Planera versionshantering för dokument, godkännande av innehåll och utcheckningskontroller i SharePoint

Sammanfattning: Lär dig hur du använder versionshantering, godkännande av innehåll och utcheckning i SharePoint 2013 för att styra dokumentversioner under hela livscykeln.

I den här artikeln beskrivs hur du planerar att använda versionshantering, godkännande av innehåll och utcheckning i SharePoint Server 2016 för att styra dokumentversioner under hela livscykeln.

Innan du läser den här artikeln bör du förstå planeringsprocessen för dokumenthantering som beskrivs i Översikt över dokumenthantering i SharePoint 2013.

I den här artikeln:

• Om versionshantering, godkännande av innehåll och utcheckningar
• Planera versionshantering
• Planera godkännande av innehåll
• Planera utcheckning och incheckning

Om versionshantering, godkännande av innehåll och utcheckningar

SharePoint Server 2016 innehåller följande funktioner som kan hjälpa dig att styra dokument i ett dokumentbibliotek:

• Versionshantering är den metod med vilken på varandra följande iterationer av ett dokument numreras och sparas.
• Godkännande av innehåll är den metod som webbplatsmedlemmar som har behörighet som godkännare styr publiceringen av innehåll.
• Utcheckning och incheckning är de metoder som användarna bättre kan styra när en ny version av ett dokument skapas och även kommentera ändringar som de gjort när de checkar in ett dokument.

Du konfigurerar inställningar för de innehållsstyrningsfunktioner som beskrivs i den här artikeln i dokumentbibliotek. Om du vill dela de här inställningarna mellan bibliotek i din lösning kan du skapa mallar för dokumentbibliotek som innehåller inställningarna för innehållsstyrning. Det säkerställer att nya bibliotek återspeglar dina beslut om innehållsstyrning.

Mer information om versionshantering finns i Aktivera och konfigurera versionshantering för en lista eller ett bibliotek.

Planera versionshantering

Standardinställningen för versionshantering för ett dokumentbibliotek beror på webbplatssamlingens mall. Du kan dock konfigurera versionshanteringskontrollen för ett dokumentbibliotek beroende på dina särskilda krav. Varje dokumentbibliotek kan ha olika versionshanteringskontroller som passar bäst för den typ av dokument som finns i biblioteket. SharePoint Server 2016 har tre versionshanteringsalternativ:

• Ingen versionshantering Anger att inga tidigare versioner av dokument sparas. När versionshantering inte används går det inte att hämta tidigare versioner av dokument, och dokumenthistoriken behålls inte heller eftersom kommentarer som medföljer varje iteration av ett dokument inte sparas. Använd det här alternativet i dokumentbibliotek som innehåller oviktigt innehåll eller innehåll som aldrig kommer att ändras.
• Skapa huvudversioner Anger att numrerade versioner av dokument behålls med hjälp av ett enkelt versionshanteringsschema (t.ex. 1, 2, 3). Om du vill styra effekten på lagringsutrymmet kan du ange hur många tidigare versioner som ska behållas och räkna tillbaka från den aktuella versionen.
  I huvudversioner kan alla användare som har behörighet till dokumentbiblioteket visa innehållet varje gång en ny version av ett dokument sparas. Använd det här alternativet om du inte vill skilja mellan utkastversioner av dokument och publicerade versioner. I ett dokumentbibliotek som används av en arbetsgrupp i en organisation är till exempel versionshantering av huvudversioner ett bra val om alla i gruppen måste kunna visa alla iterationer av varje dokument.
• Skapa huvud- och delversioner (utkast) Anger att numrerade versioner av dokument behålls med hjälp av ett huvud- och delversionsschema (till exempel 1.0, 1.1, 1.2, 2.0, 2.1). Versioner som slutar med .0 är huvudversioner och versioner som slutar med tillägg som inte är noll är delversioner. Tidigare huvud- och delversioner av dokument sparas tillsammans med aktuella versioner. Om du vill styra effekten på lagringsutrymmet kan du ange hur många tidigare huvudversioner som ska behållas och räkna tillbaka från den aktuella versionen. Du kan också ange hur många huvudversioner som ska behållas med sina respektive delversioner. Om du till exempel anger att delversioner ska behållas för två huvudversioner och den aktuella huvudversionen är 4.0, behålls alla delversioner som börjar på 3.1.
  I huvudversioner och delversioner kan alla användare som har läsbehörighet visa huvudversioner av dokument. Du kan ange vilka användare som också kan visa delversioner. Vanligtvis rekommenderar vi att du ger behörighet att visa och arbeta med delversioner till användare som kan redigera objekt och begränsa användare som har läsbehörighet till att bara visa huvudversioner.
  Använd huvudversions- och delversionsversioner när du vill skilja mellan publicerat innehåll som kan visas av en målgrupp och utkastinnehåll som ännu inte är klart för publicering. På en personalwebbplats som beskriver organisationens fördelar kan du till exempel använda huvudversioner och delversioner för att begränsa anställdas åtkomst till beskrivningar av förmåner medan beskrivningarna ändras.

Planera godkännande av innehåll

Använd godkännande av innehåll för att formalisera och kontrollera att innehåll blir tillgängligt för en målgrupp. Ett företag som till exempel publicerar innehåll som en av sina produkter eller tjänster kan kräva en juridisk granskning och godkännande innan innehållet publiceras.

Ett dokumentutkast som väntar på godkännande av innehåll har statusen Väntande. När en godkännare granskar dokumentet och godkänner innehållet blir det tillgängligt för visning av användare som har läsbehörighet. En dokumentbiblioteksägare kan aktivera innehållsgodkännande för ett dokumentbibliotek och, om du vill, associera ett arbetsflöde med biblioteket för att köra godkännandeprocessen.

Hur dokument skickas för godkännande varierar beroende på versionsinställningarna i dokumentbiblioteket:

• Ingen versionshantering Om versionshantering inte används och ändringar i ett dokument sparas blir dokumentets status Väntande. SharePoint Server 2016 behåller den tidigare versionen av dokumentet så att användare som har läsbehörigheter fortfarande kan visa det. När de väntande ändringarna har godkänts blir den nya versionen av dokumentet tillgänglig för visning av användare som har läsbehörighet och den tidigare versionen behålls inte.
  Om versionshantering inte används och ett nytt dokument laddas upp till dokumentbiblioteket läggs det till i biblioteket i statusen Väntande och kan inte visas av användare som har läsbehörighet förrän det har godkänts.
• Skapa huvudversioner Om huvudversioner används och ändringar i ett dokument sparas blir dokumentets status Väntande och den tidigare huvudversionen av dokumentet blir tillgänglig för visning av användare som har läsbehörighet. När ändringar i dokumentet har godkänts skapas en ny huvudversion av dokumentet och görs tillgänglig för användare som har läsbehörighet, och den tidigare huvudversionen sparas i dokumentets historiklista.
  Om huvudversionshantering används och ett nytt dokument laddas upp till dokumentbiblioteket läggs det till i biblioteket i statusen Väntande och kan inte visas av användare som har läsbehörighet förrän det har godkänts som version 1.
• Skapa huvud- och delversioner (utkast) Om versionshantering av huvudversioner och delversioner används och ändringar i ett dokument sparas kan författaren välja att spara en ny delversion av dokumentet som ett utkast eller skapa en ny huvudversion, vilket ändrar dokumentets status till Väntande. När ändringarna i dokumentet har godkänts skapas en ny huvudversion av dokumentet och blir tillgänglig för användare som har läsbehörighet. I huvudversioner och delversioner sparas både huvudversioner och delversioner av dokument i ett dokuments historiklista.
  Om versionshantering av huvudversioner och delversioner används och ett nytt dokument överförs till dokumentbiblioteket kan det läggas till i biblioteket antingen i utkaststatus som version 0.1 eller så kan författaren omedelbart begära godkännande. I det här fallet blir dokumentets status Väntande.

Planera utcheckning och incheckning

Du kan kräva att användarna checkar ut dokument från ett dokumentbibliotek innan de redigerar dokumenten. Fördelarna med att kräva utcheckning och incheckning är bland annat följande:

• Bättre kontroll över när dokumentversioner skapas. När ett dokument är utcheckat kan författaren spara dokumentet utan att checka in det. Andra användare av dokumentbiblioteket kan inte se ändringarna och ingen ny version skapas. En ny version (synlig för andra användare) skapas bara när en författare checkar in ett dokument. Det ger författaren större flexibilitet och kontroll.
• Bättre inspelning av metadata. När ett dokument checkas in kan författaren skriva kommentarer som beskriver de ändringar som gjorts i dokumentet. Då skapas en löpande historisk post över de ändringar som har gjorts i dokumentet.

Om din lösning kräver att användare checkar in och checkar ut dokument för att redigera dem kan du använda funktioner i Office 2016-klientprogram som stöder dessa åtgärder. Användare kan checka ut dokument, ångra utcheckningar och checka in dokument från Office 2016-klientprogram.

När ett dokument är utcheckat är det låst för exklusiv redigering av användaren. När användaren sparar ändringar i den här filen laddas ändringarna upp och sparas på servern. Ändringarna är privata för användaren och visas inte för andra. När användaren är redo att checka in dokumentet görs de senaste ändringarna synliga för andra och publiceras.

Från Office 2016-klientprogram kan användare också välja att lämna utcheckade dokument på servern genom att ändra alternativ för innehållsredigering.

Planering av dokumenthantering i SharePoint 2013