Hur du använder funktionen Koppla dokument i Word för att skapa och skriva ut standardbrev som använder data från ett Excel-kalkylblad

Sammanfattning

I den här artikeln förklaras hur du använder funktionen Koppla dokument i Microsoft Word för att skapa och skriva ut standardbrev med hjälp av data från ett Microsoft Excel-kalkylblad.

 När du använder funktionen Koppla dokument i Word kopplar Word ett huvuddokument med en mottagarlista för att generera en uppsättning utdatadokument:

  • Huvuddokumentet innehåller grundläggande text som är densamma i alla utdatadokument. Den kan innehålla ett brevhuvud, text och instruktioner i kopplingsfält för att infoga text (till exempel mottagarnamn och adresser) som varierar från ett utdatadokument till ett annat.

  • Mottagarlistan är en databas som innehåller de data som ska kopplas till utdatadokumenten. Mottagarlistan är till exempel en Microsoft Access-databasfil eller ett Excel-kalkylblad.

    Denna databas är vanligtvis en lista med namn, adresser, telefonnummer och andra kategorier av personlig information.

  • Resultatet av dokumentkopplingen skapas i utdatadokumenten. Texten i ett utdatadokument kan vara densamma i alla utdatadokument men du kan använda formatering för specifika dokument.

Steg 1: Konfigurera Excel-datafilen

Innan du fortsätter med guiden Koppla dokument bör du kontrollera att Excel-kalkylbladet är välstrukturerat för detta ändamål. Observera följande krav för datatabellen:

  • Den första raden ska innehålla fältnamn för varje kolumn, till exempel Titel, Hälsning, Förnamn, Mellannamn, Efternamn, Adress1 och Adress2.
  • Varje fältnamn ska vara unikt.
  • Varje rad ska innehålla information om ett visst objekt. I en distributionslista kan till exempel varje rad innehålla information om en viss mottagare.
  • Tabellen får inte innehålla några tomma rader.

Skapa Excel-datafilen och ordna den sedan med hjälp av de fält som du vill använda för brevet, som du ser i följande exempeldatafil.

  När du har skapat Excel-datafilen sparar du den och stänger sedan datafilen.

Om du vill veta mer om hur du skapar en adresslista för kopplade dokument klickar du på följande artikelnummer och läser artikeln i Microsoft Knowledge Base:

294688 Designa och konfigurera en adresslista för kopplade dokument i Word 2002 och senare versioner av Word

Steg 2: Konfigurera huvuddokumentet

  1. I Microsoft Office Word 2003 och tidigare versioner av Word pekar du på Brev och utskick på Verktyg-menyn och klickar sedan på guiden Koppla dokument.

    I Microsoft Office Word 2007 klickar du på Starta koppling av dokument i gruppen Starta koppling av dokument på fliken Utskick och klickar sedan på Steg för steg-guiden Koppla dokument.

  2. Under Välj dokumenttyp klickar du på Bokstäver.

    Det aktiva dokumentet blir huvuddokument. Huvuddokumentet innehåller text och grafik som är samma för varje version av det kopplade dokumentet. Exempelvis är avsändaradressen och hälsningsfrasen i ett standardbrev samma för varje version.

  3. Klicka på Nästa: Startdokument.

  4. Använd någon av följande metoder:

    • Börja med det dokument som för närvarande visas i dokumentfönstret. Det gör du genom att klicka på Använd det aktuella dokumentet.

       Du kan sedan antingen skriva bokstaven i dokumentfönstret eller vänta tills guiden uppmanar dig att göra det i ett senare steg.

    • Börja med en mall. Gör följande:

      1. Klicka på Starta från en mall.

      2. Klicka på Välj mall.

      3. På fliken Koppla dokument väljer du den mall du vill använda i dialogrutan Välj mall och klickar sedan på OK.

    • Börja med ett befintligt dokument. Gör följande:

      1. Klicka på Starta från befintligt dokument.
      2. Markera det dokument du vill använda i rutan Starta från befintlig och klicka sedan på Öppna.
      3. Om du inte ser dokumentet klickar du på Fler filer och sedan på Öppna. Leta reda på önskat dokument i dialogrutan Öppna och klicka sedan på Öppna.

  5. Klicka på Nästa: Välj mottagare.

Steg 3: Ange Excel-datakällan

  1. Klicka på Använd en befintlig lista under Välj mottagare.

  2. Klicka på Bläddra.

  3. Leta upp och klicka på det Excel-kalkylblad som du vill använda i dialogrutan Välj datakälla .

     Som standard öppnas mappen "Mina datakällor" i Word.

  4. Klicka på Öppna.

  5. Om Excel-kalkylbladet innehåller information om flera flikar markerar du den flik som innehåller informationen du vill använda och klickar sedan på OK.

  6. Alla poster i datakällan visas i dialogrutan Koppla dokument för mottagare. Här kan du förfina listan över mottagare som ska inkluderas i kopplingen.

Steg 4: Välj mottagare

  1. Välj de mottagare som du vill ta med i dialogrutan Koppla dokument för mottagare. Det gör du genom att använda en av följande metoder:

    • Använd kryssrutorna för att ange mottagare.

       Den här metoden är mest användbar om listan är kort. Klicka för att markera kryssrutorna bredvid de mottagare som ska ingå och avmarkera sedan rutorna bredvid de mottagare som inte ska ingå.

      Om du vet att du vill ta med större delen av listan i kopplingen klickar du på Markera alla och sedan på för att radera vissa poster. Om du bara vill ta med ett fåtal poster i listan klickar du på Radera alla och markerar sedan de poster du vill använda.

    • Sortera objekt i listan.

       Den här metoden är användbar om du vill visa objekt i alfabetisk eller numerisk ordning. Klicka på kolumnrubriken för det element som du vill sortera efter. Om du till exempel vill visa listan i alfabetisk ordning efter efternamn klickar du på kolumnrubriken Efternamn.

    • Filtrera objekt i listan.

       Detta är praktiskt om listan innehåller poster som du vet att du inte vill visa eller som ska vara med i kopplingen. När du har filtrerat listan kan du använda kryssrutorna för att inkludera och exkludera poster, så som beskrivits ovan. Så här filtrerar du listan:

      1. Klicka på pilen bredvid kolumnrubriken för det element som du vill filtrera efter.

      2. Klicka på något av följande:

        • (Tomma): Detta alternativ visar alla poster där motsvarande fält är tomt.
        • (Icke-tomma fält): Detta alternativ visar alla poster som motsvarande fält innehåller information i.
        • Om datakällan innehåller poster som delar samma information, och om det finns 10 eller färre unika värden i kolumnen, kan du filtrera efter specifik information. Om det till exempel finns flera adresser som har Australien som land kan du filtrera efter Australien.

    • I dialogrutan Koppla dokument för mottagare visas bara de angivna posterna. Klicka på (Alla) om du vill visa alla poster igen.

    Anteckningar

    • För avancerad sortering och filtrering klickar du på pilen bredvid ett kolumnnamn och sedan på (Avancerat). Använd flikarna Filtrera poster och Sortera poster för att ställa in den sorterings- eller filtreringsfråga som du vill använda.
    • Om du har installerat ett adressverifieringsprogram klickar du på Validera i dialogrutan Koppla dokument för mottagare för att bekräfta mottagarnas adresser.

  2. Klicka på OK för att återgå till guiden Koppla dokument.

     Word använder de mottagare som du har angett för kopplingen.

  3. Klicka på Nästa: Skriv brevet.

Steg 5: Fyll i brevet och lägg till kopplingsinstruktioner

Om du inte redan har gjort det skriver du den text som du vill ska visas i alla standardbrev i huvuddokumentet.

Infoga kopplingsinstruktioner

Infoga kopplingsinstruktioner där du vill sammanfoga namn, adresser och annan information från datakällan. Följ de här stegen för att infoga kopplingsinstruktioner:

  1. Klicka på den plats i huvuddokumentet där du vill infoga fältet.

  2. Infoga något av följande:

    • Adressblock med namn, adress och annan information:

      1. Klicka på Adressblock.

      2. I dialogrutan Infoga adressblock markerar du de adresselement som du vill infoga och de format som du vill använda och klickar sedan på OK. Om du vill ha hjälp med ett alternativ klickar du på frågetecknet och sedan på alternativet.

      3. Om du vill ha hjälp med ett alternativ klickar du på frågetecknet och sedan på alternativet. Om dialogrutan Matcha fält visas kanske Word inte kan hitta den information som behövs för adressblocket. Klicka på pilen bredvid
        (inte tillgängligt) och markerar sedan fältet i datakällan som motsvarar fältet som krävs för det kopplade dokumentet.

    • Hälsningsrad:

      1. Klicka på Hälsningsrad.

      2. Välj format för hälsningsraden som innehåller hälsningsfras, namnformat och skiljetecken efter frasen.

      3. Markera den text du vill ska visas i de fall där Word inte kan tolka mottagarens namn. Word kan till exempel inte tolka namnet när datakällan inte innehåller något förnamn eller efternamn för mottagaren utan bara ett företagsnamn.

      4. Klicka på OK.

      5. Om dialogrutan Matcha fält visas kanske Word inte kan hitta den information som behövs för hälsningsraden. Klicka på pilen bredvid (inte tillgängligt) och markera sedan fältet i datakällan som motsvarar fältet som krävs för det kopplade dokumentet.

    • Andra informationsfält:

      1. Klicka på Fler objekt.

      2. Använd någon av följande metoder:

        • Klicka på Adressfält för att välja bland adressfält som automatiskt mappas till motsvarande fält i datakällan, även om datakällans fält inte har samma namn som fälten.
        • Klicka på Databasfält om du vill välja bland fält som alltid hämtar data direkt från en kolumn i en databas.

      3. Klicka på önskat fält i rutan Fält.

      4. Klicka på Infoga och sedan på Stäng.

      5. Om dialogrutan Matcha fält visas kanske Word inte kan hitta den information som behövs för att infoga fältet. Klicka på pilen bredvid (inte tillgängligt) och markera sedan fältet i datakällan som motsvarar fältet som krävs för det kopplade dokumentet.

        Note Om du infogar ett fält från listan Databasfält och senare byter till en datakälla som inte har en kolumn med samma namn, kan Word inte infoga den fältinformationen i kopplingsdokumentet.

    • Elektronisk frankering:

      Om du vill lägga till elektronisk frankering måste du först installera ett program för elektronisk frankering, till exempel ett program som du kan köpa från en tredjepartsleverantör på webben. Följ de här stegen om du vill använda elektronisk frankering:

      1. Klicka på Elektronisk frankering.

         Om du inte har ett program för elektronisk frankering installerat uppmanas du i Word att installera ett, och du ges möjlighet att ansluta till följande Microsoft Office-webbplats:
        Skriv ut onlineporto
        http://office.microsoft.com/services/service.aspx?sid=2.4

      2. Sätt i portot enligt programmets instruktioner.

    • Om du vill lägga till elektronisk frankering måste du först installera ett program för elektronisk frankering, till exempel ett program som du kan köpa från en tredjepartsleverantör på webben. Gör så här om du vill använda elektronisk frankering:Postnummer: Du måste välja en brev- eller kuverttyp som har stöd för POSTNET-streckkoden. Så här använder du postnummerstreckkoden:

      1. Klicka på Poststreckkod.

      2. I dialogrutan Infoga poststreckkod väljer du rätt adressfält.

        Obs! Alternativet Poststreckkod visas bara om du använder den amerikanska versionen av Word.

      3. Upprepa steg a och b för alla fält som du vill infoga. KOMMENTARER:

        • Du kan inte skriva tecknen för kopplingsinstruktioner (" ") eller infoga dem med kommandot Symbol på Infoga-menyn.
        • Om kopplingsinstruktionerna visas inom klammerparenteser, till exempel { MERGEFIELD City }, visar Word fältkoder istället för fältresultat. Det här påverkar inte kopplingen, men om du vill visa resultat i stället högerklickar du på fältkoden och klickar sedan på Växla fältkoder på snabbmenyn.

      Om vi till exempel använder exempeldatabasen som visades tidigare kan ditt brev innehålla fälten Adressblock och Hälsningsrad och därför ser din första sida ut ungefär så här:
      26 februari 2002

      Adressblock

      GreetingLine

      Skriv brevet här.

      Vänliga hälsningar,

      Skriv ditt namn här

    Obs! Du kan också använda verktygsfältet Koppla dokument för att infoga kopplingsinstruktioner, arbeta med huvuddokumentet eller köra en dokumentkoppling. För att visa verktygsfältet Koppla dokument pekar du på Brev och utskick på Verktyg-menyn och klickar sedan på Visa Koppla dokument-verktygsfält.

    I verktygsfältet Koppla dokument finns fler kommandon som inte ingår i åtgärdsfönstren i guiden Koppla dokument. Du kan till exempel använda menyn Infoga Word-fält i verktygsfältet Koppla dokument för att infoga fält i Word för att styra kopplingsprocessen. Du kan till exempel infoga ett OM-fält som bara infogar text om ett visst kopplingsfält har ett angivet värde.

    Alternativt kan du klicka på Sök efter fel om du vill att Word ska köra dokumentkopplingen och rapportera eventuella fel som finns i huvuddokumentet.

Ändra formatet för kopplade data

Om du vill formatera kopplade data måste du formatera kopplingsinstruktionerna i huvuddokumentet. Formatera inte data i datakällan eftersom formateringen inte bevaras när du kopplar data till dokumentet. Följ de här anvisningarna om du vill ändra formatet på kopplade data:

  1. Markera det fält i huvuddokumentet som innehåller den information som du vill formatera, inklusive tecknen för det omgivande kopplingsinstruktionen (<<>>).

  2. I Word 2003 och tidigare versioner av Word klickar du på Teckensnitt på Format-menyn och väljer sedan de alternativ du vill använda.

    I Word 2007 klickar du på önskat alternativ i rutan Temateckensnitt i gruppen Tecken på fliken Start.

Formatera med hjälp av fältkoder

Om du vill styra andra aspekter av formateringen trycker du på ALT+F9 för att visa fältkoderna och lägger sedan till växlar i kopplingsinstruktionerna. När du arbetar med fält är växeln en särskild instruktion som gör att en viss åtgärd utförs. Vanligtvis läggs en växel till i ett fält för att ändra ett resultat.

Här följer några exempel på hur du använder växlar:

  • Om du vill visa talet 34987,89 som 34 987,89 kr lägger du till talformatväxeln (\#).
  • Om du vill skriva ut klientnamn med versaler lägger du till formatväxeln (\*).
  • Om du vill se till att den kopplade informationen har samma teckensnitt och punktstorlek som du använder på kopplingsinstruktionen lägger du till växeln Charformat (\*).

Steg 6: Spara dokumentet

När du har slutfört huvuddokumentet och infogat alla kopplingsinstruktioner ska du se till att du sparar dokumentet innan du fortsätter. Gör följande:

  1. I Word 2003 och tidigare versioner av Word klickar du på Spara som på Arkiv-menyn.

    I Word 2007 klickar du på Microsoft Office-knappen och sedan på Spara som.

  2. Ge dokumentet ett namn och klicka sedan på Spara.

  3. Klicka på Nästa: Förhandsgranska breven.

Steg 7: Förhandsgranska breven och Fine-Tune mottagarlistan

När guiden visar åtgärdsfönstret "Steg 5, Koppla dokument" ersätter guiden alla kopplingsfält i huvuddokumentet som innehåller den faktiska texten från den första posten i mottagarlistan. På så sätt kan du se hur ditt första utdatadokument kommer att se ut.

 Om du till exempel fortsätter att använda exempeldatabasen som visades tidigare bör den första sidan se ut ungefär så här när du har klickat på Nästa: Förhandsgranska dina brev:

26 februari 2002

Andrew Fuller
908 W. Capital Way
Tacoma 98401

 Bäste Andrew Fuller,

Skriv brevet här.

Vänliga hälsningar,

Skriv ditt namn här Använd någon av följande metoder för att förhandsgranska ytterligare poster:

  • Om du vill förhandsgranska objekten i ordning klickar du på vänster- eller högerpilen.
  • Om du vill söka efter och förhandsgranska ett visst objekt klickar du på Sök efter en mottagare och anger sedan sökvillkoren i dialogrutan Sök post.

Finjustera mottagarlistan om du vill. Det gör du genom att använda en av följande metoder:

  • Om du vill utesluta en viss mottagare från sammanslagningen klickar du på Exkludera den här mottagaren.
  • Om du vill ändra listan över mottagare klickar du på Redigera mottagarlista och gör sedan ändringarna i dialogrutan Koppla dokument för mottagare.

Steg 8: Slutföra dokumentkopplingen

Slutför kopplingen på något av följande sätt:

Anpassa enskilda brev

Om du vill anpassa enskilda objekt slutför du kopplingen och redigerar sedan den information som du vill ha i det kopplade dokumentet. Gör följande:

  1. Klicka på Redigera enskilda brev.

  2. I dialogrutan Koppla till nytt dokument väljer du de poster som du vill koppla.

  3. Klicka på OK.

     Word skapar och öppnar ett nytt kopplat dokument. Huvuddokumentet förblir också öppet och du kan växla tillbaka till det om du vill ändra alla dokument.

  4. Rulla till den information som du vill redigera och gör sedan ändringarna.

  5. Skriv ut eller spara dokumentet precis som du gör med vanliga dokument.

Skriv ut breven med en av följande metoder:

  • Om du har anpassat objekten och om det kopplade dokumentet är aktivt följer du dessa steg:

    1. I Word 2003 och tidigare versioner av Word klickar du på Skriv ut på Arkiv-menyn.

      I Word 2007 klickar du på Microsoft Office-knappen och sedan på Skriv ut.

    2. Markera de alternativ du vill använda.

  • Gör så här om du vill skriva ut direkt från guiden Koppla dokument:

    1. I steg 6 i guiden Koppla dokument (Slutför kopplingen) klickar du på Skriv ut.

    2. Använd en av följande metoder i dialogrutan Koppla till skrivare och klicka sedan på OK:

      • Om du vill skriva ut alla dokument klickar du på Alla.
      • Om du vill skriva ut dokumentet som visas i dokumentfönstret klickar du på Aktuell post.
      • Om du vill skriva ut ett dokumentområde klickar du på Från och skriver postnumren i rutorna Från och Till.

    3. Välj önskade alternativ i dialogrutan Skriv ut.

Spara de kopplade breven för senare användning

Om du vill redigera kopplade brev eller spara dem för senare användning kan du samla dem i ett enda dokument. Gör följande:

  1. Klicka på Redigera enskilda brev.

  2. Använd en av följande metoder i dialogrutan Koppla till ett nytt dokument och klicka sedan på OK:

    • Om du vill sammanfoga alla dokument klickar du på Alla.
    • Om du bara vill koppla det dokument som visas i dokumentfönstret klickar du på Aktuell post.
    • Om du vill koppla ett dokumentområde klickar du på Från och skriver postnumren i rutorna Från och Till.

  3. Word öppnar ett nytt dokument som innehåller alla de enskilda bokstäverna. Sedan kan du spara dokumentet för senare användning, precis som du gör med vanliga dokument.

Referenser

Om du vill veta mer klickar du på följande artikelnummer och läser artiklarna i Microsoft Knowledge Base:

318117 Så här använder du adresser från ett Excel-kalkylblad för att skapa etiketter i Word

318115 Skapa ett standardbrev med hjälp av information från en Access-databas i Word 2002

318112 Använda adresser från en Access 2002-databas för att skapa etiketter i Word 2002

294686 Använda dokumentkoppling för att skapa en lista sorterad efter kategori i Word 2002 och i senare versioner av Word

290408 Vanliga frågor om dokumentkoppling i Word 2002

294688 Designa och konfigurera en adresslista för kopplade dokument i Word 2002 och senare versioner av Word

294693 Skapa en katalog med hjälp av dokumentkoppling i Word 2002 och senare versioner av Word

294683 Hur du använder dokumentkoppling för att skapa standardbrev i Word 2002 och i senare versioner av Word