Uvod u Access

Prvi koraci uz baze podataka

Fotografija Surface Book uređaja

Pokušajte!

Baze podataka i Veb aplikacije mogu da daju velike poslovne pogodnosti. Dizajn baze podataka je od ključnog znaиaja za ostvarivanje ciljeva, bilo da želite da upravljate informacijama o zaposlenima, pružate sedmične izveštaje sa podacima ili da pratite porudžbine kupaca. Investiranje vremena da biste razumeli dizajn baze podataka pomoći će vam da napravite baze podataka koje rade ispravno prvi put i da se uklove u promene potreba.

Važno: Access Veb aplikacije se razlikuju od baza podataka na radnoj površini. Ovaj članak ne raspravlja o dizajnu Veb aplikacije.

Koncepti i uslovi

Poиnimo tako љto жemo nauиiti neke osnovne termine i koncepte. Da biste dizajnirali korisne baze podataka, kreirajte tabele koje se fokusiraju na jednu temu. U tabelama se hvataju svi podaci neophodni za tu temu u poljima koja sadrže najmanju moguću jedinicu podataka.

Relacione baze podataka

Baza podataka u kojoj su podaci podeljeni u tabele, kao što su unakrsne tabele. Svaka tabela ima samo jednu temu, kao što su klijenti (jedna tabela) ili proizvodi (druga tabela).

Zapisi i polja

Skladište za diskretnije podatke u tabeli. Redovi (ili zapisi) skladište svaku jedinstvenu taиku podataka, kao što je ime klijenta. Kolone (ili polja) Izolujte informacije o svakom mestu podataka u najmanju moguću jedinicu – ime može biti jedna kolona, a prezime drugo.

Primarni ključ

Vrednost koja garantuje da je svaki zapis jedinstven. Na primer, možda postoje dva klijenta sa istim imenom, Elizabet Andersen. Ali jedan od podataka Elizabet Anderson ima broj 12 kao primarni ključ, a drugi primarni ključ od 58.

Roditeljski odnos

Uobičajene relacije između tabela. Na primer, jedna muљterija može da ima više porudžbina. Nadređene tabele imaju primarne ključeve. Podređene tabele imaju spoljne ključeve, što su vrednosti iz primarnog ključa koje prikazuju kako se zapisi podređenog tabele povezuju sa nadređenom tabelom. Ovi ključevi su povezani vezom.

Šta je dobar dizajn baze podataka?

Dva principa su osnovni za dobar dizajn baze podataka:

  • Izbegavajte duplirane informacije (nazivaju se i redundantni podaci). Troљi prostor i poveжava verovatnoжu greљaka.

  • Uverite se da su podaci ispravni i dovršeni. Nepotpune ili pogrešne informacije prolaze kroz upite i izveštaje i mogu na kraju dovesti do propuštene odluke.

Da biste pomogli sa ovim problemima:

  • Podelite informacije o bazi podataka u tabele zasnovane na temi sa uskim fokusom. Izbegavajte duplirate informacije u više tabela. (Na primer, imena klijenata treba da idu u samo jednu tabelu.)

  • Pridružite se tabelama i koristite ključeve umesto da duplirate podatke.

  • Uključujete procese koji podržavaju i obezbeđuju tačnost i integritet informacija o bazi podataka.

  • Dizajnirajte bazu podataka sa obradom podataka i izveštavanjem o njima.

Da biste poboljšali dugotrajne korisne baze podataka, slijedite ove 5 korake dizajna:

1. prvi: određivanje svrhe baze podataka

Pre nego što počnete, imate cilj za bazu podataka.

Da bi dizajn bio fokusiran, rezimirajte namenu baze podataka i često potražite rezime. Ako želite malu bazu podataka za posao zasnovan na poslu, na primer, možete da napišete nešto jednostavno, kao što je "baza podataka klijenta čuva listu informacija o klijentu radi kreiranja pošiljki i izveštaja". Za poslovnu bazu podataka možda će vam biti potrebno više pasusa da biste opisali kada i kako će osobe sa različitim ulogama koristiti bazu podataka i njene podatke. Kreirajte određenu i detaljnu izjavu o misiji da biste se odnositi na proces dizajniranja.

2.2: pronalaženje i organizovanje potrebnih informacija

Sakupite sve tipove informacija koje želite da snimite, na primer imena proizvoda i brojeve porudžbina.

Počnite sa postojećim informacijama i metodama praćenja. Na primer, možda trenutno snimate izlazne porudžbine u knjizi ili čuvate korisničke informacije na papirnim obrascima. Koristite te izvore da biste naveli informacije koje trenutno imate (na primer, sva polja u obrascima). Gde trenutno ne imate važne informacije, razmislite o tome koje diskretna informacija vam je potrebna. Svaki pojedinačni tip podataka postaje polje u vašoj bazi podataka.

Ne brinite o tome kako da Vaš prvi spisak bude savršen – možete da je podesite tokom vremena. Ali razmotrite sve osobe koje koriste ove informacije i traže njihove ideje.

Zatim razmišljajte o tome šta želite od baze podataka i tipovima izveštaja ili pošiljkama koje želite da proizvedite. Zatim se uverite da hvatate informacije neophodne da biste ispunili te ciljeve. Na primer, ako želite izveštaj koji prikazuje prodaju po regionima, morate da snimite podatke o prodaji na regionalnom nivou. Pokušajte da isplanirate izveštaj sa stvarnim informacijama kao što želite da ga vidite. Zatim izaberite podatke koje treba da napravite. Uradite isto za pošiljke ili druge izlaze iz baze podataka.

Primer

Pretpostavimo da korisnicima dajete mogućnost da se odluče (ili odjave) za periodične ispravke e-pošte i želite da odštampate listu onih koji su odlučili da se prijave. Potrebna vam je kolona za slanje e-pošte u tabeli klijent sa dozvoljenim vrednostima za da i ne.

Za one koji žele da prime e-poruke potrebna vam je e-adresa, koja takođe zahteva polje. Ako želite da dodate odgovarajuće oslovljavanju (kao što su gospodin., gospođa. ili MS.), dodajte polje oslovljavanju. Ako želite da se obraжate kupcima po imenu e-porukama, dodajte polje "ime".

Savet: Ne zaboravite da svima informacije raskinite sa najmanje korisnim delom, kao što je ime i prezime za tabelu klijenata. Generalno, ako želite da sortirate, pretražujete, izračunavate ili izveštavate na osnovu stavke informacija (kao što je prezime klijenta), trebalo bi da je postavite u sopstveno polje.

Treći broj: deljenje informacija u tabele

Delite stavke informacija u velikim entitetima ili predmetima, kao što su proizvodi, klijenti i porudžbine. Svaka tema postaje tabela.

Kada imate listu potrebnih informacija, odredite glavne entitete (ili teme) koje treba da organizujete. Izbegavajte duplirate podatke iz entiteta. Na primer, preliminarna lista za bazu podataka prodaje proizvoda može da izgleda ovako:

Snimak ekrana stavki koje su grupisane u teme

Glavni entiteti su: klijenti, dobavljači, proizvodi i porudžbine. Zato počnite sa te četiri tabele: jedna za činjenice o kupcima, jedna za činjenice o dobavljačima i tako dalje. Ovo možda nije konačni dizajn, ali je to dobra poиetna tacka.

Napomena: Najbolje baze podataka sadrže više tabela. Izbegavajte iskuљenje da postavljate sve vaše informacije u jednu tabelu. Ovo daje duplirane informacije, veću veličinu baze podataka i povećane greške. Dizajn da biste snimili svaku činjenicu samo jednom. Ako nađete informacije koje se ponavljaju, na primer Adresa dobavljača, struktuiranje baze podataka možete postaviti u zasebnu tabelu.

Da biste razumeli zašto su više tabela bolje od manje, pogledajte tabelu prikazanu ovde:

Isečak ekrana proizvoda i podataka o dobavljačima

Svaki okvir sadrži informacije o proizvodu i njegovom dobavljaču. Pošto možete da imate mnogo proizvoda od istog dobavljača, informacije o imenu dobavljača i adresa treba da se ponavljaju više puta. To troši prostor na disku. Umesto toga, sami snimite informacije o dobavljaču u zasebne dobavljače, a zatim povežite tu tabelu sa tabelom proizvodi.

Drugi problem sa ovim dizajnom je vidljiv kada treba da izmenite informacije o dobavljaču. Pretpostavimo da treba da promenite adresu dobavljača. Pošto se ona pojavljuje na više mesta, može se slučajno desiti da promenite adresu na jednom mestu, a da zaboravite da promenite na drugim mestima. Snimanje adrese dobavljača na samo jednom mestu rešava taj problem.

Na kraju, pretpostavimo da postoji samo jedan proizvod koji snabdeva Koho vinarija i želite da izbrišete proizvod, ali zadržite i informacije o imenu dobavljača i adresama. Sa ovim dizajnom, kako biste izbrisali zapis proizvoda, a da ne izgubite informacije o dobavljaču? Nije moguće to uraditi. Pošto svaki zapis sadrži činjenice o proizvodu pored podataka o dobavljaču, nemoguće je izbrisati bez brisanja drugog. Da bi ove činjenice bile odvojene, podelilo ovu tabelu na dva: prva za informacije o proizvodu i drugu za informacije o dobavljaču. Zatim, kada izbrišete zapis proizvoda, brišete samo činjenice o proizvodu, a ne činjenice o dobavljaču.

4.2: Uključivanje stavki informacija u kolone

Odlučite koje informacije treba da uskladištite u svakoj tabeli. Ovi diskretni delovi podataka postaju polja u tabeli. Na primer, tabela "Zaposleni" može da uključujući polja kao što su prezime, ime i datum zapošljavanja.

Kada izaberete temu za tabelu baze podataka, kolone u toj tabeli treba da skladište samo činjenice o toj jednoj temi. Na primer, tabela proizvoda bi trebalo da skladišti samo činjenice o proizvodima – ne i o dobavljačima.

Da biste odlučili koje informacije da pratite u tabeli, koristite listu koju ste ranije kreirali. Na primer, tabela "Klijenti" može da ima: ime, prezime, adresa, slanje e-pošte, oslovljavanju i e-adresa. Svaki zapis (kupac) u tabeli sadrži isti skupa kolona, tako da skladištite identiиno iste informacije za svakog klijenta.

Kreirajte svoju prvu listu, a zatim je pregledajte i pročišćite. Ne zaboravite da informacije raskinite u najmanje moguća polja. Na primer, ako Početna lista ima adresu kao polje, rešite to na ulici adresa, grad, državu i ZIP kôd – ili, ako su kupci globalni, u još više polja. Na taj način, na primer, možete da obavljate pošiljke u odgovarajućem formatu ili izveštaju po državnom nalogu.

Kada usavrљate kolone podataka u svakoj tabeli, spremni ste da odaberete primarni ključ svake tabele.

Step 5: Navođenje primarnog ključa

Odaberite primarni ključ svake tabele. Primarni ključ, na primer ID-ovi proizvoda ili porudžbine, identifikuje svaki zapis. Ako nemate očigledno, jedinstveni identifikator, koristite Access da biste ga kreirali.

Potreban vam je način da identifikujete svaki redove u svakoj tabeli. Setite se prethodnog primera u kojem dva klijenta imaju isto ime? Pošto dele ime, potreban vam je način da zasebno identifikujete svaki.

Tako da svaka tabela treba da sadrži kolonu (ili skupu kolona) koja jedinstveno identifikuje svaki red. To se zove primarni ključ i često je jedinstven broj, kao što je ID ili redni broj zaposlenog. Access koristi primarne ključeve za brzo povezivanje podataka iz više tabela i za povezivanje podataka umesto vas.

Ponekad se primarni ključ sastoji od dva ili više polja. Na primer, tabela sa detaljima porudžbine koja skladišti stavke za porudžbine za porudžbine može da koristi dve kolone u primarnom ključu: ID porudžbine i ID proizvoda. Kada primarni ključ zapošljava više od jedne kolone, on se takođe zove kompozitni taster.

Snipeta tabele "Proizvodi"

Ako već imate jedinstveni identifikator za informacije u tabeli, kao što su brojevi proizvoda koji jedinstveno identifikuju svaki proizvod u katalogu, koristite to, ali samo ako vrednosti ispune ova pravila za primarne ključeve:

  • Identifikator se uvek razlikuje za svaki zapis. Duplirane vrednosti nisu dozvoljene u primarnom ključu.

  • Uvek postoji vrednost za stavku. Svaki zapis u tabeli mora imati primarni ključ. Ako koristite više kolona da biste kreirali taster (kao što su porodica i deo dela), obe vrednosti moraju uvek biti prisutne.

  • Primarni ključ je vrednost koja se ne menja. Pošto tasteri upućuju na ključeve drugih tabela, sva promena primarnog ključa u jednoj tabeli znači promenu na svim mestima na koje se upućuje. Često promene povećavaju rizik od grešaka.

Ako nemate očigledan identifikator, koristite proizvoljni, jedinstveni broj kao primarni ključ. Na primer, svakoj porudžbini možete da dodelite jedinstveni broj porudžbine za jedinstvenu namenu porudžbine.

Savet: Da biste kreirali jedinstveni broj kao primarni ključ, dodajte kolonu koristeći tip podataka "Automatsko numerisanje". Tip podataka "Automatsko numerisanje" automatski dodeljuje jedinstvenu numeričku vrednost za svaki zapis. Ovaj tip identifikatora ne sadrži realne informacije koje opisuju pravi koji predstavlja. Idealan je za korišćenje kao primarnog ključa zato što se brojevi ne menjaju – za razliku od primarnog ključa koji sadrži činjenice o nizu, kao što je broj telefona ili ime klijenta.

Želite još?

Uputstva za imenovanje polja, kontrola i objekata

Uvod u tabele

Obuka za Excel

Obuka za Outlook

Napomena:  Ova stranica je prevedena automatski i može da sadrži gramatičke greške ili netačnosti. Naš cilj je da ovaj sadržaj bude koristan. Možete li da nam javite da li su informacije bile korisne? Ovo je članak na engleskom jeziku za referencu.​

Potrebna vam je dodatna pomoć?

Razvijte Office veštine
Istražite obuku
Prvi nabavite nove funkcije
Pridružite se Office Insider korisnicima

Da li su vam ove informacije koristile?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala za povratne informacije! Izgleda da će biti od pomoći ako vas povežemo sa našim agentima Office podrške.

×