Najbolje prakse za hostovanje hibridnih sastanaka i događaja u Microsoft Teams Rooms

Primenjuje se na
Teams Microsoft Teams

Hibridni događaj je okupljanje gde se neke osobe pridružuju lično (na primer, u sobi za sastanke), a druge se pridružuju na mreži pomoću usluge Microsoft Teams. Ovaj vodič će vam pomoći da jednostavno planirate i pokrenete velike hibridne događaje. Pronaći ćete savete o izboru odgovarajuće opreme, podešavanju prostora – od osnovnih do složenih podešavanja Microsoft Teams sobe – i obezbedite da sve dobro funkcioniše za učesnike koji će lično prisustvovati i učesnike na mreži.

Ilustracija događaja u učionici sa izlagačem koji govori na sceni, ljudima u publici i udaljenim učesnicima.

Ilustracija događaja u velikom skladištu sa učesnicima koji će lično učestvovati, udaljenim učesnicima i udaljenim zvučnikom na ekranu.

Microsoft Teams soba: Samostalna produkcija

Većina Microsoft Teams Rooms (MTR) dobro funkcioniše kao sobe za izlagače za jednog govornika ili malu grupu, ili kao sobe za učesnike za male zabave za gledanje. Ove sobe obično imaju svu opremu koja vam je potrebna već podešena, tako da možete da očekujete dobar kvalitet zvuka i video zapisa bez potrebe za dodatnom opremom. 

Detaljna uputstva potražite u članku "Hostovanje događaja iz Microsoft Teams sobe".

Snimak ekrana dijagrama podešavanja sobe u usluzi Microsoft Teams

Evo opreme koju preporučujemo:

Kamere u sobi

Ova postavka je savršena za male i srednje sobe u kojima nije potrebno prebacivanje kamere. Za najbolje rezultate potražite kvalitet kamere 1920x1080 ili viši.  

Ekrani u sobi

Standardna MTR postavka obično obuhvata jedan ili dva ekrana – jedan za deljeni sadržaj, a drugi za prikaz galerije. Ova konfiguracija dobro funkcioniše za male i srednje sastanke.

Dostupno je nekoliko opcija prikaza; visokokvalitetni potrošački televizor od brendova kao što su LG, Samsung ili TCL je obično dovoljan. Prilikom izbora ekrana, uzmite u obzir osvetljenje u prostoriji i odlučite se za QLED ekran kako biste smanjili odsjaj i poboljšali vidljivost.

Mikrofoni u sobi

MTR-ovi podržavaju ugrađene, stolne i plafonske mikrofone koji su certifikovani za upotrebu u aplikaciji Teams. Ove opcije su pogodne za male i srednje prostorije, čak i ako prostor nema poseban akustični tretman. Međutim, svi tipovi mikrofona mogu da registruju buku u pozadini. Da biste poboljšali kvalitet zvuka, dobra je ideja da tokom podešavanja dodate panele za prigušivanje zvuka ili izolaciju prostorije.

Osvetljenje u sobi

Standard osvetljenje sobe obično dobro funkcioniše za osnovne video pozive. Da biste pomogli izlagačima da izgledaju najbolje što mogu, izbegavajte postavljanje svetla direktno iza njih, što može dovesti do senki i otežati im da vide lice. Meko, difuzno osvetljenje dobro funkcioniše, i generalno, više svetla je bolje - sve dok je uravnoteženo. Neka vam cilj bude ravnomerno osvetljenje u prostoriji i pokušajte da izbegnete oštre senke.

Veliki scenariji sastanaka i događaja

Sledeća dva primera pokazuju kako da koristite Microsoft Teams sobu (MTR) sa dodatnom opremom za veće događaje.

Microsoft Teams soba – Puna proizvodnja: Za sastanke i događaje koji zahtevaju naprednije podešavanje od ugrađene opreme standardnog MTR-a.

Microsoft Teams soba – Puna prilagođena proizvodnja: Za velike ili složene prostore, možda ćete morati da unesete dodatnu opremu i osoblje kako biste zadovoljili posebne potrebe.

Ne postoji tačno pravilo kada treba da razmotrite potpunu prilagođenu proizvodnju, ali evo nekih stvari o kojima treba da razmišljate kada odlučujete o tome koja postavka je najbolja:

  • Udaljenost kamere (> 30 stopa)
  • Broj izlagača u sobi i/ili virtuelnih izlagača (>3 izlagača)
  • Veličina publike u sobi (>50 učesnika)
  • Angažovanje publike i složenost interakcije (tj. Da li ćete uživo odgovarati na pitanja publike)
  • Zahtevi za zvuk (npr. pojedinačni mikrofoni, lavalieri, pojačanje u sobi itd.)
  • Zahtevi pristupačnosti (ASL tumač, CART natpis, itd.)
  • Složenost reprodukcije sadržaja (npr. video zapisa visokog kretanja)
  • Budžet (scenario #2 može zahtevati značajan budžet)
  • Rizik (koji nivo redundantnosti je odgovarajući s obzirom na važnost događaja)

MTR - Puna proizvodnja

Snimak ekrana dijagrama podešavanja Microsoft sobe za prezentacije

Kamere u sobi

Možete da podesite više kamera u Teams sobi kako bi događaj izgledao dinamičnije. Ovo dobro funkcioniše za panel diskusije ili kada imate nekoliko izlagača.

Da biste se prebacivali sa kamere na kameru tokom događaja, biće vam potrebna dodatna oprema i neko ko će upravljati feedovima kamere. To vam pomaže da kreirate zanimljivije i profesionalnije iskustvo.

Postoje i načini za korišćenje veštačke inteligencije i drugih alatki za poboljšanje podešavanja sa više kamera. Za najbolje rezultate koristite kamere rezolucije 1920x1080 ili više.

Ekrani u sobi

Korišćenje velikih ekrana ili projektora u MTR-u pomaže svima da vide jasno. Možete i da dodate dodatne ekrane za prikaz slajdova, tajmera ili udaljenih izlagača.

Veličina i broj ekrana zavise od prostorije i koliko je publika udaljena od ekrana. Za svetle i jasne slike, laserski projektori sa najmanje 15.000 lumena idealni su u većini prostora.

Ako vaša soba ima mnogo svetla, razmislite o korišćenju QLED ekrana da biste smanjili odsjaj i poboljšali vidljivost.

  • Srpskohrvatski / srpskohrvatski

    • Ekran do 40 stopa
    • Na osnovu udaljenosti ekrana potrebna su posebna sočiva.

  • Epson EB-PQ2220B

    • Ekran do 40 stopa
    • Na osnovu udaljenosti ekrana potrebna su posebna sočiva.

  • Barco UDM-4K15

    • Ekran do 40 stopa
    • Na osnovu udaljenosti ekrana potrebna su posebna sočiva.

  • Samsung Neo KLED QN90A 98 inča

    • Hibridni izlagači nadgledaju interakciju na sceni sa izlagačima koji će lično učestvovati.
    • ASL nadgledanje potreba pristupačnosti učesnika u sobi.
    • Preporučuje se da monitori pouzdanosti budu 50-60 inča na osnovu udaljenosti od izlagača za tajmere ili slajdove.

Audio u sobi

Dobar zvuk je ključan za svaki događaj. Ovo se naziva PA (Public Address) i obuhvata zvučnike koji su raspoređeni po prostoriji tako da svi mogu jasno da čuju, bez izazivanja povratnih informacija od mikrofona izlagača.

  • Lavalier mikrofoni (mali, klipovi mikrofoni) su odlični za izlagače koji se kreću ili govore na panelima. One pomažu da se jasno prepoznaju glasovi i smanjuju buka u pozadini.
  • Lavalier mikrofoni su posebno korisni kada više osoba govori istovremeno.
  • Ručni mikrofoni su korisni u velikim prostorijama kada je potrebno da brzo provučete mikrofon između zvučnika. Ali oni mogu dovesti do niskog zvuka ako se ne drže dovoljno blizu usta.
  • Preporuke za dodatnu opremu: Uređaji sa omogućenom uslugom Microsoft Teams

Osvetljenje u sobi

Dobro osvetljenje pomaže izlagačima da izgledaju profesionalno i poboljšava kvalitet video zapisa – naročito za hibridne događaje. Kamerama je potrebno dovoljno svetla da bi snimile jasan video zapis. Bez odgovarajućeg osvetljenja, čak i najbolja kamera neće dati dobre rezultate.

U velikim prostorima važno je da jasno osvetlite lice i telo izlagača. Ako imate više govornika na sceni, koristite red svetla da bi svi bili vidljivi.

Koristite podešavanje Three-Point osvetljenja:

  • Ključno svetlo: obasjava direktno lice izlagača.
  • Fill light: omekšava senke.
  • Pozadinsko osvetljenje: pomaže izlagaču da se istakne u pozadini.

Ova postavka olakšava da izlagače vide i sprečava ih da se uklope sa sobom.

MTR - Puna proizvodnja po narudžbi

U zavisnosti od veličine prostora, složenosti događaja ili broja izlagača i učesnika koje imate, ugrađena oprema možda neće biti dovoljna. U tim slučajevima, produkcijski tim će možda morati da unese dodatnu opremu kao što su kamere, mikrofoni, svetla ili mrežni alati kako bi se uverili da sve radi glatko.

Snimak ekrana dijagrama Microsoft sobe za prezentacije sa naprednim podešavanjem

Da biste odlučili da li je ova postavka odgovarajuća za vaš događaj, proverite faktore navedene ranije u vodiču. Detalji u nastavku pomoći će vam i da razumete šta je potrebno za uspešnu produkciju.

Više kamera, upravljanih kamera ili znatna udaljenost

Za velike prostore kao što su auditorijumi, korišćenje više kamera pomaže u stvaranju profesionalnog i zanimljivog iskustva. Ova postavka uključuje široke kadrove za prikazivanje prostorije i uske kadrove za fokusiranje na izlagača.

Da biste ovo omogućili, biće vam potrebni posebni sistemi kamera, objektivi i tim koji će njima upravljati. Broj izlagača je ključni faktor pri planiranju podešavanja.

  • Za jednog izlagača koristite široki kadar za kontekst, a zbijeni kadar za detalje krupnog plana. Dve kamere su minimum za doteran izgled.
  • Ako imate dvoje ili više osoba na sceni, isplanirajte najmanje 3 do 5 kamera.
  • Za velike grupe, možda će vam biti potrebno 6 ili više kamera da biste pokrili sve.

Postavite kamere na različita mesta u sobi da bi video bio zanimljiv. Koristite kombinaciju statičkih širokougaonih kamera, pokretnih kamera na kolicima ili gimbalima i stativa za glatko pomeranje i naginjanje.

Prikaz u sobi

Dodavanje dodatnih ekrana u prostor može da doprinese tome da događaj bude zanimljiviji i pristupačniji. Ovi ekrani mogu da prikažu sadržaj, prikaz galerije, ASL prevodioce i pomognu osobama sa prevelikim sedištima ili hibridnim korisnicima da ostanu povezane.

  • Prilagodite podešavanje svom prostoru

Broj i tip ekrana koje koristite zavisi od veličine sobe i načina na koji je publika raspoređena. Razmotrite korišćenje kombinacije projektora i televizora koji su razmešteni oko prostora da biste se uverili da svi mogu jasno da vide.

  • Učinite ga pristupačnim

Da biste podržali sve učesnike, razmotrite dodavanje ekrana sa natpisima ili ASL tumačenjem. To pomaže da događaj bude inkluzivniji i lakši za praćenje.

  • Podrška za izlagače

Za velike događaje izlagačima je često potreban tajmer kako bi ostali u toku, ekran koji prikazuje slajdove kako bi mogli da održavaju kontakt očima sa publikom i prikaz udaljenih izlagača sa kojima vrše interakciju.

Razglas i kompletne audio postavke

Za velike prostore, jak audio sistem je neophodan. Ovo uključuje digitalne miksere, lavalier i ručne mikrofone, monitore u uhu i podešavanja miks-minus kako bi se izbegle povratne informacije. Alatke kao što su EQ, kompresija i blokada pomažu da zvuk bude jasan i uravnotežen.

Kada je reč o zvuku, bolje je imati više nego što mislite da će vam trebati. Dobar događaj možete da pokrenete sa manje kamera, ali ako zvuk nije dovoljno jak, ljudi će odmah primetiti. Uvek vodite računa da imate dovoljno zvučnika i mikrofona da pokriju prostor i podrže izlagače.

Osvetljenje u sobi

Podešavanje osvetljenja u tri tačke – ključ, popunjavanje i pozadinsko osvetljenje – pomaže izlagačima da izgledaju profesionalno i poboljšava kvalitet video zapisa. Ova postavka je odlična za hibridne događaje gde su jasni vizuelni elementi važni.

  • Osvetljenje za velike produkcije

Za veće faze ili više izlagača možda će vam biti potrebno dodatno osvetljenje. Podesivi LED paneli i reflektori mogu pomoći da se uverite da su svi dobro osvetljeni i lako videti.

  • Dodavanje vizuelnog uzbuđenja

Osvetljenje nije samo vidljivost – to je takođe sjajan način da događaj izgleda uzbudljivo. Pops boje i pokretna svetla mogu dodati energiju i stil vašem prostoru. To je ekonomičan način da istaknete svoj događaj.

Potrebna vam je dodatna pomoć?

Microsoft Teams usluge događaja mogu da pruže veću podršku pri planiranju ili vođenju velikih sastanaka i događaja. Da biste saznali više, pogledajte Microsoft usvajanje. 

Dodatni resursi