Använda data för att skapa prognoser för resursbehov i Project Online

Som resurshanterare vet du att det alltid är en utmaning att engagera rätt resurser för rätt projekt under rätt tid, särskilt eftersom du behöver förutsäga framtiden på något sätt. Den goda nyheten är att du kan använda Project Web App för Project Online för att analysera historiska resursanvändningsdata som har fångats in i liknande tidigare projekt. Med dessa data kan du tryggt prognostisera resursbehov för framtida projekt och även för hela organisationen. Du kan sedan skapa modeller i kommande projekt för att mer exakt definiera vem, hur och när resursengagemang.

I det här avsnittet

• Se vilka typer av resurser som används i tidigare projekt
• Se hur mycket en resurs har använts i tidigare projekt
• Hitta fler källor till historiska resursdata
• Utveckla resursprognoser för kommande projekt genom att skapa allmänna resurser
• Ange fas för framtida resursprognoser

Se vilka typer av resurser som används i tidigare projekt

Om organisationen har använt Project Web App för Project Online för minst ett eller två slutförda projekt kan du använda historiska data som har registrerats i dessa projekt för att prognostisera resursbehov för kommande liknande projekt. Du kanske till exempel kan använda information från ett systemdistributionsprojekt som implementerades för två år sedan för att samla in resursinformation för en liknande distribution som planeras till nästa år. Med historiska projekt- och resursdata kan du analysera vilka typer av resurser som används och deras färdigheter.

Granska resurser på sidan Skapa team

Den första platsen där du letar efter de typer av resurser som används i ett slutfört liknande projekt finns på sidan Skapa team. Här kan du se namnen på alla resurser som har tilldelats ett markerat projekt.

1. I Snabbstart väljer du Projekt.

2. I Projektcenter väljer du namnet på det slutförda liknande projekt som du vill granska.

3. Öppna sidan Skapa team genom att välja Skapa team i gruppen Navigera på fliken Projekt.
   

4. Anteckna resurserna till höger i vyn. Det här är gruppmedlemmarna för det valda projektet vars information du kommer att undersöka för din prognos.

   Tips

   Det kan vara enklare att skriva ut eller lägga till en skärmbild av sidan i anteckningarna.

Granska information om en resurs på sidan Redigera resurs

Nu när du har namnen på de resurser som har arbetat med projektet kan du titta på resurserna individuellt på sidan Redigera resurs och samla in information om deras funktionella kompetenser, arbetsenheter och kostnader.

1. I Snabbstart väljer du Resurser.
   Sidan Resurscenter öppnas. Resurscentret visar alla resurser i organisationens resurspool som är konfigurerade i Project Web App. Gruppmedlemmarna i det projekt du valde finns med i den här listan.

2. Markera kryssrutan bredvid namnet på den första resursen som du vill undersöka.

3. Välj Redigera i gruppen Resurser på fliken Resurser.
   Sidan Redigera resurs öppnas med information om den markerade resursen.

4. Mer information om resurstypen finns i fälten RBS, Resursavdelningar och Kod . Fältet Kod används ibland för befattningar eller jobbkoder.
   

   Tips

   Om det finns en kod i FÄLTET RBS kan du trycka på knappen Välj värde (knappen ellipser) för att se hela resursstruktur. En RBS är en hierarkisk disposition av funktioner som ofta används för att definiera resurser från ett funktionellt eller rollbaserat perspektiv i ett projekt. Detta står i kontrast till avdelningsnamnet eller befattningen på personalavdelningen i ett företag. Om din organisation har konfigurerat en RBS för att beskriva funktionella färdigheter och den har konfigurerats i Project Online, är detta en utmärkt plats för att avgöra vilka typer av resurser som ska rekryteras för kommande liknande projekt.

5. Mer information om hur mycket av den här typen av resurs som har tilldelats till projektet finns i fältet Aktuella maxenheter (%) .

6. Mer information om resursens kostnader finns i fälten Standardkostnad, Övertidskostnad och Kostnad/användning . Observera all information som är användbar för dig. Skriv ut eller spela in sidan igen om det är enklare.
   

7. När du är klar väljer du Avbryt.

8. I Resurscenter markerar du kryssrutan bredvid namnet på nästa resurs som du vill undersöka och upprepa processen.

Överst på sidan

Se hur mycket en resurs har använts i tidigare projekt

Få insikt i när och hur många resurser som användes under hela projektlivscykeln genom att analysera den faktiska tid som resurser lagt på att arbeta med sina aktivitetstilldelningar. Vyn Resurstilldelningar ger tidsbaserad information som är användbar för framtida planering, till exempel när en resurs lades till i gruppen och när deras aktiviteter avslutades, och även när deras topptider var under projektet. Förutom att se faktiska timmar som lagts på enskilda aktiviteter per tidsperiod kan du se summerade summor för faser eller för hela projektet.

Den här informationen om faktiska arbetstider skulle helst ha rapporterats av resurser via deras inlämnade tidrapporter, även om projektledare kan ha angett dem också.

1. I Snabbstart väljer du Resurser.
2. Markera kryssrutan bredvid namnen på de resurser vars verkliga tid du vill undersöka.
3. Välj Resurstilldelningar i gruppen Navigera på fliken Resurser.
   Vyn Gantt-schema visas för projekttilldelningarna för var och en av de markerade resurserna.
4. Välj Tidsfördelade data i gruppen Visa på fliken Uppgifter.
   Vyn ändras så att den visar planerade, faktiska och övertidstimmar för varje aktivitet i projektet, grupperade efter de olika resurser som valts. I den tidsfördelade delen av vyn visas antalet timmar per tidsperiod.
5. Om du vill granska sammanfattningsinformationen per tidsperiod går du till den tidsfördelade delen av vyn bredvid projektnamnet och läser värdena i fälten Faktisk och Övertid . Om du vill få den totala faktiska tiden och övertidstimmarna för resursen i hela projektet klickar du i den tidsfördelade delen av vyn och trycker sedan på end-tangenten för att gå till fältet Summa .

Överst på sidan

Hitta fler källor till historiska resursdata

Du kan granska resursrapporter och lärdomar från ett tidigare liknande projekt.

Granska rapporter

1. Om du vill se rapporten Resursöversikt för det slutförda projektet går du till Snabbstart och väljer Rapporter.
2. Välj språk på sidan PWA-rapporter som visas. De tre exempelrapporterna visas.
   
3. Om du vill öppna rapporten i Excel för webben väljer du Resursöversikt.
   Om du vill ladda ned den till ditt arkiveringssystem klickar du på bubblan till vänster om rapportnamnet och väljer sedan Ladda ned på menyraden. Navigera genom filsystemet för att hitta platsen där du vill spara rapporten och välj sedan Spara.

Granska lärdomar

Om det slutförda projektet gick igenom en övning som dragits kan du hitta sammanfattningsdokumentet och se vilken information det har om resurstyper, kompetenser, kostnader och användning. Den kan lagras i projektets dokumentbibliotek.

1. I Snabbstart väljer du Projekt.
2. I Projektcenter väljer du namnet på det projekt vars lärdomar du vill öppna.
   
3. I Snabbstart väljer du Dokument. Sidan Dokument för projektet öppnas.
4. Leta reda på det inlärda dokumentet och markera det genom att klicka på bubblan till vänster om filnamnet. (Om du väljer själva filnamnet kan filen öppnas.)
   
5. Välj Ladda ned på menyraden.
6. Navigera genom filsystemet för att hitta platsen där du vill spara dokumentet och välj sedan Spara.

Överst på sidan

Utveckla resursprognoser för kommande projekt genom att skapa allmänna resurser

När du har analyserat tidigare liknande projekt för användbar resursinformation kan du utveckla dina prognoser för framtida projekt och eventuellt för projektportföljen i hela organisationen. Skapa en lista med resurstyper och deras färdigheter från analysen, helst med hjälp av en RBS.

I Project Web App för Project Online lägger du sedan till en ny allmän resurs för varje resurstyp eller befattning du kan behöva i framtida projekt. En allmän resurs är en resurs som du kan lägga till i Project Web App resurspool som representerar befattning, färdighet, kostnad per timme eller per användning samt tillgänglighetsnivåer.

Lägga till en allmän resurs

Du lägger till en allmän resurs i en grupp och tilldelar den till aktiviteter på samma sätt som du utför en verklig resurs. Skillnaden är att resursen flaggas som "allmän", och i stället för att ha ett namn som "Darlene Sanchez" är resursnamnet något som "Nätverksingenjör".

1. I Snabbstart väljer du Resurser.
2. Välj Nytt i gruppen Resurser på fliken Resurser.
3. Markera kryssrutan Allmänt i avsnittet Typ på sidan Nya resurser.
4. Skriv resursens allmänna funktionsnamn i rutan Visningsnamn . I stället för en persons namn kan du till exempel skriva en rubrik eller funktion som Designer, Writer eller Developer.
5. Fyll i alla andra fält som kan vara användbara för att modellera resurskrav tillsammans med tillhörande schemaläggning och kostnader. Du kan till exempel ange information som du kan ha för fälten Bas Calendar, Standardkostnad, Övertidskostnad, Aktuellt Max. Enheter (%) eller Kostnad/användning.
6. Välj Spara.
   Den nya allmänna resursen läggs till i Resurscenter och kan nu läggas till i projektgrupper.

Modellera ett kommande projekt med hjälp av allmänna resurser

I kommande projekt kan du arbeta med projektledaren för att bygga teamet med hjälp av uppsättningen allmänna resurser. På så sätt kan du, när du utformar ett kommande projekt, prognostisera resurskrav och kostnader utan att på ett konstlat sätt tilldela verkliga resurser till ett projekt som ännu inte finns.

1. I Snabbstart väljer du Projekt.
2. I Projektcenter väljer du namnet på det projekt du modellerar.
3. Välj Skapa team i gruppen Navigera på fliken Projekt.
4. I den vänstra tabellen på sidan, som visar din Project Online resurspool, markerar du kryssrutan bredvid den allmänna resursen.
   
5. Välj Lägg till mellan de två tabellerna.
6. Välj Spara & Stäng i gruppen Team på fliken Team.
   Den allmänna resursen läggs nu till i det aktuella projektets team. Du eller projektledaren kan nu tilldela aktiviteter till den här allmänna resursen.

Ersätta allmänna resurser med faktiska resurser

När projektet får klartecken från de förvaltande intressenterna kan du rekrytera faktiska resurser som uppfyller villkoren och ersätta de allmänna resursplatshållarna.

1. I Snabbstart väljer du Resurser.
2. Markera kryssrutan bredvid namnet på den allmänna resurs som du vill ersätta.
3. Välj Redigera i gruppen Resurser på fliken Resurser.
4. Avmarkera kryssrutan Allmänt i avsnittet Typ på sidan Redigera resurser.
5. I rutan Visningsnamn ersätter du resursens allmänna funktionsnamn med namnet på personen.
6. Fyll i alla andra fält som du har information för. Av särskilt intresse för schemaläggning, användning och kostnad är FÄLTen RBS, Bas Calendar, Tidigast tillgänglig, Senast tillgänglig, Standardkostnad, Övertidskostnad, Aktuellt max. Enheter (%), eller Fälten Kostnad/användning.
7. Välj Spara.
   I alla projekt ersätts den allmänna resursen med namn och information om den nya faktiska resursen, både på sidan Skapa grupp och i projektuppgiftstilldelningar.

Överst på sidan

Ange fas för framtida resursprognoser

Under din forskning om historiska data, om du blev bestört över att vissa kategorier av resursrelaterade data inte registrerades i tidigare projekt, kan du börja ställa in den rätt. Gör vad du kan för att säkerställa följande i aktuella och framtida projekt:

• Befattningar, kostnader, jobbkoder och avdelningar anges på sidan Redigera resurser för varje resurs.
• En RBS skapas och uppdateras regelbundet för alla färdigheter och kopplas till alla resurser i Resurscenter, som är den Project Web App resurspoolen.
• Gruppmedlemmar uppdaterar projektschemat med sina faktiska timmar från sina periodiska tidrapporter.
• Alla projektteam går igenom en övning som lärts och laddar upp sammanfattningsdokumentet till Project Web App dokumentbibliotek för projektet.

Om ditt företag har en projekthanteringsorganisation eller portföljansvarig kan dessa metoder införas som standard för alla projekt. Du kan också be Project Online-administratören att skapa resursfält som du identifierar som obligatoriska i stället för valfria.

Se även

Hur gör jag för att använda maximala enheter för resurser?

Lägga till en resurs i Project Web App

Exempelrapporter i Project Online

Vilka rapporteringsverktyg kan jag använda med projektdata?