broj

Access ima jedan tip podataka "broj" koji se razlikuje na osnovu vlasništva veličine polja (bajt, ceo broj, dugački ceo broj, jednostruki, dvostruki, decimalni).

Odaberite stavku Dupliraj da biste izbegli greške konverzije podataka.

Datum

Datum

Access i Excel koriste isti broj serijskog datuma za skladištenje datuma. U programu Access, opseg datuma je veći: od-657.434 (januar 1, 100 A.D.) do 2.958.465 (31. decembar, 9999 A.D.).

Pošto Access ne prepoznaje 1904 datumski sistem (koristi se u programu Excel za Macintosh), morate da konvertujete datume u programu Excel ili Access da biste izbegli zbunjenost.

Više informacija potražite u članku Promena interpretacije sistema, formata ili dvocifrene godine i Uvoz ili povezivanje sa podacima u Excel radnoj svesci.

Izbor datuma.

Vreme

Time

Access i Excel skladište vrednosti vremena pomoću istog tipa podataka.

Odaberite vreme, što je obično podrazumevano.

Valuta, računovodstvo

Valuta

U programu Access, tip podataka "Valuta" skladišti podatke kao 8-bajtne brojeve sa preciznošću do četiri decimalna mesta i koristi se za skladištenje finansijskih podataka i sprečavanje zaokruživanja vrednosti.

Odaberite stavku valuta, koja je obično podrazumevana.

Bulov

Da/ne

Access koristi-1 za sve vrednosti "da" i 0 za sve vrednosti, dok Excel koristi 1 za sve tačne vrednosti i 0 za sve pogrešne vrednosti.

Odaberite stavku da/ne, koje automatski konvertuje osnovne vrednosti.

Hiperveza

Hiperveza

Hiperveza u programu Excel i Access sadrži URL ili Veb adresu na koju možete da kliknete i da je izvršite.

Odaberite hipervezu, u suprotnom Access može da koristi tip podataka TEXT po podrazumevanoj vrednosti.

Kada se podaci nalaze u programu Access, možete da izbrišete Excel podatke. Ne zaboravite da prvo napravite rezervnu kopiju originalne Excel radne sveske pre brisanja.

Više informacija potražite u temi pomoć za Access Uvoz ili povezivanje sa podacima u Excel radnoj svesci.

Automatsko dodavanje podataka na jednostavan način

Uobičajeni problem koji Excel ima jeste da dodaje podatke sa istim kolonama u jedan veliki radni list. Na primer, možda imate rešenje praćenja resursa koje je počelo u programu Excel, ali se sada povećalo da bi obuhvaćilo datoteke iz mnogo radnih grupa i odeljenja. Ovi podaci mogu da se nalaze na raznim radnim listovima i radnim sveskama ili u tekstualnim datotekama koje su feedovi za podatke iz drugih sistema. Ne postoji komanda korisničkog interfejsa ili lak način za dodavanje sličnih podataka u programu Excel.

Najbolje rešenje je da koristite Access, gde možete lako da uvezete i dodate podatke u jednu tabelu pomoću čarobnjaka za uvoz unakrsnih tabela. Pored toga, mnogo podataka možete da dodate u jednu tabelu. Možete da sačuvate operacije uvoza, dodate ih kao planirane Microsoft Outlook zadatke, a čak i da koristite makroe za Automatizovanje procesa.

2.2: Normalizujte podatke pomoću čarobnjaka za analizator tabele

Na prvi pogled korak kroz proces normalizacije podataka može da izgleda kao zastrašujući zadatak. Srećom, normalizacija tabela u programu Access je proces koji je mnogo lakši, zahvaljujući čarobnjaku za analizator tabele.

the table analyzer wizard

1. prevucite izabrane kolone u novu tabelu i automatski Kreirajte relacije

2. koristite komande dugmeta da biste preimenovali tabelu, dodali primarni ključ, napravili postojeću kolonu primarnim i opozvali poslednju radnju

Ovaj čarobnjak možete koristiti da uradite sledeće:

  • Konvertujte tabelu u skupa manjih tabela i automatski Kreirajte osnovnu i sporednu relaciju između tabela.

  • Dodajte primarni ključ u postojeće polje koje sadrži jedinstvene vrednosti ili kreirajte novo ID polje koje koristi tip podataka "Automatsko numerisanje".

  • Automatski Kreiraj relacije da biste primenili referencijalni integritet sa kaskadnog ispravkama. Kaskadno brisanje se ne dodaje automatski kako biste sprečili slučajno brisanje podataka, ali kaskadno možete da dodate kasnije.

  • Pretražite nove tabele za redundantne ili duplirane podatke (kao što je isti klijent sa dva različita broja telefona) i ažurirajte ga po želji.

  • Napravite rezervnu kopije originalne tabele i preimenujte je u "_OLD" u ime. Zatim kreirate upit koji obnavaca originalnu tabelu sa originalnim imenom tabele tako da svi postojeći obrasci ili izveštaji zasnovani na originalnoj tabeli funkcionišu sa novom strukturom ili izveštajima na osnovu originalne tabele.

Više informacija potražite u članku normalizuje podatke pomoću analizatora tabele.

Treći broj: povezivanje sa Access podacima iz programa Excel

Kada se podaci normalizuju u programu Access, kreira se upit ili tabela koja obnavska izvorne podatke, to je jednostavno pitanje povezivanja sa Access podacima iz programa Excel. Vaši podaci su sada u programu Access kao spoljni izvor podataka i tako mogu da se povezuju sa radnom sveskom kroz podatke za povezivanje, što je kontejner informacija koje se koriste za pronalaženje, prijavljivanje u i pristup spoljnom izvoru podataka. Informacije o povezivanju se skladište u radnoj svesci i mogu da se skladište u datoteci veze, kao što je Office datoteka sa podacima za povezivanje (ODC) (. odc oznaka tipa datoteke) ili datoteka sa imenom izvora podataka (. DSN oznaka tipa datoteke). Kada se povežete sa spoljnim podacima, takođe možete automatski da osvežite (ili ažurirate) Excel radnu svesku iz programa Access kada se podaci ažuriraju u programu Access.

Više informacija potražite u članku Uvoz podataka iz spoljnih izvora podataka (Power Query).

Pristup podacima u Access

Ovaj odeljak vas vodi kroz sledeće faze normalizacije podataka: kršenja vrednosti u kolonama prodavac i adresa u njihovim najatomskim delovima, odvajanjem srodnih subjekata u sopstvene tabele, kopiranjem i nalepljenjem tih tabela iz programa Excel u Access, kreiranje ključnih relacija između novokreiranih Access tabela i kreiranje i pokretanje jednostavnih upita u programu Access za povratne informacije.

Primeri podataka u nenormalizovanim obrascima

Sledeći radni list sadrži neatomske vrednosti u koloni "prodavac" i koloni "Adresa". Obe kolone treba da se podele u dve ili više zasebne kolone. Ovaj radni list sadrži i informacije o prodavačima, proizvodima, klijentima i porudžbinama. Ove informacije bi takođe trebalo da se podele u zasebne tabele.

Prodavac

ID porudžbine

Datum porudžbine

ID proizvoda

Količinu

Cenić

Ime klijenta

Adresa

Telefon

Li, Jejl

2349

3/4/09

C-789

3

$7,00

Četvrta kafa

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Li, Jejl

2349

3/4/09

C-795

6

$9,75

Četvrta kafa

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Adams, Ellen

2350

3/4/09

A-2275

2

$16,75

Avantura funkcioniše

1025 Kolumbija krug Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2350

3/4/09

F-198

6

$5,25

Avantura funkcioniše

1025 Kolumbija krug Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2350

3/4/09

B-205

1

$4,50

Avantura funkcioniše

1025 Kolumbija krug Kirkland, WA 98234

425-555-0185

# Иens, Dћim

2351

3/4/09

C-795

6

$9,75

Contoso d.o.o.

2302 Harvard Ave Bellevue, WA 98227

425-555-0222

# Иens, Dћim

2352

3/5/09

A-2275

2

$16,75

Avantura funkcioniše

1025 Kolumbija krug Kirkland, WA 98234

425-555-0185

# Иens, Dћim

2352

3/5/09

D-4420

3

$7,25

Avantura funkcioniše

1025 Kolumbija krug Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Koh, Reed

2353

3/7/09

A-2275

6

$16,75

Četvrta kafa

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Koh, Reed

2353

3/7/09

C-789

5

$7,00

Četvrta kafa

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Informacije u najmanjim delovima: atomski podaci

Radeći sa podacima u ovom primeru, možete da koristite komandu " tekst za kolonu " u programu Excel da biste razdvojili "atomski" delove ćelije (kao što su adresa, grad, država i Poštanski broj) u diskrete kolone.

Sledeća tabela prikazuje nove kolone na istom radnom listu nakon podele da bi sve vrednosti bile atomske. Imajte u vidu da su informacije u koloni "prodavac" podeljene na prezime i kolone sa imenima i da su informacije u koloni adresa podeljene na kolone ulica, grad, državu i ZIP kôd. Ovi podaci su u "prvom normalnom obrascu".

Prezime

Ime

 

ulicu i broj

Grad

Država

poštanski broj

Иuli

La

2302 Harvard Avenija

Novi Sad

Vašington

98227

Ada

Ine

1025 Kolumbija krug

Sombor

Vašington

98234

Иens

Bojan

2302 Harvard Avenija

Novi Sad

Vašington

98227

Koh

Dom

7007 Cornell St Redmond

Kragujevac

Vašington

98199

Prekid podataka u organizovanim temama u programu Excel

Nekoliko tabela primera podataka koji slede prikazuju iste informacije iz Excel radnog lista kada se podele u tabele za prodavcu, proizvode, klijente i porudžbine. Dizajn tabele nije konačan, ali je na pravom putu.

Tabela "prodavaca" sadrži samo informacije o prodajnom osoblju. Imajte u vidu da svaki zapis ima jedinstveni ID (ID prodavca). Vrednost ID prodavca će se koristiti u tabeli "porudžbine" za povezivanje porudžbina sa prodavcima.

Prodavci

ID prodavca

Prezime

Ime

101

Иuli

La

103

Ada

Ine

105

Иens

Bojan

107

Koh

Dom

Tabela "Proizvodi" sadrži samo informacije o proizvodima. Imajte u vidu da svaki zapis ima jedinstveni ID (ID proizvoda). Vrednost ID proizvoda će se koristiti za povezivanje informacija o proizvodu sa tabelom Detalji porudžbine.

Program

ID proizvoda

Cenić

A-2275

16,75

B-205

4,50

C-789

7,00

C-795

9,75

D-4420

7,25

F-198

5,25

Tabela "Kupci" sadrži samo informacije o kupcima. Imajte u vidu da svaki zapis ima jedinstveni ID (ID klijenta). Vrednost ID klijenta će se koristiti za povezivanje informacija o klijentu sa tabelom "porudžbine".

Klijenti

ID kupca

Ime

ulicu i broj

Grad

Država

poštanski broj

Telefon

1001

Contoso d.o.o.

2302 Harvard Avenija

Novi Sad

Vašington

98227

425-555-0222

1003

Avantura funkcioniše

1025 Kolumbija krug

Sombor

Vašington

98234

425-555-0185

1005

Četvrta kafa

7007

Kragujevac

Vašington

98199

425-555-0201

Tabela "porudžbine" sadrži informacije o porudžbinama, prodavačima, kupcima i proizvodima. Imajte u vidu da svaki zapis ima jedinstveni ID (ID porudžbine). Neke informacije u ovoj tabeli moraju da se podele u dodatnu tabelu koja sadrži detalje porudžbine tako da tabela "porudžbine" sadrži samo četiri kolone – jedinstveni ID porudžbine, datum porudžbine, ID prodavca i ID kupca. Tabela prikazana ovde još uvek nije podeljena u tabelu "Detalji porudžbine".

Porudžbine

ID porudžbine

Datum porudžbine

ID prodavca

ID kupca

ID proizvoda

Količinu

2349

3/4/09

101

1005

C-789

3

2349

3/4/09

101

1005

C-795

6

2350

3/4/09

103

1003

A-2275

2

2350

3/4/09

103

1003

F-198

6

2350

3/4/09

103

1003

B-205

1

2351

3/4/09

105

1001

C-795

6

2352

3/5/09

105

1003

A-2275

2

2352

3/5/09

105

1003

D-4420

3

2353

3/7/09

107

1005

A-2275

6

2353

3/7/09

107

1005

C-789

5

Detalji porudžbine, kao što je ID proizvoda i količina, premešteni su iz tabele porudžbine i uskladišteni u tabeli pod imenom "Detalji porudžbine". Imajte na umu da postoje 9 porudžbine, tako da ima smisla da u ovoj tabeli postoji 9 zapisa. Imajte u vidu da tabela porudžbine ima jedinstveni ID (ID porudžbine), koji se upućuje iz tabele Detalji porudžbine.

Konačni dizajn tabele "porudžbine" trebalo bi da izgleda kao sledeće:

Porudžbine

ID porudžbine

Datum porudžbine

ID prodavca

ID kupca

2349

3/4/09

101

1005

2350

3/4/09

103

1003

2351

3/4/09

105

1001

2352

3/5/09

105

1003

2353

3/7/09

107

1005

Tabela "Detalji porudžbine" ne sadrži kolone koje zahtevaju jedinstvene vrednosti (to jest, ne postoji primarni ključ), tako da je u redu da bilo koja ili sve kolone sadrže "redundantne" podatke. Međutim, nijedna dva zapisa u ovoj tabeli ne bi trebalo da budu identična (ovo pravilo se primenjuje na bilo koju tabelu u bazi podataka). U ovoj tabeli treba da bude 17 zapisa – svaki koji odgovara proizvodu u pojedinačnoj porudžbini. Na primer, u redosledu 2349, tri C-789 proizvoda čine jedan od dva dela cele porudžbine.

Tabela "Detalji porudžbine" bi trebalo da izgleda kao sledeće:

Detalji porudžbine

ID porudžbine

ID proizvoda

Količinu

2349

C-789

3

2349

C-795

6

2350

A-2275

2

2350

F-198

6

2350

B-205

1

2351

C-795

6

2352

A-2275

2

2352

D-4420

3

2353

A-2275

6

2353

C-789

5

Kopiranje i lepljenje podataka iz programa Excel u Access

Sada kada su informacije o prodavovima, kupcima, proizvodima, porudžbinama i detaljima porudžbine podeljene na odvojene teme u programu Excel, možete da ih kopirate direktno u Access, gde će postati tabele.

Kreiranje relacija između Access tabela i pokretanje upita

Kada premestite podatke u Access, možete da kreirate relacije između tabela, a zatim da kreirate upite da biste vratili informacije o različitim predmetima. Na primer, možete da kreirate upit koji vraća ID porudžbine i imena prodavac za porudžbine unete između 3/05/09 i 3/08/09.

Pored toga, možete da kreirate obrasce i izveštaje da biste olakšali analizu podataka i analizu prodaje.

Potrebna vam je dodatna pomoć?

Možete uvek da postavite pitanje stručnjaku u zajednici Excel Tech Community, dobijete podršku u zajednici Answers community ili predložite novu funkciju ili poboljšanje na sajtu Excel User Voice.

Razvijte Office veštine
Istražite obuku
Prvi nabavite nove funkcije
Pridružite se Office Insider korisnicima

Da li su vam ove informacije koristile?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala za povratne informacije! Izgleda da će biti od pomoći ako vas povežemo sa našim agentima Office podrške.

×