De Microsoft Office InfoPath-formulärmallar som du skapar är utformade för att öppnas och fyllas i online, antingen i Själva InfoPath eller med hjälp av en webbläsare. Användare kan dock välja att skriva ut en kopia av ett ifyllt formulär för sina personliga arkivhandlingar eller för arkivering. Därför är det en bra idé att kontrollera att formulärmallen ser godtagbar ut när den skrivs ut. Du kanske till exempel vill kontrollera att kontrollerna i formulärmallen passar i marginalerna på den utskrivna sidan och att texten i det utskrivna formuläret är läsbar.
Dessutom kan du använda åtgärdsfönstret Vyer för att skapa en särskild version av formulärmallen – en så kallad utskriftsvy – som är särskilt utformad för utskrift.
I den här artikeln förklaras hur du utformar en utskriftsvy för formulärmallen och andra tekniker för att skapa utskriftsanpassade formulärmallar.
Artikelinnehåll
- Skillnaden mellan att skriva ut en formulärmall och ett formulär
- Introduktion till utskriftsvyer
- Utforma en utskriftsvy som baseras på en befintlig vy
- Utforma en utskriftsvy specifikt för Word
Skillnaden mellan att skriva ut en formulärmall och ett formulär
Du kan skriva ut formulärmallen för att få en allmän uppfattning om hur kontroller och andra objekt visas på den utskrivna sidan, eller för att verifiera utskriftsinställningar, till exempel sidhuvuden och sidfötter. När du skriver ut en formulärmall från designläget kan du se vissa objekt i den utskrivna formulärmallen, till exempel knappar, som inte visas när en användare skriver ut ett formulär baserat på formulärmallen.
När användare skriver ut ett formulär baserat på formulärmallen justerar InfoPath formuläret eller tar bort vissa objekt som inte är begripliga i ett utskrivet sammanhang. Instruktionstexten Infoga objekt som visas som standard under upprepade tabeller visas till exempel inte i det utskrivna formuläret. Knappkontroller, listruteposter eller rullningspilar påverkas inte heller, eftersom dessa objekt förlorar sin betydelse på den utskrivna sidan.
Introduktion till utskriftsvyer
Även om formulärmallar är utformade för att samla in formulärdata i elektroniskt format kan du skapa en utskriftsvy, som är en vy som är särskilt utformad för utskrift. Det här är användbart när du vill att användarna ska kunna skriva ut formulär med en viss layout eller bara skriva ut vissa delar av formuläret.
Om formulärmallen innehåller flera vyer kan du skapa en utskriftsvy för varje vy. Du kan också ange en enda utskriftsvy som gäller för alla vyer i formulärmallen. Om formulärmallen till exempel innehåller tre distinkta vyer kan du skapa en utskriftsvy som konsoliderar viktig information från var och en av dessa vyer till en enda utskriven sida.
Om du vill skapa och koppla en utskriftsvy till en befintlig vy kan du använda länken Skapa utskriftsversion för den här vyn i åtgärdsfönstret Vyer . När du klickar på den här länken gör InfoPath följande:
- Skapar en ny, tom vy med namnet Skriv ut version, där namn är namnet på vyn som utskriftsvyn baseras på.
- Associerar utskriftsvyn med den vy som den baseras på. Den här kopplingen registreras i dialogrutan Vyegenskaper på fliken Utskriftsinställningar . Anta till exempel att du har skapat en utskriftsvy som baseras på en godkännandevy i formulärmallen. När användare klickar på knappen Skriv ut i godkännandevyn skriver InfoPath ut det som visas i vyn Godkännande av utskriftsversion .
När du har skapat en utskriftsvy kan du utforma den så att den återspeglar hur du vill att formuläret ska visas när det skrivs ut. Det innebär vanligtvis att du kopierar och klistrar in kontroller från andra vyer i formulärmallen i utskriftsvyn. Om det behövs kan du ersätta andra kontroller med andra kontroller i utskriftsvyn. Du kan till exempel ersätta en nedrullningsbar listruta som döljer listruteposter som standard med en standardlistruta som visar posterna som standard. Då visas alla poster i det utskrivna formuläret. Du kan också ange anpassade utskriftsalternativ för utskriftsvyn i dialogrutan Vyegenskaper , till exempel sidhuvuden, sidfötter och sidmarginaler.
Utforma en utskriftsvy som baseras på en befintlig vy
När en användare som standard skriver ut ett formulär som inte har en specifik utskriftsvy kopplad till det skrivs den vy som för närvarande visas på användarens dator ut. Om du skapar en utskriftsvy skriver InfoPath ut den vyn i stället för den aktuella vyn. Du kan ange en befintlig vy som utskriftsvy. I följande procedur beskrivs hur du använder en befintlig vy som grund för en utskriftsvy.
Klicka på Hantera vyer på Visa-menyn.
Klicka på den vy som du vill skapa en utskriftsvy för i åtgärdsfönstret Vyer i listan Välj en vy.
Klicka på Skapa utskriftsversion för den här vyn under Åtgärder.
Skriv ett namn för utskriftsvyn i dialogrutan Skapa utskriftsversion och klicka sedan på OK.
Dubbelklicka på utskriftsvyn i åtgärdsfönstret Vyer .
I dialogrutan Vyegenskaper väljer du de alternativ du vill använda på flikarna Utskriftsinställningar och Utskriftsformat och klickar sedan på OK. Du kan till exempel ange standardmarginalinställningar för utskriftsvyn eller lägga till sidhuvuden och sidfötter.
Om du vill växla till den ursprungliga vyn går du till åtgärdsfönstret Vyer och klickar på vyns namn i listan Välj en vy .
Tryck på CTRL+A om du vill markera allt i vyn.
Om du vill kopiera markeringen till Urklipp trycker du på CTRL+C.
Om du vill växla till utskriftsvyn går du till åtgärdsfönstret Vyer och klickar på vyns namn i listan Välj en vy .
Om du vill klistra in markeringen från den ursprungliga vyn i utskriftsvyn trycker du på CTRL+V.
Ta bort alla kontroller eller layoutelement som du inte behöver eller lägg till ytterligare kontroller.
Tips
Om du snabbt vill avgöra om kontroller och andra designelement får plats på en utskriven sida kan du visa en sidbreddsguide längs formulärmallens högra sida genom att klicka på Sidbreddsguiden på menyn Visa . En sidbreddsguide visas som en streckad lodrät linje i formulärmallen. Linjen anger var den utskrivna sidans högermarginal finns, baserat på datorns standardskrivare.
Om du vill lägga till sidbrytningar i utskriftsvyn klickar du där du vill att en ny sida ska börja och sedan på Sidbrytning på Infoga-menyn.
Obs
En sidbrytning visas som en streckad vågrät linje i en formulärmall. Om du förhandsgranskar formulärmallen visas inte den här streckade linjen eller någon annan indikation på sidbrytningen. Om du vill se hur sidbrytningen påverkar utskrivna formulär som baseras på formulärmallen klickar du på Förhandsgranska
i verktygsfältet Standard .
Utforma en utskriftsvy specifikt för Word
Om du är en avancerad formulärdesigner som förstår XML-teknik kan du använda guiden Lägg till utskriftsvy för Word för att skapa en Microsoft Office Word-baserad utskriftsvy som skriver ut formulärdata direkt från Word. På så sätt kan du dra nytta av det utbud av utskriftsfunktioner som finns i Word. För att kunna göra det måste du ha tillgång till en befintlig XSL-transformationsfil (XSLT) som omvandlar data i formulärmallen till ett format som är lämpligt för utskrift från Word. När en användare skriver ut ett formulär som innehåller en Word baserad utskriftsvy skrivs data i formuläret ut direkt inifrån Word. XSLT-filen måste skapas med Microsoft Office Word 2003 eller Microsoft Office Word 2007.
Obs
Mer information om hur du skapar XSLT-filen finns i Microsoft Office InfoPath 2003 Software Development Kit (SDK). SDK:et innehåller ett verktyg som kallas InfoPath till Word-guiden, som gör att du kan använda Word 2003 eller Word 2007 för att skriva ut InfoPath-formulärdata. Information om hur du hittar InfoPath 2003 SDK finns i avsnittet Se även .
- Klicka på Hantera vyer på Visa-menyn.
- Klicka på Lägg till utskriftsvy för Word i åtgärdsfönstret Vyer under Åtgärder.
- Följ anvisningarna i guiden Lägg till utskriftsvy för Word för att ange den XSLT-fil som du vill använda för den Word-baserade utskriftsvyn.
- Klicka på den vy som du vill ange den Word-baserade utskriftsvyn för i åtgärdsfönstret Vyer i listan Välj en vy och klicka sedan på Visa egenskaper.
- Klicka på fliken Utskriftsinställningar .
- Klicka på den Word baserade utskriftsvyn i listan Välj en befintlig vy som ska användas när du skriver ut den här vyn.