Uvod u Access

Prvi koraci uz baze podataka

Pregledač ne podržava video.

Pokušajte!

Baze podataka i veb aplikacije mogu dati velike poslovne prednosti. Dizajn baze podataka je od presudnog značaja za postizanje ciljeva, bilo da želite da upravljate informacijama o zaposlenima, da pružate sedmične izveštaje o podacima ili da pratite porudžbine klijenata. Ulaganje vremena u razumevanje dizajna baze podataka pomoći će vam da napravite baze podataka koje rade kako treba po prvi put i koje se prihvataju sa promenama.

Važno: Access veb aplikacije se razlikuju od baza podataka na radnoj površini. Ovaj članak ne govori o dizajnu veb aplikacije.

Koncepti i termini

Počnimo tako što će se naučiti neki osnovni termini i koncepti. Da biste dizajnirali korisnu bazu podataka, kreirajte tabele koje se fokusiraju na jednu temu. U tabelama ćete uhvatiti sve podatke potrebne za tu temu u poljima koja drže najmanju moguću jedinicu podataka.

Relational databases

Baza podataka u kojoj su podaci podeljeni u tabele, koje su poput unakrsnih tabela. Svaka tabela ima samo jednu temu, kao što su klijenti (jedna tabela) ili proizvodi (druga tabela).

Zapisi i polja

Skladište za diskretne podatke u tabeli. Redovi (ili zapisi) skladište svaku jedinstvenu tačku podataka, kao što je ime klijenta. Kolone (ilipolja ) izoluju informacije koje su uhvaćene o svakoj tački podataka u najmanju moguću jedinicu – ime može da bude jedna kolona, a prezime drugo.

Primarni ključ

Vrednost koja osigurava da je svaki zapis jedinstven. Na primer, možda postoje dva klijenta sa istim imenom, Jovani Andersen. Međutim, jedan od zapisa Jovka Andersen ima broj 12 kao primarni ključ, a drugi ima primarni ključ od 58.

Odnos nadređeno-podređeno

Uobičajene relacije između tabela. Na primer, jedan klijent može da ima više porudžbina. Nadređene tabele imaju primarne ključeve. Podređene tabele imaju strane ključeve, koje su vrednosti iz primarnog ključa koje pokazuju kako su podređene tabele povezane sa nadređenom tabelom. Ovi tasteri su povezani relacijama.

Šta je dobar dizajn baze podataka?

Dva principa su od suštinske značaja za dobar dizajn baze podataka:

  • Izbegavajte duplirane informacije (zovu se i suvišni podaci). To povećava prostor i povećava verovatnoće grešaka.

  • Uverite se da su podaci ispravni i dovršeni. Nepotpune ili pogrešno informacije teku u upitima i izveštajima i na kraju mogu dovesti do pogrešno oblikovanih odluka.

Da biste pomogli u vezi sa ovim problemima:

  • Podelite informacije o bazi podataka u tabele zasnovane na temi sa uskim fokusom. Izbegavajte dupliranje informacija u više tabela. (Na primer, imena klijenata bi trebalo da idu u samo jednu tabelu.)

  • Umesto da duplirate podatke, spojite tabele pomoću tastera.

  • Uključite procese koji podržavaju i obezbeđuju tačnost i integritet informacija baze podataka.

  • Dizajnirate bazu podataka imajući u vidu potrebe za obradom podataka i izveštavanjem.

Da biste poboljšali dugoročnu korisnost baza podataka, pratite ovih pet koraka za dizajn:

1. korak: Određivanje svrhe baze podataka

Pre nego što počnete, ostvarite cilj za bazu podataka.

Da bi vam dizajn bio fokusiran, rezimirate svrhu baze podataka i često upućujte na rezime. Ako želite malu bazu podataka za preduzeće zasnovano na kući, na primer, možete napisati nešto jednostavno, na primer "Baza podataka klijenata čuva listu informacija o klijentima radi proizvodnje pošiljalaca i izveštaja." Za poslovnu bazu podataka možda će vam biti potrebno više pasusa za opis kada i kako će osobe iz različitih uloga koristiti bazu podataka i njene podatke. Napravite određenu i detaljnu izjavu o misiji na koju treba da ukažete tokom procesa dizajniranja.

2. korak: Pronalaženje i organizovanje potrebnih informacija

Prikupite sve tipove informacija koje želite da zabeležete, kao što su imena proizvoda i brojevi porudžbina.

Počnite sa postojećim informacijama i metodima praćenja. Na primer, možda trenutno snimate porudžbenice u glavnoj knjizi ili čuvate informacije o klijentima na papirnim obrascima. Koristite te izvore da biste naveli informacije koje trenutno hvatate (na primer, sva polja na obrascima). Kada trenutno ne uhvatite važne informacije, razmislite o tome koje su vam diskretne informacije potrebne. Svaki pojedinačni tip podataka postaje polje u bazi podataka.

Ne brinite o tome da napravite savršenu prvu listu – vremenom možete sve da je fino podesite. Međutim, razmotrite sve osobe koje koriste ove informacije i zatražite njihove ideje.

Dalje, razmislite o tome šta želite od baze podataka i tipovima izveštaja ili pošiljalaca koje želite da napravite. Zatim se uverite da hvatate informacije potrebne za ispunjavanje tih ciljeva. Na primer, ako želite izveštaj koji prikazuje prodaju po regionu, morate da zabeležite podatke o prodaji na regionalnom nivou. Pokušajte da skučite izveštaj sa stvarnim informacijama koje želite da vidite. Zatim naveli podatke koji su vam potrebni da biste kreirali izveštaj. Uradite isto za pošiljalace ili druge izlaze koje želite iz baze podataka.

Primer

Recimo da dajete klijentima mogućnost da daju saopštanje (ili odsutnost) za periodična ažuriranja e-pošte i da želite da odštampate listu onih koji su dali saklon. Potrebna vam je kolona "Slanje e-pošte" u tabeli "Klijent", sa dozvoljenim vrednostima "Da" i "Ne".

Da bi oni spremni da primaju e-poruke, potrebna vam je e-adresa, koja takođe zahteva polje. Ako želite da uključite odgovarajući oslovljanje (kao što je g., mrs.ili Ms.), uključite polje "Pozdrav". Ako želite da se klijentima obraćate po imenu u e-porukama, dodajte polje "Ime".

Savet: Ne zaboravite da sve informacije razdobite na najmanji koristan deo, kao što su ime i prezime za tabelu klijenta. Uopšteno, ako želite da sortirate, pretražite, izračunate ili izveštavate na osnovu stavke sa informacijama (kao što je prezime klijenta), trebalo bi da stavite tu stavku u njeno sopstveno polje.

3. korak: Podelite informacije u tabele

Podelite stavke sa informacijama u glavne entitete ili teme, kao što su proizvodi, klijenti i porudžbine. Svaka tema postaje tabela.

Kada imate listu potrebnih informacija, utvrdite glavne entitete (ili teme) koje su vam potrebne da biste organizovali podatke. Izbegavajte dupliranje podataka u entitetima. Na primer, preliminarna lista za bazu podataka prodaje proizvoda može da izgleda ovako:

Snimak ekrana stavki informacija grupisanih u teme

Glavni entiteti su: klijenti, dobavljači, proizvodi i porudžbine. Zato počnite sa ove četiri tabele: jedna za činjenice o klijentima, četvrta za činjenice o dobavljačima i tako dalje. Ovo možda nije konačan dizajn, ali je dobra početna tačka.

Napomena: Najbolje baze podataka sadrže više tabela. Izbegnite iskušenje da postavite sve informacije u jednu tabelu. To za rezultat ima duplirane informacije, veću veličinu baze podataka i povećane greške. Dizajnirate da biste samo jednom zabeležili svaku činjenicu. Ako otkrijete da se informacije, kao što je adresa dobavljača, ponavljaju, restruktujte bazu podataka da biste te informacije stavili u zasebnu tabelu.

Da biste razumeli zašto je više tabela bolje od manje, razmotrite prikazanu tabelu:

Isečci ekrana podataka "Proizvodi" i "Dobavljači"

Svaki red sadrži informacije o proizvodu i njegovom dobavljaču. Pošto možda imate mnogo proizvoda od istog dobavljača, informacije o imenu i adresi dobavljača mora da se ponavljaju više puta. To troši prostor na disku. Umesto toga, snimite informacije o dobavljaču samo jednom u zasebnu tabelu "Dobavljači", a zatim povežite tu tabelu sa tabelom "Proizvodi".

Drugi problem sa dizajnom je evidentan kada treba da izmenite informacije o dobavljaču. Recimo da je potrebno da promenite adresu dobavljača. Pošto se ona pojavljuje na više mesta, može se slučajno desiti da promenite adresu na jednom mestu, a da zaboravite da promenite na drugim mestima. Snimanje adrese dobavljača na samo jednom mestu rešava taj problem.

Na kraju, recimo da vam vinarija "Koho" dodeli samo jedan proizvod i želite da izbrišete taj proizvod, ali želite da zadržite ime dobavljača i adresu. Sa ovim dizajnom, kako biste izbrisali zapis proizvoda, a da ne izgubite informacije o dobavljaču? Nije moguće to uraditi. Pošto svaki zapis sadrži činjenice o proizvodu pored činjenica o dobavljaču, nije moguće izbrisati jednu bez brisanja drugog. Da biste ove činjenice držali zasebno, podelite ovu tabelu na dve: prvu za informacije o proizvodu, a drugu za informacije o dobavljaču. Zatim, kada izbrišete zapis proizvoda, brišete samo činjenice o proizvodu – ne i činjenice o dobavljaču.

4. korak: Pretvaranje stavki informacija u kolone

Odlučite koje informacije su vam potrebne za skladištenje u svakoj tabeli. Ti diskretni delovi podataka postaju polja u tabeli. Na primer, tabela "Zaposleni" može da sadrži polja kao što su "Prezime", "Ime" i "Datum zapošljavanja".

Pošto ste odabrali temu za tabelu baze podataka, kolone u tabeli bi trebalo da čuvaju samo činjenice o tom pojedinačnom predmetu. Na primer, tabela proizvoda bi trebalo da skladišti činjenice samo o proizvodima – a ne o dobavljačima.

Da biste odlučili koje informacije da pratite u tabeli, koristite listu koju ste ranije napravili. Na primer, tabela "Klijenti" može da sadrži: Ime, Prezime, Adresa, Slanje e-pošte, Pozdrav i E-adresa. Svaki zapis (klijent) u tabeli sadrži isti skup kolona, tako da skladištite potpuno iste informacije za svakog klijenta.

Napravite svoju prvu listu, a zatim je pregledajte i suzite. Ne zaboravite da razdestite informacije na najmanje moguće polje. Na primer, ako vaša početna lista ima polje "Adresa", razdvojite ih u "Ulica", "Grad", "Država" i "Poštanski broj" – odnosno, ako su klijenti globalni, u još više polja. Na taj način, na primer, možete pošiljalaca u ispravnom formatu ili izveštaju po porudžbinama po državi.

Kada suzite kolone podataka u svakoj tabeli, spremni ste da odaberete primarni ključ svake tabele.

5. korak: Navođenje primarnih ključeva

Odaberite primarni ključ svake tabele. Primarni ključ, kao što je ID proizvoda ili ID porudžbine, jedinstveno identifikuje svaki zapis. Ako nemate očigledni, jedinstveni identifikator, koristite Access da biste kreirali jedan za vas.

Potreban vam je način da jedinstveno identifikujete svaki red u svakoj tabeli. Sećate se prethodnog primera gde dva klijenta imaju isto ime? Pošto delite ime, potrebno vam je da imate način da svako posebno identifikujete.

Stoga svaka tabela treba da sadrži kolonu (ili skup kolona) koja jedinstveno identifikuje svaki red. Ovo se naziva primarni ključ i često je u tome jedinstven broj, na primer ID broj zaposlenog ili serijski broj. Access koristi primarne ključeve za brzo povezivanje podataka iz više tabela i prikupljanje podataka za vas.

Ponekad se primarni ključ sastoji od dva ili više polja. Na primer, tabela "Detalji porudžbine" koja skladišti stavke reda za porudžbine može da koristi dve kolone u svom primarnom ključu: ID porudžbine i ID proizvoda. Kada primarni ključ koristi više od jedne kolone, zove se i sastavni ključ.

Screen snippet of Products table

Ako već imate jedinstveni identifikator za informacije u tabeli, kao što su brojevi proizvoda koji na jedinstven način identifikuju svaki proizvod u katalogu, koristite to, ali samo ako vrednosti ispunjavaju ova pravila za primarne ključeve:

  • Identifikator će uvek biti drugačiji za svaki zapis. Duplirane vrednosti nisu dozvoljene u primarnom ključu.

  • Uvek postoji vrednost za stavku. Svaki zapis u tabeli mora da ima primarni ključ. Ako koristite više kolona da biste napravili ključ (kao što su "Porodica dela" i "Broj dela"), obe vrednosti uvek moraju biti prisutne.

  • Primarni ključ je vrednost koja se ne menja. Budući da druge tabele upućuju na tastere, svaka promena primarnog ključa u jednoj tabeli podrazumeva promenu na svakom mestu na koje se upućuje. Česte promene povećavaju rizik od grešaka.

Ako nemate očigledni identifikator, koristite proizvoljni, jedinstveni broj kao primarni ključ. Na primer, svakoj porudžbini možete da dodelite jedinstveni broj porudžbine kako biste mogli da identifikujete porudžbinu.

Savet: Da biste kreirali jedinstveni broj kao primarni ključ, dodajte kolonu koristeći tip podataka "Automatsko numerište". Tip podataka "Automatsko numersko" automatski dodeljuje jedinstvenu numeričku vrednost svakom zapisu. Ovaj tip identifikatora ne sadrži nikakve činjenične informacije koje opisuju red koji predstavlja. On je idealan za korišćenje kao primarni ključ jer se brojevi ne menjaju – za razliku od primarnog ključa koji sadrži činjenice o redu, kao što su broj telefona ili ime klijenta.

Želite još?

Uputstva za imenovanje polja, kontrola i objekata

Uvod u tabele

Obuka za Excel

Obuka za Outlook

Potrebna vam je dodatna pomoć?

Razvijte Office veštine
Istražite obuku
Prvi nabavite nove funkcije
Pridružite se Office Insider korisnicima

Da li su vam ove informacije koristile?

Hvala za povratne informacije! Izgleda da će biti od pomoći ako vas povežemo sa našim agentima Office podrške.

×