Oznake zadržavanja možete da primenite na datoteke u SharePoint i OneDrive, pojedinačno ili kolektivno.
Nalepnice koje vidite prilagodila je vaša organizacija. Ako imate pitanja o tome koju nalepnicu da primenite, obratite se odeljenju za pomoć ili IT odeljenju.
Primena oznake zadržavanja na stavku
U OneDrive ili SharePoint biblioteci možete da označite većinu bilo koje datoteke – Microsoft 365 dokumenta napravljenog u programima Word, PowerPoint, Excel i tako dalje, ili čak iOneNote datoteku. Takođe možete označiti datoteke koje nisu Kancelarija kao što je PDF.)
U biblioteci takođe možete označiti fasciklu. Kada označite fasciklu, ta oznaka zadržavanja se primenjuje na sve datoteke u datoteci.
Na listi SharePoint možete označiti neke vrste stavki.
Primena oznake na OneDrive ili SharePoint
-
Izaberite stavku.
-
U gornjem desnom uglu izaberite stavku Otvori okno sa detaljima na
-
U okviru Primenioznaku izaberite stavku Odaberi nalepnicu da biste otvorili listu opcija.
-
Izaberite odgovarajuću oznaku zadržavanja za dokument. (Da biste saznali više o razlikama između nalepnica, možete da postavite pokazivač na svaku od njih da biste videli njegov opis i period zadržavanja.)
-
Ako se pojavi opcija Sačuvaj, izaberite je.
Postavljanje podrazumevane oznake zadržavanja za SharePoint biblioteku dokumenata
-
Otvorite biblioteku dokumenata.
-
U gornjem desnom redu prozora kliknite Postavke ikonu
-
Izaberite postavke biblioteke.
-
Na stranici Postavke, u okviru Dozvole i upravljanje izaberitestavku Primeni oznaku na stavke na ovoj listi ili u biblioteci.
-
Na stranici Primena oznake izaberite padajuće polje, a zatim izaberite oznaku koju želite da primenite.
Oznaka koju izaberete biće automatski primenjena na sve nove datoteke dodate u biblioteku dokumenata od sada.
-
Opcionalno: Da biste oznaku automatski primenili na sve datoteke koje se trenutno nalaze u biblioteci dokumenata, izaberite stavku Primeni oznaku na postojeće stavke u biblioteci.
-
Izaberite stavku Sačuvaj.
Napomena: Oznake zadržavanja mogu da se zamenjene na nivou datoteke. Drugim rečima, kada postavite podrazumevanu oznaku za biblioteku, i dalje možete dodeliti alternativnu oznaku pojedinačnoj stavci ili stavkama u biblioteci ako je to potrebno.
Kreiranje prikaza koji sadrži oznake zadržavanja
U SharePoint (i Teams) – ali ne i OneDrive ), možete da kreirate prikaz biblioteke koja sadrži kolonu Oznake ili Stavka je kolona Zapis. Ovaj prikaz vam prikazuje na prvi pogled oznake zadržavanja dodeljene svim stavkama i koje stavke su zapisi. Međutim, imajte na uzoru na to da prikaz ne možete da filtrirate po stavki jeste kolona Zapis. Evo kako da kreirate takav prikaz.
Počnite tako što će kolona Oznaka zadržavanja biti vidljiva:
-
Na vrhu bilo koje kolone izaberite strelicu nadole ,
a zatim izaberite stavku Kolona Postavke >Prikaži/sakrij kolone.
-
U oknu Kolone prikaza Uređivanje potvrdite izbor u polju za potvrdu za oznaku zadržavanja.
-
Kada završite, izaberite stavku Primeni.
Ako želite, kasnije možete da sačuvate prikaz za brzi pristup:
-
Na desnom kraju komandne linije izaberite stavku Opcije prikaza > Sačuvaj prikaz kao:
-
Dodelite ime prikazu.
-
Izaberite da li želite da prikaz bude javni da bi ga drugi videli.
-
Izaberite stavku Sačuvaj.
Neke radnje nisu dozvoljene za označene stavke
Kada stavka ima oznaku zadržavanja, neke radnje nisu dozvoljene – u zavisnosti od postavki koje je izabrao vaš administront.
Ako u datoteci vidite SharePoint da ne možete da uredite označenu stavku, to je zato što je označena zapisom. Možda ćete moći da uredite ovu stavku ako je prvo otključate. Uputstva sadrže u sledećem odeljku.
Otključavanje zapisa
Neke oznake zadržavanja imaju mogućnost "zaključavanja" stavke zato što je to zapis koji mora da se očuva. Na primer, to sprečava brisanje stavke. Za stvari kao što su ugovori, ovo je važna mera snimanja. Međutim, stavke ćete možda moći da otključate tako da mogu da se revidira ili ažuriraju novom verzijom.
Napomena: Da li možete da otključate stavku, određuje postavke ispod kontrole administratora, uključujući konfiguraciju oznake, konfiguraciju sajta i da li imate dozvole "Doprinos".
-
U biblioteci ili na listi izaberite stavku koju želite da otključate.
-
U gornjem desnom delu prozora izaberite stavku Otvori okno sa detaljima
-
U oknu Detalji, u okviru Status zapisaizaberite Zaključano.
-
Preklopna kontrola se pojavljuje pored imena postavke. Kliknite na preklopnik da biste se prebacili sa zaključanogna otključan.
Kada se stavka otključa, možete da je uredite. Kada završite sa uređivanjem, takođe možete ponovo da zaključate stavku tako što ćete pratiti gorenavedene korake i ponovo vratiti status Zapisa na zaključano.
Takođe pogledajte
Za administratore: Uporedite ograničenja za radnje koje su dozvoljene ili blokirane
